הנהלת חשבונות כמלונאית היא תהליך עתיר זמן ומשאבים. מציאת תוכנת הנהלת החשבונות הנכונה יכולה ליצור או לשבור את העסק שלך - ואולי להוביל ליעילות וחיסכון בעלויות שיכולים להקדים אותך לפני המתחרים שלך. אמנם ישנם כלים רבים הזמינים בשוק, אבל היום נתמקד ב-m3as (תוכנת חשבונאות M3).
פלטפורמת M3, שנחשבת נרחבת כספקית פתרונות תוכנה מתארחת במשרדים האחוריים המובילים לתעשיית האירוח, מציעה פתרונות חשבונאות אינטואיטיביים, חדישים, אינטואיטיביים, בינה עסקית ושכר בכל המותגים והמלונות העצמאיים בארה"ב ובקנדה. נבנתה על ידי מלונאים, אך ורק עבור מלונאים, הפלטפורמה מאפשרת לזכיינים גישה למידע הפיננסי והתפעולי שלהם בזמן אמת עם דוחות ידידותיים למשתמש. באמצעות מינוף פתרונות הפלטפורמה השונים, המשתמשים מסוגלים להפחית את התקורה ואת העבודה כדי להישאר תחרותיים בתעשייה.
אבל אל תתייחס למילה שלנו; בואו נסתכל על כמה דוגמאות מהעולם האמיתי של הפלטפורמה בפעולה ונדגיש את היעילות והיכולות הנוספות הניתנות לאלה שאימצו את M3.
תוכנת הנהלת חשבונות בבתי מלון מספקת דוחות בינה עסקית מעשיים שהספקים הגנריים לא יכולים
בשנת 2002, מלונות HP ביקשו לשנות את המיקוד שלהם. מותג המלונות השקיע זמן ומשאבים בבנייה, עדכון ותחזוקה של תשתית מחשב יקרה שעליה יפעלו תוכניות החשבונאות והבינה העסקית שלהם. חשבונאות ובינה עסקית היו תהליכים מכבידים שמנעו מהמותג להגיע ליעדי הצמיחה שלהם. במקום להמשיך ולהתמקד בתשתית המחשב היקרה והיקרה יותר, החברה הייתה מעוניינת לנקוט בגישה פרואקטיבית לניהול נכסים ויצירת תשואות לבעלים.
הזן M3. לאחר האזנה להמלצות מעמיתים בתעשייה, מלונות HP חתמו על פלטפורמת M3. המהלך שילם מאז דיבידנדים, כשהמותג גדל משני מלונות ב-2002 ליותר מ-35 נכסים ב-2019. מה דחף את הצמיחה ספציפית? התוכנה M3 Accounting Core וניהול תפעול.
לאחר אימוץ מודל כוח אדם יעיל, מלונות HP היו צריכים לנהל את עיקר החשבונאות שלהם מעל הרכוש, מה שיבטל את הצורך בצוות הנהלת חשבונות בשירות מלא ברמת המלון. הכלי Accounting Core של פלטפורמת M3 סיפק את האמצעים להתייעלות שהיא לא חשבה אפשרית, וחיסכו זמן ומשאבים כאחד.
בנוסף, על ידי שימוש בכלי Benchmarking בניהול תפעול בעת בחינת נכסים חדשים, HP הצליחה לראות תמונת מצב מהירה של מקום המלון הפוטנציאלי בהשוואה למותגים דומים במערכת. זה אפשר לבצע הערכות מהירות וקלות, מה שהוביל להשקעות חכמות ומשכילות יותר. בנוסף, בנצ'מרקינג שולבו במחזור התקצוב של HP Hotels כדי לספק למנהיגות את המודיעין הדרושים כדי לנתח כיצד הם עומדים מול התחרות, מכיוון שלפי ה-CDO קרי רנסון, "מה שהביא אותנו לכאן לא יביא אותנו לשם. "
פונקציונליות: הנהלת חשבונות כדי לנהל את עיקר החשבונאות שלהם מעל הנכס. Benchmarking בניהול תפעול לדוחות Business Intelligence מיידיים ומעשיים יותר.
השפעה עסקית: מותר לביצוע של מודל כוח אדם יעיל וכן הערכות מהירות של נכסים חדשים, מה שהוביל לגידול המותג משני נכסים ב-2002 ליותר מ-35 ב-2019.
תובנות בהשוואה בין מותגים
מחלקת ה-IT של שני אנשים של Coakley & Williams Hotel Management, עבדה לטפל בצרכים של 24 נכסים, גילתה שהיא משקיעה הרבה מזמנה במתן מענה לבקשות פשוטות למידע. רבות מבקשות המידע היו שגרתיות באופיים. C&W רצתה למצוא דרך לתת למחלקת ה-IT את היכולת לבלות את זמנה בדרכים פרודוקטיביות יותר, מה שיעזור ל-C&W להגדיל את היעילות שלה.
לאחר סדרה של שיחות שנועדו לעזור ל-M3 להבין את כל הצדדים של הנושא, M3 המליצה על פתרון ה- Accounting Core שלה. ההגדרה של התוכנה שומרת על סודיות הנתונים של כל נכס בודד, אלא אם חבר בנכס מסוים ניגש למערכת. זה גם יוצר נתונים מצטברים כדי לעזור ל-C&W להשוות את ההכנסות וההוצאות של כל נכס מול נכסים אחרים בגודל ובמיתוג דומים. הפתרון נתן מענה ישיר לצרכים של C&W בכך שהוא מאפשר לכל אחד מהמלונות המנוהלים שלו לגשת ישירות למידע הפיננסי שלו ומתן את היכולת להסתכל על הביצועים היומיומיים של כל מלון.
לפני אימוץ פלטפורמת M3, מחלקת ה-IT השקיעה עד 50 עד 60 אחוז מזמנם בשימוש כגיבוי לבקשות מידע. כעת, צוות ה-IT של C&W אומר שהוא מקדיש פחות מ-5% מזמנו בנושאים הקשורים למלונאות, מה שמאפשר למחלקה להציע את שירותיה ללקוחות אחרים כדרך לייצר הכנסות לחברה. "בעצם, M3 עזר לנו להפוך את מחלקת ה-IT שלנו ממרכז עלות למרכז רווח", מדווח ה-CIO Stephan Hahn.
פונקציונליות: מאפשרת לכל מלון לגשת ישירות למידע הפיננסי שלו ומספקת את היכולת להסתכל על הביצועים היומיומיים של כל מלון.
השפעה עסקית: הגישה למידע בזמן אמת ולמידע ספציפי למלון הובילה להפחתה של 55% במשאבים שהוציא ה-IT על בקשות ספציפיות לנכס. זה איפשר ל-IT להציע שירותים נוספים ללקוחות ולייצר הכנסה נוספת לחברה.
לתוכנת הנהלת חשבונות שנבנתה עבור בתי מלון יש תשתית ניתנת להרחבה שתוכננה על ידי מומחי תחום
ב-29 באוגוסט 2005 הכל השתנה. סופת ההוריקן קתרינה פרצה את חוף מפרץ מיסיסיפי, והרסה חלק גדול מהמשרד של Biloxi של Encore Hospitality, כמו גם הציפה את חדר ה-IT שלהם. תוך פריסת תוכנית ההתאוששות שלהם מאסון, הצוות יישר את הספינה ובסופו של דבר עבר לדאלאס, טקסס, והחליט על מיקום שהיה פחות בסיכון לאסון טבע. האסון איפשר להדרן את ההזדמנות להעריך את תהליך החשבונאות הנוכחי שלה: מודל מנופח במיקור חוץ שהפך ליקר מאוד ודרש לתחזוקה תשתית גדולה ולא ניתנת להרחבה של חומרה, תוכנה מותאמת אישית ו-4-5 צוות IT. בנוסף, למרות שהם העבירו את המשרדים הראשיים שלהם, המודל לא סיפק להם שום בטחון שניתן לתחזק את הפונקציונליות החשבונאית בצורה חלקה ולהישאר פעיל במקרה של אסון טבע אחר או תקרית בלתי צפויה. M3 הצליחה להתערב ולסייע.
על ידי הטמעת המוצרים והפתרונות של M3, Encore הצליחה לצמצם את מחלקת ה-IT שלה לשני חברי צוות בלבד, וצוות הנהלת החשבונות מחוץ לחוף הצטמצם לכמה שותפים שמכניסים את נתוני הנהלת המלונות מרחוק לתוך Accounting Core. חשוב מכך, תשתית החומרה היקרה הוחלפה בפתרונות הפרטיים, מבוססי הענן של M3, המאחסנים נתונים בבטחה במיקומים מיותרים ומספקים אפס פתרון השבתה לא מתוכננת במקרה של אסון או אובדן בכל מקום במלון.
פונקציונליות: Core Accounting מפחית את הצורך במספר עובדים מיותר על ידי הפיכת תהליך החשבונאות ליעיל יותר. בנוסף, הפלטפורמה מבוססת הענן מבטיחה גישה במקרה של אסון טבע.
השפעה עסקית: הדרן הצליחה לצמצם את מחלקת ה-IT שלה לשני חברי צוות בלבד וצברה ביטחון ונוחות שהם יוכלו לגשת לפלטפורמה שלהם ללא קשר לנסיבות.
--
ברור שהפלטפורמה של M3 מאפשרת יעילות במשאבים כמו גם בינה עסקית וניתוח בזמן אמת, והתוצאות לעיל מדברות על העובדה הזו. אימוץ פלטפורמת M3 אפשרה לכל חברה לייעל את מספר העובדים ואת תהליך החשבונאות שלה, להשוות נכסים בזמן אמת ולאבטח את הנתונים במקרה של אסון טבע. בנוף האולטרה-תחרותי של ניהול מלונות, M3 סיפקה הישג ל-HP Hotels, Coakley & Williams ו-Encore ועוזרת להבטיח שכל חברה תישאר לפני החבורה במשך שנים רבות.
