5 نصائح مثبتة لإدارة الفواتير في صناعة الضيافة

بغض النظر عن مجال صناعة الضيافة الذي تعمل فيه ، فإن بعض المهام أكثر أهمية من إدارة الفواتير. تضمن الفواتير المناسبة أن فندقك (أو مؤسسة أخرى) لديه احتياطيات نقدية كافية في متناول اليد لمعالجة العديد من التكاليف المتكررة المرتبطة بإدارة عملك. يمكن أن تزيد المصروفات مثل التوظيف وشراء الأطعمة والمشروبات وصيانة المرافق والحصول على المنتجات والخدمات الأخرى المطلوبة بسرعة.

بدون ممارسات إدارة الفواتير السليمة ، قد تجد شركتك نفسها قريبًا تواجه مشكلة كبيرة في إدارة التدفق النقدي. قد يكون هذا مزعجًا بشكل خاص لشركات الضيافة الصغيرة التي لا تمتلك عادةً نفس الاحتياطي النقدي الكبير مثل الشركات الكبيرة.

مع BirchStreet Pay ، يمكنك تنفيذ ممارسات إدارة الفواتير التي أثبتت جدواها لضمان الاستقرار المالي لفندقك بشكل أفضل. بغض النظر عن عدد الضيوف الذين تخدمهم في أسبوع أو شهر أو سنة معينة ، فإن تحسين الطريقة التي تعالج بها الفواتير سيوفر أرباحًا كبيرة لمنشأتك.

1) أتمتة كلما أمكن ذلك

لدى العديد من شركات الضيافة مجموعة متنوعة من النفقات المتكررة التي يمكن معالجتها على أساس شهري أو حتى أسبوعي. مع وصول العديد من الفواتير يومًا بعد يوم ، هناك خطر كبير لوقوع خطأ بشري عندما تُترك إدارة الفواتير بالكامل للمعالجة اليدوية.

كلما زادت تعقيد الفاتورة ، زادت احتمالية وجود أخطاء جسيمة. على الرغم من أن صناعة الفواتير الطبية لديها بالتأكيد نصيبها العادل من الاختلافات عن الضيافة ، إلا أن تحليلات الفواتير في تلك الصناعة تقدر أن 40 إلى 80 بالمائة من الفواتير تحتوي على أخطاء.

في حين أن إصدار الفواتير في صناعة الضيافة ليس معقدًا ، لحسن الحظ ، فإن هذه الإحصائية توضح مدى سهولة ظهور أخطاء الفواتير في الفواتير ، لا سيما عند تضمين المعالجة اليدوية. يمكن أن تكون الأخطاء مثل الفواتير المكررة والمدفوعات المفقودة مزعجة بشكل خاص لإدارة التدفق النقدي لمؤسسة الضيافة.

كلما زادت "اللمسة" المطلوبة في فاتورة واحدة - حتى تلك التي يتم تسليمها ومعالجتها رقميًا - تزداد فرصة حدوث خطأ. يمكن أن تؤدي أخطاء إدخال البيانات إلى مدفوعات زائدة أو مدفوعات منخفضة ، بالإضافة إلى حسابات ضريبية غير دقيقة أو حتى احتمال فقدان فاتورة. يمكن أن تخلق مثل هذه المشكلات مشكلات كبيرة في وقت لاحق عندما يتعامل الموردون مع رسوم السداد المتأخر أو غرامات أخرى.

2) ضمان دعم أنواع المستندات المختلفة

قبل استلام فاتورة للسلع أو الخدمات المتلقاة ، يجب أن تضع شركات الضيافة في كثير من الأحيان أمر شراء. تُمكِّن أوامر الشراء (POs) شركات الضيافة من تحديد توقعات واضحة مع مورديها. إنها تحدد المنتجات أو الخدمات التي يتم شراؤها وكميتها وسعر الوحدة وحتى المعلومات مثل تاريخ التسليم والموقع (عند الاقتضاء).

أمر الشراء لا يقدر بثمن بالنسبة لفريقك الداخلي ، خاصة إذا كان لديك عدد كبير من الطلبات. تنشئ أوامر الشراء أساسًا مسارًا ورقيًا يوضح اتفاقيات التسعير حتى تتمكن من تجنب تجاوز التكاليف والطلبات المكررة. توفر هذه المستندات أيضًا إمكانية رؤية المخزون لمساعدتك في إدارة المخزون بشكل أكثر فاعلية - سواء أكان طعامًا أم مستلزمات غسيل.

سيمكنك نظام إدارة مخزون الجودة أيضًا من إنتاج وتتبع فواتير أوامر الشراء ، بالإضافة إلى الفواتير غير المتعلقة بأمر الشراء والمذكرات الدائنة لنفقات الأعمال الصغيرة التي لا تتطلب عملية شراء وموافقة منظمة.

بعد قبول البائع لأمر الشراء ، يكون ملزمًا بعد ذلك بتنفيذ هذا الطلب وفقًا للشروط المتفق عليها. عندما يتلقى عملك الفاتورة من البائع ، يجب مقارنتها بعناية بأمر الشراء الأصلي للتأكد من تطابق كل شيء.

إن نظام إدارة المخزون الذي يساعد شركتك على تتبع هذه البيانات سيجعل من السهل على عملك وضع ميزانية لنفقاتها والحفاظ على تدفق نقدي جيد.

3) استخدم الأدوات الرقمية للاستفادة من بيانات الفاتورة

يمكن (ويجب) أن توفر إدارة الفواتير السليمة رؤى أساسية حول كيفية استخدام أعمال الضيافة لأموالها - وكيف يمكنها القيام بذلك بشكل أكثر فعالية.

سلطت ندوة نظمتها BirchStreet Systems مؤخرًا بعنوان "انتقال الضيافة إلى الفواتير الرقمية" في عام 2022 الضوء على مدى قدرة إدارة الفواتير الرقمية على مساعدة الفنادق وغيرها في صناعة الضيافة. من خلال الانتقال من نظام يتكون من 80 بالمائة تقريبًا من الورق و 20 بالمائة إلكترونيًا إلى 20 بالمائة ورقيًا و 80 بالمائة إلكترونيًا ، يمكن للفندق المكون من 250 غرفة في المتوسط تقليل نفقاته السنوية لإدارة الفواتير من 81،250 دولارًا أمريكيًا إلى 6500 دولار أمريكي.

يأتي الكثير من هذا من الطبيعة المبسطة لنظام إدارة الفواتير الرقمية. يمكن أن يؤدي التحول الرقمي باستخدام أدوات مثل BirchStreet Pay إلى تقليل وقت معالجة الفواتير بشكل كبير ، مما يمكن أن يساعد عملك على تحسين شروط الدفع للموردين والحصول على وصول أكبر إلى خصومات السداد المبكر من البائعين. وهذا يسمح بإتمام المزيد من المعاملات ، حتى مع موارد أقل ، مما يقلل بشكل كبير من تكاليف العمالة والمعالجة.

ربما الأهم من ذلك ، أنه مع وجود بيانات دقيقة في الوقت الفعلي من خلال نظام الفواتير الرقمية ، يمكن لأصحاب المصلحة تقديم معلومات موثوقة لرؤساء الأقسام فيما يتعلق بأنشطة الإنفاق.

يتيح ذلك اتخاذ قرارات مستنيرة ورؤى أعمق فيما يتعلق بعلاقات الفندق مع البائعين الأفراد. يمكن أن يكشف بسهولة عن المناطق التي ينفق فيها الفندق الكثير ، أو حيث لا يتم تخصيص الميزانية بشكل صحيح. تتيح المعلومات في الوقت الفعلي للقيادة التصرف بسرعة لمعالجة هذه المخاوف المالية لتحسين التدفق النقدي.

4) مطابقة توقيت الفاتورة لاحتياجات التدفق النقدي

آخر شيء يحتاجه عملك هو فاتورة ضخمة من أحد الموردين تصل في وقت من الشهر يكون فيه التدفق النقدي ضيقًا بالفعل - لا سيما إذا كانت تلك الفاتورة تتطلب سدادًا فوريًا. يجب أن يعمل قادة الضيافة على تحديد توقيت الفاتورة مع الموردين الذي سيكون مفيدًا لاحتياجات التدفق النقدي لشركاتهم.

بالنسبة للأوامر المستمرة ، قد يستلزم ذلك إعداد فترات منتظمة للفوترة ، مثل كل أسبوعين أو في نهاية الشهر. بالنسبة للمشاريع الكبيرة (مثل تجديد ردهة الفندق) ، حدد ما إذا كان من الأفضل لأغراض التدفق النقدي الخاصة بك سداد المبلغ بالكامل عند الانتهاء من العمل ، أو سداد مدفوعات جزئية عند اكتمال مراحل معينة من المشروع.

يجب تحديد توقيت جدولة مدفوعات الفواتير هذه وفقًا لاحتياجات التدفق النقدي الخاصة بك. قد تجد بعض الفنادق أنه من الأسهل دفع الفواتير بسعر ثابت على مدار الشهر. قد يجد الآخرون أنه من الأفضل سداد جميع المدفوعات في نهاية الشهر عند ملء فواتيرهم.

قد يتطلب ذلك مستوى معينًا من التفاوض مع الموردين. يجب الاتفاق على جميع شروط الدفع في بداية علاقة العمل ، بما في ذلك تفاصيل مثل عدد المرات التي سيتم فيها تسليم الفواتير وكيف ستبدو شروط الدفع. بعض الموردين على استعداد لتقديم حوافز للمدفوعات المبكرة أو تواريخ الاستحقاق المرنة - ولكن يجب تحديد مثل هذه التفاصيل مسبقًا.

5) تمكين المدفوعات الإلكترونية

تعتبر المدفوعات الإلكترونية الافتراضية أكثر كفاءة من كتابة الشيكات الورقية. يمكن إتمام مثل هذه المعاملات بسرعة وأمان ، مما يضمن حصول الموردين على المدفوعات في الوقت المناسب.

والجدير بالذكر أن العديد من حلول الدفع الإلكتروني تتيح الآن المدفوعات في الوقت الفعلي التي يمكن إرسالها على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. وجدت دراسة استقصائية نُشرت في مجلة ABA Banking Journal أن 81 بالمائة من قادة الأعمال يتوقعون زيادة انتشار المدفوعات الرقمية "المتوفرة الفوري" لإحداث تحول جذري في الطريقة التي يمارسون بها أعمالهم.

في الاستطلاع ، أشار 52 في المائة إلى المدفوعات في الوقت الفعلي كحل قيم لتحسين إدارة التدفق النقدي ، بينما قال 46 في المائة إنها ستساعد في تحسين أنشطة الحسابات العامة الدائنة. قال ثلثا الذين شملهم الاستطلاع إنهم توقعوا أنه مع توفر المدفوعات في الوقت الفعلي ، سيتوقفون عن سداد المدفوعات النقدية والشيكات الورقية وقبولها.

هذه الإحصائية النهائية ذات أهمية قصوى لأولئك الذين يترددون في تحديث أنظمة إدارة الفواتير الخاصة بهم. بغض النظر عن شعور مؤسستك حاليًا بشأن الانتقال إلى حل دفع إلكتروني بالكامل ، فمن المحتمل أن يكون مورديك مستعدين لإجراء التبديل.

من المحتمل أن يتطلب الحفاظ على علاقات قوية مع الموردين المفضلين الذين يساعدون علامتك التجارية للضيافة على العمل بسلاسة إجراء هذا الانتقال ، بغض النظر عن تفضيلات فريقك الداخلي.

دع BirchStreet Pay يحدث ثورة في إدارة الفواتير

ترسل شركات الضيافة وتتلقى عددًا لا يحصى من الفواتير وطلبات الشراء كل أسبوع. يمكّن نظام إدارة الفواتير السليم فريقك من إنشاء الفواتير وتتبعها وحفظها بشكل أكثر فعالية ، مع ضمان تدفق نقدي قوي للأعمال.

مع BirchStreet Pay ، لا داعي للقلق بشأن كتابة الشيكات الورقية أو تعرض أعمال الضيافة الخاصة بك للاحتيال على بطاقة الائتمان. يوفر هذا النظام المبتكر حلاً منفردًا لإدارة مدفوعاتك باستخدام البطاقات الافتراضية التي تكسب النقود على كل عملية شراء.

يوفر BirchStreet Pay واجهة سهلة الاستخدام تتيح لك إجراء المدفوعات بضغطة زر واحدة ، مع حماية جميع المعاملات من خلال إجراءات الأمان الحديثة ودعمها من خلال دعم على مستوى الكونسيرج.

تتيح تدفقات العمل المرنة والتقارير التفصيلية التكامل المبسط مع أنظمة المحاسبة / تخطيط موارد المؤسسات الخاصة بك ، بينما تمنحك أيضًا رؤية كاملة لمدفوعاتك. يمكن لفريق إعداد الموردين مساعدتك في تحويل الموردين لقبول مدفوعات البطاقات الافتراضية.

باستخدام BirchStreet Pay ، يمكنك تقليل الشيكات الورقية وتكاليف الامتثال والمصروفات الأخرى ، كل ذلك أثناء كسب النقود. من توفير التكاليف إلى الشفافية في الشراء ، يمكن لمؤسستك الحصول على فهم أفضل لنفقاتها واحتياجات إدارة الفواتير ، مما يؤدي إلى ممارسات مالية أفضل في المستقبل.