מהי תוכנת ניהול עבודת אירוח?

תוכנת ניהול עבודת אירוח היא חבילה מיוחדת של כלים שנועדה להתמודד עם אתגרי משאבי אנוש בתעשיית האירוח על ידי ניהול כוח העבודה שלהם בצורה יעילה יותר. תזמון ולוחות זמנים מסורתיים התפתחו למערכות שלמות המטפלות בגיוס עובדים, השתלמות, הדרכה, תזמון, מעקב אחר ביצועים, אינטגרציה של שכר ותאימות.

להלן כמה מהפונקציות העיקריות של תוכנת ניהול עובדי אירוח:

• תזמון יעיל: אירוח דורש לעתים קרובות הקצאות משמרות דינמיות וגמישות כדי להתאים למספרי אורחים משתנים, עונתיות והזמנות אירועים. תוכנה לניהול עבודה מקלה על מנהלים ליצור, לערוך ולשתף במהירות לוחות זמנים.

• ניטור בזמן אמת: מעקב אחר עלויות העבודה והנוכחות בזמן אמת מאפשר למנהלים לקבל נראות לגבי צורכי כוח האדם, מה שנותן להם זמן להסתגל ולהימנע מחוסר אויש עודף.

• מעקב אחר ביצועים: פתרונות רבים מציעים מדדי ביצועים כדי לסייע בזיהוי צורכי הדרכה, להבליט את הביצועים הטובים ביותר ולהבטיח שהעובדים עומדים בסטנדרטים של התעשייה.

• ציות לחוק: שמירה על ציות לחוקי העבודה, תקנות שכר המינימום וספי השעות הנוספות יכולה להיות מאתגרת בתחום האירוח. תוכנה לניהול עבודה כוללת לעתים קרובות תכונות ציות מובנות.

• אינטגרציה: פלטפורמות ניהול עבודה אפקטיביות יכולות להשתלב בצורה חלקה עם מערכות שכר, הנהלת חשבונות ומערכות משאבי אנוש אחרות, לייעל את זרימת הנתונים ולהפחית את ההזנה הידנית.

5 התוכנות המובילות לניהול כוח אדם בתחום האירוח

תוכנת ניהול כוח אדם לאירוח בשנת 2025 חייבת להציע מגוון רחב של תכונות כמו תזמון חזק, תובנות בזמן אמת ואינטגרציות קלות. בואו נסתכל על חמש מהאפשרויות הטובות ביותר בשוק והתכונות העיקריות שלהן:

כשאני עובד

When I Work התחיל כיישום תזמון פשוט אך התפתח לפתרון מקיף לניהול כוח אדם. הממשק האינטואיטיבי שלו עוצב מתוך מחשבה על קלות שימוש, שימושי למסעדות קטנות יותר ולמלונות בגודל בינוני שאין להם משאבי משאבי אנוש נרחבים.

תכונות עיקריות:

• תזמון גרור ושחרר לפריסה מהירה של משמרות.

• התראות ניידות בזמן אמת על שינויים והודעות במשמרות.

• שעון זמן משולב התומך בכניסות מבוססות מיקום.

• ניתוח עבודה בסיסי לבקרת עלויות.

למה לבחור כשאני עובד? זה אידיאלי לעסקים הזקוקים לתזמון ידידותי לתקציב ללא תכונות משאבי אנוש מורכבות. זוהי בחירה אידיאלית למנהלים המעוניינים לייעל את תהליך התזמון ולהפחית את הנטל הניהולי של ארגונים מבוססי משמרות.

HotSchedules

HotSchedules כבר זמן רב מרכיב עיקרי בתעשיית האירוח, במיוחד עבור מסעדות ובתי קפה. הוא ידוע בתזמון וניהול מלאי חזקים, ומציע כלי חיזוי מתקדמים המסייעים למנהלים להתאים את דרישות העבודה לדרישת הלקוחות.

תכונות עיקריות:

• כלי חיזוי לניבוי צורכי כוח אדם על סמך נתונים היסטוריים.

• תזמון אוטומטי שקובע את כללי הזמינות והתאימות.

• מעקב אחר זמן ונוכחות עם תכונות דיווח חזקות.

• פונקציונליות צ'אט לתקשורת מיידית ושיתוף פעולה.

HotSchedules הוא הטוב ביותר עבור מסעדות, בתי מלון ואתרי נופש הדורשים חיזוי עבודה מתקדמים יותר ובקרת עלויות הדוקה יותר. מדרגיות הפלטפורמה מיטיבה משמעותית עם רשתות מרובות סניפים.

סְגָן

סגן הוא עוד מתחרה חזק בתחום תזמון האירוח. הוא מצטיין באוטומציה של משימות שחוזרות על עצמן ומתגאה בפלטפורמה ניידת ידידותית למשתמש שהעובדים מעריכים. התכונות של סגן כוללות החלפת משמרות, הודעות וניהול חופשות יעיל.

תכונות עיקריות:

• אפליקציה לנייד לעובדים לצפייה בלוחות זמנים ולבקש חופשה.

• תזמון אוטומטי כדי להתאים את דרישות המשמרות לצוות הזמין.

• תכונות ציות חזקות, כולל רישום עבור ביקורת.

• אינטגרציה עם מערכות שכר ונקודות מכירה (POS).

סגן עובד היטב עבור בתי מלון ומסעדות בינוניות וחברות אירועים הזקוקים למערכת זריזה וידידותית למשתמש. העיצוב הידידותי למשתמש של סגן מקטין את עקומת הלמידה עבור צוות שלא מכיר את הטכנולוגיה.

BambooHR

בעוד ש-BambooHR מוכרת בדרך כלל בזכות פתרונות ניהול משאבי אנוש המקיפים שלה, היא צברה אחיזה בקרב עסקי אירוח בזכות התכונות החזקות של מעקב אחר כוח אדם ומעורבות עובדים. מלבד תזמון, BambooHR מציעה מודולים לרכישת כישרונות, הצטרפות והערכת ביצועים.

תכונות עיקריות:

• מעקב אחר מועמדים לייעול גיוס עובדים בתעשייה עתירת מחזורים.

• תהליכי עבודה המבטיחים עובדים חדשים מוגדרים להצלחה.

• כלים לניהול ביצועים לקביעת יעדים ובחינת אותם.

• ניתוח מוצק על מעורבות עובדים ותחלופה.

BambooHR יכולה להועיל רבות לבתי מלון, אתרי נופש ופעולות מרובות מחלקות שרוצים חבילת משאבי אנוש הכל-באחד במקום פתרון תזמון עצמאי.

Connecteam

Connecteam מתמקדת בקישוריות ומעורבות של כוח אדם, ומציעה כלי תקשורת, הדרכה ותזמון. נועד לרכז תהליכים ארגוניים, הוא מתאים לעסקי אירוח גדולים יותר המחפשים פתרון הכל באחד.

תכונות עיקריות:

• צ'אט בתוך האפליקציה לשיתוף פעולה בצוות ועדכוני צוות.

• מודולים להכשרת עובדים עם חידונים מובנים.

• שעון נוכחות מבוסס מיקום למעקב נוכחות מדויק.

• ניהול משימות הניתנות להתאמה אישית ואוטומציה של זרימת עבודה.

Connecteam מצוינת עבור מלונות גדולים יותר, רשתות וזכיונות שזקוקים לפלטפורמה לאיחוד מחלקות או מיקומים שונים. הוא מצטיין בלהשאיר את כולם באותו עמוד באמצעות מרכז דיגיטלי מרכזי.

היתרונות של תוכנת ניהול עבודה לאירוח

השקעה בפלטפורמת ניהול עבודה בתחום האירוח מביאה יתרונות רבים המתפרשים על פני תפעול, כספים ושביעות רצון העובדים. יתרונות אלו מתורגמים להחזרים מוחשיים על ההשקעה, המאפשרים לעסקים בתחום האירוח לפעול ביעילות תוך שמירה על רמות גבוהות של איכות שירות.

הנה כמה מהיתרונות הללו:

• תזמון משופר: אוטומציה של הקצאת משמרות ממזערת שגיאות ידניות, מפחיתה קונפליקטים בתזמון ומשפרת את מורל הצוות.

• דיוק שכר משופר: דפי זמן משתלבים עם השכר, ומקטינים את הסבירות לטעויות שכר שעלולות לפגוע באמון העובדים.

• בקרת עלויות: כלי מעקב וחיזוי עלויות העבודה בזמן אמת עוזרים לעסקים להימנע מעודף כוח אדם, תוך חיסכון בהוצאות העבודה.

• ציות והפחתת סיכונים: בדיקות ציות מובנות מבטיחות ציות לחוקי העבודה, מניעת קנסות וסיבוכים משפטיים.

• מעורבות עובדים טובה יותר: פלטפורמות עם תכונות תקשורת והדרכה שומרות על הצוות מעודכן, מעורב ומוטיבציה.

החלטות מונחות נתונים: ניתוח מפורט מספק תובנות לגבי שעות עבודה, פרודוקטיביות ושיעורי תחלופה, ומעצים את ההנהלה לקבל החלטות מושכלות.

כיצד צוותי משאבי אנוש משתמשים בתוכנת ניהול באירוח

צוותי משאבי אנוש במגזר האירוח מטפלים באחריות נרחבת - גיוס, השתלמות, תזמון עובדים, הערכות ביצועים, ניהול הטבות וציות. כך הם משתמשים בתוכנת ניהול כדי לפשט ולייעל שיטות משאבי אנוש :

• השתלמות יעילה: זרימות עבודה אוטומטיות מנחות עובדים חדשים באמצעות ניירת חיונית, מודולי הדרכה והכרה במדיניות, ומזרזות את תהליך ההצטרפות.

• כוח אדם אופטימלי: ניתוחים מתקדמים עוזרים ל-HR לקבוע רמות איוש אופטימליות, ומבטיחות שדלפק הקבלה, ניקיון הבית והמטבח מאוישים כראוי בשעות השיא והשפל.

• ציות לתקנות: בדיקות ציות משולבות לשכר מינימום, שעות נוספות והפסקות ארוחות עוזרות לצוותי משאבי אנוש להישאר בגבולות החוק.

• מעקב אחר ביצועים: מנהלי משאבי אנוש יכולים להגדיר ולעקוב אחר יעדים, לעקוב אחר מדדי ביצועים ולזהות בקלות עובדים בעלי ביצועים מובילים לקידום או הכשרה נוספת.

תקשורת ומעורבות: ניתן לשתף הודעות חברה, שינויי מדיניות ושבחים לעובדים בולטים באופן מיידי באמצעות פלטפורמות תקשורת מרכזיות.

תכונות שצריך לחפש בתוכנת ניהול כוח אדם של אירוח

לא לכל עסק יש אותן דרישות בבחירת פתרון ניהול כוח אדם לתעשיית האירוח. עם זאת, תכונות ויכולות מסוימות נחוצות בדרך כלל להצלחה:

1. ממשק ידידותי למשתמש: בהתחשב בתחלופה גבוהה ובצוות עונתי, מערכת תוכנה צריכה להיות אינטואיטיבית וקלה ללמידה, ולצמצם את זמן ההדרכה.

2. יכולות אינטגרציה: היכולת להתחבר למערכות משאבי אנוש, שכר ונקודות מכירה קיימות מבטיחה זרימת נתונים חלקה.

3. פונקציונליות ניידת: צוות האירוח עובד לעתים קרובות על הרגליים; אפליקציה לנייד מאפשרת גישה בזמן אמת ללוחות זמנים, בקשות משמרות ותקשורת מיידית.

4. כלי ציות: ציות מובנה לחוקי העבודה המקומיים והפדרליים מגנה על עסקים מקנסות ובעיות משפטיות.

5. מדרגיות: המערכת צריכה להכיל תנודות בגודל הצוות, במיוחד בעונות השיא.

6. ניתוח ודיווח: תובנות נתונים על עלויות עבודה, ביצועי צוות ושיעורי תחלופה עוזרים לחדד ולשפר את אסטרטגיות משאבי אנוש.

7. תמיכת לקוחות: שירותי תמיכה אמינים, כולל סיוע בכניסה ופתרון בעיות, חיוניים לצמצום זמן ההשבתה.

שיקולים מרכזיים לבחירת התוכנה הנכונה

לפני קבלת החלטה סופית על פלטפורמת ניהול כוח אדם בתחום האירוח, עסקים חייבים להעריך כמה היבטים חשובים:

• תקציב: המחירים יכולים להשתנות מאוד בהתאם ליכולות התוכנה, מספר המשתמשים ומודל המנוי. ודא שהבחירה שלך מתאימה לתוכנית הפיננסית שלך מבלי להתפשר על תכונות קריטיות.

• מדרגיות: התוכנה צריכה להתאים בקלות לדרישות מוגברות של צוות עובדים ותפעוליות, בין אם אתה פותח סניפים חדשים או מרחיב את הפעילות הקיימת.

• תמיכת לקוחות והדרכה: פתרון עם תמיכה ייעודית, חומרי הדרכה וסיוע באתר יכול להאיץ את המעבר שלך.

• דרישות אינטגרציה: אשר שהתוכנה יכולה להסתנכרן עם מערכות השכר, הנהלת החשבונות או ניהול הנכסים הנוכחיים שלך.

• משוב משתמשים: זה חכם לקרוא מקרים או לחפש הפניות מעסקי אירוח אחרים כדי לאמוד את ביצועי הפלטפורמה בעולם האמיתי.

מגמות עתידיות בטכנולוגיית ניהול כוח אדם בתחום האירוח

תוכנת ניהול כוח אדם ממשיכה להתפתח ולהשתנות ככל שתעשיית האירוח מאמצת טכנולוגיה מתקדמת יותר. לדוגמה, בינה מלאכותית (AI) מאפשרת תזמון חזוי, ניתוח נתוני עבר וגורמים חיצוניים כדי לחזות את דרישות העבודה. עם עלייתה של טכנולוגיית הבינה המלאכותית, צפו לתובנות מפורטות יותר לגבי עלויות עבודה, פרודוקטיביות ומדדי ביצועים, מה שמעודד החלטות אסטרטגיות טובות יותר.

טייק אווי מפתח

• בחר פלטפורמת ניהול עובדים שתואמת את קנה המידה, התקציב ותוכניות הצמיחה של הפעילות שלך.

• חפש פתרונות המשתלבים בצורה חלקה עם חשבות שכר, הנהלת חשבונות וכל תוכנת אירוח מיוחדת.

• ודא שהפתרון יכול להתמודד עם גדלי צוות משתנים ומורכבות של תפקידים שונים.

שאלות נפוצות

כיצד תוכנה לניהול כוח אדם עוזרת להפחית את עלויות העבודה?

תוכנת ניהול כוח אדם מייעלת את הקצאת הצוות לשעות השיא והשפל על ידי מתן תחזיות מדויקות ונתונים בזמן אמת. זה מפחית שעות נוספות מיותרות ומונע עודף כוח אדם, מה שמוביל לתזמון יעיל יותר, פחות טעויות בשכר והוצאות עבודה נמוכות יותר.

האם כדאי להשקיע בתוכנת ניהול לעסק אירוח קטן?

כן, אפילו עסקי אירוח קטנים יכולים להפיק תועלת מאוטומציה של תזמון, שילוב שכר ומעקב אחר תאימות. למרות שהעלות המוקדמת עשויה להיראות גבוהה, החזר ה-ROI כתוצאה מהפחתת שגיאות, שיפור במורל הצוות וחסכון בזמן במשימות אדמיניסטרטיביות יכולים להפוך את ההשקעה לכדאית.

האם תוכנה זו יכולה להשתלב עם מערכות משאבי אנוש ושכר קיימות?

כן, רוב תוכנות ניהול האירוח המודרניות מציעות יכולות אינטגרציה עם פתרונות משאבי אנוש ושכר פופולריים. לפני בחירת תוכנת ניהול עובדים, בדוק תמיד את רשימת התאימות של התוכנה או התייעץ עם הספק כדי להבטיח חילופי נתונים חלקים.