בקשה להצעה (או RFP) היא כלי תדיר ומוכר המשמש לבקשת הצעות ממגוון ספקים. המטרה היא לקבל הצעות ממגוון רחב של ספקים, כך שצוותים יוכלו להשוות ולהבדיל בין ההצעות הבודדות. בעולם אידיאלי, ניתוח זה לצד זה עוזר לצוותים להעריך את המחיר, הפרמטרים והמפרטים של כל הצעה ויוצר שדה משחק שווה על ידי הפחתת הטיה כלפי ספק יחיד.
כפי שאתה אולי יודע ממקור ראשון, תהליך ה-RPP הוא גם עניין עצום של זמן. ראשית, עליך ליצור את ה- RFP באופן שמושך הצעות מדויקות מהסוגים הנכונים של ספקים. לאחר מכן, עליך להעריך כל הצעה ולעקוב אחר כל התחומים הדורשים הבהרה. לבסוף, עליך לבחור ספק ולנהל משא ומתן על התנאים הסופיים.
כדי לעזור לך לנווט בתהליך זה בצורה יעילה יותר, ולהשיג לך את הצעות המחיר הטובות ביותר מספקי טכנולוגיות המלונות הטובים ביותר האפשריים, יצרנו מדריך להפיכת הצעת המחיר לקלה ומוצלחת יותר. תלמד את השלבים שאתה צריך לנקוט לבניית תהליך RFP שחוסך זמן במספר היבטים של התהליך.
תלמד כיצד להגביר את הבהירות סביב מה שאתה מחפש כך שתקבל תגובות רק מספקים רלוונטיים;
תלמד כיצד להפחית את הבלבול בקרב מחזיקי עניין פנימיים מרכזיים, כך שיהיו פחות הודעות אימייל ופגישות חסרות טעם;
תלמד כיצד לבנות מומנטום כך שתבצע את תהליך ה-RPP במהירות מבלי להקריב את האיכות.
בסוף המדריך, תוכל ליצור בביטחון הצעות מחיר שיביאו לך את ההצעות הדרושות לך -- מבלי לבזבז זמן על תגובות לא רלוונטיות, אימיילים מיותרים, פגישות תכופות ולוחות זמנים ממושכים.
ראיינו יועצי RFP ומומחים מובילים כדי לחקור את המדריך הזה
הפעלת תהליך RFP יכולה להיות מורכבת להפליא וזו הסיבה שהמותגים הגדולים מעדיפים לעבוד עם יועצים וצדדים שלישיים מומחים כדי לעזור להם לנהל את התהליך. ראיינו עשרות מהיועצים הטובים ביותר בעסק כדי לקבל תובנות למאמר זה. במיוחד ראיינו את המומחים המובילים האלה:
לורן גריי , שיווק דיגיטלי לאירוח
דן וואקסמן , סאסטו
Evelyne Oreskovich, Her Consulting
קאריל הלסל , אסטרטגיות שפירית
אנתוני גמביני , קבוצת ייעוץ Premiere
דיוויד צ'סטלר , שותפי אספקה
רוצה עזרה בהפעלת RFP הטכנולוגי הבא שלך? שמנו את שלהםביוס ומידע למטה כדי שתוכל ליצור קשר ישירות.
כיצד לכתוב RFP (תהליך 4 שלבים)
הגדר את תהליך ה-RPP שלך להצלחה על ידי שמירה על שתי מנטרות.
הראשון הוא "היה ספציפי". RFP שמוגדר בצורה רופפת לעולם לא יבצע ביצועים טובים כמו אחד שמוגדר היטב. בזמן שאתה מפרט את הדרישות שלך, הגדר בבירור את כל הצרכים הספציפיים (כגון שהוא חייב לעבוד עם מערכת קופה קיימת), כמו גם כל דרישות אחרות (כגון הצעות רק מספקים בארצות הברית). שמור על שאלותיך קצרות וענייניות כדי לעודד תשובות מדויקות וניתנות להשוואה התומכות בהשוואות אובייקטיביות מאוחר יותר.
דוגמאות לשאלות פתוחות:
איך נראית מפת הדרכים של המוצר שלך?
כיצד החברה שלך מונעת איומי אבטחת סייבר?
מהו לדעתך התחום הגדול ביותר לשיפור בתוכנה שלך בהתבסס על סקירות של דוחות טכנולוגיים של מלון?
דוגמאות לשאלות הניתנות לכימות:
האם אתה משתלב עם ערימת הטכנולוגיה הנוכחית שלי?
האם יש לך יותר מ-95% זמן פעילות?
האם ה-HotelTechScore שלך גדול מ-90
האם החברה שלך השיגה את הסמכת תמיכת הלקוחות של Hotel Tech Report?
השני הוא "הימנע מהטיה". קל מאוד לבנות RFP שכבר נוטה לכיוון פתרון ספציפי. היזהרו אחר כל שפה שנראית מעידה על כך שכבר בחרתם פתרון, גישה, טכנולוגיה או ספק. כאשר אתה יוצר קנבס ריק שספק יכול לצייר עבורך, אתה מאפשר לתהליך ה-RPP לעשות את מה שהוא אמור לעשות: לשטח את הפתרון הטוב ביותר לצרכים שלך. אם אתה כבר נכנס לזה לאחר שבחרתם ספק, זה די חסר תועלת!
אחת הדרכים לצמצם הטיה היא לקיים מספר סבבי שאלות, מה ששומר על תהליך ה- RFP קצר וענייני. בכל שלב אתה מצמצם את האפשרויות. כשאתה משגר לרחבה וצר תוך כדי, אתה נמנע מלתתחיל בבקשה שמכוונת רק למספר קטן של ספקים. זכור: תהליך RFP עם תוצאה שנקבעה מראש הוא בזבוז זמן.
שלב 1: הפעל
ההכנה היא ללא ספק ההיבט החשוב ביותר בתהליך ה-RPP. הכנה נכונה מבטיחה שה- RFP משקף במדויק את צרכי הארגון ובכך תבקש הצעות מספקים שמתיישרים יותר עם הצרכים הללו. הספקים ישתמשו במסמך RFP (עוד על המסמך עצמו בסעיף שלוש להלן) כדי לעצב את התגובות שלהם; הם פשוט לא יכולים להיות מדויקים ומדויקים עם הקלט השגוי. לדוגמה, אם אתה מבקש הצעות מחיר למערכת קופה חדשה אך מתעלם מהוספת דרישה לשילוב עם מערכת החשבונאות של הנכס שלך, אז תקבל חבורה של הצעות חסרות תועלת.
אז במקום להאיץ בתהליך, ולנסות להעביר את הבקשה לספקים כמה שיותר מהר, התמקד באיזון בין מהירות ביסודיות.
אסוף את האנשים הנכונים
הכל מתחיל באיסוף מידע מהאנשים הנכונים. אתה צריך את האנשים הנכונים בחדר מההתחלה כדי שה-RPP משקף במדויק את הצרכים הנוכחיים. אחרת, התהליך יורד מהפסים די מהר אם אין לך את האנשים הנכונים בחדר.
אתה צריך לכלול את האנשים שהם לא רק מקבלי ההחלטות אלא גם שיושפעו ישירות מההחלטה. זה מקטין את הסיכוי לתהליך ביקורת ממושך שיתחיל להפוך להחלטה בהסכמה. אם האנשים הנכונים נמצאים בחדר, והם אוספים דרישות בצורה נכונה, אז תהליך ההערכה צריך להיות פשוט יחסית. לדוגמה, GM שמקים ועדת RFP למערכת חדשה לניהול הכנסות עשוי לרצות לכלול בעלים, מנהלי הכנסות וסוכני דלפק קבלה, שכן אלו הם האנשים שמשתמשים בתוכנה מדי יום.
"אנו מאמינים כי יש צורך בצוות מעוגל היטב של אנשים המעורבים בתהליך. יש לכלול בעלי עניין מרכזיים. כאשר עשינו זאת עם לקוחות, אנו בדרך כלל כוללים ועדת היגוי עם אנשים המייצגים מחלקות שונות כולל תפעול, ניהול הכנסות, מכירות, שיווק, כספים ונותן חסות בכיר. הכללת יותר מדי אנשים פירושו שאולי ייקח לך הרבה מאוד זמן לקבל החלטה והכללה של מעט מדי אנשים פירושו שאולי לא היית קונה ברגע שמתקבלת החלטה." קאריל הלסל, אסטרטגיות שפירית
"ללא קשר לפרויקט ולפתרון/טכנולוגיה המבוקש, נותן החסות הראשי חייב להבטיח שכל מחזיקי העניין בתהליך מבינים את היעדים הכוללים של הפרויקט ושהמטרות האישיות אינן מתנגשות עם יעדים אלו. זה כולל הבנה כיצד פתרון מתממשק ברחבי הארגון. לדוגמה, כמה אינטגרציות, משתני קלט ונקודות נתונים דרושים מכמה מערכות. מסמך דרישות מוגדר היטב מספק את "המקור האחד של האמת" שכל בעלי העניין יכולים להתייחס אליו ויקבע את התכונות והפונקציות האולטימטיביות, מידת התמיכה שלהן והניצול הצפוי". דיוויד צ'סטלר, שותפי אספקה
אתה לא רוצה יותר מדי טבחים במטבח אבל חשוב להצטופף בדרישות מקור מכל בעלי העניין. "לנכסים מצליחים יש רכישה מוחלטת מהנהגת הארגון. SOP מבוסס לחלוטין על תהליכי מכירה. כלומר שיש להם אנשים שעברו הכשרה מלאה להגיב להצעות מחיר ויודעים בדיוק מה הם רוצים להעביר ואת נקודות המכירה הייחודיות עבור הנכס שלהם הקשורות למי שמבקש את התמחור", אומר אנתוני גמביני מקבוצת Premiere Advisory.
אין דבר גרוע יותר מקניית תוכנה כדי לגלות שהמשתמשים היומיומיים אינם יכולים למנף את הפלטפורמה ביעילות ועבודתם נבלמת. הימנע מכך על ידי הכללת בעלי עניין רלוונטיים. כמו כן, יכול להיות מועיל שיהיו נציגים מ-IT, משפטי ורכש, לפי הצורך. משתתפים אלה ימנעו מהתהליך לפגוע בהמשך על ידי הצגת בעיות וצרכים פוטנציאליים בשלב מוקדם של התהליך.
הגדר את הפרמטרים
ועדת ה-RPP אחראית להתוות את הדרישות של התוכנה, לזהות פורצי עסקאות, ולאחר מכן למשוך את כל הנקודות הללו אל ה-RPP עצמו. הדרישות המוצהרות בבירור יבנו את הצעת המחיר כך שהתגובות יהיו מותאמות לצרכים הספציפיים של הנכס שלך. אחרת, ייתכן שתצטרך למיין הצעות של ספקים שהם לא יכולים לענות על הצרכים הספציפיים שלך.
ודאו שכולם יהיו באותו עמוד לגבי החובה והנחמדים. אתה לא רוצה הפתעות מאוחר יותר -- כגון מערכת ניהול משק בית שאינה כוללת מצב לא מקוון עבור נכס שיש לו WiFi רק באזורים ציבוריים! עיין בסעיף שלנו למטה לכמה סעיפים נפוצים שיש לכלול.
"קונים עושים מספר טעויות מרכזיות בתהליך ה-RPP: לזלזל ברמת המעורבות והפירוט הדרושים לניתוח והערכת המוצר בהשוואה להצעות תחרותיות אחרות. לא לבודד את חפצי החובה מהמוצרים הנחמדים ואיך הטכנולוגיה יכול לספק בהתאם לקריטריונים פונקציונליים אלה הכרחי. לא לדעת היכן המלכודות הנסתרות עשויות להיות ואילו צעדים נקטה חברה להוכחה עתידית למוצר. תקציב הוא תחום נוסף שיש לאמת. אני נזכר בחבר יקר שתמיד ביקש BANT ב כל עסקה. בנק, רשות, צורך וציר זמן. אלו הם התחומים של כשל קריטי בעת תיאום ועבודה על תוכנית לפיתוח ופריסה. סמן את התיבות האלה והעסקה תבוצע", אומר דיוויד צ'סטלר.
דרך אחת להגדיר דרישות אלו היא להגדיר את "העבודות שיש לבצע" על ידי מיפוי ברור של מסע המשתמש. במהלך פגישת הפתיחה שלך לוועדת הביקורת, הגדירו את העבודות העיקריות שעל התוכנה לבצע - ולאחר מכן ממפה אותן. זה פחות על רשימת תכונות ויותר על המשימות והבעיות שעל הפרק. תן לספק לתאר כיצד התכונות שלו נותנות לך את מה שאתה צריך!
לא פחות חשוב להגדיר את שוברי העסקאות מראש. כמה דוגמאות הן השימוש בקבלני משנה, ספק שאינו מספק ערבויות לזמן פעילות, תוכנה שאינה עומדת בתקני אבטחה או מוצר הדורש פיתוח מותאם אישית. הסכמה על שוברי העסקה מראש שומרת על כולם כנים ומונעת תקלות בהמשך התהליך.
חלקם מהססים להציב דרישות תקציב ובשלב זה. עם זאת, אם אתה יודע שאתה חייב להיכנס תחת מספר מסוים, כלול אותו. זה לא רק יעזור לספקים להפסיק לשלוח תגובות, זה יכול לעזור לך לנהל משא ומתן מאוחר יותר. שים לב שמומלץ לכלול תקציב אם אתה שולח הצעת מחיר עבורסוכנויות שיווק דיגיטלי ; אחרת, נראה שאתה לא מאורגן או שאתה מחפש רעיונות בחינם.
הגדר ציר זמן ריאלי
קבע את ציר הזמן שלך, כולל מועדי הגשה, תאריכי החלטה ואבני דרך מרכזיות כגון יישום. זה לא רק מיישר את הספקים עם הציפיות שלך, אלא גם נותן לוועדת RFP בהירות ומבנה.
ואז להישאר עם ציר הזמן! רק בנסיבות קיצוניות, כמו סביבה עסקית שעברה שינוי דרמטי שמשנה את הצרכים שלך, יש לשנות את ציר הזמן הזה. דחיפות היא שם המשחק כאן; אחרת, התהליך עלול להימשך ללא סוף, ולעולם לא יביא לפתרון. כלל אצבע טוב הוא לא פחות מ-30 יום אבל לא יותר מ-90. זה באמת מסתכם במורכבות הפתרונות: תוכנה היא לרוב פשוטה יותר מחומרה וטכנולוגיה שמשפיעות על מחלקות מרובות דורשות יותר תיאום ושיתוף פעולה.
ציר הזמן שלך צריך לכלול:
תאריך השקת RFP
תאריך יעד לשאלות המשך מהספקים
תאריך יעד לתשובות לשאלות אלו מהצוות שלך
תאריך כנס המציעים
תאריך יעד של הצעת מחיר
תאריך הכרזת המועמדים הסופיים
תאריך המצגות הסופיות
תאריך הפרס הסופי
תאריך הישום
דן ווקסמן מחברת הייעוץ הטכנולוגי Sassato אמר ל-Hotel Tech Report כי ציר הזמן הוא למעשה המקום שבו קונים רבים מתבלבלים, "בדרך כלל יש ציפיות לא מציאותיות בקרב הקונים לגבי הזמן שלוקח מ-RFP ועד לתחילת היישום, הכל תמיד לוקח יותר זמן מהצפוי. יצירת RFP, בחירת רשימה קצרה של ספקים, חתימה על NDA, קבלת תגובות, שאלות הבהרה, מצגות אישיות, החלטה, משא ומתן על חוזה, כל אלה צריכים להתקיים לפני הפתיחה. בנוסף, לעיתים קרובות ישנם בעלי עניין רבים שצריכים להיות מעורבים, ולעתים קרובות ישנו משאב פנימי המוביל את הפרויקט אשר צפוי לבצע את עבודתו/ה במשרה מלאה, ובכך להוסיף עוד עיכובים פוטנציאליים לציר הזמן. מסיבות אלה יכול להיות הגיוני להביא צד שלישי שיעזור להוביל את התהליך; זה יכול לעתים קרובות לגלח שבועות אם לא חודשים של ציר הזמן ולהוביל ליישום מוצלח יותר."
בנה את מטריצת הניקוד
אל תחכה עד שיתחילו להגיע הצעות כדי להחליט כיצד תעריך את יכולתו של ספק לענות על הצרכים שלך. הבטח שקיפות והתאמה בין תפקודיים על ידי בניית מטריצת הניקוד במקביל לבניית ההצעה. על ידי הסכמה על כרטיס המידע מראש, אתה יכול לוודא שה- RFP בנוי בצורה כזו שכל ההצעות יתאימו לניקוד שלך.
מכיוון שכרטיס הניקוד שלך חייב להיות מבוסס על מדידות אובייקטיביות, כלול רק שאלות ניתנות לכימות בהצעה שלך. אלו שאלות שלא משאירות הרבה אזורים אפורים. לדוגמה, במקום לשאול "מהי פילוסופיית השירות שלך" נסח זאת כשאלה של כן/לא: "יש לך תמיכה 24/7?" שימוש בשאלות בחירה מרובות במסגרת ההצעה היא גם דרך מצוינת לייעל את הניקוד.
שתי גישות פוטנציאליות הן איכותיות ומשקללות. הגישה האיכותית מדרגת את הספקים לפי הקריטריונים החשובים ביותר שלך. התשובות מקבלות ניקוד על סמך עד כמה הן עומדות בדרישות שלך, עם ציונים גבוהים יותר ליישור הדוק יותר. לאחר מכן ניתן לכל ציון בסיס ברור ואיכותי לציון. לדוגמה, תבנית כרטיס ניקוד זו מ-Smartsheet משתמשת בשמונה קריטריונים על בסיס איכותי להערכה:
הקפדה על הוראות RFP
מידע על החברה
הבנת פרויקט
דרישות
כדאיות והיסטוריה של המוצר
תנאים והגבלות
הדגמת ספק
סיכום עמלות
ייתכן שתרצה לשקול גם את הגישה המשוקללת, המתאימה את הציונים על סמך החשיבות היחסית שלהם למלון שלך. גישת הניקוד הזו היא בהחלט מסובכת יותר אבל היא יכולה להיות דרך הרבה יותר מדויקת לאמוד יישור. ללא שקלול, ייתכן שלא תיתן יותר תשומת לב לקריטריונים החשובים ביותר עבור המלון שלך.
שתי תבניות שיש לקחת בחשבון הן ניתוח החלטות משוקלל מניהול תוכנית מומחים ומטריצת הקריטריונים המשוקללים מבית GoLeanSixSigma. דוגמאות אלה נהדרות כדי לראות כיצד לשקלל ביעילות את הקריטריונים הייחודיים שלך ולציון נכון לספקים שלך.
עצות מומחים ליצירת מטריצת הניקוד שלך:
לורן גריי: זיהוי שימוש נוכחי / בעיות נתפסות נוכחיות / זיהוי גרסה נוכחית / זיהוי הכשרה נוכחית, (מודעות לתפקוד הפלטפורמה הנוכחי לא נתפס) / זיהוי שיח נוכחי עם ספק השירות הנוכחי, (האם הם מודעים לתסכול של הלקוח שלהם ויש להם מיצת את כל אפשרויות הפתרון)
דן ווקסמן: זה צעד כל כך קריטי וצריך להיעשות מראש (לפחות בדראפט). כפי שצוין לעיל, חברות רבות אינן מצליחות לזהות באופן מלא אילו בעיות עסקיות הן מנסות לפתור ואיזה תכונות ופונקציונליות מפתח הן רוצות. זה המקום שבו מוביל/יועץ הפרויקט ממלא תפקיד חיוני בסיוע להם לממש זאת. מפגש עם מחזיקי עניין מרכזיים והבנת נקודות הכאב, האתגרים וההזדמנויות שלהם היא חשיבות עליונה. כמו כן, חשוב להבין כיצד חברות אחרות מנצלות את הטכנולוגיה, מכיוון שבמקרים רבים, אנשים עשויים שלא לדעת את מלוא ההיקף/היכולות הזמינות. בעולם אידיאלי, מטריצת הניקוד נבדקת על ידי כל מחזיקי העניין המרכזיים. המטריצה חשובה מאוד, והיא עוזרת להנחות את ההחלטה. אבל המציאות היא שלא ניתן לשקלל הכל בצורה מושלמת כך שתוכל לקבוע מספרית מנצח, הציון יהיה היבט אחד של ההחלטה.
Evelyne Oreskovich: אני מתחילה כל פרויקט בסקירה מלאה של לא רק איך הם עושים עסקים עכשיו, אלא מה הם צריכים או רוצים להיות מסוגלים לעשות (רשימת המשאלות שלהם) אבל מוגבלים על ידי הטכנולוגיה שלהם. חברות רבות עושות דברים באופן ידני, או מתקנות תכונות של הטכנולוגיה הנוכחית שלהן כדי לתמוך בדרישות שלהן. אני מחלק ומשקל את הדרישות ל-3 קטגוריות: חובה, רוצה (כדי לאפשר שינויים ב-SOP או גישה חדשנית), נחמד שיש (אך לא הכרחי). זה מאפשר לצוות לקבוע עד כמה הפתרון של כל ספק עונה על הצרכים שלו או יעזור להם להגיע לשלב הבא.
דיוויד צ'סטלר: זוהי גישה מתודולוגית פשוטה המשתמשת בשקלול ובממוצעים כדי לקבוע את העדיפות של תכונות, פונקציות, תמיכה, קלות תפעול ואימון בין משתנים אחרים. התגובות והמאפיינים מקבלים ערך מספרי על מטריצה מרובה נקודות ואז המתמטיקה עושה את השאר אם השאלות וההנחות הנכונות נשאלות ומקבלות ניקוד. הדבר החשוב ביותר שאנו יכולים לעשות כמומחים הוא להבין את צרכי הלקוח, לפרש ולהבהיר את צרכי הלקוח שלו, ולאחר מכן להציג תוכנית שתספק החזר ROI על בחירת הפתרון במהירות. אל לנו לומר ללקוח מה חשוב; אנחנו צריכים לעזור להם לזהות מה הלקוחות שלהם מאמינים שהוא חשוב.
כתוב את הצעת המחיר שלך
עכשיו הגיע הזמן לאסוף את כל מה שאספתם ל-RPP שלכם, שהוא המסמך שמנחה את הספקים בתגובות שלהם. RFP מנוסח גרוע, בעל מבנה נמהר או לא מוגדר בדרך כלל מביא לתגובות חלשות באופן דומה.
למטרות בהירות והשוואות בין תפוחים לתפוחים, כדאי שתהיה לך תבנית מוכרת עבור RFPs ברחבי הארגון. אחרת, כל צוות בנפרד ימציא משהו שעובד עבורו וזה הופך לבלבל עבור שיתוף פעולה בין תפקודי.
התבנית צריכה לכלול תיאור קצר של הפרויקט בהישג יד, ורשימה ברורה של דרישות מפתח של התוכנה. אל תרגיש שאתה צריך להיות תקיף מדי או לכלול כל "נחמד שיש"; פשוט כלול את הפונקציונליות החיונית ביותר ואפשר לספקים ללכת משם.
דוגמה לכך תהיה: "אנחנו נכס של 500 חדרים ביעד נופש המבקש להגדיל את המכירות והמכירות הנלוות ב-100% תוך 18 חודשים. אנו מחפשים תוכנה למכירה נוספת כדי לסייע במטרה זו."
יש לחלק את התבנית שלך לחלקים ספציפיים:
סקירה כללית: רקע על הארגון שלך, כולל הצהרת בעיה או "העבודות שיש לבצע"
ציר זמן: כל תהליך ה-RPP והיישום בסופו של דבר
תקציב: כמה אתה רוצה להוציא
מפרט טכני: כל מה שאתה צריך מהתוכנה
דרישות הספק: גיאוגרפיה, תיעוד/אישורים, ביטוח
הנחיות תהליך: מי וכיצד לתקשר עם הצוות שלך
להשראה, עיין במשאבי תבנית RFP שימושיים אלה. HubSpot ממליצה לכלול קטע לחסימות דרכים פוטנציאליות. למעבדת תבניות יש יותר מתריסר דוגמאות RFP שונות כדי להנחות את תבנית ה- RFP שלך. ל- SmartSheet יש מספר תבניות שימושיות הקשורות ל-RFP עבור בקשה, מעקב, ניקוד והשוואה בין ספקים שונים.
הזמן ספקים
עכשיו הגיע הזמן להזמין ספקים להשתתף. אנו ממליצים גם לבקש הפניות ותיאורי מקרה -- כחלק מתהליך ה- RFP הפורמלי או לפני בחירת ספקים להזמין. זה יכול להיות מועיל לסקור תיאורי מקרה או לדבר עם לקוחות קיימים לפני שמחליטים אילו ספקים בכלל צריכים להיכנס למשפך התמורה.
דרך קלה אחת להבטיח איכות היא להתחיל עם הספקים המובילים בקטגוריית היעד שלך. ב-HotelTechReport. כך אתה יודע שהספקים הללו זוכים לביקורת טובה ופעילים באירוח. ביקורות HTR הן גם מקור חשוב למתמודדי מכירות, מכיוון שאתה יכול לבקש מהספקים להגיב ישירות לכל בעיה שהוזכרה בביקורות.
בקש מהם תמיד לחתום על NDA מראש! זה יכול להיות חשוב במיוחד כאשר אתה צריך לחשוף מידע סודי כחלק מהתהליך.
התחל את תהליך הגשת ההצעות
כנס מציעים הוא השלב האחרון בשלב ההשקה. הזמן את הספקים שלך לשיחה קבוצתית כדי שהספקים יוכלו לשאול כל שאלה אחרונה. פורמט שיחת הועידה מבטיח שלכולם תהיה גישה לאותו מידע ונמנע ממתן יחס מועדף לספק אחד על פני אחר.
"חלק מהקונים מאמינים שאתה לא צריך לשאול שאלות מפורטות. לעתים קרובות חברות מניחות שלכל ספק טכנולוגיה יש את היסודות. זה לא תמיד המצב. בין אם מדובר בפונקציונליות, תהליך עסקי, ניהול חשבונות או הגירה - הפרטים חשובים והם חושפים את החוזקות והחולשות של כל ספק", אומרת קאריל הלסל, מומחית RFP מ- Dragonfly Strategists.
זכור שכל התשובות שאתה מספק לספקים בודדים צריכות להיות מסופקות לכל הספקים כדי שכולם יהיו מיושרים ופועלים מאותו מידע. זו הסיבה שאתה רוצה לנתב את כל השאלות הנכנסות מספקים לאותו אדם; אם ה-GM עונה למייל אחד ומנהל התפעול עונה לאחר, יש אסימטריה של מידע שמשבשת את שדה המשחק השווה.
שלב 2: הערכה
במהלך שלב זה, השאר את תהליך ה-RPP לנוע במהירות. לעתים קרובות מדי, התהליך נתקע בקריטריוני ההערכה. יש הרבה דעות לניווט ובדרך כלל בעלי עניין אחרים יוצאים מעבודת העץ כדי להגיב. זה גם עומס כבד לציון ולהעריך את כל התגובות.
"חלק מהקונים נדהמים מהפעמונים והשריקות. ספקי טכנולוגיה יציגו את החידושים ה"מגניבים" בין אם הם מתאימים לצרכים האמיתיים של הלקוח הפוטנציאלי או לא. סוגיה נוספת היא התמקדות במחיר... שמעת על המשפט "אתה מקבל מה שאתה משלם עליו." בחירת טכנולוגיה על סמך מחיר היא כמו לירות לעצמך ברגל. מחלקות הרכש או הרכש מעורבות בהכרח, אבל הן לא צריכות להפעיל את תהליך ההחלטה", אומרת אוולין אורסקוביץ' מ-HeR Consulting.
שימו לב היטב לגישה של כל ספק במהלך התהליך. קח רמזים מהתנהגותם: האם הם איטיים להגיב? האם הם חברותיים? האם הם שואלים שאלות המשך חכמות? אתה יכול ללמוד הרבה על ספקים פוטנציאליים במהלך תהליך זה. כשהם מראים לכם את הפסים שלהם, שימו לב!
שתף וציון הצעות לפני בדיקה אישית
הבעיה הגדולה ביותר כאן היא הזמן שלוקח להעריך תגובות. עיין בחזרה לציר הזמן הראשוני שלך כדי להזכיר לוועדת ה-RPP שלך לגבי הציפיות. במיוחד בתחום האירוח, לפעילות היומיומית יש דרך לקבל עדיפות על פני פרויקטים ארוכי טווח.
כדי להתנגד למשיכה הזו, בצעו תהליך ניקוד והערכה יעילים. שלח את כל ההצעות באצווה אחת לוועדה לבדיקת RFP. בקשו מהם לעיין בהצעות ולקלוע אותן. אם יש שאלות המשך, אסוף אותן למסמך אחד משותף כדי לשלוח לספקים. לאחר מכן תוכל להביא את התשובות הללו לפגישת הביקורת האישית שלך.
דרך מצוינת נוספת לארגן תגובות היא להשתמש בכלי לניהול פרויקטים כמו Trello, Asana או Airtable. כלים אלו מציעים רשימות בדיקה אינטראקטיביות כך שתוכלו להיות בטוחים שהוועדה בוחנת הצעות באותו אופן. אלו יכולות להיות גם דרכים שימושיות לצבור משוב בתצוגה אחת.
הכריז על הרשימה הקצרה שלך
לאחר שלכולם הייתה הזדמנות לעיין, כנס את הוועדה לבחירת הרשימה הקצרה. ציונים הם ללא ספק הקריטריונים המובילים; השתמש בהצבעה קבוצתית כשובר שוויון. שמור את הרשימה שלך ללא יותר מארבעה ספקים באופן אידיאלי, אבל המספר הזה יכול לגדול עם בסיס גדול מספיק של ספקים מוסמכים. הכל תלוי בצרכים הייחודיים שלך.
תזמן מצגות ברשימה קצרה ובחר פיינליסט
הזמן את הרשימה הקצרה שלך לסיבוב אחרון. מצגות אלו נותנות לצוות שלך הזדמנות לצלול עמוק יותר לפרטים הספציפיים (ראה "אזורי מיקוד" להלן). אתה יכול ללמוד הרבה על האופן שבו ספקים מתייחסים למצגות הללו; כל מי שלא לוקח את זה ברצינות צריך להיות מסולק מיד. זה הזמן להגביר את זה וכל ספק שלא יכול לא שווה את הסיכון!
כשמדובר באורך, 20 דקות לכל ספק זה מספיק. השאר יותר זמן לשאלות מאשר מצגת רשמית. בקש מכל ספק להציג מצגת של 5 דקות המכוונת למה שהם יכולים להביא למלון שלך ולאחר מכן התמקד רוב הזמן בטיפול בשאלות ספציפיות הנוגעות לצרכים שלך.
אל תעכב את ההחלטה הסופית שלך. הוועדה צריכה לבחור את שני הפיינליסטים המובילים מיד לאחר המצגות ברשימה הקצרה. זה שומר על טריות הנושא ומניע אותו הלאה.
שלב 3: משא ומתן
לאחר שהצוות בחר בשתי האפשרויות האחרונות, הגיע הזמן לנהל משא ומתן. הסיבה שאנו ממליצים לבחור שני ספקים בשלב זה היא כדי שתהיה לך הזדמנות להשוות ולהבדיל בין חוזים ותמחור.
"בקשו BANT בכל עסקה. בנק, רשות, צורך וציר זמן. אלו הם התחומים של כשל קריטי בעת תיאום ועבודה על תוכנית לפיתוח ופריסה. סמן את התיבות האלה ועסקה תבוצע", אומר דיוויד צ'סטלר מ-Provision Partners.
בזמן שאתה בודק חוזים, תמחור והיקף העבודה, חפש דגלים אדומים כגון תמחור "פיתיון ומתג" שאינו תואם את מה שהובטח במהלך תהליך ה-RPP. כמו כן, תרצה לפקוח עין על תנאים מכבידים או התחייבויות מעורפלות למדדים. החוזה צריך לקבוע בבירור את התחייבויות הספק הקשורות לביצועים, אבטחה, אמינות שירות ויישום.
גם שלב המשא ומתן נוטה להימשך זמן רב יותר ממה שאתה מצפה. המשיכו בלחץ כדי שתוכלו להגיע לקו הסיום ולהגיע להצעה הסופית שלכם לסיים את תהליך הרכש!
שלב 4: יישום
תהליך ה- RFP מסתיים באופן רשמי לאחר שהמשא ומתן מסתיים וחתימה על חוזה. עם זאת, אנו ממליצים על שלב רביעי הכולל את ההטמעה. גם כשצוותים תפעוליים אחרים משתלטים על הביצוע, יש לשמור על צוות ה-RFP בעניינים. למה זה חשוב? כי יש למידה שצריך ללמוד כשזה מגיע ליישום.
לדוגמה, האם הספק הבטיח משהו שהוא לא קיים? האם היו פערים שהופיעו או דברים שהתעלמנו מהם שאפשר היה לפתור במהלך תהליך ה-RPP? הטמעה יכולה לספק משוב לחזרה לתהליך ה-RPP -- אז הישאר מודע לאורך כל ההטמעה וזיהוי שיפורים לפעם הבאה.
אזורי התמקדות בעת הערכת תגובות ה-RPP של הספק
כשאתה בונה את הצעות המחיר שלך, הנה כמה תחומים פוטנציאליים שכדאי לקחת בחשבון:
הסכמי אבטחת מוצר, זמן פעולה ורמת שירות: לטכנולוגיה המתארחת מחוץ לתחום יש דרישות שונות, מכיוון שיש פחות שליטה ישירה על גישה וזמן עבודה. אז אתה חייב להיות ברור לחלוטין לגבי אחריותו של הספק לגבי האיכות והזמינות של השירותים שלו. הישענו על הנציגים הטכניים/משפטיים שלכם בוועדת ה-RPP בנושא זה כדי שתוכלו לקבל את התוכנה האמינה ביותר האפשרית.
חובות ב-SLA כוללות סעיף "זמן להתראה" הקובע באיזו מהירות הספק יודיע לך על כל הפרה, כמו גם מדדי זמינות השירות המבטיחים רמה מסוימת של זמן פעולה. הנה הסכם רמת ה- boilerplate למטרות השוואה.
ניהול ויישום חשבונות: מהי התוכנית להפעיל אותך לאחר חתימת החוזה? ומה קורה לאחר היישום כאשר אתה עובר לניהול חשבונות? קבל ברור לגבי תהליך ההטמעה כדי שתוכל להבין את ציר הזמן המובטח של הספק. תרצה גם לדעת מי אחראי ליישום החוזה בקצה הספק אז דע למה לצפות.
אינטגרציות וחיבורים למערכות קיימות: האם אתה מסתכל על פתרון הוליסטי או כזה שמתחבר לפלטפורמות מרובות? תצטרך להבין שהספק החדש שלך משתלב בערימת הטכנולוגיה הקיימת שלך.
תכונות ופונקציונליות ספציפיות: לא ניתן לומר מספיק: היו בטוחים שהמערכת עושה את מה שאתם צריכים לעשות! שאל את ועדת הביקורת של RFP: האם זה פותר את הבעיה הכוללת שאנו מנסים לטפל בה? זחילת היקף היא בעיה עבור כל פרויקט; אל תיתן לתהליך RFP להיסחף מפתרון צרכי הליבה שלך.
מקרי שימוש פתוחים: לבסוף, הסתכל מעבר למחסנית הטכנולוגית הקיימת שלך וחשוב על זרימת העבודה האידיאלית שלך. האם המוצר עומד בזרימת העבודה הזו? או האם התוכנה החדשה הזו תסייד עוד יותר זרימת עבודה טכנית שאינה רצויה? עכשיו זה הזמן לוודא שכל התוכנות החדשות משתלבות בתוכנית הטכנולוגית ארוכת הטווח של הנכס שלך.
שאלות לספקי חומרה
לחומרה יש סט צרכים שונה לחלוטין מאשר לתוכנה. תרצה שה- RFP שלך ישקפו את העובדה הזו -- אחרת, תבזבז זמן רב בהצגת בקשות למידע נוסף מספקים, תגרור את התהליך ותבזבז זמן. להלן ארבע שאלות לשאול ספקי חומרה פוטנציאליים:
באיזו תדירות אתה ממליץ לשדרג את החומרה שלך? שדרוגי חומרה הם יקרים ועלולים להרוס. קבל קצת בהירות מראש לגבי התדירות שבה הספק ממליץ על שדרוגי חומרה.
איך מתמודדים עם שדרוגי חומרה? אחד החלקים הגרועים ביותר בחומרה הוא שזה יקר לשדרוג. וזה יכול לגרום להפרעה בתקופות ההשבתה הללו. אתה רוצה שתהיה לך הבנה ברורה של הסיכונים, האחריות והעלויות הקשורות לשדרוגים עתידיים.
מה לגבי התוכנה בחומרה שלך? לעתים קרובות יותר מאשר לא, אתה לא רק קונה חומרה; במקום זאת, זה משויך לתוכנה. אתה רוצה שתהיה לך הבנה ברורה ומפורטת של אופן הטיפול בשדרוגי תוכנה, במיוחד סביב עלות נוספת וכל זמן השבתה. אם אתה רוכש חומרה, אך עדכוני תוכנה עתידיים עולים יותר, עליך לקחת זאת בחשבון בהערכה שלך.
מהן עלויות ההתקנה? החומרה יקרה. והרבה מהעלות הזו נובעת מההתקנה. זה קריטי לקבל את המידע הזה מראש ולא בהמשך התהליך.
Bios מומחה RFP
שיווק דיגיטלי של אירוח ( לורן גריי ): שיווק 'שלם רק עבור מה שאתה צריך' אנחנו ספק שירות שניתן להרחבה לחלוטין שמביא את מיטב הכישרונות בתעשייה (adhoc) לעבוד ישירות על כל מטרה שצוין ואז עוזב ברגע שהושגה. אני אתן דוגמה אחת: שמרנו על מלון בתפוסה של 67% באמצע מטרו מרכזי לאורך כל הזמן הזה, בזמן שכמעט כל המתחם שלו נסגר מחוסר עסקים. אתה חושב שזה - אנחנו יכולים לעשות את זה, 'הבלתי אפשרי לוקח רק יותר זמן' - אני יודע שזה נשמע יהיר אבל ברצינות עדיין לא הפסדנו בקרב. לכל אחד באירוח אנחנו עוזרים לכולם, מותגים גדולים קטנים ללא מותגים, F&B, ספא, גולף, ריבוי יחידות, שירות לשוק, ממש עשינו את כולם.
Sassato ( דן וקסמן ): אנחנו עוזרים לבתי מלון לקבל החלטות ולעשות דברים. עם למעלה מ-20 שנות ניסיון בדרג בכיר בעבודה ישירה בתחום המלונאות והנסיעות עם התמקדות בשיווק, הפצה וטכנולוגיה, אני עוזר למלא את הפער שחווים ארגונים רבים של צורך להביא במהירות מנהיגים בעלי יכולת "מוכנים להפעלה" כדי להעריך , ממליצים ומספקים יוזמות מפתח, כדי לעזור לשפר במהירות את הביצועים שלהם בשיווק, הפצה, טכנולוגיה והטמעות. Sassato הוא צוות החותם 6 של האירוח והנסיעות (אך הרבה יותר חנון), שייכנס וימלא במהירות חורים, יפתור בעיות ויציל פרויקטים, אך ללא עלות של הוספת מספר עובדים.
HeR Consulting ( Evelyne Oreskovich ): מביאה עשרות שנים של ניסיון בנכסים ומשרדים ראשיים בהזמנות, מכירות, ניהול הכנסות וערוצים, CRM ושילוב מערכות, פרויקטים ניגשים בעיני המלונאי. שום גישה לחותך עוגיות לא תשיג את המטרות שלך; אנחנו לוקחים את הזמן כדי להבין איפה אתה ולאן אתה רוצה ללכת. ההצלחה שלך היא ההצלחה שלנו.
אסטרטגיות Dragonfly ( Caryl Helsel ): לקוחות היעד שלנו הם קבוצות מלונות קטנות עד בינוניות, בעלי מלונות חדשים, מלונות עצמאיים, מלונות בוטיק ומותגים חדשים. אנו פועלים כמשרד תאגידי במיקור חוץ עבור חברות מלונות שזקוקים למשאב נוסף מכיוון שהצוותים שלהם מוגבלים או כמשאב מוסמך שאין להם. חלק מהצוות שלנו הוא פחות יקר מעובד פחות מנוסה במשרה מלאה ומספק יותר ערך כי אנחנו יודעים מה אנחנו עושים. בדרך כלל אנחנו לא עובדים עם מותגים גדולים. יש להם צוותים משלהם - אנחנו אוהבים לשמש כצוות עבור הקבוצות הקטנות והבעלים. אנו מספקים במיוחד צוות מנוסה מסחרי, IT ותפעול אסטרטגיית כולל מכירות, שיווק, אסטרטגיית הכנסות והכנסות משכר, הפצה, הזמנות, שיפור תהליכים תפעוליים ותכנון IT, אסטרטגיה והשקה.
Premiere Advisory Group ( Anthony Gambini ): כחברת ייעוץ אנו מתמחים באופטימיזציה של מכירות, הכנסות והפצה. אנו עובדים עם מפעילי בתי מלון וחברות ניהול, כדי למקסם את ההכנסות ולהגדיל את נתח השוק בכל ערוצי ההזמנות. בהסתכלות מקיפה על מערכת ההפצה של המלונאים, אנו מזהים תחומי שיפור תוך מתן המלצות אסטרטגיות כיצד להגדיל את ההחזר הכולל שלך על ההשקעה ולהפחית את עלות רכישת הלקוח שלך. בין תיק הלקוחות שלנו אנו מונים את SH Group, Dream Hotel Group, Sixty Hotels, Warwick Hotels, Hard Rock Hotels... מה שמייחד את PAG מספקי שירותים אחרים הוא השירות והתמיכה הפרואקטיבית שלנו ללקוחות. צוות ההנהלה שלנו מורכב ממומחי הפצת נסיעות וקישוריות למערכות עם ניסיון של שנים בניהול חשבונות והטמעה של פתרונות מותאמים אישית לחברות אירוח טכנולוגיות. לנכסים יש גישה בלתי מוגבלת לצוות מומחי ההפצה שלנו לאורך כל השנה.
שותפי אספקה ( דיוויד צ'סטלר ): גישה מבוססת תוצאות ומכוונת ביצוע לפתרון האתגרים העסקיים הקריטיים של לקוחות הנסיעות והאירוח שלנו. אנו נמצאים במיקום ייחודי לספק את התובנות שנולדו מתוך תעשייה מעמיקה וניסיון מקצועי. ההתמקדות שלנו היא במתן המלצות ניתנות למדידה. אלו טקטיקות שנועדו להשפיע באופן מיידי.
מתי להשתמש ב- RFQ ו- RFIs
בקשת מידע (RFI) משמשת כאשר אתה חושב שאתה יודע מה אתה רוצה אבל צריך מידע נוסף מהספקים. בדרך כלל אחריו תופיע הצעת מחיר או הצעת מחיר.
בקשת הצעת מחיר (RFQ) משמשת בדרך כלל כאשר אתה יודע מה אתה רוצה אבל צריך מידע על האופן שבו הספקים יעמדו בדרישות שלך ו/או כמה זה יעלה.
אין לך רוחב פס להפעיל את התהליך בעצמך? לעסוק איועץ אירוח מוביל שיעזור לך לנהל את התהליך.
