נתחיל בהתחלה: מהו טופס הרשאה לכרטיס אשראי? אם אורחת מזמינה לעצמה חדר באתר האינטרנט שלך, היא יכולה להזין את מספר כרטיס האשראי שלה במסך התשלום שלך, ומספר הכרטיס הזה יוצפן ויועבר בבטחה למערכת עיבוד התשלומים שלך. אבל מה לגבי הזמנה שצריך לפצל בין שני כרטיסי אשראי או הזמנה שהוזמנה מטעם מישהו אחר? בכל פעם שהמלון שלך צריך לאסוף את פרטי כרטיס האשראי באופן ידני, עליך לשלוח טופס הרשאה לכרטיס אשראי מכיוון שתקני האבטחה בתעשייה אוסרים על הצוות לאסוף פרטי כרטיס אשראי בצורה לא מאובטחת, כמו בטלפון או בדוא"ל. טופס הרשאה לכרטיס אשראי הוא דרך מאובטחת לאסוף פרטי כרטיס אשראי כדי למזער את הסיכון להונאה או להפרת אבטחה וכדי להגן על הנתונים האישיים של האורחים. בעבר, טפסי CCA נשלחו באמצעות דואר אלקטרוני או פקס, אך בשנים האחרונות טפסי CCA דיגיטליים הפכו פופולריים יותר.

טופס CCA חייב לאסוף את כל המידע שצוות ההזמנות או הנהלת החשבונות שלך צריכים כדי לגבות עבור ההזמנה בצורה נכונה. מידע זה כולל פרטים על בעל כרטיס האשראי, הכרטיס עצמו וסוגי החיובים המיועדים לעלות על הכרטיס. טופס CCA יעיל צריך לכלול:

• פרטי בעל הכרטיס: מכיוון שבמקרים רבים, מי שמגיש את ה-CCA אינו אותו אדם כמו בעל ההזמנה, חשוב לאסוף את שמו המלא של בעל הכרטיס וכן את שמו של האורח בטופס CCA. לדוגמה, האדם ששולח את טופס ה-CCA ומשלם עבור ההזמנה יכול להיות מתכנן פגישות, בעוד שהאדם ששוהה בפועל בחדר יכול להיות דובר המציג בכנס.

• קטגוריות חיובים : לפעמים תשלומי הזמנה מפוצלים בין מספר כרטיסים, אז תרצה לכלול קטע בטופס ה-CCA שלך שבו אורחים (או אנשים המשלמים עבור הזמנות) יכולים לציין אילו סוגי חיובים יש להכניס לכרטיס האשראי שלהם. הקטגוריות יכולות לכלול מחיר חדרים ומס, מיני בר, שירות חדרים, שירותי ספא, חניה ועוד. לדוגמה, חברה של אורח עשויה לשלם עבור מחיר החדר, מס וחניה, אך לא עבור דמי מיני בר או שירות חדרים.

• פרטי כרטיס אשראי: כמובן, טופס ה-CCA שלך חייב לכלול קטע להזנת פרטי כרטיס אשראי, כולל שם בעל הכרטיס, סוג הכרטיס (ויזה, מאסטרקארד וכו'), מספר כרטיס האשראי, CVV, תאריך תפוגה וכתובת לחיוב.

• חתימת בעל הכרטיס : בתחתית טופס ה-CCA שלך, הקפד לכלול תיבת חתימה שבה בעל הכרטיס יכול לאשר למלון שלך לחייב את כרטיסו.

אם המלון שלך שלח טפסי הרשאה לכרטיס אשראי בפורמט PDF בדוא"ל, או אולי אם שלחתם אותם בפקס, למה לשנות? ישנם כמה סיכונים רציניים לשימוש בטפסי PDF או נייר CCA, וכל תהליך ה-CCA פחות יעיל כאשר אתה משתמש בטפסים מסוג זה. טפסי נייר ו-PDF מהווים הזדמנות לגנבי זהות פוטנציאליים לגנוב מספרי כרטיסי אשראי מכיוון שמספר הכרטיס גלוי ללא כל סוג של הצפנה. גם אם אתה מאחסן טפסי CCA מלאים בארון קבצים מאובטח או בתיקייה במחשב, עדיין קיים סיכון שמידע אישי על האורחים שלך עלול להגיע לידיים הלא נכונות.

בנוסף, טפסי הזנה ידניים אלה אינם מציעים אישור או תכונת אימות של כרטיס אשראי, כך שמישהו יכול באופן תיאורטי לכתוב מספר כרטיס "1111 1111 1111 1111" בטופס, ולשלוח אותו, וליצור עבודה נוספת עבור הצוות שלך. אבל גם אם אורח או איש קשר לחיוב מזין את פרטי כרטיס האשראי הנכונים בפעם הראשונה, התהליך עדיין לא אידיאלי עבור הצוות שלך, מכיוון שהם צריכים להעביר באופן ידני את מספר הכרטיס ופרטי החיוב ל-PMS או למערכת עיבוד התשלומים שלך, מה שלוקח זמן ויש לו אפשרות לשגיאות ידניות. זו גם לא חוויה נהדרת עבור האורחים שלך, שלא רוצים לבזבז את זמנם בהשלמת ניירת והבנה כיצד לשלוח את הטופס המלא בחזרה אליך.

אם שליחת טפסי PDF או נייר CCA אינה אידיאלית, אז מה הפתרון? בשנים האחרונות, טפסי CCA דיגיטליים צברו אחיזה כחלופה משכנעת לגרסאות הישן. עם תהליך דיגיטלי מלא, סוכני ההזמנות שלך יכולים לשלוח קישור ייחודי לאיש הקשר לחיוב שמפנה אותם לעמוד ידידותי לנייד שבו הם יכולים להזין בצורה מאובטחת את פרטי התשלום. פרטי כרטיס האשראי מוצפנים ומועברים למערכת עיבוד התשלומים שלך באופן מלא תואם PCI, מה שמקטין משמעותית את הסיכון לפריצת אבטחה. מערכות CCA דיגיטליות יכולות אפילו להראות אילו טפסי CCA נשלחו אך לא הושלמו, מה שעוזר לחסוך את הזמן של הצוות שלך במרדף אחר תשלומים. וחלק מהספקים מציעים שירות משולב לגילוי הונאה שפועל באופן יזום להפחתת כרטיסי אשראי לא חוקיים והחזרים חוזרים.

מלונות צריכים למנף תוכנה לביצוע צ'ק אין ללא מגע עבור אורחים עם טפסי הרשאה דיגיטליים של כרטיס אשראי במקום תהליכים ידניים על נייר, מכיוון שהיא מספקת דרך יעילה ומאובטחת יותר לטיפול בפרטי האורחים והרשאת תשלום.

טופס הרשאה לכרטיס אשראי הוא מסמך המאפשר למלון לחייב את כרטיס האשראי של האורח עבור הוצאות נלוות וכל חיובים שטרם נגרמו במהלך שהותם. הוא כולל בדרך כלל את שם האורח, תאריכי הגעה ועזיבה, מספר אישור, פרטי הזמנת מלון, סוג כרטיס האשראי (ויזה, מאסטרקארד, Amex), מספר כרטיס אשראי, תאריך תפוגה, קוד אבטחה, כתובת לחיוב ומספר טלפון.

באופן מסורתי, בתי מלון ידרשו מהאורחים למלא טופס אישור כרטיס אשראי מנייר ולספק חתימה של בעל הכרטיס בעת ביצוע הצ'ק-אין. עם זאת, תהליך זה גוזל זמן ומגביר את הסיכון לטעויות והונאות.

באמצעות מינוף תוכנה, בתי מלון יכולים לייעל את תהליך הצ'ק-אין ולהפחית את הצורך בטיפול ידני בפרטי כרטיס האשראי. האורחים יכולים למלא את הטופס באופן דיגיטלי, כולל תיבות סימון עבור חיובים נלווים כמו שירות חדרים ומיני בר, ולהגיש אותו בצורה מאובטחת באינטרנט. לאחר מכן ניתן לאחסן את הטופס המלא ולגשת אליו באופן אלקטרוני על ידי דלפק הקבלה.

טפסי הרשאה דיגיטליים לכרטיס אשראי מספקים גם שכבת אבטחה נוספת על ידי ביטול הצורך במסמכי נייר שעלולים ללכת לאיבוד או לגנוב. הם מאפשרים אישור תשלום חד פעמי, ומפחיתים את הסיכון לחיובים לא מורשים לחשבון כרטיס האשראי של האורח.

מינוף תוכנה לביצוע צ'ק-אין ללא מגע עם טפסי הרשאה דיגיטליים של כרטיס אשראי מספק דרך יעילה ומאובטחת יותר עבור בתי המלון לטפל במידע האורחים והרשאת תשלום, ומשפרת את חווית האורח הכוללת.