Het telefoonsysteem van uw hotel kan een kostbare last of een nuttig bezit zijn. Zelfs in een wereld waarin gasten liever hun eigen apparaten meenemen en misschien nooit een telefoon op de kamer opnemen, moet uw team toch met elkaar en de buitenwereld in contact blijven. In feite zijn telefoontjes nog steeds een sterke zakelijke drijfveer voor veel hotels!
Of u nu een nieuw pand bouwt of een technische upgrade overweegt, hier is wat u moet weten over zakelijke PBX-telefoonsystemen voor hotels.
Why Do Hotels Need Specialized Phone Systems?
Hotels hebben om verschillende redenen gespecialiseerde telefoonsystemen nodig:
Gastcommunicatie: Hotels zijn sterk afhankelijk van effectieve communicatie met hun gasten. Gespecialiseerde telefoonsystemen bieden functies zoals nummerweergave, wekoproepen, roomservice bestellen en voicemail, waardoor gasten gemakkelijk kunnen communiceren met de receptie en toegang hebben tot hoteldiensten.
Room Management: Hotels hebben telefoonsystemen nodig die kunnen worden geïntegreerd met hun property management systemen (PMS). Deze integratie maakt functies mogelijk zoals automatisch inchecken, kamerstatusupdates en gestroomlijnde gastservices, waardoor de operationele efficiëntie wordt verbeterd.
Gastervaring: een speciaal hoteltelefoonsysteem verbetert de algehele gastervaring. Functies zoals gepersonaliseerde begroetingen, snelle toegang tot hotelservices en efficiënte gespreksroutering dragen bij aan een naadloos en aangenaam verblijf voor gasten.
Interne communicatie: Hotelmedewerkers hebben effectieve interne communicatie nodig om operaties te coördineren en snelle diensten te verlenen. Gespecialiseerde telefoonsystemen bieden functies zoals intercomfunctionaliteit, groepsoproepen en berichtmogelijkheden, waardoor efficiënte communicatie tussen hotelpersoneel mogelijk wordt.
Noodsituaties: In geval van nood hebben hotels betrouwbare communicatiesystemen nodig om de veiligheid en het welzijn van gasten en personeel te waarborgen. Gespecialiseerde telefoonsystemen bevatten vaak noodoproepfuncties, integratie met brandalarmsystemen en de mogelijkheid om snel belangrijke informatie naar alle kamers te communiceren.
Schaalbaarheid: Hotels hebben vaak fluctuerende communicatiebehoeften als gevolg van seizoensgebonden eisen en wisselende bezettingsgraden. Gespecialiseerde telefoonsystemen kunnen eenvoudig schaalbaar zijn, waardoor hotels naar behoefte telefoonlijnen of extensies kunnen toevoegen of verwijderen, zonder noemenswaardige onderbrekingen of kosten.
Kostenefficiëntie: Gespecialiseerde hoteltelefoonsystemen kunnen kostenbesparende voordelen opleveren. Ze bieden vaak functies zoals onbeperkte belplannen, verlaagde internationale beltarieven en integratie met CRM-systemen, waardoor gastcommunicatie efficiënt kan worden beheerd en de kosten onder controle kunnen worden gehouden.
Integratie met technologieën: Hotels passen steeds meer nieuwe technologieën toe om de gastervaringen te verbeteren en de bedrijfsvoering te stroomlijnen. Gespecialiseerde telefoonsystemen kunnen worden geïntegreerd met andere hoteltechnologieën, zoals gastbeheersystemen, mobiele apps en eigendomsautomatiseringssystemen, waardoor een naadloze en onderling verbonden gastervaring ontstaat.
Functionaliteit en maatwerk: Hoteltelefoonsystemen zijn ontworpen met de specifieke behoeften van de horeca in gedachten. Ze bieden functies zoals automatische assistent, kamerstatusintegratie, gespreksopname en aangepaste begroetingen, afgestemd op de unieke vereisten van hotels en hun gasten.
Kortom, gespecialiseerde hoteltelefoonsystemen bieden de nodige tools en functies om effectieve communicatie mogelijk te maken, gastervaringen te verbeteren, operaties te stroomlijnen en de veiligheid en tevredenheid van gasten en personeel te waarborgen.
Key Features of Hotel Phone Systems
Hoteltelefoonsystemen hebben specifieke functies nodig om tegemoet te komen aan de behoeften van de horeca en een naadloze gastervaring te bieden. Deze functies omvatten:
Auto Attendant: een geautomatiseerd spraaksysteem dat inkomende oproepen doorverwijst naar de juiste afdeling of extensie, waardoor de efficiëntie wordt verbeterd en de communicatie wordt gestroomlijnd.
Bureautelefoon: traditionele telefoontoestellen geplaatst bij de receptie en andere personeelsruimtes van het hotel voor snelle en betrouwbare communicatie.
Check-in Integratie met PMS: Integratie met het property management systeem (PMS) om automatisch inchecken van gasten en updates van de kamerstatus mogelijk te maken.
Beller-ID en meldingen: informatie over de beller weergeven en meldingen geven voor inkomende oproepen, waardoor een snelle en persoonlijke gastenservice wordt gegarandeerd.
Videoconferenties: de mogelijkheid om videoconferenties te houden voor vergaderingen op afstand en virtuele gastinteracties.
Belgroepen: het groeperen van meerdere toestellen om ervoor te zorgen dat inkomende oproepen gelijkmatig worden verdeeld over de beschikbare medewerkers.
Analoge en IP-PBX-telefoonsystemen: Ondersteuning voor zowel analoge als IP-gebaseerde telefoonsystemen, waardoor flexibiliteit en compatibiliteit met verschillende technologieën mogelijk is.
Gespreksopname: De mogelijkheid om gesprekken op te nemen voor kwaliteitsborging, trainingsdoeleinden en geschillenbeslechting.
Softphone: op software gebaseerde telefoontoepassingen waarmee medewerkers kunnen bellen en gebeld kunnen worden op hun computers of mobiele apparaten.
Telefonie en telefoonlijnen: Het aanbieden van telefoonlijnen en telefoondiensten om inkomende en uitgaande gesprekken af te handelen.
Telefoonsystemen voor kleine bedrijven en horeca: oplossingen op maat die speciaal zijn ontworpen voor kleine bedrijven en de unieke vereisten van de horeca.
Internationaal bellen en CRM-integratie: faciliteren van internationale belmogelijkheden en integratie met klantrelatiebeheersystemen (CRM) om de communicatie en service met gasten te verbeteren.
Niet storen: gasten kunnen hun kamertelefoons in de modus "Niet storen" zetten om onderbrekingen te voorkomen.
Communicatiesysteem: een uitgebreid systeem dat verschillende communicatiekanalen omvat, zoals spraak, berichten en video.
Callcenterfunctionaliteit: biedt functies zoals gespreksroutering, gespreksbeheer, IVR (Interactive Voice Response) en gespreksopname voor efficiënte gespreksafhandeling en klantenservice.
Kamerstatus en gestroomlijnde operaties: Integratie met het kamerstatussysteem van het hotel om het kamerverloop efficiënt te beheren en de operaties te stroomlijnen.
Mobiele telefoons en vaste lijnen: ondersteuning voor zowel mobiele telefoons als traditionele vaste apparaten, waardoor connectiviteit op verschillende apparaten wordt gegarandeerd.
VoIP-telefoonsystemen: gebruikmakend van Voice over Internet Protocol (VoIP)-technologie om kosteneffectieve en feature-rijke telefoondiensten mogelijk te maken.
Sms en telefonische vergaderingen: het aanbieden van sms-mogelijkheden voor tekstberichten en het faciliteren van telefonische vergaderingen voor collaboratieve discussies.
Beste aanbieders van hoteltelefoonsystemen: Identificatie van gerenommeerde providers die bekend staan om het leveren van betrouwbare en veelzijdige hoteltelefoonsystemen.
Per gebruiker en onbeperkt bellen: prijsmodellen op basis van het aantal gebruikers en bieden abonnementen voor onbeperkt bellen voor kosteneffectieve communicatie.
Doorschakelen en voicemail: doorschakelen naar verschillende toestellen of mobiele apparaten mogelijk maken en voicemailservices bieden voor gemiste oproepen.
IP-telefoons en cloudgebaseerde oplossingen: ondersteuning van IP-telefoons en gebruik van cloudgebaseerde oplossingen voor schaalbaarheid, flexibiliteit en beheergemak.
Receptie en wekoproepen: speciale functionaliteit voor de receptie, inclusief wekfuncties om de gastenservice te verbeteren.
Apps en kamertelefoons: mobiele applicaties voor personeelsleden om oproepen en gastdiensten te beheren, evenals speciale kamertelefoons in gastenkamers voor gemakkelijke communicatie.
Deze functies dragen samen bij aan een robuust en efficiënt hoteltelefoonsysteem, dat de communicatie, de gastervaring en de algehele functionaliteit binnen de horeca verbetert en tegelijkertijd kosteneffectief is.
Sluit u aan bij meer dan 100.000 leidinggevenden van 's werelds toonaangevende hotelmerken en ontvang wekelijks de nieuwste inzichten in uw inbox
What is a PBX Phone System?
Een Private Branch Exchange (PBX) is een privé telefoonnetwerk voor uw woning (of bedrijf). Het is een mooie manier om 'zakelijk telefoonsysteem' te zeggen. Een PBX maakt zowel intern als extern bellen mogelijk, zodat gebruikers met elkaar en met de buitenwereld kunnen communiceren. Het biedt functies zoals extensies, wachtmuziek, oproeproutering, wachtwachtrijen, oproepconferentie en gespreksbeheer buiten kantooruren.
Traditionele PBX-telefoniesystemen waren analoog en maakten via ondergrondse vaste lijnen verbinding met het Public Switch Telephone Network. Wij raden deze niet aan! Deze systemen houden u vast aan de hardware of de leverancier, waardoor uw opties voor upgrades worden beperkt en u vaak meer geld kost. Bovendien is het zo waardevol om een modern PBX-systeem te gebruiken dat gebruikmaakt van digitale connectiviteit om bedrijfsstimulerende functionaliteit te bieden.
Hoewel PBX een verouderde technologie is die begon met het gebruik van analoge telefooncentrales, gebruiken de meeste gehoste PBX-systemen die tegenwoordig door hotels worden gebruikt, digitale netwerkprotocollen (IP) voor intern bellen, ook wel IP PBX genoemd. Een alternatief voor virtuele PBX is VoIP, wat staat voor 'voice over the internet'.
Voordat we ingaan op die functies en voordelen, is het nuttig om de structurele voordelen van een moderne PBX in vergelijking met een traditioneel vast systeem te contextualiseren:
Connectiviteit: PBX stroomlijnt de interne communicatie. U kunt zoveel verschillende lijnen intern aansluiten als u maar wilt, allemaal zonder de kosten per lijn van traditionele connectiviteit te betalen. U zult ook genieten van high-definition gesprekken en meer mogelijkheden om in contact te komen met collega's en klanten, maar ook met gasten op het terrein.
Bereikbaarheid: Directe interne communicatie behoudt de bereikbaarheid onder collega's. Het systeem leidt oproepen niet naar een externe schakelaar en vervolgens terug naar de organisatie, wat het systeem betrouwbaarder maakt en uw collega's beter bereikbaar maakt.
Flexibiliteit. U kunt handsets toevoegen of verwijderen zonder de last van langdurige kosten per telefoonlijn. En u kunt uw telefoonsysteem gemakkelijker aanpassen aan veranderende behoeften en na verloop van tijd upgraden naar nieuwe functies.
How Does a PBX Phone System Work?
Moderne PBX-systemen vertrouwen op IP (of Internet Protocol) om te communiceren. IP PBX-systemen zetten IP-oproepen om van digitaal naar analoog, zodat ze kunnen worden gerouteerd via traditionele vaste verbindingen.
Omdat de systemen internetbreedband gebruiken om te communiceren in plaats van vaste koperen vaste lijnen, zijn er meer digitale functies beschikbaar die aansluiten bij hoe we tegenwoordig zaken doen. Een IP PBX-systeem gebruikt hetzelfde Local Area Network dat uw accommodatie gebruikt om de computers met elkaar te verbinden, dus elke telefoon maakt verbinding via Ethernet (in plaats van een telefoonaansluiting). Voor oudere eigendommen zijn mogelijk upgrades naar telefoons met Ethernet nodig; de meeste moderne telefoons zijn in staat.
Net als bij andere elementen van de connectiviteitsinfrastructuur van uw eigendom, heeft u twee opties voor uw IP PBX: virtueel/gehost of on-premise. De virtuele optie wordt gehost door uw leverancier en de on-premise optie bevindt zich op locatie.
De beslissing tussen cloudgebaseerd en on-premise wordt geleid door kosten en complexiteit. Kleinere eigendommen met eenvoudigere systemen zullen waarschijnlijk meer profiteren van virtuele systemen, die gemakkelijker op te zetten zijn, lage initiële kosten hebben en voorspelbare maandelijkse kosten. Grotere eigendommen met een grotere complexiteit geven misschien de voorkeur aan de nabijheid en controle van on-premise, aangezien de extra installatiekosten en doorlopende onderhoudskosten de moeite waard zijn om in te ruilen voor betere toegang en meer maatwerk.
How Hotels Use a PBX Phone System
Zelfs nu gasten meer afhankelijk zijn van hun mobiele telefoon om met het personeel te communiceren, vormen hoteltelefoonsystemen de communicatieruggengraat voor de meeste horecaactiviteiten. Van de receptie tot de backoffice en de gastenkamers, het systeem wordt in het hele hotel gebruikt.
De receptie is het communicatiecentrum van het hotel. Met het telefoonsysteem kunnen gasten contact opnemen met de receptie - en sommige systemen geven ook de naam van de gast weer aan de receptiemedewerker, wat helpt bij persoonlijke begroetingen. Het systeem stelt de receptie ook in staat om automatische herinneringen in te stellen (zoals wake-up calls) en vervelende taken te ontlasten. Met een digitale operator kan het telefoonsysteem ook oproepen doorsturen naar andere afdelingen (zoals de huishouding en roomservice), zodat de receptie andere taken kan uitvoeren.
Ook de backoffice is een grootverbruiker van het telefoonsysteem. Uw verkoopteam heeft speciale extensies en digitale voicemail die rechtstreeks naar e-mail kan worden getranscribeerd. Uw hospitality-telefoonsysteem kan ook faxen verwerken, zodat uw team boekingsbevestigingen van tussenpersonen kan ontvangen. Het personeel kan de "niet storen"-modus instellen en telefoongesprekken automatisch doorschakelen naar mobiele telefoons als ze zich niet op het terrein bevinden.
De gastervaring profiteert op meerdere manieren van een modern telefoonsysteem. Natuurlijk is er de telefoon op de kamer die een directe verbinding met het personeel biedt, en de meeste moderne systemen ondersteunen meertalige berichtenuitwisseling. Maar er is ook een groot voordeel dat aan het zicht wordt onttrokken: integraties. Een verouderd vast systeem voert slechts een paar hoofdfuncties uit: oproepen en voicemails. Het vervangen van een systeem voor beperkt gebruik door iets dat flexibeler is, betekent dat u een communicatie-infrastructuur kunt bouwen die tegemoet komt aan de voorkeuren van gasten. U kunt bijvoorbeeld de telecommunicatie-infrastructuur van uw accommodatie uitbreiden om smartphones van gasten te ondersteunen, waardoor hun dekking tijdens uw verblijf wordt uitgebreid. Andere handige integraties: de mogelijkheid om PMS-codes in te voeren vanuit de gastenkamer om de status en beschikbaarheid van de kamer bij te werken, verbinding maken met wifi op het terrein voor naadloze facturering.
What to Look For in a PBX Phone System For Hotels
Het kiezen van het beste PBX-systeem voor uw hotel hangt af van hoe u het wilt integreren in uw bestaande communicatiestroom. De beste manier om over een hoteltelefoonsysteem na te denken, is door het te zien als een andere toepassing in uw technologievoorraad. Het zou met al het andere moeten worden geïntegreerd, zodat u de volledige functionaliteit ervan kunt benutten.
Hier zijn een paar dingen om te overwegen:
Integraties: Aangezien IP PBX gebruik maakt van internet, kan het verschillende tools integreren en uitwisselen. We raden aan om een snelle schets te maken van verschillende communicatiestromen om te begrijpen hoe u IP PBX wilt implementeren. Een van de grootste use-cases is een directe integratie met uw CRM, zodat u oproepen kunt loggen en ervoor kunt zorgen dat verkoopteams snel contact opnemen met prospects en klanten.
Digitale telefoniste: uw PBX-systeem is uw digitale telefoniste, die gesprekken doorschakelt en gasten helpt de juiste persoon te bereiken.
Noodoproepen: Wanneer gasten noodnummers bellen, moet de receptie onmiddellijk op de hoogte worden gebracht.
Belgroepen: Zoals u weet, kan het vrij snel druk worden bij de receptie en achter in het huis. De mogelijkheid om belgroepen in te stellen, die meerdere telefoons laten overgaan totdat een van hen opneemt, houdt uw team op de hoogte van gastverzoeken en andere essentiële communicatie.
Intelligente oproeproutering: Intelligente oproeproutering verbindt oproepen efficiënt met de juiste persoon. U kunt bijvoorbeeld de gespreksroutering zo plannen dat gesprekken naar de ene persoon gaan (zoals de GM) tijdens kantooruren en naar een andere persoon buiten kantooruren (zoals een nachtmanager).
Fax: Veel hotels hebben nog steeds toegang tot een fax nodig. Een PBX-systeem kan aan die behoefte voldoen door inkomende en uitgaande faxen te bieden, allemaal geïntegreerd in één enkel telecommunicatieproduct.
Voicemail-naar-e-mail: een van de meest dramatische productiviteitsverhogers van een modern PBX-systeem is voicemail naar e-mail. Het systeem transcribeert uw voicemails in e-mails, die vervolgens naar de juiste afdeling kunnen worden doorgestuurd. Of u kunt een externe hulpbron (zoals een virtuele assistent of het hoofdkantoor) taken laten prioriteren en toewijzen op basis van voicemails.
Gratis diensten: Als u een gratis lijn gebruikt voor inkomende gesprekken, zorg er dan voor dat u een leverancier vindt die dit adequaat kan ondersteunen.
Functies op de kamer: Overweeg of u anderen wilt opnemen, zoals een niet storen-modus of automatische wekoproepen. Veel horeca PBX-telefoonsystemen bieden functionaliteit die de gastervaring verbetert en een deel van de dagelijkse verantwoordelijkheden van uw personeel wegneemt.
Admin-interface: Het laatste wat iemand van ons nodig heeft, is nog een tool die ingewikkeld is om te beheren. het kan buitengewoon frustrerend zijn als u altijd contact moet opnemen met de verkoper om kleine wijzigingen aan te brengen. Zoek naar een browsergebaseerd beheerportaal of een andere interface voor accountbeheer die zelfbediening vereenvoudigt. U zou in staat moeten zijn om gebruikers toe te voegen en te verwijderen, het gebruik te controleren en uw account te beheren vanaf een gecentraliseerd dashboard.
Rapportage: zoek naar gedetailleerde oproeprecords en boekhouding, zodat u een holistisch beeld heeft van hoe het systeem bij uw accommodatie wordt gebruikt. Gedetailleerde rapportage houdt u op de hoogte en in staat om de ervaring voor zowel personeel als gasten te optimaliseren.
Beveiliging: Kies alleen leveranciers met een goede reputatie. Als u kiest voor een IP PBX, die gebruikmaakt van de internetverbinding van uw eigendom, heeft u een sterke beveiliging nodig om ongewenste indringers en enorme hoofdpijn te voorkomen. Als het om beveiliging gaat, vertrouw dan vooral op aanbevelingen van collega's. Bij twijfel, ga met je gevoel!
Een modern PBX-systeem kan onderdeel worden van de omnichannel communicatiestrategie van uw pand. Hiermee kun je communiceren met gasten via hun voorkeurskanaal en relevante informatie gesynchroniseerd houden tussen kanalen, zodat je een holistisch beeld van je gasten kunt behouden. Er is veel dat een digitaal telefoonsysteem kan ontgrendelen voor uw woning!
Is it Possible for a Property to Operate Without a Hotel Phone System?
Hoewel de meeste hotels tot op de dag van vandaag nog steeds hoteltelefoonsystemen hebben, is het absoluut mogelijk om een hotel te runnen zonder een traditioneel telefoonsysteem door gebruik te maken van een combinatie van softwaretools en apparaten voor communicatie en gastenservice. Hier is een overzicht van hoe zo'n opstelling zou kunnen werken:
Gastberichten : in plaats van te vertrouwen op telefoontjes, kunnen hotels gastberichtenplatforms of communicatie-apps gebruiken. Met deze tools kunnen gasten rechtstreeks met het hotelpersoneel communiceren via sms, waardoor telefoongesprekken niet meer nodig zijn. Het personeel kan snel en efficiënt reageren, vragen en verzoeken van gasten beantwoorden en hulp bieden.
Software voor personeelssamenwerking : om effectieve interne communicatie tussen het hotelpersoneel mogelijk te maken, kan samenwerkingssoftware worden gebruikt. Deze tools bieden functies zoals berichtenuitwisseling, het delen van bestanden, taaktoewijzing en realtime updates, waardoor een naadloze coördinatie tussen verschillende afdelingen en werknemers wordt gegarandeerd. Hierdoor kunnen medewerkers efficiënt communiceren en samenwerken zonder afhankelijk te zijn van traditionele telefoonlijnen.
Tablets voor Guest Services : Tablets kunnen in de gastenkamers worden geplaatst of beschikbaar worden gesteld op belangrijke locaties in het hotel. Gasten kunnen deze tablets gebruiken om toegang te krijgen tot verschillende diensten, zoals het bestellen van roomservice, het aanvragen van een schoonmaakdienst, het maken van spa-reserveringen of het zoeken naar lokale aanbevelingen. De tablets kunnen worden uitgerust met gebruiksvriendelijke interfaces en worden geïntegreerd met hotelbeheersoftware om verzoeken van gasten te stroomlijnen en een handige zelfbedieningsoptie te bieden.
Mobiele apparaten: Hotelmedewerkers kunnen worden uitgerust met mobiele apparaten, zoals smartphones of tablets, zodat ze onderweg kunnen communiceren. Deze apparaten kunnen gastberichten-apps, samenwerkingstools en toegang tot relevante hotelsystemen hebben, waardoor medewerkers in het hele pand snel kunnen reageren en bereikbaar zijn.
Cloudgebaseerde systemen: Cloudgebaseerde oplossingen kunnen worden gebruikt om gastinformatie op te slaan, reserveringen te beheren en activiteiten te stroomlijnen. Deze systemen kunnen worden geïntegreerd met platformen voor gastberichten, samenwerkingssoftware en andere tools om een soepele communicatie en het delen van informatie tussen verschillende contactpunten te garanderen.
Geautomatiseerde services: het implementeren van automatiseringsoplossingen kan de gastervaring verbeteren en de behoefte aan directe communicatie minimaliseren. Self-check-in kiosken of mobiele check-in opties kunnen bijvoorbeeld de behoefte aan interactie met de receptie verminderen. Door integratie met kamerbesturingssystemen kunnen gasten de temperatuur of verlichting aanpassen via mobiele apps, waardoor er minder telefoontjes nodig zijn om dergelijke wijzigingen aan te vragen.
Door gebruik te maken van deze softwaretools en apparaten kunnen hotels effectief communiceren met gasten, interne operaties stroomlijnen en een gemakkelijke en gepersonaliseerde gastervaring bieden zonder afhankelijk te zijn van een traditioneel telefoonsysteem. Het is echter belangrijk om te zorgen voor een robuuste en betrouwbare internetverbinding en om noodplannen te hebben om eventuele verbindingsproblemen op te lossen.
