ממתאבנים ועד כיסאות צ'יאברי, נשפים ותכנון אירועים דורשים כמות מדהימה של פרטים ומתכנני האירועים הטובים ביותר הם פרפקציוניסטים. בין אם אתם מתכננים חתונה, כנס או פגישה, סביר להניח שתשתמשו בהזמנה לאירועי אירועים כדי לעקוב אחר נבכי האירוע. אם מעולם לא השתמשת ב-BEO בעבר או שאתה מחפש לשפר את הידע שלך, מאמר זה יסביר כיצד ליצור ולהשתמש ב-BEO ואיזה מידע הוא כולל. אנו אפילו ניתן לך תבנית BEO בחינם כדי להתחיל. עם שליטה טובה ב-BEOs, אתה יכול לחרוג מהציפיות של הלקוחות שלך ולהפיק אירועים יוצאי דופן בלתי נשכחים מכל הסיבות הנכונות.
מהי הזמנת אירועי אירועים (BEO)?
BEO ראשי תיבות של Banquet Event Order, שהוא החוזה שמכיל את כל הפרטים לאירוע כפי שהוסכם על הלקוח וצוות המכירות או הקייטרינג. הצוות במלון או בחלל האירוע, לרבות צוות המטבח, מנהלי הקייטרינג, צוותי ההפקה, סוכני הקבלה והמאבטחים, מסתמכים על ה-BEO כמקור האמת לכל המידע הנוגע לאירוע.
לכל אירוע או פונקציה יש BEO משלה, ולחלק מהאירועים יכולים להיות מספר BEOs. לדוגמה, חתונה עשויה לכלול ארוחת חזרות, טקס, קבלת פנים וארוחת בראנץ' ביום שאחרי, כל אלה ידרשו BEOs נפרדים. באופן דומה, ועידה עשויה לכלול מצגת מרכזית ו-8 מפגשי פריצה שונים, שכולם יזדקקו ל-BEO משלהם. באופן כללי, נדרש BEO אחד לכל אירוע לכל חלל פונקציה. צוות הקייטרינג מרכיב חבילת BEO המכילה את כל ה-BEOs לאירוע או תאריך נתון, ולאחר מכן הם מחלקים אותה למחלקות השונות כמה ימים מראש.
איזה מידע מכיל BEO?
קבענו ש-BEO מכיל את כל הפרטים החשובים על אירוע, אבל מה הם בדיוק הפרטים האלה? איזה מידע ספציפי אתה יכול למצוא על BEO?
- פרטי ניהול אירועים בסיסיים. בחלק העליון של ה-BEO, תוכלו למצוא את המידע החשוב ביותר על האירוע: שם האירוע, מקום האירוע, התאריך, שעת ההגדרה/תאריך האירוע, שעת ההתחלה, שעת הסיום, המיקום (בדרך כלל שם ה- חלל אירועים או חדר ישיבות), מספר האורחים הצפוי, והשם ופרטי ההתקשרות של מנהל הקייטרינג האחראי על תיאום האירוע.
- דרישות מזון ומשקאות. אם האירוע מציע כיבוד כלשהו, מכד קפה ועד מזנון גורמה או פריטי תפריט של 5 מנות, הוא יופיע ב-BEO - בפירוט. מדור F&B ב-BEO יתאר בדיוק אילו מנות ומשקאות בחר הלקוח, וכן את אופן השירות (מזנון, מתאבנים שעברו וכו').
- הגדרת החדר. סעיף חשוב נוסף ב-BEO הוא הגדרת החדר, המתאר את הרהיטים והציוד הדרושים לאירוע וכיצד יש להגדיר אותו. לדוגמה, חתונה עשויה לדרוש מספר שולחנות עגולים עם 8 מושבים כל אחד, שולחן ראש עם 6 מושבים, רחבת ריקודים, שולחנות בופה, שולחן לדי ג'יי, מערכת רמקולים, מיקרופונים ועוד. סמינר, לעומת זאת, עשוי פשוט לדרוש כמה שולחנות להגדיר בסגנון הכיתה. הצרכים הטכנולוגיים מצוינים כאן גם, כולל כל הדרישות האודיו והוויזואליות. חשוב שה-BEO יכיל פרטים רבים בסעיף זה, כולל המספר המדויק של כסאות, סוגי מצעים או מיקום הציוד, כך שצוות האירוע יכול להגדיר את החדר לפי מפרט הלקוח.
- דרישות חניה. אם המשתתפים ייסעו לאירוע, היכן הם יחנו? ה-BEO יציין האם האירוע כולל חניה עצמית או שירות והאם החניה היא בחינם או בתשלום. ה-BEO צריך גם לציין מספר משוער של כלי רכב כדי שמחלקת השירותים והאבטחה יוכלו לתכנן בהתאם.
- צורכי כוח אדם ומספר עובדים. האירוע לא יתקיים מעצמו! ה-BEO מתאר כמה אנשי צוות דרושים ממחלקות שונות. צוות האירועים יכול לכלול שרתי קוקטיילים או אוכל, ברמנים, שומרי חניה, צוות אבטחה ושירותי שטח ציבוריים.
- פרטי התקשרות לספקים. אם הלקוח שכר ספקים חיצוניים כלשהם, כגון חנות פרחים ומרכזי פריטים, להקה, או אפילו קייטרינג חיצוני, ה-BEO צריך לכלול מידע ליצירת קשר עם הספקים למקרה שצוות האירוע צריך לתאם איתם.
- לוח האירועים וסדר האירועים. עם כל כך הרבה חלקים נעים, חיוני שאירוע יתנהל לפי לוח הזמנים, וה-BEO בדרך כלל מפרט את סדר היום של האירוע עד לדקה. לוח הזמנים יעזור לאירוע להתנהל בצורה חלקה ויבטיח שכל שלב, כמו התחלת המוזיקה או חיתוך עוגת החתונה, יקרה בזמן ובסדר הנכון.
- מידע על תמחור וחיוב. BEO הוא חוזה, אחרי הכל, וחוזים מכילים את פרטי התמחור והחיוב הרלוונטיים ששני הצדדים מסכימים להם. המחירים ב-BEO עשויים להיות מוצגים כעמלות לאדם, עבור מזנון, למשל, או עמלות קבועות עבור השכרת חלל אוויר או אירוע. ה-BEO יציין גם כיצד יטופל התשלום - האם הלקוח שילם מראש או האם התשלום יגבה בתום האירוע?
- כל קובץ מצורף ותהליך תכנון רלוונטי. כשמדובר במידע ספציפי על אירוע, יותר זה יותר! הלקוח או מנהל הקייטרינג עשויים לספק מסמכים נוספים כמו תוכניות קומה, תפריטים מודפסים, סדר יום, ציפיות לתגמולים, בקשות מיוחדות, ספקים חיצוניים, פרטי חוזה מחייבים ותמונות של VIP.
הצטרפו ל-100 אלף מנהלים ממותגי המלונות המובילים בעולם וקבלו את התובנות העדכניות ביותר שנשלחו לתיבת הדואר הנכנס פעם בשבוע
מי יוצר BEO? מתי ואיך הוא נוצר?
ברוב המקרים, מנהל הקייטרינג או המכירות האחראי על האירוע יוצר את ה-BEO. מנהל הקייטרינג מארגן יחד עם הלקוח את פרטי האירוע ומכין הצעת מחיר. בשלב זה, האירוע נחשב טנטטיבי. מנהל הקייטרינג עשוי להתחיל טיוטה של ה-BEO בשלב זה כדי לאחסן מידע על האירוע במקום מרכזי אחד.
לאחר שהלקוח מסכים וחותם על הצעת המחיר, האירוע נחשב למאושר. אירועים מסוימים מאושרים חודשים רבים (או אפילו שנים!) מראש, בעוד שאחרים יכולים להיות ברגע האחרון. בכל מקרה, מנהל הקייטרינג בדרך כלל מסיים את ה-BEO מספר ימים לפני האירוע. בסיום ה-BEO מנהל הקייטרינג ישלח אותו ללקוח לאישור סופי, לאחר מכן יפיץ אותו למחלקות הרלוונטיות במלון.
חשוב לציין שמנהל הקייטרינג בדרך כלל אינו כותב את ה-BEOs הללו בכתב יד; במקום זאת, משרדי מכירות משתמשים לעתים קרובות בטכנולוגיה כדי להפוך את תהליך ה-BEO ליעיל יותר וללא שגיאות. תוכנות מכירה וקייטרינג מקלות על הזנת מידע ספציפי לאירוע לתוך תבניות הזמנת אירועי נשף שכבר מכילות פרטים סטטיים שאינם משתנים בין אירוע. מערכות אלו יכולות גם לאחסן תפריטים, תמחור ומידע על הגדרות החדר, מה שמקל על חיבור תפריטים ותצורות חדרים מוגדרים מראש כדי לקבל הצעת מחיר מעודכנת באופן אוטומטי. מעבר ליצירת BEOs, תוכנות מכירות והסעדה גם מאפשרות לצוות המכירות לנהל בקלות מסד נתונים של לקוחות, לעדכן תמחור ולשתף מידע עם מחלקות מלונות ולקוחות אחרים בעצמם.
רוצה לנסות להכין BEO בעצמך? בדוק את תבניות BEO החינמיות האלה!
