什么是宿舍管理软件？

旅馆管理软件是一种专门的数字解决方案，旨在帮助旅馆业主和管理人员高效地处理旅馆的日常运营。它简化了各种任务，例如预订管理、房间分配、入住和退房、计费和客人沟通。该软件通常包括库存管理、付款处理、报告和分析功能，可帮助旅馆优化入住率并提升客人体验。

由于旅馆特定的商业模式和目标市场，旅馆对技术的要求与传统酒店不同。旅馆管理软件必须包含物业管理系统、预订引擎、预订系统、渠道经理和收益管理等功能。用户友好且高效的前台和入住系统、定价和收益管理策略、直接预订、OTA 集成以及支付处理和发票功能也是关键组成部分。旅馆管理系统应提供追加销售机会并提供高质量的客户支持，以增强客人体验并确保最大盈利能力。

在本文中，我们将向您介绍必不可少的旅馆软件类别，这些软件将帮助您将旅馆的运营提升到一个新的水平。然后，我们使用 HotelTechReport.com 上的高级过滤器在这些类别中搜索最受欢迎和评价最高的旅馆工具。

宿舍管理软件类型

宿舍物业管理系统

酒店业的任何软件搜索都应从物业管理系统 (PMS) 开始，这对于旅馆也同样适用，尽管旅馆具有独特的特点（多床位、多预订入住）。该软件是您运营的“任务控制”，具有支持预订创建和管理、客人详细信息、房间和床位状态、计费以及与其他本地技术的集成的功能。

物业管理系统在酒店业很常见，但并非所有 PMS 都具备旅馆经营者所需的功能。适用于旅馆的 PMS（例如 Cloudbeds 和 WebRezPro）不仅支持房间库存，还支持您可以指定为男性、女性或混合的床位库存。此旅馆 PMS 功能不仅允许您跟踪可用的床位和房间库存，还可以预订特定床位。

旅馆渠道经理

大多数旅馆通过第三方渠道接收预订，例如 Booking.com 或 Expedia，也称为在线旅行社 (OTA)。可以手动更新这些网站上的价格和库存，但这远非经营旅馆的最有效方式。相反，您可以使用渠道管理器（如 SiteMinder 或 RateGain）将您的可用性和价格数据无缝推送到这些第三方渠道。当您在第三方获得预订时，预订数据将通过您的渠道管理器流向您的 PMS，从而将该床位或房间从库存中移除。您还需要连接到流行的旅馆预订网站，如 Hostel Geeks 和 Hostelworld。

旅馆预订和预约软件

第三方渠道可能很昂贵，而且很难在这些网站上充分传达您的旅馆的独特性。因此，许多旅馆希望获得更多的直接旅馆预订，即客人在您自己的网站上预订。建立一个网站可能很容易，但关键是让客人在您的网站上预订。使这些直接预订成为可能的技术是旅馆预订引擎。

旅馆预订软件会显示您的价格和空房情况（来自您的 PMS），并允许客人输入他们的日期、客人人数、床位偏好和其他相关详细信息，然后显示符合搜索条件的可用床位或房间。然后客人可以选择他们想要预订的选项，输入他们的个人信息和付款信息，然后单击“确认”。预订通过您的预订引擎返回到您的旅馆 PMS，这样您就可以获得无需支付任何 OTA 佣金的预订。

预订引擎供应商投资使其软件易于使用，以便您的网站能够从高转化率中受益。高质量的预订引擎也将适合移动设备，以便客人可以轻松地从智能手机或平板电脑进行预订。许多旅馆物业管理系统都集成了预订引擎和网站构建器，您只需点击几下即可激活，而其他系统则支持集成。

旅馆客人信息软件

利用技术消除人工劳动的一个绝佳方法是使用旅馆的客人信息系统自动与客人沟通。同样，一些 PMS 内置了此功能，但其他供应商（如 ALICE 和 Whistle）专门提供客人信息服务。在软件的仪表板中，您可以配置消息模板，以便按设定的时间表通过电子邮件或短信发送。

您还可以跟踪打开率和参与度，以监控客人是否收到并阅读了您的消息。例如，您可能希望在预订后发送自动确认电子邮件。然后在入住前一天，您可能希望发送包含详细抵达说明的短信。也许您甚至想在入住当天下午向客人发送短信，邀请他们参加您的夜间欢乐时光。

如果没有旅馆消息传递软件，您或前台团队将需要手动发送这些消息。消息传递软件可减轻这种手动负担并加强您与客人的关系。

旅馆收入管理系统

虽然旅馆和普通酒店在收入管理方面有很多相似之处，但由于定价策略、客人人口统计、房间类型和预订模式不同，旅馆的收入管理系统需求与传统酒店不同。旅馆需要能够适应不断变化的需求、有效管理库存并适当定价房间的收入管理系统，以吸引对价格敏感的客人，同时仍能创造收入。

移动钥匙和非接触式入住

由于客流量大而员工人数少，导致入住和退房时更加拥挤，移动钥匙对旅馆来说越来越重要。与传统酒店不同，旅馆可能会有多个客人在不同时间到达，这可能会导致前台拥挤。移动钥匙技术允许客人绕过前台，使用移动设备直接进入房间，减少等待时间并最大限度地减少拥堵。

此功能对于拥有大量宿舍式房间和共用浴室的旅馆尤其重要，因为它减少了工作人员监控这些区域出入的需要。此外，由于管理客人出入的工作人员较少，移动钥匙为客人出入房间提供了一种安全便捷的解决方案。移动钥匙为旅馆客人提供了一种快速、方便和安全的出入房间的方式，这对于确保在人流量大的环境中获得良好的客人体验至关重要。

旅馆支付处理器和会计软件

现在您已经获得了预订，您如何收款？如果您的 PMS 不包含付款处理器，您需要设置付款处理器，从客人的信用卡中收取资金并将这些资金转入您的银行账户。Stripe、Planet 和 Adyen 等付款处理器可以与您的 PMS 或 POS 集成，轻松实现信用卡收费。然后，一旦您收款，您需要跟踪这些资金的去向。一些会计软件（如 QuickBooks）与行业无关，而其他一些会计软件（如 Xero 或 Inn-Flow）则专门针对酒店业。在您的会计工具中，您可以开具发票、向供应商开具账单并运行财务报告。

销售点系统

除了旅馆 PMS，如果您的旅馆出售任何类型的食物、饮料、商品或门票，或收取床单、洗衣或储物柜费用，那么您将需要使用销售点系统来处理账单和收取付款。一些物业管理系统内置 POS，而其他系统则支持 POS 集成。通过 PMS 和 POS 集成，您可以选择将费用添加到客人的账单中，以便他们在结账时通过一次交易支付所有购买费用（房价、餐饮、商品等）。许多现代 POS，如 Micros 和 Clover，不仅接受信用卡，还接受 ApplePay 和 Google Pay 等非接触式支付选项，以便客人可以使用他们喜欢的方式付款。

虽然这些是管理旅馆最重要的软件，但技术解决方案的清单还不止于此。其他常见的软件工具包括非接触式入住自助服务终端、无钥匙智能锁、声誉管理系统、客房服务管理系统等。但问题不在于您的技术堆栈中的系统数量，而在于您如何使用它们。您的技术应该提升旅馆的客人体验，而不是使其过于复杂。

宿舍管理系统的主要功能

综合旅馆管理系统提供一系列功能，旨在简化运营、提升客人体验并简化管理任务。以下是一些需要注意的关键功能：

预订和预约管理

此核心功能可让旅馆高效管理预订，提供统一的日历来跟踪空房情况、预订和取消情况。它与 OTA（例如 Booking.com、Hostelworld）等多个预订渠道集成，以实时更新空房情况并防止超额预订。

宾客入住/退房管理

自动办理入住和退房手续有助于旅馆工作人员减少人工工作量并改善客人体验。许多系统支持数字客人登记、自助服务亭和自动确认，从而提供顺畅而高效的流程。

宿舍及床位管理

旅馆通常管理宿舍式住宿，即预订单人床位而不是整个房间。旅馆管理软件可让运营商轻松地为客人分配床位并跟踪宿舍内的入住率。

渠道管理

渠道管理工具可同时将旅馆与多个在线预订平台连接起来。此功能可同步各个渠道的库存和价格，确保准确列出房间，并防止重复预订。

付款处理和发票

集成支付网关让旅馆能够更轻松地处理付款和生成发票。此功能还支持多种货币和付款方式，满足国际客人的需求。

客房清洁及维修管理

旅馆管理系统可以跟踪客房清洁任务、维护请求和客房清洁时间表。这可确保客房和公共区域保持清洁和维护良好，从而提升客人体验。

移动访问

基于云的宿舍管理软件通常包括移动应用程序或移动友好型门户，允许员工远程访问系统。这为管理人员提供了灵活性，使他们可以从任何地方监控和管理宿舍运营。

如何有效管理一家旅馆？

经营一家旅馆面临着一系列独特的挑战，从管理多样化的客人资料到确保日常运营顺利进行。有效的旅馆管理需要在热情好客、组织有序和利用合适的工具创造良好的客人体验之间取得平衡，同时保持运营效率。以下是一些帮助旅馆业主和经理更有效地经营旅馆的提示：

利用宿舍管理软件

管理旅馆最有效的方法之一是使用旅馆管理软件。该软件可帮助自动执行预订、入住、房间分配和付款等关键任务。借助可靠的系统，您可以减少人为错误、防止超额预订并提供无缝的客人体验。

与客人保持清晰的沟通

良好的沟通是提供优质体验的关键。确保您的团队能够及时回答客人的询问。使用自动消息发送预订确认、入住说明和重要更新，让客人感到知情和受欢迎。

注重清洁和维护

保持旅舍干净整洁至关重要。制定定期清洁宿舍、公共区域和浴室的时间表。确保及时处理维护请求，以避免造成不便，从而对客人满意度产生负面影响。

优化您的定价策略

根据需求动态调整房价可帮助您实现收入最大化。使用管理软件的分析功能了解预订模式和入住趋势，并相应地调整定价策略。在非高峰时段或长期住宿时提供特殊优惠也有助于提高床位。

有效管理财务

密切关注您的预算、运营成本和收入来源。使用宿舍管理软件实时跟踪您的财务状况并生成报告。这可以帮助您做出明智的决定，决定如何分配资源或如何削减不必要的成本。