Van ticketinkomsten tot klantenbehoud en effectievere verkoopprospectie, evenementenbeheer en bedrijfsevenementen kunnen buitengewoon lucratief zijn voor horecagelegenheden zoals hotels en restaurants. Van beurzen tot fondsenwervende gala's zonder winstoogmerk, evenementen zijn de levensader van veel hotelbedrijven, maar ze kunnen ook behoorlijk stressvol zijn. Ze onttrekken aandacht en middelen aan uw organisatie op manieren die contraproductief kunnen zijn als u niet goed plant. Bruiloften zijn het meest stressvolle type evenement omdat ze zo onder hoge druk staan - maar met een groot risico komen grote beloningen. Om de ondergang van een slecht georganiseerd evenement te voorkomen, moet je georganiseerd en grondig zijn en alle tools gebruiken die tot je beschikking staan om een succesvol evenement te leveren.
In onze Event Planning 101-gids leiden we je door een raamwerk voor het organiseren van een geweldig evenement. Het lijkt in eerste instantie misschien intimiderend, maar de geruststellende waarheid van evenementenplanning is dat organisatorische vaardigheden een lange weg gaan. We zullen je door alles leiden, van het inhuren van een evenementmanager tot het gebruik van software voor evenementbeheer, het plannen van speciale evenementen en zelfs hoe je grote evenementen aanpakt.
Definieer uw doelen en doelstellingen
De doelen van je evenement lijken misschien voor de hand liggend, maar die doelen kunnen bij je stakeholders heel anders zijn. Voordat u begint met plannen, moet u iedereen in één kamer en op dezelfde pagina krijgen. Vragen om te stellen:
Waarom organiseren we dit evenement?
Wat zijn onze verwachtingen van het evenement?
Hoe gaan we het succes meten?
Waar zijn er overlappingen of conflicten als het gaat om verwachtingen en maatstaven voor succes?
Is er iemand anders die niet in deze kamer zou moeten zijn?
Is er iemand in deze kamer die dat niet zou moeten zijn?
Door belanghebbenden te verzamelen en de tijd te nemen om uw belangrijkste doelen en doelstellingen te identificeren, heeft u een sterke basis die leidt tot een succesvoller evenement. Anders riskeer je een warrige gebeurtenis die te veel dingen probeert te zijn voor te veel mensen -- en uiteindelijk niemand tevreden stelt.
Als je eenmaal je doelen hebt vastgesteld, schrijf ze dan op voor de duidelijkheid. Wanneer u vervolgens het onvermijdelijke conflict onder ogen ziet, kunt u teruggrijpen op uw overeengekomen doelstellingen. Ze worden je bondgenoot om te voorkomen dat het evenement te ver van de beoogde doelen afdrijft. Elk doel moet ook een kwantificeerbare maatstaf hebben die u kunt gebruiken om het succes te evalueren tijdens de debriefing na het evenement.
Nu, met doelen in de hand, kun je achteruit werken om ervoor te zorgen dat het evenement zo gestructureerd is dat het bezoekers en zakelijke belanghebbenden oplevert.
Rollen en verantwoordelijkheden toewijzen
Zodra de doelen zijn gedefinieerd, is het tijd om rollen en verantwoordelijkheden toe te wijzen. Duidelijkheid is een van de meest waardevolle dingen die een evenementenplanner kan bieden. Eigenlijk zou alles wat je doet gericht moeten zijn op het verminderen van ambiguïteit! Je wilt dat iedereen op één lijn zit, met duidelijke verwachtingen en taken, zodat er geen verwarring is over wie wat doet en wanneer.
In het ideale geval worden deze tijdens dezelfde kick-offvergadering uitgesplitst, zodat iedereen op één lijn zit met hun taken. Als leider van de evenementenplanning is het handig om deze opdrachten te hebben, zodat u de tijdelijke oplossing kunt spreiden en belanghebbenden kunt blijven betrekken bij het succes van het evenement.
Afhankelijk van het type evenement en de beschikbare interne middelen, kun je overwegen om subcommissies op te richten, elk met hun eigen lead. Dit structureert het evenementplanningsproces en verduidelijkt de rollen:
Vendor management: Dit team regelt alles wat met derden te maken heeft, zoals het beveiligen van een locatie, het vinden van een cateraar en het afhandelen van onder andere A/V.
Programmering: deze groep is verantwoordelijk voor het uitwerken van de agenda voor het evenement, inclusief het maken van sessies en panels, het beveiligen van sprekers, het vinden van entertainment en al het andere dat verband houdt met het schema van het evenement.
Marketing: dit team houdt zich bezig met marketing en PR voor het evenement, waaronder persbereik, het beheer van on-site media, sociale media en meer.
Sponsoring: Deze groep zal externe sponsors aantrekken die kunnen helpen de kosten van het evenement te verlagen.
Stel uw budget in
Als je eenmaal de parameters van het evenement hebt en een globaal overzicht hebt van ieders rollen en verantwoordelijkheden, ben je in een betere positie om het budget van het evenement vast te stellen. U kunt mogelijkheden voor sponsoring identificeren, evenals andere inkomstenstromen die kunnen helpen de kosten van het evenement te dekken. Sommige kunnen geldelijk zijn en andere kunnen bijdragen in natura zijn die publiciteit verhandelen voor het doneren van goederen en diensten.
Enkele uitgaven om in uw budget op te nemen:
Locatie. Vermeld hier alle gerelateerde kosten, niet alleen de zaalhuur: eventuele benodigde verzekeringen, A/V kosten... alles wat met de zaal te maken heeft. Als je een tentoonstelling doet, breek die kosten dan ook uit.
Ontwerp. Elke locatie heeft bijbehorende ontwerpkosten: stoelen, tafels, bloemen, enz. Hier zet u geld opzij om de locatie op te fleuren en een sfeer te creëren die past bij uw evenement.
Programmeren. Betaal je keynote speakers? Wat dacht je van een band voor het avondamusement? Rekening houden met alle kosten die verband houden met het uitvoeren van uw gewenste programmeerschema.
Eten & Drinken Deelnemers moeten worden gevoed en op de juiste manier worden gedronken! Je moet je uitgaven hier afstemmen op de stijl en sfeer van het evenement, zodat je het niet overdrijft (of erger nog, de verwachtingen niet waarmaakt). Als u een virtueel evenement organiseert, heeft u natuurlijk als voordeel dat u dit regelitem kunt verwijderen.
Branding en marketing. Elk evenement heeft bezoekers nodig. Wat ga je doen om buzz op te bouwen en tickets te verkopen? Uw investering hier kan ook een publicist, betaalde marketing en organische marketing op uw eigen mediakanalen omvatten.
Personeelskosten. Of het nu gaat om barmannen en servers of de reis- en verblijfkosten voor uw ondersteunend personeel, u moet al uw personeelskosten in de gaten houden. Misschien wilt u ook de relatieve kosten van uw eigen interne personeel meenemen; dat hangt er gewoon van af of u een echte kostenberekening van het evenement wilt hebben.
Onvoorspelbaarheid. Ga je gang en voeg een buffer van 5-10% toe aan je budget voor die onverwachte kosten die altijd opduiken...
U kunt ook eventuele verwachte inkomsten opnemen, zodat u de winstgevendheid kunt evalueren (of, voor een bedrijfsevenement, uw break-evenpunt). Zelfs als je gratis tickets aanbiedt, moet je een prijs op die tickets zetten om de waarde van het evenement voor bezoekers te bepalen. Dit zorgt voor een volledige boekhouding van het evenement zodat u weet waar u aan toe bent.
Overweeg virtuele opties
Zoals we allemaal weten, heeft de wereldwijde pandemie de evenementenindustrie op zijn kop gezet. Maar er was een zilveren randje: organisatoren van evenementen gingen zich richten op het verbeteren van de virtuele ervaring, iets dat de meeste evenementen op een laag pitje hadden gelaten.
Tegenwoordig moeten organisatoren van evenementen overwegen of (en hoe) ze een virtuele component in hun evenementen kunnen integreren. Dus of het nu een virtueel evenement is of een hybride evenement dat persoonlijk en online combineert, je hebt een verscheidenheid aan tools tot je beschikking. Hier zijn er twee om te overwegen, die je elk in staat stellen om een virtuele component naadloos in je evenementstrategie te integreren:
Cvent. Virtuele evenementen vormen nu een belangrijk onderdeel van de gastvrijheidsportfolio van Cvent . Het Virtual Events-platform omvat een deelnemershub voor verbeterde netwerken, het plannen van vergaderingen, video-breakoutrooms en downloadbare inhoud.
Bizzaboo. Dit platform ondersteunt virtuele, hybride en persoonlijke evenementen, wat betekent dat u een breed scala aan soorten evenementen kunt ontwikkelen zonder dat u op zoek hoeft te gaan naar nieuwe tools. Bizzaboo heeft ook veel integraties, zodat u uw ervaring kunt aanpassen.
bijwonen. Met volledig ingebouwde browsergebaseerde streamingmogelijkheden, maakt het platform van Attendify het virtuele deel van uw evenement net zo boeiend als het persoonlijke. Er is een merkgebonden community-homepage, interactieve sessies en robuuste netwerken - die allemaal een virtueel evenement tot leven brengen.
Sluit de logistiek af
Zelfs de meest ervaren evenementenplanner heeft tijd nodig om een succesvol evenement te plannen. Geef jezelf minimaal 3 maanden doorlooptijd, met een ideale window van ongeveer 6 maanden. Haast je niet als je je date vastlegt. Denk goed na over feestdagen (zowel in uw gastland als die waar de aanwezigen vandaan komen), kijk naar concurrerende branche-evenementen en kijk ook naar schoolkalenders. U wilt ook uw programmeerpijlers bereiken, zoals sprekers en entertainment in het centrum van uw evenement.
Neem vervolgens, zodra u een paar datums in gedachten heeft (één doel en twee back-ups), contact op met uw locatie-shortlist. Het kan zijn dat de datum je echt helpt om je keuzes te verfijnen. Als u merkt dat uw toplocatie niet geschikt is voor uw voorkeursdata, dan kunt u ergens anders kijken of teruggaan met uw belanghebbenden om te zien of er flexibiliteit is. Hoewel je dit voor jezelf moet beslissen, is het vaak beter om de ideale datum te kiezen dan de ideale locatie, aangezien het bijna onmogelijk is om schema's perfect op één lijn te krijgen!
Maak je masterplan
Dit is uw 'bijbel'. Het is het go-to-document dat ieders vragen zou moeten beantwoorden. Het is de enige bron van waarheid. Het kan in de loop van de tijd worden bijgewerkt, dus zorg ervoor dat de bestandsnamen de laatste update weerspiegelen en dat je periodieke herinneringen hebt voor mensen om toegang te krijgen tot de nieuwste versie
Je masterplan bouwt alle onderdelen van je evenement uit:
Locatie, catering en leverancierslogistiek
Beheer van sprekers en entertainment, inclusief contracten, reizen en andere logistiek
Geschatte tijdlijn, uitgesplitst naar deliverable en taakeigenaar
Registratiebeheer (zowel pre-show als on-site)
Afdrukken en bewegwijzering
Marketing- en PR-plan
Programmering, activiteiten en entertainment
Contactgegevens voor externe leveranciers
Zie dit als uw document "bespaar me tijd met het beantwoorden van e-mails over elk detail". Niet dat er niet veel e-mails zullen zijn! Het is alleen zo dat u zoveel mogelijk 'zelfbediening'-informatie wilt aanbieden, zodat u zich kunt concentreren op de belangrijke dingen.
Bouw aan uw merk
Branding helpt u te definiëren waar het evenement voor staat, met wie het spreekt en wat bezoekers ervan kunnen verwachten. Zorg ervoor dat je al deze dingen weerspiegelt in het merk van je evenement! U wilt iets hebben dat zowel uniek als relevant is, een merk dat resoneert met uw publiek en doorwerkt naar de overkoepelende merkstem en missie van uw bedrijf.
Als het goed gaat, kan de branding van een evenement de tand des tijds doorstaan en een instituut worden. Denk aan Dreamforce in San Francisco of SXSW in Austin. Een conferentie kan een pijler worden van de gehele marketing-, branding- en retentiestrategie van uw bedrijf. Natuurlijk profiteren zelfs kleinere evenementen van branding, waardoor evenementen premium, exclusief en intiemer kunnen lijken. Ga verstandig om met de kracht van het merk!
Identificeer partners om succes te vergroten
Nadat je je evenement hebt gebrandmerkt, kun je uitgaan naar partners en sponsors die het nog succesvoller kunnen maken. Deze aanpak is afhankelijk van uw type evenement. Bij evenementen met winstoogmerk kunnen sponsors inkomsten genereren. Of, met zakelijke klantconferenties, kunnen ze eenvoudigweg helpen om het evenement break-even te maken. Voor evenementenplanners die met meerdere bedrijven werken, kunnen lokale partnerschappen met andere kleine bedrijven uw marges verbeteren, uw marketing effectiever maken en/of de algehele kwaliteit van uw evenementenaanbod verbeteren.
Houd er rekening mee dat de juiste partnerschappen uw succes op andere manieren kunnen vergroten. Partners kunnen ook pleitbezorgers worden voor uw evenement binnen andere gemeenschappen. U kunt bijvoorbeeld samenwerken met een van uw grootste klanten om deel te nemen aan uw jaarlijkse feesttent, wat de mogelijkheden voor cross-marketing vergroot. De belangrijkste criteria bij het selecteren van partners voor je evenement is afstemming: zorg ervoor dat elk merk dat je kiest overeenkomt met de stem van je eigen merk en aansluit bij het doel en de toon van je evenement.
Maak uw PR- en marketingplannen
Zodra uw evenement een bepaald doel, een duidelijk masterplan, een solide merk en een reeks co-partners en/of sponsors heeft, bent u klaar om uw PR- en marketingplannen op te stellen. Dit zijn de kernelementen die moeten worden opgenomen:
Verdiende media. Dit is uw media- en public relationsplan. Hoe bereik je de media en zorg je ervoor dat ze betrokken raken bij je evenement? Host je de media op locatie? Welke relevante verhalen kun je als story hooks gebruiken? Hoe kunt u sprekers inschakelen om uw PR-inspanningen te versterken?
Eigen media. Dit zijn uw bedrijfsblog, social media-handvatten, e-mailnieuwsbrieven, klantenlijsten en eventuele interne werknemersnetwerken. Welke content creëer je voor, tijdens en na het evenement? Hoe ga je deze inhoud gebruiken in verdiende en betaalde media?
Betaalde media. Dit zijn allemaal betaalde marketingactiviteiten. Welke kanalen gebruiken uw doelgroepbezoekers het meest? Waar vind je de beste waar voor je geld? Wie beheert de advertentie-, kopieer- en advertentieplaatsingen?
Vergaderfrequentie verhogen dichter bij evenement
Vergaderingen zijn de meest effectieve manier om het team bijeen te roepen en last-minute problemen op te lossen. Verhoog de frequentie van uw vergaderingen naarmate het evenement nadert, zodat u niet voor onaangename verrassingen komt te staan. Zie het volgende punt.
Definieer uw dag van processen en run-of-show
Naarmate u de frequentie van vergaderingen verhoogt, wilt u ook uw dagelijkse processen duidelijk definiëren. Deze planning vooraf vermindert verrassingen, vergroot de duidelijkheid en verlaagt (soort van) stress. Raadpleeg bij twijfel de run-of-show!
Uw run-of-show moet alle relevante details schetsen, waarbij alle essentiële informatie op één plek wordt geplaatst, zodat u zich minder kunt concentreren op het overbrengen van informatie en meer op het beheren van het evenement. Dingen kunnen en zullen fout gaan; je moet alles automatiseren om je de tijd en ruimte te geven om de onvermijdelijke curveball aan te pakken.
Een run-of-show heeft een aantal must-haves:
Contact informatie. Gebruik de voorpagina om de contactgegevens van de teamleiders te markeren. Geef duidelijk aan wie waarvoor verantwoordelijk is, zodat de juiste persoon de vraag als eerste krijgt, zonder iemand anders te hoeven achtervolgen.
Schema.Een uuroverzicht van wat er waar gebeurt, wie de leiding heeft en wat wanneer moet gebeuren. Dit is de organisatiedroom van een projectmanager!
Afbreken. Het einde van het evenement markeert zelden het einde van het werk. Maak een overzicht van alles wat er gebeurt nadat de show is afgelopen om ervoor te zorgen dat de storing op een ordelijke en tijdige manier gebeurt.
Afhankelijk van de complexiteit van je evenement, wil je misschien een run-of-show hebben voor elke kamer/podium met een overzicht van alles wat er elke dag gebeurt. Trek die afzonderlijke documenten vervolgens in een master-run-of-show die de dag van het evenement soepel laat verlopen.
Borstel de post-mortem niet weg
Een succesvol evenement organiseren is stressvol en lonend! Toch is geen enkel evenement zonder gebreken. Schrap de teamvergadering na het evenement niet om te bespreken wat goed ging en wat verbeterd kan worden. Je moet dit doen terwijl het vers is; anders zullen mensen het vergeten en zullen de inzichten vervagen.
Vragen om aan je team te stellen:
Wat ging goed?
Wat ging er slecht?
Als we dit opnieuw zouden doen, wat zou er dan veranderen en wat niet?
Een goede autopsie omvat ook feedback van deelnemers. Mogelijk ontdekt u een aantal gebieden waar u nog niet eerder aan had gedacht of een aantal problemen die over het hoofd werden gezien. Je krijgt ook veel waardevolle inzichten om het volgende evenement nog beter te maken!
