עברו כמעט שנתיים מאז המיזוג תופס הכותרות בין שתי חברות טכנולוגיות מובילות לאירועים , Cvent ו- Lanyon . תעוזה של הרגע סימנה תפנית עבור תעשיית הפגישות והאירועים, וסימנה את החוזק והתנופה של המגזר.

אות נוסף לבריאות לאירועים ופגישות הוא גודלו: דו"ח מחקר מרשים מטעם מועצת האירועים הגדיר את ההשפעה של פגישות ואירועים בארה"ב לבדה ב-845 מיליארד דולר, כתוצאה מ-1.6 מיליון פגישות בהן השתתפו 251 מיליון משתתפים.

Amex GBT צופה המשך עוצמה בביקוש העולמי לפגישות ואירועים.

כפי שמציין סמנכ"ל פגישות ואירועים של CWT, טוני וגנר , בדוח מגה טרנדים של CWT לשנת 2019, הביקוש הזה עולה על היצע המקומות והמלונות, מה שיוצר אתגרים עבור המלונאים:

"זה גורם לאתגרים ואנחנו רואים יותר בתי מלון שמסרבים להגיב לבקשות להצעות, מה שמעודד לקוחות להגדיל את זמני ההובלה שלהם כדי להשיג את הנכסים שהם רוצים לאירועים שלהם."

המלונות מתחרים בצורה קשה יותר בזמני אספקה גבוהים יותר, ומשנים את הדרך שבה המלונאי הממוצע צריך לגשת לתפוס את חלקו בביקוש. הטרנדים הבאים הם הנחיות למלונאים בזמן שהם מנווטים את ההבטחה הרווחית של הפלח המשגשג.

נתונים מדוח המגמה האחרון של CWT Meetings .

זה לא קשור רק לחדר הישיבות

ההתמקדות בחוויה מתחילה בבחירת המקום. המשתתפים כבר לא מרוצים מחדרי מלון בסיסיים ומחללי כנסים סטנדרטיים, אומרת אמה צ'מברליין של CWT Meetings and Events:

"בחירת המקומות ב-2019 תהיה הרפתקנית, יצירתית ומרחב לא לשבת על כיסא כל היום. חווית המשתתפים מובילה לכך לחלוטין, כדי להבטיח שלכל נציג תהיה פגישה מוצלחת ויצירתית."

מקומות המציעים בלעדיות הם מבוקשים, שכן המשתתפים נותנים עדיפות לחוויות ייחודיות ובלתי נשכחות בבחירת האירועים להשתתף. כאשר יש כל כך הרבה אירועים וכנסים ברחבי העולם, בתי מלון לא צריכים להמעיט בחשיבות היעד והמשיכה של המקום למשתתפים פוטנציאליים.

מלונאים ללא גישה ישירה לחללים היסטוריים, יצירתיים או אלטרנטיביים אחרים צריכים להתחבר למקומות מקומיים מושכים כדי לבנות תיק השקעות משכנע ומגוון. אפשרויות אלו יכולות להפוך לכלי נשק סודיים של תחרותיות עבור מלונאים המתחרים בסביבה גלובלית דינמית לפגישות ואירועים.

ארגון הסחר בתעשייה Meeting Planners International מדגיש את השאיפות של תעשיית הפגישות והאירועים.

מיינסטרים של טכנולוגיות VR ו-AR

כדי להשיג יותר אינטראקטיביות בחוויה, סקר Eventbrite מצא ניסויים הולכים וגדלים עם מציאות מדומה ומציאות מוגברת. שתי הטכנולוגיות המרוכזות הללו מעצבות דרכים חדשות לאינטראקציה עם אירוע, ודוחקות מעבר למרחב הפיזי הקיים כדי ליצור אירועים היברידיים.

מציאות מדומה (VR) מקרבת משתתפים מרוחקים לחוויית העולם האמיתי, וניתן גם לפריסה באתר כדי להגביר את ההמרות עבור מציגי תערוכות. משווקי יעד הם דוגמה מצוינת לכך; על ידי מתן יכולות VR באתר, יעדים מעוררים תגובות רגשיות שמגבירות את החזר ה-ROI של השתתפות באירועים בסגנון תערוכות.

מציאות רבודה (AR) פשוטו כמשמעו מרבד מידע על גבי המרחב הפיזי. בין אם למציאת דרך במהלך אירוע גדול, מציאת מציגים ספציפיים או בניית שלטי חוצות חדשים עבור נותני החסות ליצירת קשר עם המשתתפים, AR מרחיבה את האפשרויות לאירועים ופגישות כעוגנים של עולם העסקים.

סטרימינג הוא עכשיו חובה

רק לפני כמה שנים שידור חי נראה פרימיום. כיום, אירועים רואים בשידורים חיים כהימור בשולחן. בין אם כזרם הכנסה נוסף למשתתפים מרוחקים או כערך מוסף למשתתפים שרוצים דרכים גמישות לצרוך תוכן, סטרימינג בשידור חי פופולרי מתמיד. בסקר של Eventbrite , ל-96% ממארגני האירועים היו תוכניות להזרים בשידור חי ב-2019.

יתרון נוסף של סטרימינג בשידור חי הוא שניתן לארוז מחדש את הווידאו לקליפים קטנים יותר לקידום במדיה החברתית, שיווק לאחר אירוע למשתתפים, ואפילו כחבילה עצמאית של 'וידאו בלבד'.

למלונאים המעוניינים להיות תחרותיים, הקפידו להשקיע בקיבולת רוחב פס כדי לתמוך בצרכים של מארגן האירוע והמשתתפים. יש מעט עד אין סבלנות או אינטרנט איטי.

דינמיקה של העברת עמלות מניעה את הפסטיביליזציה

למהלכים האחרונים מ-IHG, הילטון ומריוט לקיצוץ עמלות מ-10% ל-7% בצפון אמריקה יש השלכות נרחבות. מעבר לירידה הברורה בהכנסות של סוכני נסיעות ומתכנני פגישות, השינוי מחייב חדשנות גדולה יותר בחוויה.

בתוך הכלכלה המשתנת הזו, ה"חגיגה" של פגישות ואירועים שמה דגש רב יותר על מעורבות חזקה של הקהל, אשר גם מגבירה את שביעות הרצון של המשתתפים וגם את הפופולריות של האירוע.

לדוגמה, המלונאים צריכים לשתף פעולה עם מתכנני אירועים ברכיבים נוספים לאירועים שמגדילים את ההשפעה וההכנסות, כמו הצעת פעילויות מחוץ לאתר, הרחבת אפשרויות התפריט כך שיכלול עוד מבחר פרימיום ותמיכה בטכנולוגיות חדשות בחלל הפגישות. הזדמנויות שיתופיות אחרות קיימות בעת אוצרות בידור, עיצוב ויזואליה ותכנון פריסה וזרימה של אירוע.

Amex GBT גילתה שעמלות נמוכות יותר הן בראש מעייני המתכננים.

כעת, יותר מתמיד, כל אירוע חייב לעמוד בפני עצמו מבלי להסתמך על עמלות מלונות כמקור מימון מרכזי. מלונות יכולים להקל על השינוי הזה על ידי סיוע בהעברת אירועים עם ההשפעה שהמארגנים רוצים והחוויה שהמשתתפים אוהבים.

בטן מלאה מונעת סיפוק קולינרי

רחשי אי נחת הנשמעים בשורות המזנון משמשים תזכורת חזקה: זה שהמשתתפים אוכלים את האוכל לא אומר שהם אוהבים את האוכל! הציפיות הקולינריות של משתתפי האירוע גדלו לצד תנועת החווה לשולחן. כיום, בתי מלון חייבים להציע כיסוי רחב של דיאטות והעדפות, מבלי לוותר על האיכות או להעלות את המחירים באופן דרמטי. הצעות אלו מגבירות את שביעות הרצון של המשתתפים, מה שיכול להגביר את הסיכוי לחזור ולהפוך אירוע למוצלח יותר.

מחוץ ללוח הזמנים של הכנס, יש גם אטרקציה של נקודה חמה קולינרית בתוך מלון. כמקום לאירועי ערב, פגישות צהריים או קוקטיילים, מלונות רבים משתמשים ב-F&B מונע על ידי שף כנקודת מכירה מרכזית. ומכיוון שהטכנולוגיה מקלה על יעילות בפעילות המלון, הציפיות הקולינריות הללו מתרחבות גם לשירות חדרים.

"עם יותר אפשרויות לאירועים מאי פעם, חווית המשתתפים הפכה למבדיל ומניע מרכזי בהשגת יעדי הפגישה או האירוע." -תחזית פגישות ואירועים גלובליות של Amex GBT

אפליקציית האירועים המשולבת

זה כבר לא אופציונלי להחזיק אפליקציית אירועים. למרבה השמחה, ישנן דרכים להתאים את ההשקעה לצרכים הספציפיים של כל אירוע. לדוגמה, אפליקציית אינטרנט עולה הרבה פחות מאפליקציית אירועים עצמאית. ולמרות שהאפליקציה העצמאית דורשת השקעה תלולה יותר, היא יכולה להיות עמוד השדרה המשולב של פעולות האירוע, תוך טיפול במגוון משימות מ-CRM דרך רשתות ועד רישום.

אפליקציית האירועים מאחדת מעורבות חברתית בכך שהיא הופכת את שיתוף התוכן מהאירוע לפשוט. פונקציונליות זו מעודדת מעורבות הן עבור המשתתפים והן עבור אלו שצופים מרחוק.

"האופן שבו אנו משתמשים במדיה החברתית בחיינו הפרטיים נמצא בשימוש יותר ויותר בחיי העסקים שלנו. זה לא קשור להוספת האשטאג לפגישה, אלא לחשוב איך אנחנו משתמשים במדיה חברתית במהלך אירוע כדי ליצור השפעה גדולה יותר, ולהשתמש בה הרבה יותר למען נציגי נציגים". -Perinalla Andren, CWT Meetings & Events

אפליקציית האירועים רותמת גם את גל הבינה המלאכותית, כאשר צ'אטבוטים המונעים על ידי למידת מכונה הופכים לכל מקום בשנת 2019. מארגני אירועים ומלונות יכולים למנף את הפופולריות של אפליקציית האירועים כדי לתקשר עם המשתתפים והאורחים בדרכים חדשות. בהיותה שימושית יותר במתן מידע באמצעות ממשקי שיחה, האפליקציה מברשת את עצמה עוד יותר ככלי תקשורת חובה.

פגישות קטנות ומחוץ לאתרים

פגישות ואירועים הם לא כולם עניינים מאסיביים. למעשה, אחד הקטעים הצומחים ביותר של פגישות ואירועים הם בצד הקטן יותר. בדרך כלל מדובר בצוות מחוץ לאתר ובפגישות קטנות שאין בהן הרבה אנשים אך עדיין דורשות ביצוע מתחשב.

מגמה זו נבעה מאימוץ העבודה מרחוק, המציעה גמישות גיאוגרפית לעובדי החברה אך מפחיתה הזדמנויות לאינטראקציות פנים אל פנים. עבור חברות מסוימות, רבעון מחוץ לאתר הפך לנורמה.

הטכנולוגיה להזמנות קבוצתיות בשירות עצמי התרחבה בשנים האחרונות. חברות כמו Breather ו- Bizly מציעות ממשק פשוט לארגון מהיר ויעיל של פגישה קטנה. החשיבות של פגישות קטנות ומחוץ לאתרים תאיץ עד 2019.

***

כאשר מלונות מתחילים להגיב להצעת מחיר לאירועים עמוק לתוך 2019 ואילך, לא קל לחזות איך העולם ייראה ברגע שאירוע יתקרב. הגישה הטובה ביותר היא לשקול את מהירות המגמות הנוכחיות כדי להבין את ההשפעה הסבירה על אירוע עתידי.

למרות זאת, אי אפשר לחזות את העתיד, אז בתי מלון חייבים להיות זריזים עם ההיצע שלהם. מלונות שמסתגלים באופן דינמי יתאימו בצורה הטובה ביותר לתפוס יותר מהסחר בעל הערך של פגישות ואירועים.