מערכת נקודות מכירה, או מערכת קופה, היא כלי המאפשר למלון שלך לקבל תשלומים. ישנם שלושה מרכיבים בסיסיים למערכות הקופה של היום:

1. חומרה: ישנם כמה חלקים שונים של חומרת POS. יש צורך במסוף כרטיסים כדי לקבל תשלומים בכרטיסי אשראי, כרטיסי חיוב וארנק נייד. כלים אחרים כוללים מדפסת קבלות, מגירת מזומנים וסורק לצלצול פריטים עם ברקודים.

2. תוכנה: התוכנה בקופה שלך מאפשרת לך לבחור מתוך מסד נתונים של פריטים עבורם תשלום. התקשר למכירה, צפה ברשומות עסקאות של לקוחות, נהל את המלאי שלך וקבל ניתוח ודיווח באמצעות פלטפורמת קופה.

3. העברות תשלום: הקופה שולחת כסף מחשבון האורח לחשבון הבנק המקושר של המלון שלך לאחר כל מכירה.

אלו הם המרכיבים העיקריים של מערכת קופה - אבל הם מתאחדים בכל הצורות והגדלים.

מערכת נקודות מכירה (POS) היא מרכיב חיוני בתעשיית האירוח, במיוחד בניהול בתי מלון. זה מייעל עסקאות, ניהול מלאי ותמחור בחנויות מניבות הכנסה כמו מסעדות וברים בבתי מלון. הוא משתלב עם מערכת ניהול נכסים (PMS) כדי להבטיח עדכונים בזמן אמת וחוויות אורח יעילות. תוכנת הקופה ידידותית למשתמש, לרוב מבוססת ענן ותואמת למכשירים שונים כמו אייפד, אפליקציות לנייד וקיוסקים בשירות עצמי. הוא תומך בעיבוד תשלומים, תוכניות נאמנות ופונקציונליות של משרד אחורי. המערכת כוללת תכונות כגון מסכי מגע, סורקי ברקוד, מדפסות קבלות ויכולות לא מקוונות. מלונאים יכולים לשפר את הפעילות שלהם עם תוספות ושדרוגים כדי לענות על צרכים עסקיים ספציפיים, כגון הזמנה מקוונת, הזמנה עצמית ותשלומים ללא מגע. בסך הכל, מערכת קופה של מלון ממלאת תפקיד מכריע בשיפור חווית האורחים, אופטימיזציה של תפעול המלון והגברת ההכנסות בעסקי האירוח.

מערכת נקודות מכירה (POS) בבתי מלון, מנוע הזמנות ומערכת ניהול נכסים (PMS) הם כולם מרכיבים מכריעים בפעילות המלון, אך הם משרתים פונקציות שונות ומתמקדים בהיבטים שונים של תהליך ניהול המלון. להלן הסבר כיצד הם שונים:

1. מערכת נקודות מכירה (POS): מערכת נקודות מכירה משמשת בעיקר לעיבוד וניהול עסקאות בתוך נקודות מכירה שונות של מלון, כגון מסעדות, ברים, חנויות מתנות, מתקני ספא ומתקנים אחרים. היא פועלת כפלטפורמה מרכזית לטיפול בעסקאות מכירות ותשלומים ביעילות. תכונות עיקריות של מערכת קופה בבתי מלון עשויות לכלול:

• רישום מכירות: מערכת קופה מאפשרת לצוות המלון לעבד הזמנות, להפיק חשבוניות ולנהל תשלומים עבור מוצרים ושירותים המוצעים בתוך המלון.
• ניהול מלאי: הוא עוקב אחר רמות המלאי, עוקב אחר תנועת המלאי ומספק התראות כאשר יש צורך למלא מלאי.
• דיווח וניתוח: מערכות קופה מייצרות דוחות מפורטים על מכירות, הכנסות ומלאי, ומספקות תובנות חשובות לניתוח ביצועים עסקיים.

המטרה העיקרית של מערכת קופה היא לאפשר עסקאות חלקות ומדויקות בתוך הנקודות השונות של המלון, תוך הבטחת ניהול הכנסות יעיל.

2. מנוע הזמנות : מנוע הזמנות הוא מערכת הזמנות מקוונת המאפשרת לאורחים להזמין ישירות מקומות לינה ושירותים המוצעים על ידי המלון דרך אתר האינטרנט של המלון או ערוצי הפצה מקוונים אחרים. הוא משמש כממשק בין האורחים למלון, ומספק מידע על זמינות ומחירים בזמן אמת. תכונות עיקריות של מנוע הזמנות כוללות:

• זמינות חדרים ותמחור: הוא מציג מידע עדכני על זמינות החדרים, תעריפים ומבצעים, ומאפשר לאורחים לבצע הזמנות על סמך העדפותיהם.
• הזמנות מקוונות: מנוע ההזמנות מאפשר לאורחים לבצע הזמנות, לבחור סוגי חדרים ולספק פרטי תשלום בצורה מאובטחת.
• אינטגרציה עם ערוצי הפצה: היא משתלבת עם סוכנויות נסיעות מקוונות שונות (OTA) ומערכות הפצה גלובליות (GDS), ומבטיחה שהמלאי והתעריפים מסונכרנים על פני מספר פלטפורמות.

המטרה העיקרית של מנוע הזמנות היא לייעל את תהליך ההזמנה, להגדיל את ההזמנות הישירות ולמקסם את ההכנסות על ידי מתן דרך קלה ונוחה לאורחים להזמין לינה בבתי מלון.

3. מערכת ניהול נכסים (PMS): מערכת ניהול נכסים משמשת כמרכז מרכזי לניהול כל ההיבטים של פעילות המלון. הוא נועד לבצע אוטומציה ולייעל משימות יומיומיות הקשורות לניהול אורחים, הזמנות, הקצאת חדרים, חיוב ותהליכים תפעוליים אחרים. תכונות עיקריות של PMS כוללות:

• ניהול אורחים: הוא מאחסן פרופילי אורחים, שומר על היסטוריית אורחים ומאפשר שירותי אורחים מותאמים אישית.
• ניהול הזמנות: ה-PMS מטפל בכל ההיבטים של הזמנות, כולל הזמנות, שינויים וביטולים.
• תפעול דלפק הקבלה: הוא מנהל את תהליכי הצ'ק-אין והצ'ק-אאוט, מקצה חדרים ומטפל בבקשות אורחים.
• חיוב וחשבונאות: ה-PMS עוקב אחר חיובי האורחים, מייצר חשבוניות ומתממשק עם מערכות פיננסיות.
• דיווח וניתוח: מערכות PMS מספקות דוחות מפורטים על תפוסה, הכנסות, העדפות אורחים ומדדי מפתח אחרים.

המטרה העיקרית של PMS היא לרכז ולהפוך את פעולות המלון לאוטומטיות, לייעל את שירותי האורחים ולייעל את היעילות ואת שביעות הרצון של האורחים.

בעוד שמערכת נקודות מכירה (POS) מתמקדת בניהול עסקאות בנקודות המכירה המניבות של המלון, מנוע הזמנות מאפשר הזמנות ישירות באינטרנט, ומערכת ניהול נכסים (PMS) מפקחת על היבטים שונים של תפעול המלון, כולל ניהול אורחים, הזמנות, ותפעול דלפק הקבלה. מערכות אלו פועלות יחד כדי לשפר את היעילות הכוללת ואת חווית האורחים בתוך מלון.

אם אין לך מערכת קופה במלון שלך, אתה מפסיד את ההזדמנות ללכוד יותר מכירות, לעזור לצוות שלך לפעול ביעילות ולשפר את שביעות רצון האורחים. להלן מספר יתרונות מרכזיים להטמעת מערכת קופה בנכס שלך.

קבל את כל אפשרויות התשלום

מחקרים מראים שרק 17% מתשלומי הכרטיסים העולמיים יבוצעו באמצעות מזומן עד שנת 2022. המגיפה גרמה לעלייה חדה באימוץ תשלום ללא מגע וארנקים ניידים. האורחים שלך מצפים להיות מסוגלים לשלם בכל דרך שהם מעדיפים: שבב EMV, Apple Pay, כרטיס מתנה וכל אפשרות אחרת של ארנק דיגיטלי. קופה עם עיבוד כרטיס אשראי משולב במלואו נותן לך את היכולת לקבל כל צורת תשלום. זה win-win: הנכס שלך לעולם לא מחמיץ מכירה, והלקוח שלך יכול לבצע צ'ק-אאוט בנוחות באמצעות שיטת התשלום המועדפת עליו.

שפר את תוכנית נאמנות האורחים שלך

מערכות קופה רבות מאפשרות לך לאסוף ולארגן מידע אורח בצורה יעילה יותר. רשומות העסקאות מאוחסנות במסד נתונים שאומר לך מה רכש אורח, פרטי הקשר שלו, מתי קיים אינטראקציה אחרונה עם המלון שלך וכל פרט רלוונטי אחר שתוכל להשתמש בו למטרות שיווק. עברו מעבר לנתוני מכירות בסיסיים ושלבו את ה-POS שלכם עם ה-CRM של המלון ושיווק בדוא"ל ובפלטפורמות האחרות שלכם כדי לקבל תמונה מלאה של העדפותיו ותובנות הלקוח של האורח.

ניהול מלאי טוב יותר

מנהלים חנות לובי או מנסים לצמצם את פסולת המסעדות? במקום להקדיש זמן לצוות להזמנת מלאי, לפקוח עין על האספקה ​​ולפקח על המכירות, ניתן להגדיר את מערכת הקופה של המלון שלך כדי לנהל עבורך את המלאי. השתמש בכלי במסעדה באתר שלך כדי לראות מתי האספקה ​​נמוכה והגדר התראות כאשר הגיע הזמן לבצע הזמנה מחדש.

"התאמה ידנית של מלאי בכל המקומות שבהם אתה מוכר ומאחסן את המוצרים שלך היא מייגעת ונוטה לטעויות אנוש. כאשר המלאי שלך מסתנכרן אוטומטית, אתה יודע בדיוק כמה מלאי יש לך והיכן הוא נמצא בכל זמן נתון", הסביר Shopify . "זה גם קל להבין עד כמה כל מוצר נמכר וליצור הזמנות רכש על סמך ביצועים ורמות מלאי מעודכנות."

עקוב אחר המכירות שלך ונתח אותן

שלא כמו קופה רושמת פשוטה, מערכת קופה יכולה לספר לך עד כמה המלון שלך מצליח כלכלית בזמן אמת. מערכות קופה רבות מצוידות לספק דוחות יומיים על המכירות שלך, התנהגויות לקוחות ואפילו פרודוקטיביות העובדים. אותו מסוף שבו אתה משתמש לעיבוד כרטיסי אשראי יכול גם להפוך למרכז שבו עובדים יכולים להיכנס ולצאת. נתח את המכירות שלך בהשוואה לחודש הקודם, לרבעון או לאותה תקופה בשנה שעברה.

מערכות קופה יכולות לעשות יותר מאשר רק לעבד עסקאות. הם משתלבים עם טכנולוגיית המלון הקיימת שלך כדי לעזור לנכס שלך להתנהל בצורה חלקה. חפש קופה שיש לה את התכונות הללו.

חומרת POS

המסוף וציוד אחר המרכיב את נקודת המכירה שלך יכולים להיות קטנים כמו דונגל שמתחבר לטלפון או אייפד, או גדול כמו מסך מחשב. חשבו היכן אתם משתמשים בנקודת המכירה שלכם: אם ברצונכם להוסיף מערכת קופה לצוות שירות החדרים שלכם כדי לאפשר לאורחים לשלם כאשר ההזמנה שלהם נמסרת לדלתם, קופה ניידת עשויה להיות האפשרות הטובה ביותר. אם אתה מחפש משהו להשתמש בו במסעדה שלך, מסוף כמו Clover Station או Square Register עשוי להתאים יותר.

• סורק ברקוד : מערכות קופה קמעונאיות זקוקות לסורק ברקוד במקום שבו חנויות בתי מלון ואוכל ואוכל לא

• קוראי כרטיסי אשראי: כל מערכות הקופה חייבות לכלול קורא כרטיסים כדי לקבל כרטיסי אשראי עיקריים

תוכנת קופה

כל ספק קופה מציע פלטפורמה משלו לניהול המכירות והתפעול של המלון שלך. חפש מערכת מבוססת ענן המאפשרת לספק לשלוח עדכונים ללא כל זמן פיגור או מאמץ הנדרש מהצוות שלך. תכונות תוכנה אחרות שכדאי לחפש כוללות:

• נתוני מלאי : האם לתוכנה יש ניתוחים חזקים ומעשיים?

• אבטחה: האם הכלי PCI DSS תואם והאם הוא יכול לקבל EMV?

• אינטגרציות: האם הקופה יכולה לדבר עם תוכנות אחרות בערימת הטכנולוגיה של המלון שלך? האם יש לו את האינטגרציות הנכונות של מעבד התשלומים?

• אוטומציה: האם ניתן להגדיר את פלטפורמת הקופה כדי לחסוך זמן לצוות שלך?

• גמישות: האם ניתן להגדיר את התוכנה כך שתצמח בהתאם לצרכי המלון שלך?

כלים מסוימים, כמו Clover, מציעים שורה של אפליקציות של צד שלישי שתוכל להוסיף כדי להפוך את הקופה שלך לחזקה עוד יותר. יישומים אלה מגדירים את ה-POS שלך לכל היבט של המלון שלך שאתה מנסה לשפר. לדוגמה, ניתן להפעיל את לוח הזמנים של העובדים באמצעות אפליקציית Homebase. אפליקציית KitchenDisplay מפעילה הזמנות למטבח ומארגנת כרטיסים כדי לצמצם שגיאות ולעזור לצוות שלך לשרת את האורחים ביעילות. אפליקציית השכר של Gusto הופכת את השכר שלך לאוטומטי ומוציאה את מיסי השכר הפדרליים, הממלכתיים והמקומיים שלך כדי להפחית את טעויות האדמיניסטרציה ואת טעויות האנוש. יש הרבה דברים שקופה יכולה לעשות מעבר לקבל תשלומים ומעקב אחר מכירות.

בבחירת מערכת נקודת מכירה עבור חנויות המזון והמשקאות שלהם, בעלי מסעדות צריכים לשקול מגוון גורמים כדי להבטיח שימצאו את ההתאמה הטובה ביותר לעסק שלהם. היבט חשוב אחד שיש לקחת בחשבון הוא התמחור, מכיוון שלספקים שונים עשויות להיות עלויות קדומות ושוטפות שונות. בנוסף, חשוב להעריך את אפשרויות עיבוד התשלומים, כולל תשלומים בכרטיס אשראי ותשלומים ללא מגע, כמו גם את כל עמלות העיבוד הנלוות.

שיקול חשוב נוסף הוא הפונקציונליות של תוכנת הקופה, כולל ניהול מלאי, ניהול תפריטים וניהול עובדים. מערכות קופה מודרניות רבות מציעות גם הזמנה מקוונת, ניהול תכנית קומה, הזמנת שולחן ומערכת תצוגת מטבח, מה שיכול להועיל למסעדות בשירות מלא ומסעדות שירות מהיר.

יש לקחת בחשבון גם אינטגרציות עם מערכות אחרות, כגון QuickBooks או ספקי כרטיסי מתנה. בנוסף, בעלי מסעדות בבתי מלון צריכים לשקול אם הם רוצים פתרון POS מבוסס ענן או פנימי, כמו גם את קלות השימוש ואת תמיכת הלקוחות שמסופקים על ידי ספק הקופה. כמה מערכות קופה פופולריות בתעשייה כוללות Vento , Oracle Micros , Toast POS, TouchBistro, Lightspeed, Square ו-Clover POS.

חשוב גם לבצע אופטימיזציה עבור תשלומים ללא מגע, שוליים וטיולים. חשוב גם לקיים דיווח בזמן אמת ומעקב מלאי כדי לנהל את הפעילות האחורית והחזית הביתית.

בסך הכל, בעת בחירת מערכת נקודת מכירה עבור נקודות המכירה שלהם, בעלי מסעדות בבתי מלון צריכים להעריך בקפידה את הצרכים וההעדפות הספציפיות שלהם, ולבחור ספק קופה המציע את השילוב הטוב ביותר של תמחור, פונקציונליות ותמיכת לקוחות עבור העסק שלהם.

יש הרבה הרבה ספקי POS בשוק, כל אחד מציע את הגישה שלו לתוכנות וחומרה למכירות שיכולות לעזור למלון שלך לפעול טוב יותר. שקול את הגורמים הבאים בעת בחירת שותף קופה.

• אבטחה: כל מערכת המאחסנת מידע על האורחים ונתוני תשלום תהיה בסיכון. שאל את הספקים אילו תהליכים וכלים קיימים כדי לשמור על אבטחת נתוני האורחים שלך. מערכת הקופה שלך צריכה להיות תואמת לתקני אבטחת הנתונים שנקבעו על ידי תעשיית כרטיסי התשלום (PCI). חפש משהו שמצפין נתוני תשלום ויכול לקבל כרטיסי EMV.

• יכולת הסתגלות: כשהמגיפה פגעה, מסעדות רבות החלו להציע משלוחים בפעם הראשונה - והקופה הפכה למרכיב קריטי בביצוע השינוי הזה. חפש שותף שיכול להציע הזמנות מקוונות, משלוחים ושירותים נלווים אחרים ככל שעסק המלונאות שלך מתרחב וגדל.

• עלות: תמחור הקופה שלך דורש אומדן של שני מרכיבים. החומרה נמכרת בדרך כלל כ-all-in-one POS או כערכה מוגדרת מראש עם תוספות. לדוגמה, ייתכן שתרצה לקבל מדפסת קבלות, מעמד או קורא בנוסף למסוף לעיבוד כרטיסים. שותפי קופה גם גובים עמלות עיבוד - אחוז מסכום המכירה הכולל, בתוספת עמלה קבועה סמלית. הקפד לשאול כל ספק כמה עמלות אלו יהיו לעסקה. כאשר בוחנים את העלות, חשוב לקחת בחשבון גם את עמלות עיבוד התשלומים מכיוון שהם יכולים לעלות בהרבה על מחיר המנוי בחומרה ותוכנה ביחד.

• גמישות: אפשרויות הקופה הטובות ביותר מבוססות ענן כך שצוות המלון שלך יכול לראות נתוני מכירות ולקבל תשלומים במספר מכשירים ברחבי הנכס. "יתרון נוסף של תוכנת POS מבוססת ענן הוא בכך שהיא מבטלת את הצורך בשדרוגים יקרים וממזערת את סיכוני האבטחה הקשורים באופן מסורתי למערכות שרת-לקוח", מוסיף Shopkeep .

• תמיכת לקוחות: גלה אם לשותף יש תמיכה 24/7. במקרה של בעיות טכניות, אתה רוצה להיות מסוגל להגיע לאדם חי באמצעות דואר אלקטרוני, טלפון או צ'אט חי.

כמובן, כדאי גם לשאול כיצד מערכת הקופה משתלבת עם אתר האינטרנט הקיים שלך CMS , PMS, מנוע הזמנות ועוד.

ישנם כמה חלקים שונים בנכס שלך שבהם אתה יכול להתקין קופה: חנות המתנות של המלון או הלובי, המסעדה באתר שלך או הספא. בכל מקום שבו אתה צריך לצלצל תשלומי אורחים הוא המקום שבו תצטרך קופה.

עם זאת, בניגוד לרוב הקמעונאים, מערכות קופה בבתי מלון הן היעילות ביותר כשהן מתחברות ל-PMS שלך. זה נפוץ מאוד שאורחים מפרסמים חשבונות לחדרים שלהם כשהם שוהים במלון, ולמרות שניתן לעשות זאת באופן ידני, ל-POS של מלון ייעודי יהיה ממשק אוטומטי למערכת ניהול הנכסים שלך (PMS).

טכנולוגיית המלונות נועדה להקל על עבודת הצוות שלך. קופה שנבנתה עבור בתי מלון יכולה להשתלב בקלות עם המערכות הקיימות שלך כדי להוסיף חיוב אוטומטי לתשלום הסופי של האורח, במקום לגרום לצוות שלך להוסיף הוצאות ידנית במהלך שהותו של אותו אדם.