最初に始めましょう: クレジット カード承認フォームとは何ですか?ゲストがあなたのウェブサイトで自分の部屋を予約する場合、チェックアウト画面で自分のクレジット カード番号を入力できます。そのカード番号は暗号化され、支払い処理システムに安全に渡されます。しかし、予約を 2 枚のクレジット カードに分割する必要がある場合や、代理で予約した場合はどうでしょうか。ホテルが手動でクレジット カード情報を収集する必要がある場合はいつでも、クレジット カード認証フォームを送信する必要があります。セキュリティに関する業界標準では、スタッフが電話や電子メールなどの安全でない方法でクレジット カード情報を収集することを禁止しているためです。クレジット カード承認フォームは、詐欺やセキュリティ違反のリスクを最小限に抑え、ゲストの個人データを保護するために、クレジット カード情報を安全に収集する方法です。以前は、CCA フォームは電子メールまたはファックスで送信されていましたが、近年はデジタル CCA フォームが一般的になっています。

CCA フォームには、予約または会計スタッフが予約に対して正しく請求するために必要なすべての情報を収集する必要があります。この情報には、クレジット カード所有者、カード自体、およびカードに課される予定の料金の種類に関する詳細が含まれます。効果的な CCA フォームには、次のものが含まれている必要があります。

• カード所有者の詳細:多くの場合、CCA を提出する人物は予約所有者と同じ人物ではないため、CCA フォームにカード所有者のフルネームとゲストの名前を記入することが重要です。たとえば、CCA フォームを提出し、予約の費用を支払う人は、会議のプランナーである可能性がありますが、実際に部屋に滞在する人は、会議でプレゼンテーションを行う講演者である可能性があります。

• 請求カテゴリ: 予約の支払いが複数のカードに分割される場合があるため、CCA フォームに、ゲスト (または予約の支払いを行う人) がクレジット カードに請求する請求の種類を指定できるセクションを含めることをお勧めします。カテゴリには、宿泊料金と税金、ミニバー、ルーム サービス、スパ サービス、駐車場などを含めることができます。たとえば、宿泊客の会社が宿泊料金、税金、駐車料金を支払うことがありますが、ミニバーやルーム サービスの料金は支払いません。

• クレジット カードの詳細:もちろん、CCA フォームには、カード所有者の名前、カードの種類 (Visa、Mastercard など)、クレジット カード番号、CVV、有効期限、請求先住所など、クレジット カードの詳細を入力するセクションが含まれている必要があります。

• カード所有者の署名: CCA フォームの下部に、カード所有者がホテルにカードへの請求を承認できる署名ボックスを必ず含めてください。

ホテルが PDF 形式のクレジット カード承認フォームを電子メールで送信している場合、またはファックスで送信している場合、変更する必要はありません。 PDF または紙の CCA フォームを使用することにはいくつかの深刻なリスクがあり、これらのタイプのフォームを使用すると、CCA プロセス全体の効率が低下します。紙や PDF のフォームは、カード番号が暗号化されていなくても見えるため、なりすまし犯罪者がクレジット カード番号を盗む可能性があります。完成した CCA フォームを安全なファイル キャビネットまたはコンピューターのフォルダーに保管したとしても、ゲストに関する個人データが悪用されるリスクは依然としてあります。

さらに、これらの手入力フォームにはクレジット カードの認証機能や検証機能がないため、理論的には誰かがカード番号「1111 1111 1111 1111」をフォームに書き込んで送信することができ、チームの余分な作業が発生します。しかし、ゲストまたは請求連絡先が最初に正しいクレジット カード情報を入力したとしても、そのプロセスはスタッフにとって理想的ではありません。時間と手動エラーの可能性があります。また、事務処理に時間を費やしたり、完成したフォームを返送する方法を考えたりするのに時間を費やしたくないゲストにとっても、素晴らしい経験ではありません.

PDF または紙の CCA フォームの送信が理想的でない場合、どのような解決策がありますか?過去数年間で、デジタル CCA フォームは、旧式のバージョンに代わる有力な選択肢として勢いを増しています。完全にデジタル化されたプロセスにより、予約担当者は請求担当者に固有のリンクを送信して、支払いの詳細を安全に入力できるモバイル対応ページに誘導できます。クレジット カード情報は暗号化され、完全に PCI に準拠した方法で支払い処理システムに渡されるため、セキュリティ違反のリスクが大幅に減少します。デジタル CCA システムは、送信されたが完了していない CCA フォームを表示することもできるため、支払いを追跡するチームの時間を節約できます。また、一部のベンダーは、無効なクレジット カードやチャージバックを減らすために積極的に機能する、統合された不正検出サービスを提供しています。

ホテルは、ゲストの情報と支払い承認をより効率的かつ安全に処理する方法を提供するため、ソフトウェアを活用して、紙や手動のプロセスではなくデジタルクレジットカード認証フォームを使用してゲストの非接触型チェックインを実行する必要があります。

クレジット カード承認フォームは、ホテルが滞在中に発生した雑費や未払い料金をゲストのクレジット カードに請求できるようにする文書です。通常、ゲストの名前、到着日と出発日、確認番号、ホテルの予約の詳細、クレジット カードの種類 (Visa、Mastercard、Amex)、クレジット カード番号、有効期限、セキュリティ コード、請求先住所、電話番号が含まれます。

従来、ホテルでは、紙のクレジット カード承認フォームに記入し、チェックイン時にカード所有者の署名を提供することをゲストに要求していました。ただし、このプロセスには時間がかかり、エラーや詐欺のリスクが高まります。

ソフトウェアを活用することで、ホテルはチェックイン プロセスを合理化し、クレジット カード情報を手動で処理する必要性を減らすことができます。宿泊客は、ルーム サービスやミニバーなどの付帯料金のチェックボックスを含むフォームをデジタル形式で入力し、オンラインで安全に送信できます。記入済みのフォームは、フロント デスクが電子的に保存およびアクセスできます。

また、デジタル クレジット カード認証フォームは、紛失や盗難の可能性がある紙の書類を不要にすることで、セキュリティを強化します。これにより、1 回限りの支払い承認が可能になり、ゲストのクレジット カード アカウントへの不正請求のリスクが軽減されます。

ソフトウェアを活用して、デジタル クレジット カード承認フォームを使用して非接触型チェックインを実行することで、ホテルはゲスト情報と支払い承認をより効率的かつ安全に処理できるようになり、ゲスト エクスペリエンス全体が向上します。