تستفيد M3 من إدارة الفنادق المضيئة من خلال قوة حلول المحاسبة الفندقية الأعلى تقييمًا

تواجه العديد من الفنادق مشكلات في المكتب الخلفي تضع ضغطًا على فرق الإدارة. يمكن أن يساعد حل المحاسبة المناسب الخاص بالضيافة في التخفيف من العديد من المشكلات ، بما في ذلك التحقق من صحة البيانات والإدخال اليدوي والأنظمة المالية غير المتكاملة وإدارة النقد.

مع مجموعة من أربعة فنادق ومتنامية ، Luminous Hotel Management (LHM) هي شركة إدارة فنادق متكاملة الخدمات مع عقارات في فرجينيا وويست فيرجينيا. تدير LHM حاليًا العلامات التجارية لـ Wyndham و IHG ، وهي مسؤولة عن استراتيجيات إدارة الأصول والإيرادات ، والعمليات ، والمبيعات والتسويق ، والمحاسبة والتمويل ، وإعداد التقارير المالية ، والتخطيط الضريبي لمجموعة فنادقها.

بعد أكثر من عقد من الشراكة مع M3 ، اختارت LHM تنفيذ حل محاسبة وتقرير مختلف في عام 2021. ومع ذلك ، بعد تنفيذ البرنامج الآخر ، لاحظ Jadhav العديد من أوجه القصور. على سبيل المثال ، لم يتمكن مزود البرمجيات الجديد من التوسع مع نمو الشركة ، وكان لديه تكامل محدود مع أنظمة PMS ، وإدارة نقدية مرهقة وتسويات ، ولم يقدم تقارير مخصصة.

تطلبت طريقة تحميل الفاتورة في البرنامج الجديد من LHM مسح الفواتير في نظام الكمبيوتر قبل تحميلها في البرنامج ، والتي كانت خطوة إضافية عما عرضته M3. ليس هذا فقط ، ولكن كان من الممكن إدخال الفواتير لأي شركة ، مما قد يتسبب في حدوث ارتباك نظرًا لوجود فرصة لإرسال الفواتير إلى الفندق الخطأ وستصبح تقارير التقادم غير دقيقة.

بالإضافة إلى أوجه القصور هذه ، كان Jadhav محبطًا أيضًا من معالجة الدفع في النظام الأساسي الجديد ، وتحديداً كتابة الشيكات اليدوية. كان لدى LHM أيضًا حاجة ماسة لمعالجة مدفوعات ACH لزيادة تبسيط عملية حسابات المدفوعات الخاصة بهم ، والتي كانت غير موجودة تقريبًا في الحل الذي اختاروا استخدامه.

قال جادهاف: "كانت سهولة الاستخدام ، والوظائف ، وقابلية التوسع من بين العوائق الكبيرة التي كنا نواجهها. ومع نمونا وإضافة المزيد من الخصائص ، كنا بحاجة إلى إعادة تقييم احتياجاتنا المحاسبية".

الحل

بعد شهور من مغادرته M3 ، قررت LHM العودة إلى M3 ، الحل الأول للمحاسبة وإعداد التقارير في صناعة الضيافة الذي يخدم أكثر من 50٪ من أفضل شركات إدارة الفنادق في جميع أنحاء الولايات المتحدة ، وفقًا لتصنيف مجلة Hotel Business ومجلة Hospitality Upgrade.

تستخدم LHM حاليًا محاسبة Core ، المنتج الرائد لشركة M3 ، والدفع الإلكتروني ، وهو حل حسابات دائنة حديث موجه لأصحاب الفنادق.

"لقد منحنا قرار العودة إلى مركز محاسبة M3 التحكم والقدرة على تصميم البرنامج وفقًا لاحتياجات شركتنا. إنشاء وتعديل التقارير المخصصة ، وتشغيل التقارير الموحدة عبر أي علامة تجارية أو منطقة ، ومسح الفواتير بسرعة ، والرجوع إليها بسهولة لقد ساعدتنا الفواتير في أن نصبح أكثر تنظيماً وانسيابية في ممارساتنا المحاسبية اليومية. تتمتع التقارير القابلة للتخصيص بفائدة كبيرة وتأثير كبير على عمليات الفنادق والتخطيط الضريبي. بالإضافة إلى ذلك ، في كل مرة نحصل فيها على بطاقة دعم ، هناك استجابة على مدار 24 ساعة و متابعة قوية يوميًا ، بما في ذلك عطلات نهاية الأسبوع ، نظرًا لأن عمليات الفندق مهمة في كل يوم من أيام الأسبوع ".

كانت الميزة المفيدة التي تمكن M3 من تقديمها LHM من خلال استخدام المحاسبة الأساسية ، هي القدرة على مسح الفواتير مباشرة في النظام الأساسي. لا يمكن إدخال الفواتير إلا للشركة التي تعمل بها ، مما لا ينتج عنه أخطاء أو ارتباك. يساعد M3 العملاء على البقاء منظمين ويخلق عملية مبسطة لجعل التحميل خاليًا من الأخطاء.

يوفر حل الدفع الإلكتروني من M3 لـ LHM القدرة على الدفع للبائعين عن طريق الشيكات أو مدفوعات ACH أو بطاقة الائتمان الافتراضية ، والتي تكسب حسومات ، وتخلق تدفقًا جديدًا للإيرادات من خلال استخدام سير العمل الإلكتروني والذكاء الاصطناعي. العملية سلسة ، وتعزز الأتمتة ، وتساعد على التخلص من العمل اليدوي والخطأ البشري.

النتائج

من خلال عودة LHM إلى M3 ، تمكن فريقهم من الحصول على سهولة الاستخدام والوظائف وقابلية التوسع التي رغبوا فيها. لم يعد فريقهم يعاني من تكرار جهود تحميل الفواتير أو احتمال إرسال الفواتير إلى الفندق غير الصحيح ، مما أدى إلى أن تكون تقارير تقادم LHM دقيقة الآن ، مما يسمح لهم بالحصول على بيانات قابلة للتنفيذ.

"أستطيع أن أرى بالفعل تغييرًا في عملياتنا اليومية تعود إلى M3 ؛ وهنا يأتي التأثير ، من المستوى الكلي ، وكيف نعمل. ولا شك في أن M3 أكثر انسيابية وكفاءة ، وهو يقود بشكل إيجابي أرباحنا النهائية ".

باستخدام نظام الدفع الإلكتروني الخاص بـ M3 ، لم يعد LHM يهدر عمليات قطع رأس المال البشري ، ولم يعد هناك قلق بشأن الشيكات التي يتم تطبيقها على الفواتير والحسابات غير الصحيحة. بالإضافة إلى ذلك ، بفضل قوة التشغيل الآلي للدفع الإلكتروني ، يمكن لـ LHM الآن التخلص من التكاليف العديدة للحسابات الدائنة ، مثل الرسوم المصرفية ، وحبر MICR ، والأظرف ، والطوابع البريدية.

من خلال الشراكة مع حل المحاسبة وإعداد التقارير الأعلى تصنيفًا في الصناعة ، والذي تم تصميمه لأصحاب الفنادق من قبل أصحاب الفنادق ، يمكن لـ LHM الآن رؤية توفير الوقت والعمالة من خلال قوة مركز المحاسبة M3 إلى جانب الدفع الإلكتروني. يمكن الآن تخصيص هذه الموارد لما هو مهم: نزلاء الفندق.