מהכנסות מכרטיסים ועד שימור לקוחות וחיפוש מכירות יעיל יותר, ניהול אירועים ואירועי חברה יכולים להיות משתלמים במיוחד עבור מקומות אירוח כמו בתי מלון ומסעדות. מתערוכות ועד חגיגות לגיוס כספים ללא מטרות רווח, אירועים הם נשמת אפם של עסקי מלונות רבים, אך הם גם יכולים להיות מלחיצים למדי. הם שואבים את תשומת הלב והמשאבים מהארגון שלך בדרכים שעלולות להיות מנוגדות אם אינך מתכנן כראוי. חתונות הן הסוג המלחיץ ביותר של אירוע מכיוון שהלחץ עליהן כל כך גבוה - אבל עם סיכון גדול מגיע תגמול גדול. כדי למנוע את הנפילות של אירוע שהופק בצורה גרועה, עליכם להיות מאורגנים ויסודיים, תוך שימוש בכל הכלים העומדים לרשותכם בכדי להעביר אירוע מוצלח.
במדריך תכנון אירועים 101 שלנו, נדריך אותך דרך מסגרת לביצוע אירוע מדהים. זה אולי נראה מאיים בהתחלה, אבל האמת המנחמת של תכנון אירועים היא שמיומנויות ארגוניות מגיעות רחוק. אנו נדריך אותך בכל דבר, החל מהעסקת מנהל אירועים ועד למינוף תוכנה לניהול אירועים, תכנון אירועים מיוחדים ואפילו איך לגשת לאירועים גדולים.
הגדר את המטרות והיעדים שלך
המטרות של האירוע שלך אולי נראות לך ברורות - אבל המטרות האלה עשויות להיות שונות לגמרי בקרב מחזיקי העניין שלך. לפני שתתחיל לתכנן, עליך להכניס את כולם לחדר אחד ובאותו עמוד. שאלות לשאול:
למה אנחנו מארגנים את האירוע הזה?
מה הציפיות שלנו מהאירוע?
כיצד נמדוד את הצלחתו?
היכן יש חפיפות או קונפליקטים בכל הנוגע לציפיות ולמדידות של הצלחה?
האם יש מישהו אחר שלא בחדר הזה שצריך להיות?
האם יש מישהו בחדר הזה שלא צריך להיות?
על ידי איסוף מחזיקי עניין והקדשת זמן לזהות את המטרות והיעדים העיקריים שלך, יהיה לך בסיס חזק שיוביל לאירוע מוצלח יותר. אחרת, אתה מסתכן באירוע מבולבל שמנסה להיות יותר מדי דברים עבור יותר מדי אנשים - ובסופו של דבר לא לרצות אף אחד.
לאחר שתקבע את המטרות שלך, רשום אותן למען הבהירות. לאחר מכן, כאשר אתה מתמודד עם הקונפליקט הבלתי נמנע בהמשך הקו, אתה יכול לחזור אל היעדים המוסכמים שלך. הם הופכים לבעלי ברית שלך כדי למנוע מהאירוע להיסחף רחוק מדי מהמטרות המיועדות לו. כמו כן, לכל יעד צריך להיות מדד שניתן לכמת בו תוכל להשתמש כדי להעריך הצלחה במהלך התחקיר שלאחר האירוע.
כעת, עם יעדים ביד, אתה יכול לעבוד אחורה כדי להבטיח שהאירוע בנוי כך שיספק עבור המשתתפים ומחזיקי עניין בארגון.
הקצאת תפקידים ואחריות
לאחר הגדרת יעדים, הגיע הזמן להקצות תפקידים ואחריות. בהירות היא אחד הדברים החשובים ביותר שמתכנן אירועים יכול לספק. למעשה, כל מה שאתה עושה צריך להיות מרוכז סביב הפחתת אי בהירות! אתה רוצה שכולם יהיו באותו עמוד, עם ציפיות ומשימות ברורות כדי שלא יהיה בלבול לגבי מי עושה מה ומתי.
באופן אידיאלי, אלה יעברו גיבוב במהלך אותה פגישת פתיחה, כך שכולם יהיו מיושרים סביב המשימות שלהם קדימה. בתור מוביל תכנון האירוע, זה מועיל לקבל את המשימות האלה כדי שתוכל להפיץ את העקיפה ולהמשיך לערב בעלי עניין בהצלחת האירוע.
בהתאם לסוג האירוע ולמשאבים הפנימיים הזמינים, ייתכן שתרצה לשקול יצירת ועדות משנה, שלכל אחת מהן ההובלה שלה. זה מבנה את תהליך תכנון האירוע ומבהיר תפקידים:
ניהול ספקים: צוות זה מטפל בכל הקשור לצדדים שלישיים, כמו אבטחת מקום, מציאת קייטרינג וטיפול ב-A/V, בין היתר.
תכנות: קבוצה זו אחראית לבניית סדר היום של האירוע, כולל יצירת הפעלות ופאנלים, אבטחת רמקולים, מציאת בידור וכל דבר אחר הקשור ללוח הזמנים של האירוע.
שיווק: צוות זה מתמודד עם שיווק ויחסי ציבור לאירוע, הכולל הסברה לעיתונות, ניהול מדיה באתר, מדיה חברתית ועוד.
חסויות: קבוצה זו תביא ספונסרים חיצוניים שיוכלו לסייע בהפחתת עלויות האירוע.
הגדר את התקציב שלך
ברגע שיהיו לכם את הפרמטרים של האירוע ומתאר גס של התפקידים והאחריות של כולם, תהיו במצב טוב יותר לקבוע את תקציב האירוע. תוכל לזהות הזדמנויות למתן חסות, כמו גם זרמי הכנסה אחרים שיכולים לעזור לכסות את עלויות האירוע. חלקן עשויות להיות כספיות ואחרות עשויות להיות תרומות "בעין" הסוחרות בפרסום עבור תרומת סחורות ושירותים.
כמה הוצאות שכדאי לכלול בתקציב שלך:
מָקוֹם מִפגָשׁ. כלול כאן את כל העלויות הנלוות, לא רק את דמי השכרת המקום: כל ביטוח נדרש, עלויות A/V...כל מה שקשור למקום. אם אתה עושה תערוכה, פירוט גם את העלויות האלה.
לְעַצֵב. כל מקום מגיע עם עלויות עיצוב נלוות: כיסאות, שולחנות, פרחים וכו'. זה המקום בו אתם מפרישים כסף כדי לשפר את המקום כדי ליצור אווירה התואמת את האירוע שלכם.
תִכנוּת. האם תשלמו לרמקולים מרכזיים? מה לגבי להקה לבידור בערב? קחו בחשבון את כל העלויות הקשורות לביצוע לוח הזמנים של התכנות הרצוי.
פֶּנסיוֹן מָלֵא. יש להאכיל את המשתתפים ולשתות אותם כראוי! תרצו להתאים את ההוצאות שלכם כאן לסגנון והאווירה של האירוע, כך שלא תגזימו (או גרוע מכך, לא תספקו את הציפיות). כמובן, אם אתה עורך אירוע וירטואלי, יתרון אחד הוא שאתה יכול למחוק פריט זה.
מיתוג ושיווק. כל אירוע דורש משתתפים. מה תעשה כדי לבנות באז ולמכור כרטיסים? ההשקעה שלך כאן עשויה לכלול גם יחצן, שיווק בתשלום ושיווק אורגני בערוצי המדיה שבבעלותך.
עלויות הצוות. בין אם מדובר בברמנים ושרתים או בעלות הנסיעות והלינה לצוות התמיכה שלכם, עליכם לתקצב את כל עלויות כוח האדם שלכם. ייתכן שתרצה לכלול גם את העלות היחסית של הצוות הפנימי שלך; זה תלוי רק אם אתה רוצה לנהל חשבונאות אמיתית של עלות האירוע.
מגירה. קדימה, הוסף מאגר של 5-10% לתקציב שלך עבור העלויות הבלתי צפויות שתמיד צצות...
ייתכן שתרצה לכלול כל הכנסה צפויה כדי שתוכל להעריך את הרווחיות (או, עבור אירוע חברה, נקודת האיזון שלך). גם אם אתם מציעים כרטיסים בחינם, שימו מחיר על הכרטיסים הללו כדי לקבוע מחיר על ערך האירוע למשתתפים. זה מספק חשבונאות מלאה של האירוע כך שאתה יודע איפה אתה עומד.
שקול אפשרויות וירטואליות
כפי שכולנו יודעים, המגיפה העולמית סיקרה את תעשיית האירועים. אבל יש תרמית: מארגני אירועים התמקדו בשיפור החוויה הוירטואלית, דבר שרוב האירועים השאירו על הסף.
כיום, מארגני אירועים חייבים לשקול אם (ואז איך) לשלב רכיב וירטואלי באירועים שלהם. לכן, בין אם מדובר באירוע וירטואלי בלבד ובין אם מדובר באירוע היברידי המשלב באופן אישי ומקוון, עומדים לרשותכם מגוון כלים. הנה שניים שכדאי לקחת בחשבון, שכל אחד מהם מאפשר לך לשלב בצורה חלקה רכיב וירטואלי באסטרטגיית האירוע שלך:
Cvent. אירועים וירטואליים הם כעת חלק מרכזי מתיק האירוח של Cvent . פלטפורמת האירועים הווירטואליים כוללת מרכז משתתפים ליצירת רשתות משופרת, תזמון פגישות, חדרי פריצה לווידאו ותוכן להורדה.
Bizzaboo. פלטפורמה זו תומכת באירועים וירטואליים, היברידיים ופרטניים, מה שאומר שאתה יכול לפתח שורה רחבה של סוגי אירועים מבלי שתצטרך להתיז כלים חדשים. ל- Bizzaboo יש גם אינטגרציות רבות כדי שתוכל להתאים אישית את החוויה שלך.
השתתפו. עם יכולות סטרימינג מלאות מבוססות-דפדפן מובנות ישירות, הפלטפורמה של Attendify הופכת את החלק הווירטואלי של האירוע שלך למרתק בדיוק כמו החלק האישי. יש דף בית קהילתי ממותג, הפעלות אינטראקטיביות ויצירת קשרים חזקים - כל אלה גורמים לאירוע וירטואלי להתעורר לחיים.
סגור את הלוגיסטיקה
אפילו מתכנן האירועים המצליח ביותר זקוק לזמן כדי לתכנן אירוע מוצלח. תן לעצמך זמן אספקה של 3 חודשים לפחות, עם חלון אידיאלי של כ-6 חודשים. כשאתה קובע את התאריך שלך, אל תמהר. שקול היטב את החגים הציבוריים (הן במדינה המארחת שלך והן באלו שהמשתתפים עשויים להגיע מהם), התבונן באירועים מתחרים בתעשייה, וגם תסתכל על לוחות השנה של בתי הספר. כמו כן, תרצה לפנות לעמודי התכנות שלך, כגון רמקולים ובידור במרכז האירוע שלך.
לאחר מכן, ברגע שיש לך כמה תאריכים בראש (יעד אחד ושני גיבויים), פנה לרשימת המקומות הקצרים שלך. אתה עשוי לגלות שהתאריך בעצם עוזר לך לצמצם את הבחירות שלך. אם אתה מגלה שהמקום המוביל שלך לא יכול להכיל את התאריכים המועדפים עליך, אתה יכול לחפש במקום אחר או לחזור אחורה עם מחזיקי העניין שלך כדי לראות אם יש גמישות. אמנם אתה צריך להחליט את זה בעצמך, אבל לעתים קרובות עדיף ללכת עם הדייט האידיאלי מאשר המקום האידיאלי, מכיוון שזה כמעט בלתי אפשרי להגיע ללוחות זמנים להסתדר בצורה מושלמת!
עשה את תוכנית האב שלך
זה ה"תנ"ך" שלך. זה המסמך שאמור לענות על שאלות של כולם. זה המקור היחיד של האמת. זה יכול להתעדכן לאורך זמן, אז ודא ששמות הקבצים משקפים את העדכון האחרון ויש לך תזכורות תקופתיות לאנשים לגשת לגרסה האחרונה
תוכנית האב שלך תבנה את כל חלקי האירוע שלך:
מקום, קייטרינג ולוגיסטיקה של ספקים
ניהול דוברים ובידור, כולל חוזים, נסיעות ולוגיסטיקה אחרת
ציר זמן משוער, בחלוקה לפי תוצר ובעל משימה
ניהול הרשמה (הן לפני המופע והן באתר)
הדפסה ושילוט
תוכנית שיווק ויחסי ציבור
תכנות, פעילויות ובידור
מידע ליצירת קשר עם ספקים חיצוניים
תחשוב על זה כמסמך "חסוך לי זמן לענות למיילים על כל פרט אחרון". לא שלא יהיו הרבה מיילים! זה רק שאתה רוצה להציע כמה שיותר מידע "בשירות עצמי" כדי שתוכל להתמקד בדברים החשובים.
בנה את המותג שלך
מיתוג עוזר לך להגדיר עבור מה האירוע מייצג, עם מי הוא מדבר ולמה המשתתפים יכולים לצפות ממנו. ודא שאתה משקף את כל הדברים האלה במותג של האירוע שלך! אתה רוצה שיהיה לך משהו שהוא גם ייחודי וגם רלוונטי, מותג שמהדהד עם הקהל שלך וסולמות עד לקול המותג והשליחות הכוללת של החברה שלך.
כשעושים טוב, מיתוג אירוע יכול לעמוד במבחן הזמן ולהפוך למוסד. תחשוב על Dreamforce בסן פרנסיסקו או SXSW באוסטין. כנס יכול להפוך לעמוד התווך של כל אסטרטגיית השיווק, המיתוג והשימור של החברה שלך. כמובן, אפילו אירועים קטנים יותר נהנים ממיתוג, מה שיכול לגרום לאירועים להיראות יותר יוקרתיים, אקסקלוסיביים ואינטימיים. תפעיל את כוחו של המותג בחוכמה!
זהה שותפים כדי להגביר את ההצלחה
לאחר שתמתגו את האירוע שלכם, תוכלו לצאת אל שותפים וספונסרים שיוכלו להפוך אותו למוצלח עוד יותר. גישה זו תלויה בסוג האירוע שלך. עם אירועים למטרות רווח, נותני החסות עשויים להיות מחוללי הכנסה. או, עם כנסים של לקוחות ארגוניים, הם יכולים פשוט לעזור לאירוע להשתפר. עבור מתכנני אירועים שעובדים עם מספר חברות, שותפויות מקומיות עם עסקים קטנים אחרים יכולים לשפר את השוליים שלך, להפוך את השיווק שלך ליעיל יותר ו/או לשפר את האיכות הכוללת של ההיצע לאירועים שלך.
זכור שהשותפויות הנכונות יכולות להגביר את ההצלחה שלך בדרכים אחרות. שותפים יכולים גם להפוך לתומכים באירוע שלך בקהילות אחרות. לדוגמה, תוכל לשתף פעולה עם אחד הלקוחות הגדולים ביותר שלך כדי להשתתף באירוע המרקיז השנתי שלך, מה שמגביר את ההזדמנויות לשיווק צולב. הקריטריונים העיקריים בבחירת שותפים לאירוע שלכם הוא יישור קו: ודא שכל מותג שתבחר תואם את קולו של המותג שלך ומתיישר עם המטרה והטון של האירוע שלך.
עצב את תוכניות יחסי הציבור והשיווק שלך
ברגע שלאירוע שלך יש מטרה מוגדרת, תוכנית אב ברורה, מותג מוצק ולוח של שותפים ו/או נותני חסות, אתה מוכן לעצב את תוכניות יחסי הציבור והשיווק שלך. להלן מרכיבי הליבה שיש לכלול:
תקשורת מרוויחה. זו תוכנית התקשורת ויחסי הציבור שלך. איך תגיע לתקשורת ותגרום להם לעסוק באירוע שלך? האם תארח את המדיה באתר? באילו סיפורים רלוונטיים תוכל להשתמש בתור הוקס לסיפורים? איך אתה יכול למשוך דוברים כדי להגביר את מאמצי יחסי הציבור שלך?
מדיה בבעלות. זהו בלוג החברה שלך, פעולות במדיה החברתית, ניוזלטרים בדוא"ל, רשימות לקוחות וכל רשתות עובדים פנימיות. איזה תוכן תיצור לפני, במהלך ואחרי האירוע? כיצד תמנף את התוכן הזה למדיה מרוויחה ובתשלום?
מדיה בתשלום. כל זה פעולות שיווק בתשלום. באילו ערוצים משתתפי היעד שלך משתמשים הכי הרבה? איפה אתה יכול למצוא את הטוב ביותר עבור הכסף שלך? מי ינהל את מיקומי הקריאייטיב, ההעתקה והמודעות?
הגדל את תדירות הפגישות קרוב יותר לאירוע
פגישות הן הדרך היעילה ביותר לכנס את הצוות ולעבוד על נושאים של הרגע האחרון. הגדל את תדירות הפגישות שלך ככל שהאירוע מתקרב כך שלא יהיו לך הפתעות מגעילות. ראה את הנקודה הבאה.
הגדר את יום התהליכים וההצגה שלך
ככל שתגדיל את תדירות הפגישות, תרצה גם להגדיר בבירור את יום התהליכים שלך. תכנון מוקדם זה מפחית הפתעות, מגביר את הבהירות ומוריד לחץ (סוג של). אם יש לך ספק, עיין בהרצאת המופע!
הרצף של המופע שלך צריך לתאר את כל הפרטים הרלוונטיים, לשים את כל המידע החיוני במקום אחד, כך שתוכל להתמקד פחות בהעברת מידע ויותר בניהול האירוע. דברים יכולים וישתבשו; אתה צריך להפוך את כל מה שאתה יכול לאוטומטי כדי לתת לך זמן ומרחב ראש להתמודד עם כדור העקום הבלתי נמנע.
למופע יש כמה פריטי חובה:
פרטים ליצירת קשר. השתמש בעמוד הראשון כדי להדגיש את פרטי הקשר של מובילי הצוות. זהה בבירור מי אחראי על מה, כך שהאדם הנכון יקבל את השאילתה ראשון, בלי צורך לרדוף אחרי מישהו אחר.
לוח זמנים.פירוט שעתי של מה קורה איפה, מי אחראי ומה צריך להיעשות עד מתי. זהו חלומו הארגוני של מנהל פרויקט!
התקלקל. סוף האירוע רק לעתים רחוקות מסמן את סיום העבודה. תאר את כל מה שקורה לאחר סיום ההצגה כדי לוודא שהתמוטטות מתרחשת בצורה מסודרת ובזמן.
בהתאם למורכבות האירוע שלך, אולי תרצה לערוך מופע לכל חדר/במה הכולל פירוט של כל מה שקורה בכל יום. לאחר מכן, משוך את המסמכים האינדיבידואליים האלה לתוכנית אמן שגורמת ליום האירוע לעבור חלק.
אל תצחצח את הנתיחה שלאחר המוות
ביצוע אירוע מוצלח הוא מלחיץ - ומתגמל! למרות זאת, אף אירוע אינו חף מפגמים. אל תצחצח את ישיבת הצוות שלאחר האירוע כדי לדון במה שהלך טוב ומה ניתן לשפר. אתה חייב לעשות זאת בעודו טרי; אחרת, אנשים ישכחו והתובנות יימוגו.
שאלות לשאול את הצוות שלך:
מה הלך טוב?
מה הלך גרוע?
אם היינו הולכים לעשות את זה שוב, מה ישתנה ומה לא?
נתיחה שלאחר המוות נכונה כוללת גם משוב מהמשתתפים. ייתכן שתגלה כמה תחומים שלא שקלת קודם או כמה בעיות שהתעלמו מהן. אתה גם תקבל הרבה תובנות חשובות כיצד להפוך את האירוע הבא לטוב עוד יותר!
