כאשר בוחרים פתרון טכנולוגי חדש למלונאות, תוכנת Housekeeping היא בהחלט תוכנה מורכבת ועדינה יותר. זה משפיע על מחלקה שמייצגת את מרכז עלויות התפעול המשמעותי ביותר ובמקביל משפיעה על איכות השירות הקריטית ביותר של בית מלון - הניקיון. יתרה מזאת, ייתכן שאנשי צוות המשתמשים בתוכנת משק בית אינם מתמצאים בטכנולוגיה כמו אחרים, מה שאומר שהפתרון הנבחר חייב להיות מאוד ידידותי למשתמש. המפתח כאן הוא למצוא תוכנת משק בית שמלכתחילה נותנת מענה לעוזרות הבית כדי להקל על עבודתן, תוך שהיא מספקת את כל מדדי ה-KPI הדרושים למלון ולניהולו. עם זאת בחשבון, בואו נסתכל על 16 תכונות מפתח שיש לתוכנת משק הבית שבחרת להציע.
1. לוחות זמנים אוטומטיים לניהול משק בית:יצירת לוחות זמנים לניהול משק בית היא המשימה הראשונה שכל מנהל משק בית צריך לעשות בבוקר. זוהי גם אחת המשימות שגוזלות זמן רב שיכולות להימשך עד שעה ו-30 דקות ביום. כדי לקבוע לוח זמנים יומי לניקיון החדר, מנהלי משק הבית חייבים ללהטט בין סוגי חדרים שונים, תפוסה, אורחים ומשאלות נוספות שלהם. אחר כך הם צריכים להפיץ את כל המורכבות הזו בצורה שתוודא שעוזרות הבית יחתכו את עבודתן באופן שווה ביניהן. זוהי משימה שניתן לבצע בקלות אוטומטית תוך שנייה בלבד באמצעות תוכנת משק בית טובה, וחוסכת עד 100% מהזמן.
2. תזמון עתידי של צוות משק הבית ולוחות הזמנים שלהם: מחלקת משק הבית היא אחד התורמים המשמעותיים ביותר לצד העלויות של ה-P&L, ולכן חיוני לביצוע אופטימיזציה של לוחות הזמנים של משק הבית שלך ולתכנן אותם לעתיד. תוכנת משק בית טובה תכסה זאת ותאפשר לך לתזמן אוטומטית עוזרות בית ולוחות זמנים יומיים עד לטווח הרחוק שלעתיד ככל שהזמנת הזמנות.
3. עדכונים בזמן אמת לגבי הזמנות ואורחים: עדכונים בזמן אמת לגבי שינויים בהזמנות ובאורחים הם חלקי מידע חיוניים שעוזרות הבית זקוקות להם. אם האורחים עוברים בין חדרים, מקצרים או מאריכים את שהותם, צ'ק-אין או יציאה מחדר, כל זה צריך להיות מועבר מיידית לעוזרות הבית. בדרך זו הם לא מפסידים זמן על ידי הסתובבות במלון כדי להבין איזה חדר הם יכולים לנקות אחר כך. חשוב מכך, הם מפריעים לאורחים עם ה-SOP המפורסם שאומרים: דופק, דופק, משק בית.
4. תמונות הדרכה, רשימות בדיקה ו-SOP של וידאו: אם אתם רוצים לשמור על סטנדרטים גבוהים ואיכות עבודת צוות משק הבית שלכם, עליכם לצייד אותם בידע. תמונות, ניקיון דיגיטליSOP's ו-Checklists הם שלושה מכלי ההדרכה החשובים והיעילים ביותר שתוכלו לספק לעוזרות הבית שלכם. שוב, תוכנת משק בית טובה תספק את כל הכלים הללו, מה שמקל על עוזרות הבית שלך לבדוק שוב אם הם סיימו את כל המשימות הדרושות ברמה הגבוהה ביותר.
5. ניהול אבודים: אורחים שוכחים דברים כל הזמן. המשמעות היא שצוות המלון, במיוחד עוזרות הבית, צריך לנהל כל הזמן חפצים שאבדו ונמצאו. הקלטה, אחסון, ניהול ועדכון מידע על חפצים שאבדו ונמצאו יכולים להיות גוזלים זמן רב, או שזה יכול להיות ללא מאמץ באמצעות כלי תוכנת משק בית.
6. היכולת לדווח בקלות על בעיות תחזוקה:עוזרות הבית שלך הן המקור המכריע של מידע לזיהוי ותיקון מיידי של בעיות תחזוקה בחדרי מלון. ההבדל בין להקל או קשה על עוזרות הבית לדווח על בעיות אלו יכול להיות ההבדל בין אורח מאושר ואומלל. אבל גם ההבדל בין עלויות תחזוקה גבוהות לנמוכות (מניעתיות) . דיווח מהיר וקל על בעיות תחזוקה הוא אחת התכונות החיוניות המוחלטות שצוות הניקיון והתחזוקה שלך צריך לקבל בתוכנת משק הבית.
7. תקשורת צוותית לעדכונים יומיים ומשימות נוספות: כמו בכל ארגון אחר, צוות מלונאות (כולל מחלקת משק הבית) צריך לתקשר כדי להתעדכן באירועים יומיים שוטפים ולבצע את עבודתו ביעילות. נוסף על כך, עוזרות הבית צריכות לספק בקשות רבות לשירות אורחים אד-הוק, כמו מגבות נוספות, כריות, מתנות ליום הולדת וכו'. בזמן אמתתכונת ניהול משימות ותקשורת צוות מכסה תחום זה בצורה מושלמת, והיא צריכה להיות חלק מתוכנת הניקיון שנבחרה.
8. בדיקת חדר משק בית לפני הגעה: זהו מדד הבטחת האיכות החשוב ביותר לניקיון החדר ולשביעות רצון האורחים כתוצאה מכך. בדיקת חדר מפורטת יכולה לכלול בקלות יותר ממאה שלבים כדי לוודא שהחדר נקי. רשימות ביקורת דיגיטליות עושות כאן את כל ההבדל. כאשר יש צורך לתקן, תוכנת משק הבית תשלח משימה אוטומטית לגורם האחראי ללא צורך בהערות נוספות או שיחות טלפון. החלק הטוב ביותר הוא שכל בדיקה שאתה מבצע הופכת אוטומטית לניתוח מפורט וניתן לפעולה כדי לשפר את הכשרת הצוות, התהליכים והאיכות הכוללת של העבודה.
9. ספירת מצעים אוטומטית: במקרה שגישת ניהול המצעים שלך מסתמכת על ספירת מספר המצעים והמגבות שהלכו לחדר הכביסה, עליך לחפש תכונה אוטומטית של ספירת מצעים. זוהי אחת הדרכים הקלות והיעילות ביותר להפוך את התהליך הזה ליותר מדויק ויעיל ולחסוך לצוות משק הבית שלך זמן רב (עד שעתיים ביום)
10. דיווח מיני בר: תכונה נוספת המעודדת יעילות וחוסכת בעלויות היא לאפשר לעוזרות הבית שלך לפרסם את צריכת המיני בר ישירות לחשבונות האורחים. הוא מאיץ את זרימת המידע על צריכת המיני בר, מקל ויעיל לחדש את מלאי המיני בר, והכי חשוב - מוריד את ערך הפרסומים האבודים. זוהי גם אחת הדרכים המהירות והקלות ביותר לקבל ניתוח נתונים לגבי התנהגות האורחים והעדפותיהם הקשורות לתפריט המיני בר.
11. תרגומי שפה משולבים לתקשורת צוות העובדים: ככל שהמלון גדול יותר, כך גדל מספר הלאומים השונים בצוות משק הבית. האתגר שמגיע עם זה הוא שלמנהלי משק הבית אין דרך לתקשר עם עוזרות הבית שלהם, שלעתים קרובות אינן דוברות את השפה המקומית. כך שיש תכונת תרגום משולבת לשפה המתרגמת כל משימה או מסר לשפת האם של עוזרת הבית היא חובה מוחלטת עבור כל פתרון תוכנת משק בית מודרנית. 12. אינטגרציה של PMS שילוב תוכנות ניהול משק בית ומערכת ניהול נכסים (PMS) היא כנראה אחת האינטגרציות שמעניקות ערך מוסף בתעשיית תוכנת המלונאות. ה-PMS מספק לתוכנת משק הבית עדכונים שוטפים לגבי הזמנות ואורחים, מה שמאפשר לצוותי משק הבית למקסם את ביצועיהם. להיפך, תוכנת ניקיון הבית היא המקור לעדכונים בכל מה שקשור לתפעול היומיומי, ומחזירה אותם למערכת ה-PMS ולצוות המשרד הקדמי. זוהי אינטגרציה המאפשרת לכל צוות המלון להישאר מעודכן ולפעול בצורה יעילה יותר.
13. שילוב חדר חכם: אם יש לך מערכת חכמה שמאפשרת לך לדעת מתי אורח נמצא בחדר, אם חלון פתוח, או אפילו מידע נוסף, ודאו שתוכנת הניקיון שבחרת יכולה להשתלב איתה. נתונים כמו אלה יכולים לגרום לכך שצוות משק הבית שלך יבצע אופטימיזציה נוספת של תהליך העבודה היומי שלהם ויבטיח שהאורחים לא יפריעו לעולם.
14. ממשק משתמש מכוון עוזרת בית (UI): עוזרות בית הן לרוב לא האנשים הבקיאים ביותר בטכנולוגיה כי תפקידם לא כולל הרבה טכנולוגיה. לכן כל כך חשוב שתוכנת הניקיון בה הם משתמשים תהיה פשוטה ככל האפשר. זה אמור להקל על עבודתם ולחסוך להם זמן. לעתים קרובות מדי, עוזרות הבית צריכות לעשות צעדים נוספים רק כדי לעדכן את סטטוס החדר. אבל אם הפתרון הנבחר אינו נותן מענה לעוזרות הבית, הם לא יידעו להשתמש בו, או גרוע מכך, הם לא ירצו להשתמש בו. זה אומר שהמלון שלך לא יקבל את כל היתרונות מהתוכנה ויהיה מצב של הפסד-הפסד. זכור את עוזרות הבית שלך וודא שלתוכנת משק הבית שלך יש את הממשק הכי קל לשימוש שמקל על חייהם.
15. עדכוני סטטוס החדר: בסיום כל העבודה - סמנו את החדר כנקי. או כפי שנבדק. או כל סטטוס אחר אם יש לך תהליך ניקוי רב-שלבי. כמובן, זוהי תכונת ברירת מחדל של כל תוכנת משק בית.
16. ניתוח משק בית: ניתוח משק הבית אינו רק לדעת כמה זמן לוקח לנקות חדר. הם צריכים לספק מידע מפורט מכל הזוויות האפשריות כדי להבין את הביצועים בפועל של מחלקת משק הבית שלך. לדוגמה, כמה זמן לוקח לנקות חדר לא אומר לך הרבה אם אתה גם לא יודע כמה אורחים שהו בחדר זה, מאיפה הם היו אם היו איתם ילדים קטנים, או השתמשו במתקנים נוספים. . כמו כן, מי הייתה עוזרת הבית שניקתה את החדר, מה היו טעויות הניקיון השכיחות ביותר שלהם? ואז אתה צריך לקבל את כל המידע הזה בצורה של דוחות יזומים ומדויקים, שיאפשרו לך להבין מי מהצוות שלך צריך יותר הכשרה, אילו שירותים מתבקשים בתדירות גבוהה יותר, מי לא עושה את העבודה שלו, ובעצם - כמה טוב הפעולות שלך מבוצעות.
