מחפש דרכים לתקשר עם אורחי המלון שלך? או שאתה מחפש יוזמות שיעזרו לך לשפר את ציוני חוות הדעת של אורחים, גם אם יש לך פחות צוות בדלפק הקבלה מאשר בשנים קודמות? מכתבי קבלת פנים (או הערת קבלת פנים) הם אלמנט קטן אך משפיע שמפעיל כל חווית אורח ברגל ימין. הודעות ידידותיות אלה יכולות לתת את הטון לכל השהות של האורח, והן יכולות להעביר מידע חשוב שאורח צריך לדעת.
הם יכולים להיות ממותגים, מותאמים אישית ואפילו אינטראקטיביים - עם קודי QR , קישורים ונקודות אחיזה במדיה החברתית. עבור נקודת מגע משמעותית כזו, מכתבי קבלת פנים די קלים ליישום. עם השיטות המומלצות במאמר זה והתבניות שאנו מספקים, תקבל התחלה גדולה לקראת הוספת מכתבי קבלת פנים למסע האורח שלך (או העלאת תבניות המכתבים הקיימות שלך).
מהו מכתב קבלת פנים למלון?
בניגוד לשם, מכתב קבלת פנים לא מגיע לתיבות הדואר של האורחים. מכתב קבלת פנים של המלון הוא הודעה שנועדה לברך את האורח ולספק מידע חשוב עם תחילת שהייתו. חלק מהמלונות בוחרים להדפיס מכתבי קבלת פנים ולהחליק אותם מתחת לדלתות חדרי האירוח, בעוד שמלונות אחרים שולחים את מכתבי קבלת הפנים שלהם באופן אוטומטי (ודיגיטלי) המופעלים על ידי פונקציונליות כמו אינטגרציה של PMS שמפעילה אימייל באמצעות Hotel CRM , SMS באמצעות תוכנת הודעות אורחים או חומרה דרך Hospitality טלוויזיה , אפליקציית אורחים או טאבלטים בחדר אורחים . חלק מהמלונות עושים את שניהם!
מכתב קבלת פנים הוא דרך מצוינת להראות לאורחים שלך שאתה נרגש מהשהייה הקרובה ושחשוב לך להפוך את החוויה שלהם לחיובית. על ידי פנייה יזומה לאורחים בתחילת השהות שלהם, אתה יכול, באופן אידיאלי, להתחיל עם רושם ראשוני חיובי המשתרע לאורך כל זמן האורחים שלך בנכס. כשהם מבצעים צ'ק-אאוט, הם יעזבו עם זיכרונות מאושרים ועם כוונה להישאר איתך שוב.
אם עדיין לא שלחתם הודעות דוא"ל לקבלת פנים, אולי כדאי לכם לתהות האם זה שווה את הזמן שלכם ליצור תבנית, להתאים אותה לכל אורח ולשלוח אותה לכל אורח בנפרד. החדשות הטובות הן שהטכנולוגיה יכולה לעשות עבורך את המשימות הכבדות. מערכת ניהול הנכסים או כלי ניהול קשרי הלקוחות שלך יכולים ליישם את תבנית מכתב קבלת הפנים שלך ולשלוח אותה לאורחים באופן אוטומטי. כל מה שאתה צריך לעשות הוא ליצור את התבנית ואת הטריגר כך שהוא ישלח לפי לוח הזמנים הרצוי.
מדוע עליך לשלוח מכתב קבלת פנים לאורחים שלך?
מכתבי קבלת פנים הם לא רק מחווה של רצון טוב, אלא יש להם כמה יתרונות מוחשיים שהאורחים והעובדים שלך יכולים לממש. שליחת מכתבי קבלת פנים (או מיילים) יכולה לעזור לך לשפר את ציוני חוות הדעת שלך ולהגדיל את נאמנות האורחים. איך בדיוק כמה פסקאות פשוטות משיגות את התוצאות הללו?
ראשית, מכתבי קבלת פנים עוזרים לך לבנות קשר אישי עם האורחים שלך. כאשר אורח קורא מכתב הממוען אליו, הוא מתחיל לבנות זיקה למותג שלך. הדפסת המכתב שלך על נייר מכתבים איכותי וממותג יכול להפוך את חוויית מכתב קבלת הפנים למוחשית עוד יותר, אבל אם תבחר לשלוח אימייל, אז הכללת הלוגו והצבעים שלך יחזרו על תדמית המותג שלך. בנוסף, אם מכתב קבלת הפנים חתום על ידי המנהל הכללי או חבר בכיר אחר בצוות ההנהגה, האורחים ישמחו לדעת שלצוות ההנהלה באמת אכפת להפוך את שהותם למענגת. הכללת כתובת האימייל או מספר הטלפון הישיר של המנהל הכללי היא דרך נחמדה להראות שאתה רציני לגבי ההבטחה הזו.
מכתבי קבלת פנים גם עוזרים לך להגדיר ציפיות ברורות ומדויקות לאורחים שלך. השפה, הטון ואפילו סוג הנייר בו אתם משתמשים יכולים להראות לאורחים אם המלון שלכם מתמקד יותר בעקביות (נהדר לנוסעים עסקיים) או מהנה וייחודי יותר (מעולה לאורחי הפנאי). אם המלון שלכם עובר שיפוץ, או אם כמה חנויות סגורות, מומלץ לציין את השינויים הללו במכתב קבלת הפנים כדי שהאורחים לא יופתעו. עדיף להיות מעודכן לגבי דברים שיכולים להשפיע על השהות של אורח במקום לתת לאורח לרדת לבר הלובי רק כדי לגלות שהוא סגור לבנייה.
לבסוף, מכתב קבלת הפנים הוא המקום המושלם להתחיל דיאלוג עם האורחים שלך. אתה יכול לבקש הזדמנויות להתאים אישית את השהות של אורח, או שאתה יכול לשתף קישורים לדפי המדיה החברתית שלך עם הזמנה לאורחים לפרסם על שהותם ולהשתמש בהאשטאגים שלך. אולי אפילו תכלול קוד QR או קישור למילוי סקר על חווית הצ'ק-אין שלהם. ביצוע הצעד הראשון - שליחת מכתב קבלת הפנים - יכול לאותת לאורחים שאתה רוצה להמשיך את השיחה ולשמוע את ההערות, השאלות, הביקורת והחששות שלהם.
הצטרף ל-50,000+ מנהלים ממותגי המלונות המובילים בעולם וקבל את התובנות העדכניות ביותר שנשלחו לתיבת הדואר הנכנס שלך פעם בחודש
איזה תוכן עליך לכלול במכתב קבלת הפנים שלך?
עכשיו לחלק המעשי: איך כותבים את מכתב קבלת הפנים שלך? בואו נתחיל מלמעלה. כדי להעסיק אורחים מההתחלה, מומלץ לקרוא לאורח בשמו, כמו "יקיר [אורח]". בהתבסס על קול המותג של המלון שלך, ייתכן שתבחר להשתמש בשם ובשם המשפחה של האורח או פשוט בשמו הפרטי. ואם זה אורח חוזר, תקבל נקודות בונוס על אמירת "ברוכים הבאים, [אורח]!"
לאחר מכן, שתפו קבלת פנים חמה, והודו לאורח שלכם על שבחר להתארח במלון שלכם. אולי תרצה להעיר כמה פרטים על המלון שלך, כמו משפט על ההיסטוריה שלו. לדוגמה, "המלון שלנו הוא המלון היחיד עם אישור LEED באזור, ואנחנו שמחים שתהנו מהמתקנים הידידותיים לסביבה שלנו." רושם ראשוני הוא הכל ומכתב קבלת פנים לאורח הוא הזדמנות לשים את מיטב כף הרגל שלך קדימה, להדגיש את הנכסים הגדולים ביותר של המלון שלך ולחנך אותם להימנע ממלכודות חוזרות ונשנות במהלך השהייה. להראות מה הייחודי במלון שלך ולפתור את הבעיות שלהם לפני שיש להם אותן (אירוח זה הכל על ציפייה לצרכים) באמצעות מכתב קבלת פנים הוא אחד הטריקים הוותיקים ביותר של המלונאים, אבל יכול להיות חיוני כדי לספק חוויות בלתי נשכחות.
חלק גדול מתוכן מכתבי קבלת הפנים יכול להיות מוקדש למידע שהאורח צריך לדעת כדי לקבל שהייה מהנה. אולי תרצה להזכיר אירועים מקומיים המתרחשים בקרבת מקום, או מבצעים מבצעים במסעדה שלך, או התראה להביא מטריה כי יש גשם בתחזית. אם אין לך רוחב פס כדי לערוך את התבנית שלך באופן קבוע, אז תרצה לשמור על סעיף זה די סטנדרטי, אולי רק להצביע על שירותים באתר או אטרקציות שחובה לראות בשכונה.
הקפד לכלול פרטים ליצירת קשר במכתב קבלת הפנים שלך כדי שהאורחים ידעו איך להגיע אליך אם יש להם הערות או חששות. חלק מהמלונות בוחרים לכלול כתובת דוא"ל של קונסיירז' או למנהל הכללי. בנוסף, אתה יכול לכלול ידיות (וקישורים) של מדיה חברתית כך שהאורחים יוכלו לעסוק בקלות בתוכן המדיה החברתית שלך או לתייג את המלון שלך בפוסטים שלהם.
לבסוף, אבל אולי הכי חשוב, מכתב קבלת הפנים שלך צריך להכיל מילים תמציתית ועיצוב קל לקריאה. אתה בוודאי לא רוצה שאורחים יצטרכו מילון כדי לפענח את מכתב קבלת הפנים שלך, וגם אינך רוצה עיצוב מפואר כדי להפוך את קבלת הפנים שלך לבלתי קריא במכשירים ניידים.
עם התחשבות בשיטות המומלצות הללו, והתבניות השימושיות שלנו, המלון שלך יכול לזכות בציונים גבוהים יותר של חוות דעת אורחים ולהגדיל את נאמנות האורחים כאשר אתה מיישם מכתבי קבלת פנים מתחשבים ואינפורמטיביים.
תבנית מס' 1
שם אורח יקר,
זה העונג שלנו לקבל את פניך אל (שם המלון שלך). בין אם אתם נוסעים לעסקים או להנאה, אנו יודעים שיש לכם מגוון מלונות לבחירה. אנו שואפים לספק לכם חדר נקי ונוח, עם שירות קשוב וידידותי במחיר מודע.
אם בכל עת יש לך הצעה כיצד לשפר את השירות שלנו אליך, אנא הודע לנו. (גם לא היה אכפת לנו אם תזהה מישהו מהמבצעים הכוכבים שלנו!) אם יש לך בעיה בזמן השהייה איתנו, אנא צור איתי קשר ישירות בשלוחה שלי "99" באופן מיידי כדי שתהיה לנו הזדמנות לתקן את המצב.
אנו רוצים שתיהנו מכל יום בכל שהות ולכן אנו מתחייבים להבטחת השירות שלנו. הצוות המקצועי והידידותי ב-(שם המלון שלך) מחוייבים להפוך את שהייתך למהנה ונוחה כאחד.
תודה שבחרת שוב (שם המלון שלך). אנו מאמינים שהשהות שלכם תהיה מהנה ומקווים שתמשיכו להשתמש במלון שלנו לצרכי הלינה שלכם בעתיד הקרוב. נשמח לשרת אותך בטיול הבא שלך. תודה!
בכנות,
שמך המלא
מנהל המשרד הקידמי
שם המלון שלך
תבנית מס' 2
מר / גברת יקרים (שם האורח)
ברוכים הבאים חמים מאוד אל (הזכר את שם המלון שלך). זה אכן תענוג שאתה מתארח אצלנו.
ההנהלה והצוות שמחים להיות המארחים שלכם. אני מצפה להפגין שירותים ומיומנויות ייחודיות ומיוחדות עבור (הזכר את שם המלון שלך), המצויד במלואו במתקני אוכל ועסקים משובחים כדי לספק את האורחים שלנו.
הצוותים המאומנים שלנו מחכים בשקיקה לשרת ולספק לכם שהות בלתי נשכחת באמת במלון שלנו.
הרשה לי לנצל הזדמנות זו כדי להודות לך על שבחרת (שם המלון) עבור שהותך הנוכחית ב-(עיר).
שלך בקרב לב,
מנהל כללי