מהי תוכנה לניהול אירועים במסעדות?

תוכנה לניהול אירועים במסעדות היא כלי דיגיטלי שנועד לפשט את התכנון והביצוע של אירועים בתוך מסעדה. הפונקציות העיקריות שלו כוללות:

• ניהול משתתפים: טפל ביעילות ברשימות אורחים, רישום, RSVPs ובקשות מיוחדות.

• סידורי ישיבה בשולחן: בצע אופטימיזציה של תוכניות ישיבה בהתבסס על גדלים של מסיבות וסוגי אירועים, על מנת להבטיח שהאורחים מאוכלים בנוחות תוך ניצול מקסימלי של השטח הפנוי.

• התאמה אישית של תפריט: צור תפריטים מותאמים המתאימים להגבלות והעדפות תזונתיות.

• עיבוד תשלומים: ניהול מאובטח של תשלומים וחשבוניות לאירועים, מה שהופך את העסקאות לפשוטות הן עבור המסעדה והן עבור האורחים שלה.

• מעקב אחר נתונים: עקוב אחר מדדי ביצועי מפתח (KPI) כגון שיעורי נוכחות והכנסות שנוצרו מאירועים.

5 התוכנות הטובות ביותר לניהול אירועים במסעדות

מתוך האפשרויות השונות של פלטפורמת ניהול אירועים במסעדות הזמינות בשנת 2025, חמש פלטפורמות בולטות מהשאר.

מקום מושלם

Perfect Venue מציעה פלטפורמה ידידותית למשתמש אידיאלית לניהול אירועים פרטיים. אחת התכונות הבולטות שלו היא לוח מחוונים מרכזי המאפשר למשתמשים לעקוב אחר כל הפניות, הזמינות והתקשורת במקום אחד.

Perfect Venue מציעה גם אפליקציה לנייד המאפשרת למארגני אירועים לנהל אירועים תוך כדי תנועה. הם מציעים גם עיבוד תשלום משולב, מה שהופך את זה נוח לאורחים לשלם ישירות דרך הפלטפורמה.

מושב משולש

Tripleseat ידועה בתכונות שלה המותאמות במיוחד עבור מסעדות ומקומות אירוח. אחת התכונות הטובות ביותר שלו היא טופס לידים הניתן להתאמה אישית שלוכד ביעילות מידע חיוני מלקוחות פוטנציאליים. הם גם מציעים מעקב אחר זמינות בזמן אמת, ומספקים מידע מדויק כדי למנוע הזמנות כפולות ואי נוחות אחרות

Tripleseat כולל גם כלי שיווק משולבים המאפשרים למסעדות לקדם אירועים באמצעות קמפיינים במייל ישירות מהפלטפורמה.

תרמיל תכנון

Planning Pod מספק כלים מקיפים לתכנון אירועים המעניקים לבעלים שליטה מלאה על אירוע. אחד היתרונות המרכזיים שלו הוא כלי רישום האירועים שלו, המפשטים את תהליך ההרשמה לאורחים באמצעות טפסים קלים לשימוש.

הם מציעים גם יכולות ניהול תוכן המאפשרות למסעדות ליצור אתרי אירועים ייעודיים המציגים הצעות ופרטי אירועים.

שבעה חדרים

SevenRooms בולטת עם פלטפורמת השיווק והתפעול הכל-באחד שלה שתוכננה במיוחד עבור עסקי אירוח. פלטפורמה זו מציעה יותר מסתם תכנון אירועים; הוא משתלב בצורה חלקה עם מערכות קיימות כמו פלטפורמות POS ו-CRM וממכן קמפיינים שיווקיים כדי למשוך יותר אורחים באמצעות מיילים וטקסטים עם תוכן מותאם אישית.

Eventbrite

Eventbrite היא פלטפורמה מגוונת המתאימה לסוגים שונים של אירועים מעבר לחוויות אוכל בלבד. הממשק הידידותי למשתמש שלה מאפשר הגדרה קלה של דפי אירועים הניתנים להתאמה אישית כדי לשקף את זהות המותג של המסעדה.

Eventbrite מציעה גם כלים לקידום מכירות הממנפים אינטגרציה של מדיה חברתית כדי להגביר את נראות האירועים ואת מכירת הכרטיסים באופן משמעותי.

כיצד מערכת ניהול אירועים במסעדה מגבירה את מכירות האירועים

תוכנה לניהול אירועים יכולה להגדיל משמעותית את מכירות האירועים על ידי ייעול התפעול והגברת שביעות רצון הלקוחות. יתרון מרכזי אחד טמון באוטומציה של משימות שחוזרות על עצמן כדי להפחית עומסים אדמיניסטרטיביים על מתכנני אירועים שאחרת היו מבזבזים זמן יקר בניהול לוגיסטיקה באופן ידני.

תקשורת מותאמת אישית עם לקוחות גם משפרת את המעורבות על ידי עדכון המשתתפים לאורך כל שלב בתהליך תכנון האירוע. זה יכול להוביל לאחוזי שביעות רצון גבוהים ולעסקים חוזרים יותר מלקוחות מרוצים שמעריכים מתן שירות קשוב.

ניתוח אירועים בזמן אמת יכול גם לעזור לבעלי מסעדות לקבל החלטות מושכלות על סמך ביצועי העבר. זה מאפשר תכנון אירוע עתידי טוב יותר עם התמקדות במקסום שביעות רצון לקוחות ונאמנות.

תכונות עיקריות שיש לחפש בתוכנת ניהול אירועים למסעדות

בבחירת תוכנה לניהול אירועים המותאמות במיוחד לפעילות במסעדות, בעלי מסעדות צריכים לשקול את התכונות הבאות:

• ממשק ידידותי למשתמש: התוכנה צריכה להיות בעלת עיצוב אינטואיטיבי המאפשר ניווט קל ללא הכשרה מקיפה. זה עוזר לצוות להרגיש בנוח להשתמש במערכת מיד עם היישום.

• אפשרויות התאמה אישית: חפש תוכנה המציעה פונקציונליות מותאמות כדי לענות על הדרישות הספציפיות של המפעל שלך. התאמה אישית מבטיחה תמורה מקסימלית מההשקעה שלך.

• יכולות אינטגרציה: בדוק תאימות למערכות קיימות, כגון נקודות מכירה (POS) וניהול מלאי. אינטגרציה חלקה מאפשרת מעברים חלקים בין מחלקות שונות המעורבות בניהול אירועים.

• כלי דיווח מקיפים: ודא שהתוכנה מספקת מדדי ביצועים מפורטים המאפשרים למנהלים לעקוב אחר ההתקדמות ביעילות ולזהות אזורים טעונים שיפור בהתבסס על משוב מהאורחים.

• תמיכת לקוחות אמינה: תעדוף ספקים המציעים תמיכת לקוחות מהימנה. גישה לסיוע לפתרון בעיות מבטיחה שפעולות חלקות נשמרות באופן עקבי, ללא קשר לנסיבות בלתי צפויות.

כיצד לבחור את התוכנה הנכונה לניהול אירועים למסעדות

בחירת תוכנת ניהול המקומות הנכונה פירושה התחשבות במספר גורמים חשובים. כך תבחרו את תוכנת האירועים המתאימה למוסד שלכם:

העריכו את צרכי האירועים של המסעדה שלכם

העריכו מה המסעדה שלכם צריכה כדי להפעיל אירועים מוצלחים לאורך כל השנה. קחו בחשבון גורמים כמו גודל וסוג המסעדה שלכם, כמה הזמנות לאירועים אתם מזמינים בשנה, וכיצד הצוות שלכם פועל במהלך אירוע. גורמים אלה יעזרו לך לזהות אילו פונקציות אתה צריך הכי הרבה כדי לענות בצורה הטובה ביותר על הדרישות של הזמנת אירוע.

השווה בין תמחור ותכונות תוכנה

השווה בין מבני תמחור ותכונות המוצעות על ידי תוכנות שונות לאירועים. קבע איזו אפשרות מספקת את התמורה הטובה ביותר תוך מתן מענה לצרכים הספציפיים שלך כדי להימנע מתשלום יתר על תכונות מיותרות. ניתוח מבני תמחור יכול לעזור לך לעמוד בתקציב שלך תוך מיקסום ההחזר על ההשקעה.

בדוק שילוב תוכנה עם מערכות קיימות

ודא שכל תוכנה שאתה שוקל תוכל להשתלב בקלות עם מערכות קיימות במסעדה שלך. זה יכול לכלול תאימות למערכות קופה, מערכות ניהול מסעדות או אפליקציות לניהול מלאי שכבר יש לך.

באילו אינטגרציות כדאי לתמוך בתוכנת אירועים ממוקדי מסעדה?

תוכנה טובה לניהול אירועים אמורה להיות מסוגלת להשתלב עם מערכות קיימות כדי לשפר את הפונקציונליות. להלן האינטגרציות שאתה צריך לחפש:

• מערכות קופה: תוכנת אירועים המשתלבת עם מערכת הקופה הקיימת שלך יכולה לייעל את עיבוד התשלומים תוך מעקב אחר נתוני מכירות הקשורים לאירועים. זה מבטיח מדדי דיווח מדויקים בכל האירועים המתארחים.

• ניהול קשרי לקוחות (CRM): שילוב CRM מאפשר לתוכנת אירועי מסעדות לשפר את שביעות רצון הלקוחות באמצעות אסטרטגיות תקשורת ושיווק מותאמות אישית.

• פלטפורמות דוא"ל: התחברות לפלטפורמת דוא"ל מאפשרת לתוכנת ניהול אירועים להשיב לפניות ובקשות הזמנה באופן אוטומטי, ולשמור על שימור לקוחות גבוה.

• תוכנת הזמנות ורשימת המתנה: מערכת טובה לניהול אירועים אמורה להיות מסוגלת להתחבר לתוכנת הזמנת מסעדות ותוכנת רשימת המתנה כדי להקל על הזמנות קלות ויעילות.

כמה עולה מערכת לניהול אירועים במסעדה?

העלות הכרוכה ברכישת מערכות ניהול אירועים ממוקדות מסעדה עשויה להשתנות מאוד בהתבסס על מספר גורמים:

• דגמי תמחור: רוב ספקי התוכנה לאירועי מסעדות מציעים מגוון של מחירים שונים, עם תוכניות שנעות בסביבות $59 עד $159 לחודש למיקום. רבים מהספקים הללו מציעים גם הדגמות או תכונות חינמיות כדי לאפשר למשתמשים לנסות את השירותים שלהם לפני שהם מתחייבים לרכישה.

• סט תכונות: ככל שתזדקק ליותר תכונות לאירועים שלך, כך זה יעלה יותר. בהתאם לתוכנית שאתה רוכש, תוכנות אלה יכולות להציע כלים בסיסיים למעקב אחר אירועים כמו פורטלי אורחים וטפסי הרשמה לתכונות מתקדמות כמו תכנון קומה וניהול משימות.

• קנה מידה של אירועים: אירועים קטנים יותר יצטרכו פחות תכונות כדי לפעול ביעילות, בעוד שאירועים בקנה מידה גדול עשויים להזדקק ליותר כלים כדי שהדברים יפעלו בצורה חלקה.

פסק דין סופי: התוכנה הטובה ביותר לניהול אירועי מסעדה

מתוך חמש האפשרויות שנדונו לעיל, Perfect Venue הוא הפתרון המוביל לניהול אירועים. יש לו תוכנית תשלומים גמישה, עם שכבה חינמית המספקת כלים בסיסיים לניהול אירועים בתמורה לדמי עיבוד של 1.9% על תשלומים המבוצעים דרך הפלטפורמה.

בעוד שהאופציה החינמית של Perfect Venue יכולה להיות נהדרת עבור מסעדות או מקומות קטנים יותר, התוכניות הטובות יותר שלה מציעות תכונות מתקדמות יותר, כגון לוחות שנה של אירועים, ניהול מקומות מרובים ומעקב אחר משימות צוות. ההסתגלות לפלטפורמה היא גם קלה, עם תמיכה והדרכה טלפונית לאורך כל היום עבור תוכניות ברמה גבוהה יותר.

יתרה מכך, תוכנה זו מציעה אינטגרציה עם מגוון מערכות קופה ושירותים אחרים, כגון Google Tag Manager, המאפשרת לבעלים ולמנהלים לעקוב במדויק אחר מספרי נוכחות, החזר ROI פרסום וניתוח מדיה חברתית באופן מיידי.

Perfect Venue אפילו מציעה טכנולוגיית אוטומציה של דואר אלקטרוני בעזרת AI, מגבירה את שימור הלקוחות באמצעות תשובות מהירות ותזמון אוטומטי, ומפחיתה את העומס של משימות אדמיניסטרטיביות על הבעלים והצוות.

שאלות נפוצות

האם תוכנה לניהול אירועים יכולה לטפל גם בהזמנות וגם בבקשות לקייטרינג?

כן, תוכנה משולבת לניהול אירועים יכולה לטפל בהזמנות ושירותי קייטרינג על ידי מתן פלטפורמה מרכזית לניהול כל הפרטים ביעילות. זה מפשט את התקשורת בין אנשי הצוות המטפלים בהיבטים שונים של אירוע.

האם יש אפשרויות סבירות למסעדות קטנות או עצמאיות?

כן, פתרונות ניהול אירועים רבים מציעים מודלים של תמחור ניתנים להרחבה המתאימים למסעדות קטנות או עצמאיות. אפשרויות אלה כוללות לעתים קרובות נסיונות חינם או תוכניות תמחור ברמת הכניסה שנועדו להכיל תקציבים מוגבלים שעדיין מספקים את התכונות החיוניות הדרושות לניהול אירוע ביעילות.

האם תוכנה לניהול אירועים מיועדת רק למסעדות גדולות?

לא, תוכנת ניהול אירועים מיועדת לא רק למסעדות גדולות. מפעלים בכל הגדלים המארחים אירועים יכולים להפיק תועלת מתוכנה זו, מה שמאפשר לכל מסעדה לשמור על פעילות יעילה ולשפר את חוויות האורחים.

האם תוכנה לניהול אירועים יכולה לעקוב אחר רווחיות האירועים?

כן, רוב המערכות המודרניות לניהול אירועים מצוידות בתכונות המאפשרות מעקב אחר מדדים פיננסיים הקשורים לאירועים בודדים. יכולת זו מאפשרת למנהלי מסעדות לנתח רווחיות על ידי מעקב אחר הכנסות שנוצרו והשוואה להוצאות שנגרמו מאירוע.