זהו יום משכורות באתר נופש עמוס. צוות הכספים קבור בגיליונות אלקטרוניים, מבצע בדיקות צולבות של נתוני שעונים ממספר מחלקות. מנהל הספא הגיש בטעות קובץ לוח שעות שגוי. צוות המזון והמשקאות סימן שלושה רישומי שעות נוספות שנראו לא תקינות. צוות משק הבית שכח להגיש את כל השעות שלו.

עכשיו התשלום מתעכב. מנהלי המחלקות מתקשים. ודוחות העבודה מהשבוע שעבר? לא שלמים.

זה מה שקורה כשמערכת רישום השעות והנוכחות שלכם לא משתלבת עם פלטפורמת הניהול הפיננסי שלכם. ובעסק שבו כוח אדם הוא אחת העלויות הגדולות ביותר, שילוב לקוי הוא יותר מכאב ראש תפעולי - זוהי התחייבות כלכלית.

למה שילוב זמן ונוכחות חשוב

כל שעה שעובדים - וכיצד היא מנוטרת, מוקצית ומדווחת - משפיעה על השורה התחתונה של אתרי נופש, מלונות בוטיק וגופים מרובי נכסים. כאשר נתוני הזמן והנוכחות שלכם מופרדים ממערכת ניהול הכספים שלכם, זה יוצר אפקט אדווה:

• הכנת שכר הופכת לעבודה ידנית. צוותי כספים מבזבזים שעות על הקלדת רישומי זמן ועיצוב נתונים מגליונות אלקטרוניים. עבודה ידנית זו מציגה את הסיכון לטעויות וגוזלת זמן יקר שיכול היה להיות מושקע בניתוח ואסטרטגיה.

• שגיאות מתרבות. כאשר נתונים עוברים נגיעה והעברה מספר פעמים, אפילו פערים קטנים - כמו מספר עשרוני שגוי או קוד מחלקה שגוי - עלולים לגרום לבעיות גדולות. טעויות אלו לרוב אינן מתגלות עד שיהיה מאוחר מדי, מה שמוביל לתסכול של עובדים, הנפקת צ'קים מחדש ועיכוב בסגירה.

• דיווחי עבודה ברמת המחלקה מתעכבים או לא מדויקים. כאשר נתוני זמן אינם זורמים ישירות למערכת הדיווח שלך, מדדי העבודה שלך מפגרים מהביצועים בפועל. עיכוב זה מקשה על מנהלי מחלקות לקבל החלטות גיוס בזמן או להתאים את עצמם לביקוש בזמן אמת.

• קשה יותר לשמור על תאימות לתקן USALI. ללא אינטגרציה, מיפוי עלויות עבודה לקטגוריות סטנדרטיות של USALI הופך לתהליך ידני ומועד לטעויות. זה פוגע ביכולת שלך לדווח באופן עקבי על פני נכסים ולעמוד בציפיות התעשייה.

• סיכון עמידה בדרישות שכר ושעות עולה. מעקב שעות לא עקבי ושגיאות בשכר עלולות להוביל לאי עמידה בחוקי העבודה. זה פותח פתח לביקורות, קנסות או אפילו סכסוכים משפטיים עם עובדים.

דרך טובה יותר: אינטגרציה חלקה בפעולה

עכשיו דמיינו תרחיש אחר.

זה יום השכר. נתוני השעות של כל סניף כבר נאספו, אומתו והוזנו ישירות למערכת הפיננסית שלכם. שעות עבודה, שעות נוספות ותעריפי שכר מוקצים כהלכה למחלקות הנכונות - ללא צורך במיקוד מחדש. צוות הכספים שלכם לוחץ על כמה כפתורים ומפעיל תצוגה מקדימה נקייה של שכר.

עלויות עבודה כבר נכנסות לספר הראשי שלך, כך שדיווחי סוף החודש שלך מהירים - ומדויקים. אתה יכול אפילו להתעמק בעובדים לפי נכס, מחלקה או משמרת כדי לאתר מגמות לפני שהן הופכות לבעיות.

זהו הכוח של שילוב חלק של זמן ונוכחות עם מערכת ניהול הכספים שלכם. וזה בדיוק מה שכלים כמו Data Plus מספקים.

איך זה עובד עם תוכנת ניהול פיננסי של מלונות

תוכנת ניהול פיננסי של מלונות משתלבת ישירות עם מערכות זמן ונוכחות המשמשות במלונאות - וקולטת נתוני שעות, תעריפים וקידוד בזמן אמת או במצב אצווה. בין אם אתם מנהלים אתר נופש גדול, מלון בוטיק יחיד או פעילות של מספר נכסים, האינטגרציה שלנו:

• מסנכרן נתוני עבודה עם שכר ודיווח כספי. נתוני זמן ושכר מועברים אוטומטית ממערכת שמירת השעות שלך לפלטפורמה הפיננסית שלך, ובכך מבטלים הזנה ידנית. זה מבטיח ששכר ודיווח תמיד ישקפו מספרים עדכניים ומדויקים.

• שומר על תאימות לתקן USALI. נתוני עבודה ממופים לקטגוריות USALI הנכונות, ותומך בדיווח סטנדרטי ושקוף. זה הופך את הביקורות לחלקות יותר ואת ההשוואות הפיננסיות בין נכסים למשמעותיות יותר.

• תומך בניתוח מפורט ברמת סניף. ניתן לנתח את עלויות העבודה לפי מחלקה, סניף או אפילו משמרת כדי לראות היכן משאבים מנוצלים יתר על המידה או חסרים. תובנה זו עוזרת למנהלי מחלקות ומנהלי כספים לקבל החלטות גיוס ותקצוב המבוססות על נתונים.

• משתנה בהתאם לצוות ולמערכת הטכנולוגית שלך. בין אם אתה משתמש במערכת נוכחות ונוכחות אחת או בכמה, בנכס אחד או במספר רב, האינטגרציה שלנו מתאימה את עצמה לצרכים שלך. לעולם לא תגדל מהפונקציונליות - היא גדלה איתך.

• מה אתם מרוויחים עם אינטגרציה חלקה

• כאשר מערכות זמן ונוכחות משולבות כראוי עם מערכות פיננסיות, מפעילי אירוח מרוויחים:

• מחזורי הכנה וסגירת שכר מהירים יותר. אוטומציה פירושה ששכר וסגירות פיננסיות לא נתקעות בהמתנה לנתונים מאוחרים או שגויים. צוותי כספים יכולים לפעול מהר יותר ועם ביטחון רב יותר שהמספרים שלהם נכונים.

• פחות שגיאות ופחות עבודה ידנית. ביטול הזנת נתונים כפולה מפחית משמעותית את הסיכוי לשגיאות הדורשות תיקונים יקרים. הצוות שלך יכול להעביר את המיקוד שלו מתיקון טעויות למסירת תובנות.

• הקצאת עלויות עבודה מדויקת בין נכסים ומחלקות. העלויות מוקצות בצורה נכונה בפעם הראשונה, תוך התאמת הוצאות עבודה לביצועים בפועל. זה נותן לראשי המחלקות את המשוב המדויק הדרוש להם כדי לנהל את כוח האדם ביעילות.

• נראות בזמן אמת של ההוצאה הגדולה ביותר שלך. כאשר נתוני עבודה זורמים באופן אוטומטי, תוכל לנטר מגמות עבודה בזמן אמת - ולא שבועות לאחר מעשה. זה מאפשר קבלת החלטות פרואקטיבית וחיזוי טוב יותר.

• ביטחון בתאימות ובמוכנות לביקורת. עם מעקב ומיפוי נכון של נתוני זמן ושכר, אתם מוכנים לבדיקות פנימיות, ביקורות חיצוניות ובדיקות רגולטוריות. קל יותר להדגים דיוק ועמידה בחוקי עבודה ותקני דיווח.

אל תתנו למערכות מנותקות לרוקן את המשאבים שלכם

תעשיית האירוח פועלת על בסיס אנשים. והמערכות בהן אתם משתמשים כדי לעקוב אחר זמנם צריכות לעבוד למענכם - לא נגדכם. אם אתם עדיין מסתמכים על ייצוא ידני, גיליונות אלקטרוניים או התאמות לאחר מעשה, הגיע הזמן לתקן את הפער.