Als je een fulltime of parttime nachtrevisorbaan overweegt - of je voorbereidt op het inhuren van een nachtauditor - ben je hier aan het juiste adres. Hoewel veel mensen bekend zijn met het werk van een hotelreceptie omdat het tijdens de dagploeg is, zijn de verantwoordelijkheden van de nachtauditor niet zo goed bekend, ondanks het feit dat ze goedbetaalde instapposities bij hotels bieden. In dit artikel leggen we uit wat een rol als nachtauditor inhoudt, welke vaardigheden je voorbereiden op succes als nachtauditor en geven we advies voor het landen van een nacht.
Wat is een Hotel Night Auditor?
Een nachtrevisor van een hotel is verantwoordelijk voor het beheren van de nachtelijke receptie, het balanceren van de financiële transacties van de dag en het voorbereiden van rapporten voor het hotelmanagement. Deze rol combineert boekhouding en klantenservice, aangezien de nachtrevisor gasten die laat op de avond komen helpt, betalingen verwerkt en de nauwkeurigheid van financiële gegevens waarborgt voordat een nieuwe werkdag begint.
Hoe ziet een typische dag (of nacht) eruit voor een nachtauditor?
Nu we de belangrijkste verantwoordelijkheden hebben geschetst, vraagt u zich misschien af wat een nachtauditor eigenlijk elke nacht doet. Nachtaudit werkt meestal in een ploegendienst van ongeveer 23.00 uur tot 07.00 uur, waarbij het de avondreceptie-agenten overneemt en de volgende dag het stokje doorgeeft aan het ochtendreceptiepersoneel.
Aan het begin van hun dienst zal een nachtauditor gasten inchecken die laat aankomen en helpen met eventuele vragen of verzoeken van gasten, zoals het plannen van een wekdienst of het regelen van luchthavenvervoer. Gedurende de nacht zal een nachtauditor de telefoons blijven beantwoorden en gasten helpen met alles wat ze nodig hebben.
Naarmate de dienst vordert en het rustiger wordt bij de receptie, kan een nachtauditor overschakelen naar zijn belangrijke rapportagetaken. Nachtaudit is verantwoordelijk voor veel eindedagstaken, waaronder het verwerken van gastbetalingen, het balanceren van rapporten, het afstemmen van de kassalades bij de receptie en het voorbereiden van facturen voor de volgende dag. Deze taken worden vaak het nachtauditproces genoemd en dit proces vindt elke nacht plaats. Benieuwd waarom het tot de nacht moet wachten? Veel rapporten kunnen pas worden geproduceerd als de dag ten einde loopt, dat wil zeggen wanneer de klok middernacht raakt en de systemen van het hotel overschakelen naar de volgende kalenderdatum.
Hoewel nachtaudit 'nacht'-audit wordt genoemd, omvat de baan ook enkele belangrijke ochtendverantwoordelijkheden. Nachtauditors zijn vaak degenen die wakker worden gebeld, gasten controleren die 's ochtends vroeg vertrekken, vervoer regelen, gebiedsaanbevelingen doen en misschien zelfs helpen met roomservice-bestellingen aan het begin van de ontbijtservice. Wanneer de ochtendploeg arriveert, meestal rond 7 uur 's ochtends, zal de nachtaudit hen inlichten over alle belangrijke informatie voordat ze uitklokken en naar huis gaan.
Functieomschrijving nachtauditor:
- Contacten onderhouden en positief communiceren met gasten, collega's en leveranciers
- Versterk de relaties, zowel intern als extern, en zorg tegelijkertijd voor een uitstekende klantenservice voor alle aangeboden voorzieningen en diensten
- Uitvoeren van alle registratieprocessen rondom aankomst, inclusief maar niet beperkt tot, het geven van een inleiding op naam aan gast valet/collega uitvoerende escort, overzicht van de belangrijkste bediening en het bieden van verdere assistentie (intuïtieve service) in overeenstemming met de check-in prestatienormen
- Voer alle registratieprocessen voor gastaccounts uit die draaien om vertrek, inclusief maar niet beperkt tot, het afhandelen van de betalingsverwerking volgens eventuele instructies in het bestand in overeenstemming met de prestatienormen voor het uitchecken
- Voer alle telecommunicatieprocessen uit, inclusief maar niet beperkt tot het beantwoorden van inkomende oproepen, het tijdig reageren en het minimaliseren van doorverbinden in overeenstemming met de prestatienormen voor telecommunicatie
- Voert indien nodig bewonersinformatie in en ontvangt deze in PMS en andere interfaces
- Voer alle kassaprocessen, financiële gegevens, inclusief het boeken van kosten op rekeningen in PMS uit
- Werk coherent samen met het kamerreserverings- en verkoopteam om een soepele ervaring voor alle bewoners en klanten te garanderen
- Handhaaf vastgesteld beleid en procedures met betrekking tot personen op onroerend goed en meld eventuele zorgen onmiddellijk aan het hotelmanagement
- Voldoen aan bedrijfs- en afdelingsregels en voorschriften in het hotel
- Zorg voor een professionele, nette en verzorgde uitstraling volgens de normen voor hotelverzorging
- Voer alle andere redelijke taken uit zoals vereist door het management;
- Verzoen de boekhouding en voltooi alle dagelijkse werkzaamheden van de receptiemedewerker
- Balans kamer berichten en sluitingsdag
- Debiteurenrapporten uitvoeren
- Verstrek de volgende dag rapporten voor hotel
- Behandel klachten, storingen en/of verzoeken op een zeer vriendelijke en professionele manier. Zorg ervoor dat alles wordt opgelost of geadresseerd met de juiste afdelingsmanager
- Onderzoek alle veiligheidsproblemen die tijdens de dienst worden gemeld om de oorzaak te vinden en geef aanbevelingen om herhaalde problemen te voorkomen. Start onderzoeken en voltooi incidentrapporten indien nodig
- Communiceer alle GST-klachten en problemen met de General Manager en/of Supervisor
- Voer meerdere veiligheids- en beveiligingswandelingen uit.
- Voer in geval van nood alle noodzakelijke veiligheidsprotocollen uit, inclusief maar niet beperkt tot het controleren van de brandpanelen, contact opnemen met de hulpdiensten en communiceren met de algemeen directeur.
- Voer alle andere redelijke taken uit zoals vereist door het management.
HT-score
Leer meer
Sluit u aan bij meer dan 100.000 leidinggevenden van 's werelds toonaangevende hotelmerken en ontvang wekelijks de nieuwste inzichten in uw inbox
Welke hotelafdelingen werken nauw samen met een nachtauditor?
Hoewel veel hotelmedewerkers slapen tijdens de nachtdienst, hebben nachtauditors nog steeds contact met collega's op andere afdelingen. Huishoudelijke, onderhouds- en financiële afdelingen hebben de meeste interactie met nachtaudits.
Sommige hotels hebben 's nachts huishoudelijk personeel , dus als een gast om meer handdoeken vraagt, bijvoorbeeld tijdens de nachtdienst van een auditor, dan kunnen ze dat verzoek doorgeven aan de huishouding. Als een gast 's nachts een onderhoudsprobleem meldt, kan de nachtauditor gedetailleerde aantekeningen achterlaten voor follow-up wanneer het onderhoudsteam 's ochtends weer ter plaatse is. Nachtcontrole geeft ook verschillende einde-dagrapporten door aan het financiële team en signaleert fouten op facturen of problemen bij het innen van creditcardbetalingen zodat het financiële team actie kan ondernemen tijdens kantooruren.
Welke vaardigheden moet een nachtauditor hebben?
Nachtauditors moeten een unieke combinatie hebben van klantenservice en communicatieve vaardigheden, aandacht voor detail en organisatorische vaardigheden. Aangezien een onderdeel van de functie van nachtauditor het contact met gasten is, moeten nachtauditoren een soort klantenservice-ervaring op zak hebben, zoals detailhandel of een ander soort horeca-ervaring.
Een scherp oog voor detail is ook cruciaal voor uw succes als nachtauditor. Nachtauditors zijn degenen die fouten in de rapportage van andere afdelingen of problemen met de betaling van gasten opmerken, zodat ze niets door de kieren kunnen laten glippen. Organisatorische en tijdmanagementvaardigheden zijn nodig voor een nachtauditor om de taken van elke ploeg te kunnen voltooien en tegelijkertijd de spontane gastenserviceaspecten van het werk in evenwicht te brengen. Daarnaast zijn computervaardigheden vereist om software zoals het hoteleigendomsbeheersysteem te gebruiken enbetalingsverwerker.
Is nachtauditor een zware klus?
Voor de juiste persoon kan een baan als nachtauditor bevredigend en interessant zijn. De baan brengt veel uitdagingen met zich mee, zoals het oplossen van lastige gastverzoeken of het beheren van noodgevallen midden in de nacht. Het biedt ook de mogelijkheid om klantenservicevaardigheden en financiële rapportagetechnieken aan te scherpen, zodat nachtelijke audits de perfecte opstap kunnen zijn naar de financiële afdeling of een leidinggevende rol bij de receptie. Tegelijkertijd is nachtaudits vaak een eenzame taak en moeten nachtauditoren zich op hun gemak voelen om 's nachts te werken.
Hoe word ik een Hotel Night Auditor?
Klinkt nachtaudit als iets voor jou? De arbeidsmarkt is competitief, dus je zult wat tijd willen besteden aan het oppoetsen van je cv om je vaardigheden en relevante werkervaring te benadrukken voordat je een open night auditor-positie nastreeft. Zorg ervoor dat u specifieke details over uw eerdere werkervaring opneemt, zoals het gemiddelde aantal gastverzoeken dat u tijdens een dienst hebt afgehandeld of de soorten rapporten die u hebt gecontroleerd, zodat de hotelmedewerker die uw cv bekijkt, zeker kan zijn van uw capaciteiten als nachtauditor.
Klaar om te solliciteren? Bijna alle hotels met 24-uurs recepties hebben nachtcontroleurs nodig, dus de beste plaatsen om naar vacatures te zoeken zijn meestal in de hotels zelf - of dit nu op de carrièrewebsite van het hotel is of door rechtstreeks contact op te nemen met hun personeelskantoor. Algemene vacaturesites zoals Indeed, LinkedIn en Hcareers zullen ook nachtelijke audittaken plaatsen. Persoonlijke verwijzingen gaan een lange weg in de horeca, dus een andere manier om voet tussen de deur te krijgen is via een vriend of familielid die in een hotel werkt; zij kunnen u voorstellen aan de human resources-staf en misschien zelfs een goed woordje voor u doen.
Belangrijkste criteria voor nachtauditors:
Moet een positieve instelling hebben
Moet energiek en extravert zijn
Moet servicegericht zijn
Moet een teamspeler zijn
Moet kunnen multitasken
Moet beschikken over uitstekende interpersoonlijke, analytische en organisatorische vaardigheden
Moet kennis hebben van basisrekenkunde (bonus voor hotel-KPI's zoals bezetting, RevPAR, enz.)
Moet de mogelijkheid hebben om gegevens in te voeren en toegang te krijgen tot informatie op de computer
Flexibel uurrooster - moet beschikbaar zijn om in verschillende diensten te werken
Vloeiend in het Engels, zowel verbaal als non-verbaal
Zorg voor leesbare communicatie en aanwijzingen
Mogelijkheid om informatie in het property management (PMS)-systeem/computers/point of sales-systeem in te voeren en er toegang toe te krijgen
Mogelijkheid om taken uit te voeren met aandacht voor detail, snelheid en nauwkeurigheid
Vermogen om prioriteiten te stellen en te organiseren
Wees een duidelijke denker, blijf kalm en los problemen op met gezond verstand
Volg de aanwijzingen goed op
Begrijp de servicebehoeften van gasten
Samenwerken met collega's als onderdeel van een team
Werk met minimaal toezicht
Handhaaf de vertrouwelijkheid van gastinformatie en relevante hotelgegevens
Middelbare school diploma
Heeft u nog vragen over nachtaudit? Laat het ons weten!
Welke technische hulpmiddelen moeten hotelnacht-auditors weten?
HT-score
Leer meer
De nachtrevisor speelt een cruciale rol in de hotellerie, met name aan de receptie tijdens de nachtdienst. Als belangrijk lid van het frontofficeteam van het hotel is de nachtrevisor verantwoordelijk voor verschillende taken met betrekking tot de financiële administratie en gastenservice.
Een van de primaire verantwoordelijkheden van een nachtrevisor is het uitvoeren van de boekhoudkundige taken aan het einde van de dag. Ze verzoenen gastaccounts en zorgen voor nauwkeurigheid in kamerprijzen, kosten en betalingen. Door de financiële gegevens en folio's zorgvuldig te controleren, zorgt de nachtcontroleur ervoor dat alle transacties correct worden geregistreerd en in evenwicht zijn.
De nachtrevisor verzorgt de boekhoudkundige taken, waaronder debiteuren- en kassaladebeheer. Ze verzamelen financiële informatie, genereren rapporten en werken de financiële administratie van het hotel bij. Deze rapporten zijn essentieel voor hoteliers om weloverwogen beslissingen te nemen over bezettingsgraden, inkomsten en financiële prestaties.
Wat de gastenservice betreft, fungeert de nachtauditor als aanspreekpunt voor vragen of problemen van gasten tijdens de nachtdienst. Ze zorgen voor het in- en uitchecken van gasten en zorgen voor een soepel proces, zelfs tijdens niet-traditionele uren. Uitstekende klantenservice-vaardigheden zijn van vitaal belang bij het beantwoorden van vragen van gasten en het bieden van een positieve ervaring, ondanks de late uren.
De rol van nachtauditor vereist individuen die detailgericht zijn en over sterke communicatieve vaardigheden beschikken. Ze moeten effectief communiceren met gasten, collega-medewerkers en andere afdelingen om een naadloze werking te garanderen. Bovendien is zelfstandig kunnen werken en het nemen van goede beslissingen cruciaal vanwege de verminderde bezetting tijdens de nachtdienst.
Doorgaans is een middelbare schooldiploma de minimale onderwijsvereiste voor de functie van nachtauditor, hoewel sommige hotels de voorkeur geven aan kandidaten met een achtergrond in hotelmanagement of horeca. Werkzoekenden die geïnteresseerd zijn om hotelnachtrevisor te worden, kunnen vacatures vinden via vacaturesites, LinkedIn of andere hotelbranche-specifieke platforms.
De functiebeschrijving van de nachtauditor omvat vaak zowel parttime- als fulltimefuncties, afhankelijk van de behoeften van het hotel. Omdat de nachtdienst een uitdaging kan zijn, vooral voor degenen die nieuw zijn in de functie, bieden sommige hotels training en ondersteuning om het succes van de nachtauditor te garanderen.
De rol van de nachtauditor is cruciaal in de hotelbranche vanwege hun verantwoordelijkheden op het gebied van financiële administratie, gastenservice en het bijhouden van nauwkeurige en actuele gegevens. Hun aandacht voor detail, uitstekende klantenservice en het vermogen om boekhoudkundige taken uit te voeren, maken hen tot een essentiële aanwinst voor de receptie van elk hotel.
