האם אתה חדש בתעשיית ההוסטלים? או אולי מחפשים לשדרג את ערימת הטכנולוגיה של ההוסטל שלכם? כל אדם או אתר שמציג רק סוג אחד של תוכנת ניהול אכסניות פספס לחלוטין את המטרה. כל מי שהיה בעסק הזה יודע שהוסטלים דורשים כמה סוגים שונים של תוכנות כדי לפעול כהלכה.
עם הטכנולוגיה הנכונה במקום, אתה יכול לבצע אוטומציה של משימות שחוזרות על עצמן ולהפחית את הסיכון לשגיאות ידניות, מה שמאפשר לצוות שלך להתמקד בטיפוח קשרים עם אורחים ובניית קהילה.
מהי תוכנת ניהול אכסניות?
תוכנת ניהול אכסניות היא פתרון דיגיטלי מיוחד שנועד לסייע לבעלי ומנהלי אכסניות להתמודד ביעילות עם התפעול השוטף של הנכסים שלהם. זה מייעל משימות שונות, כגון ניהול הזמנות, הקצאת חדרים, צ'ק-אין וצ'ק-אאוט, חיוב ותקשורת אורחים. התוכנה כוללת לעתים קרובות תכונות לניהול מלאי, עיבוד תשלומים, דיווח וניתוח, המסייעים להוסטלים לייעל את שיעורי התפוסה ולשפר את חווית האורחים.
להוסטלים יש דרישות טכנולוגיות ייחודיות השונות ממלונות מסורתיים בשל המודל העסקי הספציפי ושוק היעד שלהם. תוכנת ניהול אכסניה הכוללת תכונות כגון מערכת ניהול נכסים, מנוע הזמנות, מערכת הזמנות, מנהל ערוצים וניהול הכנסות היא חיונית. דלפק קבלה ומערכת צ'ק-אין ידידותית ויעילה למשתמש, אסטרטגיות תמחור וניהול הכנסות, הזמנות ישירות, שילוב OTA ופונקציונליות עיבוד תשלומים וחשבוניות הם גם מרכיבים קריטיים. מערכות ניהול אכסניות צריכות לאפשר הזדמנויות מכירות נוספות ולספק תמיכת לקוחות באיכות גבוהה כדי לשפר את חווית האורחים ולהבטיח רווחיות מקסימלית.
במאמר זה, נציג בפניכם את קטגוריות תוכנות ההוסטל החיוניות שיאפשרו לכם לקחת את פעילות ההוסטל שלכם לשלב הבא. לאחר מכן, אנו משתמשים במסננים מתקדמים ב-HotelTechReport.com כדי לחפש בקטגוריות אלו את הכלים הפופולריים והמדורגים ביותר לפי אכסניות ספציפית.
ציון HT
הצטרף ל-50,000+ מנהלים ממותגי המלונות המובילים בעולם וקבל את התובנות העדכניות ביותר שנשלחו לתיבת הדואר הנכנס שלך פעם בחודש
Hostel Management Software Shortlist
Here are 10 of the top Hostel Management Software that are covered in this article:
- 1. Cloudbeds — Best for integrating multiple functions into a single, easy-to-use system.
- 2. Mews — Best for simplifying operations, managing bookings, and boosting your hotel's income.
- 3. InnQuest — Best for integrating all your hospitality tools in one place
- 4. WebRezPro — Best for integrating online bookings and payment systems seamlessly.
- 5. Shiji Group — Best for integrating property management systems effortlessly
- 6. Oracle Hospitality — Best for reliable hotel operations and increased guest satisfaction
- 7. HOTELTIME — Best for integrating all hotel services into one platform
- 8. Stayntouch — Best for integrating property management with third-party systems
- 9. Yanolja — Best for real-time updates to inventory and rates everywhere
- 10. ThinkReservations — Best for improving guest experiences with easy-to-use management tools.
סוגי תוכנות לניהול אכסניות
מערכת ניהול נכסים באכסניה
כל חיפוש תוכנה באירוח צריך להתחיל עם מערכת ניהול נכסים, או PMS, וזה נכון גם לגבי הוסטלים למרות המאפיינים הייחודיים שלהם (רב מיטות, תפוסה מרובת הזמנות). תוכנה זו היא "בקרת המשימה" של הפעולות שלך, עם פונקציונליות לתמיכה ביצירה וניהול של הזמנות, פרטי אורח, מצב החדר והמיטה, חיוב ושילובים עם טכנולוגיה מקומית אחרת.
מערכות ניהול נכסים נפוצות בתעשיית המלונאות, אך לא לכל ה-PMS יש את הפונקציונליות שמפעילי ההוסטלים צריכים. PMS שעובד עבור אכסניות, כגון Cloudbeds ו-WebRezPro, יתמוך לא רק במלאי חדרים, אלא גם במלאי מיטות שתוכל להגדיר כזכר, נקבה או מעורב. פונקציונליות PMS של אכסניה תאפשר לך לא רק לעקוב אחר מלאי המיטות והחדרים הזמינים, אלא גם להזמין הזמנות למיטה ספציפית.
מנהל ערוץ ההוסטל
רוב ההוסטלים מקבלים הזמנות דרך ערוצי צד שלישי, כגון Booking.com או Expedia, הידועים גם כסוכנויות נסיעות מקוונות (OTA). אפשר לעדכן באופן ידני תעריפים ומלאי באתרים אלו, אבל זו רחוקה מלהיות הדרך היעילה ביותר לנהל את ההוסטל שלכם. במקום זאת, אתה יכול להשתמש במנהל ערוצים, כמו SiteMinder או RateGain, כדי לדחוף בצורה חלקה את הזמינות שלך ולדרג את הנתונים לערוצים אלה של צד שלישי. כאשר אתה מקבל הזמנה על צד שלישי, נתוני ההזמנה יזרמו דרך מנהל הערוץ שלך ל-PMS שלך, ויוציאו את המיטה או החדר מהמלאי. תצטרך גם חיבורים לאתרי הזמנת אכסניות פופולריים כמו Hostel Geeks ו-Hostelworld.
תוכנה להזמנת אכסניות והזמנות
ערוצים של צד שלישי יכולים להיות יקרים, ויכול להיות קשה להעביר באופן מלא את הייחודיות של הנכס שלך באתרים אלה. לכן, אכסניות רבות רוצות לקבל הזמנות אכסניות ישירות יותר, בהן האורחים מזמינים באתר האינטרנט שלכם. הקמת אתר יכולה להיות קלה מספיק, אבל המפתח הוא לאפשר לאורחים להזמין הזמנות באתר שלך. הטכנולוגיה שמאפשרת את ההזמנות הישירות הללו היא מנוע הזמנת אכסניות.
תוכנת הזמנת אכסניות מציגה את התעריפים והזמינות שלך (מ-PMS שלך) ומאפשרת לאורחים להזין את התאריכים, מספר האורחים, העדפות המיטה שלהם ופרטים רלוונטיים אחרים, לפני הצגת מיטות או חדרים זמינים המתאימים לקריטריוני החיפוש. לאחר מכן, האורחים יכולים לבחור את האפשרות שהם רוצים להזמין, להזין את הפרטים האישיים והתשלום שלהם, וללחוץ על "אשר". ההזמנה זורמת חזרה דרך מנוע ההזמנה שלך אל ה-PMS של ההוסטל שלך, והבטחת הזמנה ללא כל עמלת OTA.
ספקי מנועי הזמנות משקיעים בהפיכת התוכנה שלהם לידידותית למשתמש, כך שהאתר שלך יוכל ליהנות משיעור המרה חזק. מנוע הזמנות איכותי יהיה גם מותאם לנייד כך שהאורחים יוכלו להזמין בקלות מסמארטפון או טאבלט. מערכות רבות לניהול נכסים באכסניה משולבות מנועי הזמנות ובוני אתרים שתוכלו להפעיל בכמה קליקים בלבד, בעוד שאחרות תומכות באינטגרציות.
תוכנת העברת הודעות לאורחים בהוסטל
דרך פנטסטית למנף טכנולוגיה כדי לחסל את העבודה הידנית היא להפוך את התקשורת לאורחים לאוטומטית עם מערכת הודעות אורחים לאכסניות. שוב, לחלק מה-PMS יש את התכונה הזו מובנית, אבל ספקים אחרים, כמו ALICE ו-Whistle, מתמחים בהעברת הודעות אורחים. בלוח המחוונים של התוכנה שלך, תוכל להגדיר תבניות הודעות לשליחה בלוח זמנים מוגדר באמצעות דואר אלקטרוני או SMS.
אתה יכול גם לעקוב אחר תעריפי פתיחה ומעורבות כדי לעקוב אם האורחים מקבלים וקוראים את ההודעות שלך. לדוגמה, ייתכן שתרצה לשלוח דוא"ל אישור אוטומטי לאחר ביצוע ההזמנה. אז ביום שלפני הצ'ק-אין, אולי תרצה לשלוח הודעת SMS עם הוראות הגעה מפורטות. אולי אפילו תרצו לשלוח הודעות טקסט לאורחים אחר הצהריים של הצ'ק-אין כדי להזמין אותם להפי האוור הלילי שלכם.
ללא תוכנת העברת הודעות בהוסטל, אתה או צוות דלפק הקבלה שלך תצטרך לשלוח הודעות אלה באופן ידני. תוכנת העברת הודעות מקלה על העומס הידני הזה ומחזקת את מערכות היחסים שלך עם האורחים שלך.
מערכות ניהול הכנסות בהוסטל
למרות שיש חפיפה רבה של ניהול הכנסות בין אכסניות למלונות רגילים, להוסטלים יש צרכים שונים של מערכת ניהול הכנסות בהשוואה למלונות מסורתיים בשל אסטרטגיות התמחור השונות, הדמוגרפיה של האורחים, סוגי החדרים ודפוסי ההזמנה. אכסניות דורשות מערכות ניהול הכנסות שיכולות להתאים את עצמן לביקוש המשתנה, לנהל את המלאי ביעילות ולתמחר חדרים כראוי כדי למשוך אורחים רגישים למחיר, תוך יצירת הכנסה.
מפתח נייד וצ'ק-אין ללא מגע
מפתחות ניידים חיוניים יותר ויותר עבור אכסניות בשל כמות האורחים הגבוהה שלהם ופחות אנשי צוות, מה שמוביל ליותר עומס בזמני הצ'ק-אין והצ'ק-אאוט. בניגוד לבתי מלון מסורתיים, בהוסטלים עשויים להיות מספר אורחים המגיעים בזמנים שונים, מה שעלול לגרום לעומס בדלפק הקבלה. טכנולוגיית המפתחות הניידים מאפשרת לאורחים לעקוף את דלפק הקבלה וללכת ישר לחדריהם באמצעות המכשירים הניידים שלהם, להפחית את זמני ההמתנה ולמזער את העומס.
תכונה זו חשובה במיוחד עבור אכסניות עם מספר רב של חדרים בסגנון מעונות וחדרי רחצה משותפים, מכיוון שהיא מפחיתה את הצורך בצוות לפקח על הגישה לאזורים אלו. בנוסף, עם פחות אנשי צוות זמינים לניהול גישת אורחים, מפתחות ניידים מציעים פתרון מאובטח ונוח לגישת אורחים לחדריהם. מפתחות ניידים מספקים דרך מהירה, נוחה ומאובטחת לאורחי ההוסטל לגשת לחדריהם, דבר שהוא קריטי להבטחת חווית אורח חיובית בסביבה עתירת תנועה.
מעבד תשלומים ותוכנת הנהלת חשבונות לאכסניות
עכשיו כשאתה מקבל הזמנות, איך אתה גובה תשלום? אם ה-PMS שלך אינו כולל אחד, תצטרך להגדיר מעבד תשלומים כדי לאסוף כספים מכרטיסי האשראי של האורחים ולהעביר את הכספים האלה לחשבון הבנק שלך. מעבדי תשלומים, כמו Stripe, Planet ו-Adyen, יכולים להשתלב עם PMS או POS שלך לטעינה ללא מאמץ של כרטיס אשראי. ואז לאחר שאספת כספים, אתה צריך לעקוב אחר לאן הכסף הזה הולך. תוכנות הנהלת חשבונות מסוימות, כמו QuickBooks, הן אגנוסטיות בתעשייה, בעוד שאחרות, כמו Xero או Inn-Flow, הן ספציפיות לאירוח. בכלי החשבונאות שלך, אתה יכול לערוך חשבוניות, לחייב ספקים ולהפעיל דיווח כספי.
מערכת נקודות מכירה
מלבד PMS של אכסניה, אם ההוסטל שלך מוכר כל סוג של מזון, משקאות, סחורה או כרטיסים, או גובה עמלות עבור מצעים, כביסה או לוקרים, אז תרצה להשתמש במערכת נקודות מכירה כדי לטפל בחיוב וגביית תשלומים . לחלק ממערכות ניהול הנכסים יש קופה מובנית, בעוד שאחרות תומכות באינטגרציות של קופה. עם אינטגרציה של PMS ו-POS, יש לך אפשרות להוסיף חיובים לפוליו של אורח כדי שיוכל לשלם עבור כל הרכישות (תעריף חדר, אוכל וארוחת בוקר, סחורה ועוד) בעסקה אחת בעת התשלום. קופה מודרנית רבים, כמו Micros ו-Clover, מקבלים לא רק כרטיסי אשראי, אלא גם אפשרויות תשלום ללא מגע כמו ApplePay ו-Google Pay, כך שהאורחים יכולים לשלם בשיטה המועדפת עליהם.
למרות שאלו הם חלקי התוכנה הקריטיים ביותר לניהול הוסטלים, רשימת הפתרונות הטכניים לא מסתיימת כאן. כלי תוכנה נפוצים נוספים כוללים עמדות צ'ק אין ללא מגע, מנעולים חכמים ללא מפתח, מערכות ניהול מוניטין, מערכות ניהול משק בית ועוד. אבל זה לא קשור למספר המערכות בערימת הטכנולוגיה שלך, זה קשור לאופן שבו אתה משתמש בהן. הטכנולוגיה שלך צריכה לשפר את חווית האורחים של ההוסטל שלך, לא לסבך אותה יתר על המידה.
תכונות עיקריות של מערכת ניהול אכסניות
מערכת ניהול אכסניה מקיפה מציעה מגוון תכונות שנועדו לייעל את התפעול, לשפר את חווית האורח ולפשט משימות ניהוליות. להלן כמה תכונות עיקריות שכדאי לחפש:
ניהול הזמנות והזמנות
תכונת ליבה זו מאפשרת להוסטלים לנהל הזמנות ביעילות, ומציעה לוח שנה אחיד למעקב אחר זמינות, הזמנות וביטולים. זה משתלב עם ערוצי הזמנות מרובים כמו OTAs (למשל, Booking.com, Hostelworld) כדי לעדכן את הזמינות בזמן אמת ולמנוע רישום יתר.
ניהול צ'ק-אין/צ'ק-אאוט לאורחים
אוטומציה של צ'ק-אין וצ'ק-אאוט עוזרת לצוות האכסניה להפחית את המאמץ הידני ומשפרת את חווית האורח. מערכות רבות תומכות ברישום אורחים דיגיטלי, קיוסקים בשירות עצמי ואישורים אוטומטיים, המספקים תהליך חלק ויעיל.
ניהול מעונות ומיטה
אכסניות מנהלות לעתים קרובות מקומות לינה בסגנון מעונות שבהם מזמינים מיטות בודדות ולא חדרים שלמים. תוכנת ניהול אכסניות מאפשרת למפעילים להקצות מיטות לאורחים בקלות ולעקוב אחר רמות התפוסה בתוך המעונות.
ניהול ערוץ
כלי ניהול ערוצים מחברים אכסניות למספר פלטפורמות הזמנות מקוונות בו זמנית. תכונה זו מסנכרנת את המלאי והתמחור בערוצים שונים, מבטיחה רישומים מדויקים ומונעת הזמנות כפולות.
עיבוד תשלומים וחשבוניות
שערי תשלום משולבים מקלים על אכסניות לעבד תשלומים ולהפיק חשבוניות. תכונה זו תומכת גם במספר מטבעות ושיטות תשלום, המשרתת בסיס אורחים בינלאומי.
ניהול משק ותחזוקה
מערכת ניהול אכסניה יכולה לעקוב אחר משימות ניקיון הבית, בקשות תחזוקה ולוחות זמנים לניקיון החדרים. זה מבטיח שהחדרים והאזורים המשותפים נשמרים נקיים ומתוחזקים היטב, מה שמשפר את חווית האורחים.
גישה ניידת
תוכנת ניהול אכסניות מבוססת ענן כוללת לרוב אפליקציות לנייד או פורטלים ידידותיים לנייד, המאפשרת לצוות לגשת למערכת מרחוק. זה מספק גמישות למנהלים לפקח ולנהל את פעולות ההוסטל מכל מקום.
איך לנהל אכסניה ביעילות?
ניהול אכסניה מגיע עם מערך האתגרים הייחודי שלו, מניהול פרופילי אורחים מגוונים ועד הבטחת פעולות יומיומיות חלקות. ניהול אפקטיבי של אכסניה דורש איזון בין אירוח, ארגון ומינוף הכלים הנכונים ליצירת חווית אורח נהדרת תוך שמירה על יעילות תפעולית. להלן כמה טיפים שיעזרו לבעלי ומנהלי אכסניות לנהל את הנכסים שלהם בצורה יעילה יותר:
מנף תוכנת ניהול אכסניות
אחת הדרכים היעילות ביותר לנהל את ההוסטל שלך היא באמצעות תוכנת ניהול אכסניה. תוכנה זו עוזרת לבצע אוטומציה של משימות מפתח כמו הזמנות, צ'ק-אין, הקצאות חדרים ותשלומים. עם מערכת אמינה, אתה יכול לצמצם טעויות אנוש, למנוע הזמנות יתר ולהציע חווית אורח חלקה.
שמור על תקשורת ברורה עם האורחים
תקשורת טובה היא המפתח לספק חוויה נהדרת. ודא שהצוות שלך זמין לענות על פניות אורחים באופן מיידי. השתמש בהודעות אוטומטיות כדי לשלוח אישורי הזמנה, הוראות צ'ק-אין ועדכונים חשובים כדי לגרום לאורחים להרגיש מעודכנים וברוכים הבאים.
דגש על ניקיון ותחזוקה
שמירה על האכסניה שלך נקייה ומתוחזקת היא חיונית. קבע לוח זמנים לניקוי קבוע של מעונות, אזורים משותפים וחדרי רחצה. ודא שבקשות תחזוקה מטופלות באופן מיידי כדי למנוע אי נוחות שעלולות להשפיע לרעה על שביעות רצון האורחים.
בצע אופטימיזציה של אסטרטגיית התמחור שלך
התאמת תעריפי החדרים באופן דינמי על סמך הביקוש יכולה לעזור לך למקסם את ההכנסה. השתמש בניתוח של תוכנת הניהול שלך כדי להבין את דפוסי ההזמנות ומגמות התפוסה, ותשנה את אסטרטגיית התמחור שלך בהתאם. הצעת מבצעים מיוחדים בשעות שפל או לשהיות ארוכות יותר יכולה גם לעזור למלא מיטות.
ניהול כספים ביעילות
עקוב מקרוב אחר התקציב, העלויות התפעוליות ותזרים ההכנסות שלך. השתמש בתוכנת ניהול אכסניות כדי לעקוב אחר הכספים שלך בזמן אמת ולהפיק דוחות. זה עוזר לך לקבל החלטות מושכלות לגבי היכן להקצות משאבים או כיצד לקצץ בעלויות מיותרות.