カナッペからキアヴァリチェアまで、宴会やイベントの計画には信じられないほどの詳細が必要であり、最高のイベントプランナーは完璧主義者です。結婚式、会議、会議のいずれを計画している場合でも、宴会イベントオーダーを使用して、イベントの複雑さを追跡することができます。これまでにBEOを使用したことがない場合、または知識を磨きたい場合は、この記事でBEOの作成方法と使用方法、およびBEOに含まれる情報について説明します。開始するための無料のBEOテンプレートも提供します。 BEOを適切に処理することで、クライアントの期待を超えて、すべての正当な理由で記憶に残る特別なイベントを生み出すことができます。
宴会イベントオーダー（BEO）とは何ですか？
BEOはBanquetEventOrderの略で、クライアントと販売またはケータリングチームによって合意されたイベントのすべての詳細を保持する契約です。キッチンスタッフ、ケータリングマネージャー、制作クルー、フロントデスクのエージェント、警備員を含むホテルまたはイベントスペースのチームは、イベントに関連するすべての情報の信頼できる情報源としてBEOに依存しています。
各イベントまたは関数には独自のBEOがあり、一部のイベントには複数のBEOを含めることができます。たとえば、結婚式には、リハーサルディナー、式典、披露宴、翌日のブランチが含まれる場合があります。これらはすべて、個別のBEOが必要になります。同様に、会議には基調講演と8つの異なるブレイクアウトセッションが含まれる場合があり、それらすべてに独自のBEOが必要になります。一般的に、機能スペースごとにイベントごとに1つのBEOが必要です。ケータリングスタッフは、特定のイベントまたは日付のすべてのBEOを含むBEOパケットをコンパイルし、数日前にさまざまな部門に配布します。
BEOにはどのような情報が含まれていますか？
BEOにはイベントに関するすべての重要な詳細が含まれていることを確認しましたが、それらの詳細は正確には何ですか？ BEOでどのような具体的な情報を見つけることができますか？
- 基本的なイベント管理の詳細。 BEOの上部には、イベントに関する最も重要な情報が表示されます。イベント名、イベント会場、日付、セットアップ時間/イベント日付、開始時間、終了時間、場所（通常は名前ファンクションスペースまたは会議室）、予想されるゲスト数、イベントの調整を担当するケータリングマネージャーの名前と連絡先情報。
- 飲食物の要件。イベントがコーヒーの壷からグルメビュッフェまたは5コースメニューアイテムまで、軽食を提供する場合、それはBEOに詳細にリストされます。 BEOのF＆Bセクションでは、クライアントが選択した料理と飲み物、およびサービスの方法（ビュッフェ、合格したオードブルなど）について正確に説明します。
- 部屋のセットアップ。 BEOのもう1つの重要なセクションは、イベントに必要な家具と設備、およびイベントの構成方法の概要を示す部屋のセットアップです。たとえば、結婚式では、それぞれ8席のラウンドテーブル、6席のヘッドテーブル、ダンスフロア、ビュッフェテーブル、DJ用のテーブル、スピーカーシステム、マイクなどが必要になる場合があります。一方、セミナーでは、教室スタイルを設定するためにいくつかのテーブルが必要になる場合があります。すべてのオーディオおよびビジュアル要件を含む、テクノロジーのニーズもここに記載されています。イベントスタッフがクライアントの仕様に合わせて部屋を構成できるように、BEOには、椅子の正確な数、リネンの種類、機器の配置など、このセクションに多くの詳細が含まれていることが重要です。
- 駐車場の要件。参加者がイベントに車で行く場合、どこに駐車しますか？ BEOは、イベントにセルフパーキングまたはバレットが含まれるかどうか、および駐車が無料か有料かを記録します。 BEOは、車両とセキュリティ部門がそれに応じて計画できるように、車両の推定数も指定する必要があります。
- 人員配置のニーズと人員。イベント自体は実行されません！ BEOは、さまざまな部門から必要なスタッフの数を示しています。イベントスタッフには、カクテルサーバーまたはダイニングサーバー、バーテンダー、駐車場係員、警備員、公共エリア係員が含まれます。
- ベンダーの連絡先情報。クライアントが花屋やセンターピース、バンド、さらには外部の仕出し屋などの外部ベンダーを雇った場合、イベントスタッフがベンダーと調整する必要がある場合に備えて、BEOにはベンダーの連絡先情報を含める必要があります。
- イベントのスケジュールと順序。可動部分が非常に多いため、イベントをスケジュールどおりに実行することが不可欠であり、BEOは通常、イベントの議題を詳細に説明します。スケジュールは、イベントがスムーズに進行し、音楽の開始やウエディングケーキのカットなどの各ステップが、時間どおりに正しい順序で行われるようにするのに役立ちます。
- 価格と請求に関する情報。結局のところ、BEOは契約であり、契約には、両当事者が同意する関連する価格設定と請求の詳細が含まれています。 BEOの価格は、ビュッフェなどの1人あたりの料金、またはA/Vや機能スペースのレンタルの定額料金として表示される場合があります。 BEOは、支払いがどのように処理されるかについても言及します-クライアントは前払いをしましたか、それともイベントの終わりに支払いを回収しますか？
- 関連する添付ファイルと計画プロセス。イベントに関する特定の情報に関しては、もっと多くのことがあります！クライアントまたはケータリングマネージャーは、フロアプラン、印刷されたメニュー、議題、チップの期待、特別なリクエスト、外部ベンダー、拘束力のある契約の詳細、VIPの写真などの追加のドキュメントを提供する場合があります。
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誰がBEOを作成しますか？いつ、どのように作成されますか？
ほとんどの場合、イベントを担当するケータリングまたはセールスマネージャーがBEOを作成します。ケータリングマネージャーは、クライアントと一緒にイベントの詳細を整理し、見積もりを作成します。この時点で、イベントは暫定的なものと見なされます。ケータリングマネージャーは、この時点でBEOのドラフトを開始して、イベントに関する情報を1か所に保存することができます。
クライアントが同意して見積もりを承認した後、イベントは確認済みと見なされます。何ヶ月も（あるいは何年も！）前に確認されるイベントもあれば、土壇場で確認されるイベントもあります。いずれの場合も、ケータリングマネージャーは通常、イベントの数日前にBEOを完成させます。 BEOが完了すると、ケータリングマネージャーは最終承認のためにそれをクライアントに送信し、ホテルの関連部門に配布します。
ケータリングマネージャーは通常、これらのBEOを手書きしていないことに注意することが重要です。代わりに、営業所はBEOプロセスをより効率的でエラーのないものにするために、テクノロジーを使用することがよくあります。販売およびケータリングソフトウェアを使用すると、イベント間で変化しない静的な詳細がすでに含まれている宴会イベント注文テンプレートにイベント固有の情報を簡単に入力できます。これらのシステムは、メニュー、価格設定、および部屋のセットアップ情報も保存できるため、プリセットメニューと部屋の構成を簡単にプラグインして、更新された見積もりを自動的に受け取ることができます。 BEOを作成するだけでなく、営業およびケータリングソフトウェアを使用すると、営業スタッフはクライアントデータベースを簡単に管理し、価格を更新し、他のホテル部門やクライアント自身と情報を共有できます。
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