ألا تكرهها فقط عندما يكون لديك الكثير لتفعله وينفد منك الوقت؟ يمكنني مساعدتك في زيادة إنتاجيتك. ستعمل نصائح إدارة الوقت هذه على تسريع أدائك ، ويمكنك البدء الآن.

سواء كنت طالبًا أو محترفًا أو صانع منزل ، ستساعدك هذه النصائح على إدارة وقتك بفاعلية.

1. قياس استخدامك للوقت انظر إلى الوراء أمس. كم من الوقت قضيت في أداء المهام الرئيسية؟ أين ذهبت بقية اليوم؟

كم ساعة قضيت في السفر؟ تفعل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك؟ حضور الاجتماعات؟ أخذ فترات راحة؟ التعامل مع الانقطاعات؟ القيام بالمهام الرئيسية؟ أو القيام بأشياء تجعلك مشغولاً ولكنها مجرد عمل روتيني؟

اكتب المعلومات في جدول في Excel أو Numbers ، وارسم مخططًا دائريًا. انظر إلى الأيام الأخرى في الأسبوع الماضي وشاهد كيف يتغير الملف الشخصي.

إذا كانت المهام الرئيسية أقل من نصف وقتك ، فلديك مجال للتحسين. من السهل القيام بالنصائح الواردة في منشور المدونة هذا وستحدث فرقًا كبيرًا.

قم بعمل سجل أكثر تفصيلاً للأيام والأسابيع القادمة وحاول القيام بعمل أفضل.

2. تحديد الأهداف لدينا جميعًا الكثير من الأهداف في حياتنا. لتكون صحي. أن تكون ثريًا. لكى تكون حكيما. نحن لا نعترف بهم دائمًا للآخرين ، أو حتى لأنفسنا! لكن الباحثين وجدوا أنه إذا كتبت هدفًا ، فمن المرجح أن تحققه.

نحن جميعا مختلفون. أهدافك مختلفة عن أهدافي. لكن قد يكون هناك بعض أوجه التشابه. هنا لي ، كمثال:

ادعم عائلتي أنشئ عملي كن بصحة جيدة احصل على 100000 قارئ لمدونتي استمتع كل يوم بعض الأهداف غامضة والبعض الآخر محدد وقابل للقياس. هذا حسن. أيا كان يعمل للكم. ما تفعله معهم هو المهم. اكتب أهدافك واعمل على تحقيقها كل يوم.

3. قم بعمل قائمة مهام واحدة هل لديك الكثير من الملاحظات اللاصقة مع تذكيرات بالأشياء التي يجب القيام بها؟ قائمة مهام Outlook؟ صندوق بريد يحتوي على الكثير من رسائل البريد الإلكتروني التي لم يتم الرد عليها؟ كومة من الورق تنتظر الاهتمام؟ هل بريدك الصوتي ممتلئ؟ إذا كان الأمر كذلك ، فأنت طبيعي. لكن لا يجب أن يكون الأمر على هذا النحو. حان الوقت الآن لتولي زمام الأمور. اصنع قائمة واحدة.

وجعلها قائمة جديدة. لا تضف إلى قائمة خارجة عن السيطرة فقط. ابدأ بسرد ما يدور في ذهنك. استنزاف كل شيء من عقلك. ثق به لمعرفة ما يهم حقًا. ثم انظر إلى رسالتك من الملاحظات وما إلى ذلك. أضفهم إلى قائمتك "ولكن فقط العناصر الحيوية.

كن صادقًا مع نفسك. إذا لم تكن تنوي القيام بمهمة ما ، فتخلص منها بعيدًا.

لإدارة قائمة المهام الخاصة بك ، استخدم تطبيقًا جيدًا مثل TaskAngel. إنه منظم قائمة مهام رائع ومدير مهام لأجهزة iPad و iPhone و Windows.

4. قسّم مهامك الصعبة بعض المهام صغيرة وسهلة "مثل" شراء بطاريات AA "وبعضها أكبر بكثير وأكثر تعقيدًا" مثل "تنظيم حفلة عيد ميلاد فيونا". بعض المهام كبيرة جدًا ، ومن الصعب حقًا أن تدور حولها.

عندما تواجه مهمة كبيرة ، قسّمها إلى خطوات يمكن التحكم فيها. أو إذا كنت لا تستطيع رؤية كل الطريق حتى النهاية ، فقم فقط بتدوين الخطوة الأولى ، لتبدأ.

5. واجه مخاوفك هل تستمر في تأجيل مهمة غير سارة؟ يمكن أن تكون بعض المهام مرهقة حقًا. ربما تحتاج إلى تقديم شكوى بشأن معلم عامل طفلك بشكل غير عادل. أو ربما يتعين عليك تصحيح أحد أعضاء الفريق الذي قام بعمل سيئ.

من المغري تأجيل أشياء كهذه إلى الغد ، خاصة إذا كنت مشغولاً اليوم. لكن التأخير لا يجعل المشكلة الصعبة أسهل. خذ نفسًا عميقًا وافعل ذلك الآن.

6. التخطيط ليومك الوقت هو أثمن مواردك. عندما تبدأ يومك ، هناك 8 ساعات أو أكثر من الوقت غير المستخدم أمامك ، مثل الثلج غير المكسور. يمكنك أن تفعل ما تريد به. خذ بضع دقائق للتفكير في أفضل طريقة لاستخدامه.

قم بمراجعة التقويم الخاص بك وقائمة المهام الخاصة بك. فكر في أهدافك. ما هي الإنجازات الرئيسية اليوم ستكون؟

أحب رسم خريطة ذهنية سريعة على ورقة بيضاء. لا تستخدم الأمس ، حتى لو كان اليوم مشابهًا تمامًا. تعلم منه والمضي قدما.

لدى Stefan James منشور مدونة ممتاز حول كيفية التخطيط ليومك لتحقيق الإنتاجية المثلى.

7. راجع روتينك هل تقوم ببعض الأشياء بانتظام؟ كل يوم أم كل أسبوع؟ هل يمكنك فعلها بطريقة أفضل؟ أو لجدول زمني أفضل؟

في الفترة التي قضيتها كمديرة للبرامج ، كانت التقارير المرحلية مصدر إحباط دائم. كان علي أن أكتب واحدة لرؤسائي ، وكان على مديري المشاريع أن يكتبوا لي. وفي المقابل ، كان عليهم جمع بيانات التقدم التي احتجناها جميعًا لتتبعها. لقد استغرق الأمر وقتًا حتى يتم تصفية كل هذه المعلومات ، ومع ذلك أراد الجميع الحصول على أحدث تقارير الحالة. وكثيرًا ما أصر كبار المديرين على رؤية المعلومات بصيغتهم الخاصة ، مما جعلها أكثر كابوسًا للجميع.

كان الحل هو وضع تقويم للتقارير المرحلية ، والاتفاق عليه مع جميع المشاركين "المساهمين والمراجعين. وقد أنشأت نموذجًا بسيطًا لتقرير التقدم من صفحة واحدة ، كان من السهل قراءته في لمح البصر وأقل إرهاقًا بكثير لوضعه معًا.

8. احمِ وقتك في هذه الأيام ، يمكننا جميعًا مشاركة التقويمات الخاصة بنا. هذا رائع من أجل الكفاءة. ولكن هذا يعني أيضًا أنه يمكن للجميع معرفة ما إذا كنت متفرغًا. قبل أن تعرف ذلك ، قاموا بترتيب اجتماع ودعوك إليه.

حدد مواعيد مع نفسك. خصص الوقت الذي تحتاجه لأداء مهامك الرئيسية. اجعلها خاصة حتى لا يرى أي شخص ما تنوي فعله. لكن لا تزال تترك بعض وقت الفراغ حتى يتمكن الأشخاص الذين يحتاجون إليك من الوصول إليك.

9. خصص نصف وقتك للمهام الأساسية عندما تعمل على شيء مهم ، يستمر الضغط من كل شيء آخر في الازدياد. راقب جدولك الزمني وتأكد من أنك تخصص نصف وقتك على الأقل لمهامك الرئيسية في اليوم.

اضغط على كل الأنشطة الأخرى في النصف الآخر. لا تدعهم يهربون مع اليوم.

10. ابدأ بشيء سهل عندما تبدأ يوم جديد في العمل ، يستغرق عقلك وقتًا في العمل. إنها مليئة بالأفكار الأخرى "سائق السيارة الذي كاد أن يصادفك ، أو الأزمة الأخيرة في المنزل ، أو مباراة كرة القدم الليلة الماضية.

تدفئة عقلك. توقف عن القيام بمهمتين سريعتين قبل البدء في مهمة أكثر كثافة. الآن هو الوقت المناسب لإجراء مكالمتين ، أو الذهاب والدردشة مع شخصين حول سير الأمور.

11. انقطاعات الجدول الزمني إدارة الوقت فن وليس علمًا. بغض النظر عن مدى تنظيمك ، لا بد أن تحدث أشياء غير متوقعة. ولا يمكن تجاهل رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات هذه إلى الأبد.

خذها في الاعتبار في خطتك اليومية. سيستغرق الوقت الذي تحتاجه لأداء مهامك الرئيسية وقتًا أطول مما تعتقد. أنت بحاجة إلى الكثير من المساحات البيضاء في يومك.

12. خذ فترات راحة دماغك رياضي. لا يمكنه الاستمرار في العمل بأقصى سرعة إلى الأبد. بعد تقديمه بأقصى أداء لمدة ساعة ، يبدأ في الإبلاغ. تبدأ في فقدان التركيز. خذ استراحة قصيرة لإعادة شحن البطاريات الخاصة بك.

إذا كنت بحاجة إلى التركيز لفترة طويلة ، فجرّب تقنية بومودورو. استخدم مؤقت الطماطم من مطبخك لإجبار نفسك على أخذ قسط من الراحة. بسيط ولكنه فعال ، خاصة إذا كنت تكتب منشور مدونة

13. إتاحة الوقت للتعلم سوف تعمل بشكل أكثر ذكاءً إذا كنت تعرف ما تفعله ، وسوف تضيع وقتًا أقل في تصحيح الأخطاء.

نعلم جميعًا هذا ، لكن ليس من السهل إيجاد وقت للتعلم. استطلعت حكومة المملكة المتحدة مؤخرًا 91000 صاحب عمل ووجدت أن 48٪ من موظفيهم يفتقرون إلى المهارات أو المعرفة المتخصصة ، و 59٪ يحتاجون إلى تحسين قدرتهم على إدارة الوقت وتحديد أولويات المهام.

نتعلم جميعًا أثناء العمل ، لكنك تحتاج أيضًا إلى وقت مخصص للتعلم. حاول أن تخصص نصف يوم على الأقل شهريًا لتتعلم شيئًا جديدًا.

14. حدد الأولويات لا يمكنك فعل كل شيء. حدد أولويات لتقرير مدى أهمية مهامك بالنسبة لك وللأشخاص الذين ينتظرون منك لإكمالها.

أنت تستخدم الأولويات لمساعدتك في اتخاذ الخيارات "ماذا تفعل ، وما لا تفعل. تمارس هذه الاختيارات عندما تضع خطتك اليومية. إنه قرارك "ماذا سأفعل اليوم؟

ماذا عن الأشياء التي لن تفعلها. هل ستفعلهم من أي وقت مضى؟ إذا لم يكن كذلك ، اقتلهم الآن.

لا تكن شديد التعقيد عند تحديد الأولويات. أنت تحاول فقط اتخاذ قرار. أنا فقط أستخدم عالية ومتوسطة ومنخفضة ، وأحاول وضع الثلث في كل منها.

إذا كان كل شيء ذا أولوية عالية ، فسيكون كما لو كان كل شيء ذا أولوية منخفضة. لا شيء يتم إنجازه.

15. لا تعدد المهام يمكنك التركيز فقط على شيء واحد في كل مرة. دفق وعيك يشبه إلى حد ما قناة تلفزيونية. التنقل من قناة إلى أخرى غير فعال ومزعج. نعم ، يمكنك المشي ومضغ العلكة ، لكن لا يمكنك العزف على الكمان وضرب الطبل في نفس الوقت.

ولا تجلس في اجتماع لتقوم برسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. كثير من الناس يفعلون ذلك ، لكن لا يمكنك التواجد في كلا المكانين في نفس الوقت. أغلق الكمبيوتر المحمول أو اخرج من الاجتماع.

16. إيقاف تشغيل رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها يمكن أن تضيع رسائل البريد الإلكتروني الكثير من الوقت. إذا تلقيت رسائل بريد إلكتروني لا تريدها ، فأوقف تشغيلها من المصدر.

إذا كنت تتلقى رسائل بريد إلكتروني غير مرغوب فيها بشكل متكرر من نفس المصدر ، فأضفها إلى عامل تصفية البريد العشوائي إذا كان لديك واحد. إذا كان لديهم رابط إلغاء الاشتراك في الجزء السفلي من البريد الإلكتروني ، فاستخدمه. (لكن احذر من مرسلي البريد العشوائي الذين يستغلون "إلغاء الاشتراك" لدفعك إلى موقع الويب الخاص بهم.)

تحتوي بعض مصادر البريد الإلكتروني على رسائل تريد رؤيتها والبعض الآخر قد لا ترغب فيه. على سبيل المثال ، ترسل لك أمازون إيصالًا إذا اشتريت شيئًا ما ، لكنها ترسل لك أيضًا الكثير من الأشياء التسويقية التي قد لا تريدها. اتصلت بمكتب المساعدة الخاص بهم وحملتهم على إلغاء اشتراكي من جميع رسائل البريد الإلكتروني التسويقية الخاصة بهم. ما زالوا يرسلون لي رسائل البريد الإلكتروني التي أرغب في رؤيتها ، مثل الإيصالات والمعلومات المتعلقة بطلباتي.

يمكن لجميع مزودي البريد الإلكتروني الجيدين حظر رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها تلقائيًا نيابة عنك. إليك مقالة جيدة حول كيفية حظر رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها على Gmail

17. إفراغ بريدك الوارد إذا تأخرت في تلقي رسائل البريد الإلكتروني ، فإنك تمنح نفسك وقتًا أقل للقيام بأي إجراءات تأتي منها. قم بتنظيم نفسك للحصول على صندوق الوارد الخاص بك إلى الصفر كل يوم.

Inbox مخصص للبريد الإلكتروني الجديد الذي لم تقرأه بعد. عندما تقرأ رسالة بريد إلكتروني ، انقلها من علبة الوارد الخاصة بك. وإلا ستجد نفسك تقرأ نفس رسائل البريد الإلكتروني مرارًا وتكرارًا. ليست جيدة!

قم بفرز رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك حسب التاريخ والوقت المستلمين ، مع وضع أحدث الرسائل في الأعلى. ثم حتى إذا كان لديك تراكم ضخم في بريدك الوارد ، فستظل ترى أحدث الرسائل "التي قد تكون عاجلة" أولاً.

تتمتع معظم رسائل البريد الإلكتروني بفترة صلاحية محدودة ، لذلك كلما تحركت للخلف في الوقت المناسب ، يكون عدد أقل وأقل منها ذا صلة. بعد عودتك لبضعة أسابيع ، سيتخلى معظم الناس عنك ، لذلك يمكنك أيضًا نقل جميع رسائل البريد الإلكتروني القديمة إلى الأرشفة أو حذفها.

18. لا تنظر إلى رسائل البريد الإلكتروني أثناء عملك. لا تكن مدمنًا على البريد الإلكتروني. أثناء التركيز ، ضع رسائل البريد الإلكتروني بعيدًا.

يبدو أن بعض الأشخاص يقضون كل دقيقة فراغ في إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. هذه ليست طريقة للعيش. خصص بعض الوقت للنظر في بريدك الوارد. ربما 30 دقيقة في بداية اليوم ، و 15 دقيقة بعد الغداء ، و 30 دقيقة في نهاية اليوم. تصفح رسائل البريد الإلكتروني بأسرع ما يمكن ، وتذكر أن معظم رسائل البريد الإلكتروني عبارة عن سلة مهملات. ولكن في بعض الأحيان سيصل شيء حيوي. ركز حتى لا تفوتك!

19. حوّل هاتفك إلى الوضع الصامت لا تدع الناس يكسرون تركيزك أثناء عملك في مهمة أساسية. ضع ملصقًا على هاتفك لتذكيرك بإعادة تشغيله مرة أخرى.

أو قم بإسكاته تلقائيًا باستخدام تطبيق مثل AutoSilent for iPhone أو Silent Time لنظام Android.

20. استخدم التنبيهات عندما لا يكون هاتفك في وضع السكون ، استخدم المنبه الخاص به. إنها أداة مثالية لتذكيرك بفعل الأشياء في الوقت المحدد.

هذا تطبيق رائع للتعرف على الصوت على هاتفك. يمكنني أن أقول "يا Siri ، اضبط المنبه على الساعة 11 صباحًا" ، أو "يا Siri ، أيقظني بعد نصف ساعة" ، وهو يفعل ذلك! يجب أن أقول "يا Siri" ، وإلا فإن رئيسي يعتقد أنني أتحدث معها ويطلب مني العودة إلى العمل.

21. رفض الاجتماعات غير المرغوب فيها الاجتماعات يمكن حقا أن تقف في طريقك. لا تحضر أي شيء ليس ضروريًا تمامًا.

إذا دعاك شخص ما إلى اجتماع ، فيجب أن تكون غريزتك الأولى هي التشكيك فيه. ما هو الغرض؟ هل لها أجندة؟ ماذا يحدث إذا لم أحضر؟

إذا كان الاجتماع طويلاً ، فحاول أن تفلت من حضور جزء منه فقط. أو الهاتف.

22. ترك الفجوات بين الاجتماعات والاجتماعات المتتالية هي الأسوأ على الإطلاق. أنت بحاجة إلى مساحة للتفكير. تعامل مع نتيجة أحد الاجتماعات قبل الانغماس في الاجتماع التالي.

بعد انتهاء الاجتماع ، قم بمراجعة أي إجراءات عليك وإضافتها إلى قائمة المهام الخاصة بك ، أو قم بتنفيذها على الفور إذا كانت سريعة.

قبل أن تذهب إلى الاجتماع التالي ، فكر في الغرض منه ومدخلاتك والنتائج التي تريدها. ثم خذ وقتًا لتجهيز نفسك ، وتأكد من أن لديك كل ما تحتاجه قبل الدخول.

23. الوصول إلى الاجتماعات في الوقت المحدد إن انتظار وصول الأشخاص متأخرين عن الاجتماع يضيع وقت الجميع. سرعان ما تصبح عادة للجميع.

لقد عملت في شركات حيث يبدو أنه من الوقاحة الحضور في الوقت المحدد للاجتماع. يبدو الأمر كما لو أنك حضرت مبكرًا لحضور حفلة ، وفاجأت المضيفين الذين ما زالوا يتنقلون.

إذا كنت تدير اجتماعًا ، فابدأ دائمًا في الوقت المحدد وقم بإنهائه في الوقت المحدد ، بغض النظر عن المتأخر. احصل على عدد كافٍ من الحلفاء ليحضروا معك في الوقت المحدد. من الصعب أن تبدأ اجتماعًا بنفسك.

24. استخدام أدوات الاجتماع عن بعد إذا كنت لا تستطيع تجنب الاجتماع ، فاتصل. سيؤدي ذلك إلى تقليل الوقت الضائع والمساعدة في تنظيم الاجتماع.

منذ سنوات ، اعتادت الشركات الكبرى على إنفاق ثروة على أجنحة مؤتمرات الفيديو المعقدة. في هذه الأيام ، لا تستخدم سوى أنظمة المؤتمرات الهاتفية. أنا شخصياً أجد أن Skype يعمل تمامًا مثل أي شيء آخر.

يتمتع PC Mag بمراجعة ممتازة لأفضل برامج مؤتمرات الفيديو لعام 2016.

25. تجنب السفر من السهل التعود على عادة السفر المتكرر ، عندما يكون لشركتك أكثر من موقع واحد ، أو عندما تستمر في القيادة لرؤية عميل أو مورد.

فكر في من تريد رؤيته وجهاً لوجه في أغلب الأحيان. هل يمكنك نقل نفسك لتكون بالقرب منهم؟ وهل تتعامل مع جهات اتصال أقل تكرارًا عبر الهاتف؟

عندما تريد التحدث إلى شخص قريب منك ، اذهب لرؤيته. عندما تريد أن ترى شخصًا بعيدًا ، اتصل به. أو اجعلهم يأتون إليك.

26. العمل من المنزل التنقل هو أكثر أشكال السفر إهدارًا. وفقًا لتقرير صادر عن معهد أبحاث الدماغ الإحصائي ، يتنقل 128 مليون أمريكي يوميًا ، و 3 ملايين منهم يقودون مسافة 50 ميلًا على الأقل في كل اتجاه. ثلاثة أرباع القيادة وحدها.

إذا كان نمط عملك يسمح لك ، فإن العمل من المنزل يمكن أن يوفر لك ساعات من السفر كل يوم ، وسوف يفعل المعجزات لتركيزك.

27. العمل عن بعد عندما يتعين عليك الذهاب إلى العمل ، حاول أن تجعله رحلة قصيرة. إذا كانت شركتك تعمل عبر عدة مواقع ، فاستخدم الموقع الأقرب إلى منزلك. إذا كان لدى أحد عملائك أو مورديك موقع مناسب ، فقد يسعدهم إعارة مكتب لك.

عندما قمت بتشغيل مشروع Westminster Wireless City ، كنت أعمل غالبًا من مقعد في حديقة بالقرب من قصر باكنغهام ، عندما كان الطقس جيدًا. في الأيام الباردة والرطبة ، كنت أستخدم ستاربكس.

28. تنظيم مساحة العمل الخاصة بك تأكد من تسليم الأشياء التي تحتاجها في أغلب الأحيان. في هذه الأيام ، لسنا بحاجة إلى نفس القدر الذي اعتدنا عليه. في مهمتي الأخيرة كمدير برنامج ، تمكنت من إحضار جهاز iPad الخاص بي واستخدامه على شبكة الشركة (مع مراعاة سياسات وأدوات الأمان). هذا يعني أنني لست بحاجة إلى إحضار الكمبيوتر المحمول الخاص بي. ولم أكن بحاجة إلى حقيبة. مجرد حقيبة صغيرة.

ولم أكن بحاجة إلى مكتب! يستخدم معظم الأشخاص مكاتبهم كمكان لإيقاف أجهزة الكمبيوتر المحمول الخاصة بهم أثناء قيامهم بإرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. ويمكن أن يكون العثور على مكتب ساخن أمرًا مؤلمًا. لذا فقد استسلمت وأخذت الإدارة بالتجول. والإدارة عن طريق تقاسم القهوة. وفي كل اجتماع ، كان كل شيء معي.

29. تخلص من فوضى الورق قد تحتوي أكوام الورق على مكتبك على جميع معلوماتك الأساسية ، لكنك تقضي الكثير من الوقت في البحث عنها. تخلص من ما لا تحتاج إليه ، وافحص الباقي.

استخدم نظام TRAF “Trash، Refer، Action، File. المهملات هي أي شيء يمكنك التخلص منه الآن. الإحالة هي أي شيء تحتاج إلى نقله إلى شخص آخر. العمل هو شيء يجب أن تعمل على أساسه. الملف شيء تحتاج إلى الاحتفاظ به.

التقط قطع الورق الخاصة بك حفنة واحدة في كل مرة ، وقم بتقسيمها إلى أربعة أكوام من أجل المهملات ، والإحالة ، والعمل ، والملف. افعلها بسرعة ، كما لو كنت تاجرًا في لعبة ورق.

تخلص من المهملات ومرِّر إحالة. أضف إجراءات إلى قائمة المهام الخاصة بك وضعها في كومة الملفات. ثم قم بوضعها في مجلدات أو ملفات صندوقية ، أو قم بمسحها ضوئيًا بشكل أفضل وقم بإلقاء الورق في سلة المهملات.

إذا كانت ملفات صندوقك ممتلئة أكثر من اللازم ، فاختر واحدًا منها كل أسبوع ، ثم قم بحذفه.

30. قياس التحسين هل وجدت هذه النصائح مفيدة؟ لست مضطرًا إلى كل منهم مرة واحدة. ربما جرب واحدًا منهم كل أسبوع ، واعرف ما إذا كان بإمكانك بناء كفاءات دائمة في حياتك.

ستساعدك كل واحدة من هذه النصائح على إنجاز المزيد في وقت أقل.