מחפשים תוכנת הנהלת חשבונות וניהול חדשה למלון שלכם? או שופינג כדי לשדרג את המערכת הקיימת שלך? כבעל מלון, מפעיל או מנהיג כספים, זו לא החלטה שיש לקבל בקלות. לא רק שקיימות מערכות הנהלת חשבונות רבות בשוק, אלא שיכול להיות קשה להבין באמת איזו מערכת מתאימה לנכס שלך. חתימה על הסכם עם הספק הלא נכון עשויה לעלות ביוקר, הן במונחים כספיים והן בהשקעה בזמן, כך שאתה רוצה להיות בטוח שעשית את הבחירה הנכונה. עם המערכת הנכונה, אתה יכול לשפר את היעילות התפעולית, להפחית שגיאות ידניות, ואפילו להגביר את שביעות הרצון והשימור של העובדים.
במאמר זה נסקור את תכונות החשבונאות של Inn-Flow, כולל כמה תוספות חדשות לחבילת התוכנה הפיננסית שלה. המערכת, שהייתה פיינליסטית בתחרות HotelTechAwards 2023 ומחזיקה בציון סקירה מרשים של 4.9/5 מביקורות אמיתיות של מלונאים, יכולה גם לנהל עבודה, זמן ונוכחות, רכש, מכירות ושכר. עשינו הדגמה מקיפה של Inn-Flow כדי לקבל חוויה ממקור ראשון עם התכונות שלה, חווית המשתמש והיתרונות התחרותיים שלה, ואנו נשתף את הפרטים והחסרונות של Inn-Flow כדי שתוכל לקבל החלטה מושכלת על קניית תוכנה. בואו לצלול פנימה!
Key Features of Inn-Flow Accounting Software
מודול הנהלת החשבונות של Inn-Flow נועד להוות פתרון מקיף המאפשר למלונאים לשגשג בין האתגרים הייחודיים של הנהלת חשבונות והנהלת חשבונות בענף האירוח. והחברה השקיעה לאחרונה בכמה תכונות חדשות וקיימות שפותחות ערך רב עוד יותר עבור הלקוחות שלה - וממשיכה לחדש ולחזור. בואו נסתכל על התכונות העיקריות שתמצאו ב-In-Flow.
ציון HT
למד עוד
הצטרפו ל-100 אלף מנהלים ממותגי המלונות המובילים בעולם וקבלו את התובנות העדכניות ביותר שנשלחו לתיבת הדואר הנכנס פעם בשבוע
AP automation
טיפול בתשלומים הוא לרוב אחריות מייגעת ומסורבלת, שיכולה לכלול הרבה הזנת נתונים ידנית ותקשורת עם בעלי עניין אחרים במלון. ל-Inn-Flow יש כמה תכונות חדשות שמייעלות את תהליך ה-AP:
חילוץ נתוני חשבונית: לאחר סריקה או העלאה של חשבונית, Inn-Flow שואב אוטומטית מידע מהחשבונית (כגון מספר החשבונית, הסכום לתשלום ותיאורי הפריטים) ומתאימה אותו לספק במערכת שלך. הצוות שלך יכול לסקור את הערכים האלה כדי למנוע שגיאות, מה שלוקח הרבה פחות זמן מהזנה ידנית של כל פרטי החשבונית. Inn-Flow מציעה גם אחסון מסמכים בחינם עבור החשבוניות שלך ב"ספרייה", כך שתוכל לגשת אליהן בקלות בעתיד.
מיפוי אוטומטי של תעודה מזהה: תכונת החילוץ של Inn-Flow מקצה אוטומטית תיאורי חשבוניות מוכרים לרשומות קודמות של תרשים חשבונות, ומייעלת את סיווג ההוצאות. עבור פריטים חדשים, פשוט הקלד את התיאור, והמערכת תציע את ה-COA המתאים על סמך השימוש האחרון.
הגדרות אישור חשבוניות: בנוסף לתהליך הסטנדרטי של מפקח AP המאשר חשבוניות, אתה יכול להגדיר הגדרות מותאמות אישית שמבקשות מאשרים נוספים על סמך ספק, תרשים חשבון או סכום דולר. לדוגמה, ייתכן שתרצה שמנהל ה-F&B שלך יאשר חשבוניות F&B יותר מ-$5,000, אבל הן אינן זקוקות לחשיפה לכל חשבונית קטנה יותר. כל זה אפשרי עם הגדרות אישור חשבוניות מותאמות אישית.
ePay: תשלום לספקים באופן אלקטרוני, במקום לשלוח צ'ק נייר בדואר, הוא לא רק מהיר ויעיל יותר, אלא הוא גם בטוח יותר (הוא לא חושף את מספרי החשבון שלך, בניגוד לצ'ק נייר) ואינו מגיע ללא דמי משלוח או עיבוד. Inn-Flow תומך בתשלומים אלקטרוניים מהירים יחד עם אפשרויות תשלום מסורתיות כמו ACH ידני, כרטיס אשראי וצ'קים.
אוטומציה של התאמה: התאמה של עסקאות יכולה להיות אחת המשימות המייגעות ביותר שמחלקת הכספים צריכה לעשות. פונקציונליות האוטומציה של Inn-Flow מפחיתה את העבודה הידנית הנדרשת כדי לשמור על החשבונות שלך במצב טוב - והתאמה יומיומית אפשרית בכמה קליקים בלבד במקום צורך להיכנס לכל חשבון בנק באופן ידני. התאמה קרובה ככל האפשר לזמן אמת מאפשרת למנהלי הכספים לחקור חוסר עקביות מיד במקום לחכות עד לסגירת החודש.
Reporting and analytics
זה נהדר להחזיק את כל הנתונים הפיננסיים שלך במקום אחד, אבל ערך רב יותר מגיע כאשר אתה יכול בקלות להפיק דוחות, ללקט תובנות ולהבין מה קורה בזמן אמת. משתמש אחד של Inn-Flow, סמנכ"ל כספים של חברת ניהול מלונות גדולה, משבח את פונקציונליות הדיווח של Inn-Flow באומרו, "היכולת להתעמק בקלות למקום שממנו מגיע מספר בלחיצת עכבר הופכת את הסקירה לקלה ביותר."
- דוחות אוטומטיים: אל תדאג להרצת דוחות ידנית בכל פעם שאתה רוצה לקבל הצצה אל הכספים של המלון שלך; Inn-Flow יכול ליצור ולשלוח דוחות באופן אוטומטי באמצעות דואר אלקטרוני בכל לוח זמנים שתקבע.
- תאימות ספציפית לתעשייה: כל הדוחות הפיננסיים העיקריים ש-Inn-Flow מפיקה תואמים למהדורה ה-11 של USALi.
- מלונות מרובים בדוח אחד: רשתות וקבוצות ניהול יעריכו את היכולת להשוות את הביצועים של מלונות מרובים באותו דוח ולא את העקיפה המייגעת של הפעלת מספר דוחות ושילובם באקסל. מערכות חשבונאיות רבות ספציפיות למלון חסרות תכונה זו, מה שהופך אותה ליתרון תחרותי של Inn-Flow.
Integrations
מכיוון שככל הנראה Inn-Flow אינה התוכנה היחידה שהמלון שלך משתמש בו, תרצה לוודא שהיא יכולה להשתלב עם מערכות אחרות באתר, במיוחד PMS שלך. Inn-Flow תומך באינטגרציות עם מערכות רבות:
- שילובי PMS: הבטח צנרת חלקה של נתונים אל וממנה PMS שלך עם שילוב PMS. Inn-Flow משתלב עם מערכות PMS כמו מערכת OnQ של הילטון ופלטפורמת Synxis של Sabre.
- שילובי אפליקציות פיננסיות: אתה יכול בקלות לחבר את Inn-Flow לבנק שלך לסנכרון בזמן אמת של כל העסקאות שלך. זה הופך את ההתאמה בזמן אמת לפשוטה ומאפשרת נראות רבה יותר לגבי יתרות ועסקאות. בנוסף, Inn-Flow משתלב עם תוכנות לגילוי הונאה ומספר מערכות לעיבוד שכר .
- אינטגרציות אחרות: השלימו את חבילת השירותים של Inn-Flow עם אינטגרציות עם תוכנות לניהול מוניטין, כגון Medallia, ומקורות נתונים בתעשייה.
User interface and user experience
Inn-Flow משקיעים בהפיכת המערכת שלהם לידידותית ככל האפשר, וברור שהם הקשיבו למשוב ממלונאים בעת ביצוע שיפורים במוצר. הממשק נקי וניתן לנווט בו בקלות משורת התפריטים בצד שמאל. המסך נשאר יחסית לא עמוס, גם בעת העלאת מסמכים כמו חשבוניות. במקום לפתוח מסמכים בחלונות חדשים, החשבונית שהעלית מופיעה בחלונית בצד של אותו חלון, כלומר אינך צריך לעבוד במספר כרטיסיות או חלונות כדי לבצע משימה. בשיחה עם הידידותיות למשתמש של Inn-Flow, מתאם חשבונאות בנכס נופש גדול בריצ'מונד, וירג'יניה, מזכיר ש"קל ללמוד ולהשתמש בתוכנה הזו. קל ללמד אחרים איך להשתמש בתוכנה." ובעלים ומפעילים של רשתות או קבוצות מלונות ישמחו לדעת כי Inn-Flow תומכת בפעילות של מספר בתי מלון בתוך מערכת אחת; פשוט לעבור בין בתי מלון או אפילו להפעיל דוחות הכוללים נתונים ממספר נכסים. בעוד Inn-Flow מותאם כעת לשימוש במחשב שולחני, הוא נגיש בדפדפנים ניידים. בנוסף, הישאר מעודכן - אפליקציה ייעודית לנייד שנועדה לשפר את הניהול שלך תוך כדי תנועה נמצאת בפיתוח ותצטרף בקרוב לחבילת התכונות של Inn-Flow.
Customer support
לקוחות Inn-Flow יכולים ליהנות מתמיכה באיכות גבוהה לאורך כל הזמן שהם משתמשים בתוכנה. לאחר שקיבלת את הסמכת תמיכת הלקוחות העולמית של HotelTechReport, אתה יכול לצפות לשירות מהשורה הראשונה מנציגי התמיכה של Inn-Flow. עבור משאבים בשירות עצמי, Inn-Flow מציעה בסיס ידע מקוון, סרטוני הדרכה וטיפים מועילים לכלי אפליקציית האינטרנט. לתמיכה אישית יותר, נציגי Inn-Flow זמינים בטלפון, בדוא"ל ובצ'אט חי. כדי שהלקוחות ירגישו נתמכים, Inn-Flow גם מתזמן צ'ק-אין רבעוני כדי להבטיח שהכל מתנהל כשורה ולספק פורום לשאלות.
בנוסף, Inn-Flow מקשיבה כל הזמן ללקוחות, משלבת את המשוב הזה במפת הדרכים שלהם ומשיקה תכונות חדשות שמוסיפות ערך. לקוח אחד של Inn-Flow, מנהל כספים במלון בוטיק בסיאטל, אומר, "אני מאוד אוהב שהחברה מעדכנת ומוסיפה תכונות חדשות כל הזמן." לקוחות יכולים להגיש בקשות לתכונה בכל עת דרך מרכז העזרה.
Conclusion
אם אתם מחפשים תוכנת הנהלת חשבונות בבתי מלון עם אפשרות לכלול שירותי הנהלת חשבונות מלאים שיכולים להפחית את העבודה הידנית, לצמצם את הסיכון לטעויות אנוש ולרכז פעולות פיננסיות, Inn-Flow היא בחירה מצוינת עבור בתי מלון בודדים וקבוצות מלונות צומחות . תכונות האוטומציה המרשימות ורוחב האינטגרציות הופכות את Inn-Flow לתוספת מוצקה לערימת הטכנולוגיה שלך. למרות שהיא אולי לא פופולרית כמו כמה מערכות אגנוסטיות בתעשייה, הפונקציונליות הספציפית למלון שנמצאת ב-Inn-Flow יכולה לעשות הבדל עצום בהתגברות על האתגרים הייחודיים איתם מתמודדים מלונות במרחב הפיננסי.
מאמר זה נוצר בשיתוף פעולה על ידי Inn-Flow ו-HotelTechReport
