チケットの収益から顧客維持、より効果的な販売の見通しまで、イベント管理や企業イベントは、ホテルやレストランなどのホスピタリティ施設にとって非常に有利な場合があります。トレードショーから非営利の資金調達ガラまで、イベントは多くのホテルビジネスの生命線ですが、非常にストレスを感じることもあります。適切に計画しないと逆効果になる可能性がある方法で、組織から注意とリソースを奪います。結婚式は非常にプレッシャーが高いため、最もストレスの多いタイプのイベントですが、大きなリスクには大きな見返りがあります。不十分に作成されたイベントの失敗を回避するには、イベントを成功させるために自由に使えるすべてのツールを使用して、整理され、徹底する必要があります。
イベントプランニング101ガイドでは、すばらしいイベントを開催するためのフレームワークについて説明します。最初は恐ろしいように思えるかもしれませんが、イベント計画の慰めの真実は、組織的なスキルが大いに役立つということです。イベントマネージャーの採用からイベント管理ソフトウェアの活用、特別なイベントの計画、さらには大規模なイベントへのアプローチ方法まで、すべてをご案内します。
目標と目的を定義する
あなたのイベントの目標はあなたには明白に見えるかもしれませんが、それらの目標は実際にはあなたの利害関係者の間でかなり異なるかもしれません。計画を開始する前に、全員を1つの部屋に同じページに配置する必要があります。尋ねる質問：
なぜこのイベントを開催するのですか？
イベントに期待することは何ですか？
その成功をどのように測定しますか？
成功の期待と測定に関して、どこに重複や矛盾がありますか？
この部屋にいないはずの人が他にいますか？
この部屋にいるべきではない人はいますか？
利害関係者を集め、時間をかけて主な目標と目的を特定することで、イベントをより成功させるための強力な基盤を築くことができます。さもなければ、あなたはあまりにも多くの人々にとってあまりにも多くのことをしようとする混乱した出来事の危険を冒します-そして結局誰も喜ばないことになります。
目標を設定したら、明確にするためにそれらを書き留めます。その後、避けられない対立に直面したときに、合意した目的に戻って参照することができます。彼らはあなたの味方になり、イベントが意図した目的から離れすぎないようにします。また、各目標には、イベント後の報告中に成功を評価するために使用できる定量化可能なメトリックが必要です。
これで、目標を手に入れて、イベントが出席者と企業の利害関係者に提供されるように構成されていることを確認するために逆方向に作業できます。
役割と責任を割り当てる
目標が定義されたら、役割と責任を割り当てます。明瞭さは、イベントプランナーが提供できる最も価値のあるものの1つです。実際、あなたがすることはすべて、曖昧さを減らすことに集中する必要があります！誰がいつ何をしているのか混乱しないように、明確な期待とタスクを持って、全員が同じページにいることを望んでいます。
理想的には、これらは同じキックオフミーティング中にハッシュ化され、全員が前進するタスクに対応できるようになります。イベント計画のリーダーとして、回避策を広め、イベントの成功に関係者を関与させ続けることができるように、これらの割り当てを持つことは有益です。
イベントの種類と利用可能な内部リソースによっては、それぞれが独自の主導権を持つ小委員会の作成を検討することをお勧めします。これにより、イベント計画プロセスが構築され、役割が明確になります。
ベンダー管理：このチームは、会場の確保、ケータリング業者の検索、A / Vの処理など、サードパーティに関連するすべてを処理します。
プログラミング：このグループは、セッションやパネルの作成、講演者の確保、娯楽の検索など、イベントのスケジュールに関連するすべてのことを含め、イベントの議題を作成する責任があります。
マーケティング：このチームは、報道機関への働きかけ、オンサイトでのメディアの管理、ソーシャルメディアなど、イベントのマーケティングとPRに取り組んでいます。
スポンサーシップ：このグループは、イベントのコストを削減するのに役立つ外部スポンサーを呼び込みます。
予算を設定する
イベントのパラメータと全員の役割と責任の大まかな概要がわかれば、イベントの予算を立てるのに適した立場になります。スポンサーシップの機会や、イベントの費用を賄うのに役立つその他の収益源を特定することができます。金銭的なものもあれば、商品やサービスを寄付するために宣伝を交換する「現物」の寄付である場合もあります。
あなたの予算に含めるべきいくつかの費用：
会場。会場のレンタル料金だけでなく、関連するすべての費用をここに含めます。必要な保険、A / V費用、会場に関係するすべてのものです。あなたが展示会をしているなら、それらの費用も分けてください。
デザイン。各会場には、椅子、テーブル、花などの関連するデザインコストが伴います。ここで、イベントに合った雰囲気を作り出すために会場を整えるためにお金を確保します。
プログラミング。基調講演者にお金を払っていますか？夜の娯楽のためのバンドはどうですか？希望するプログラミングスケジュールの実行に関連するすべてのコストを考慮に入れてください。
F＆B。参加者は栄養を与えられ、適切に活気づけられなければなりません！ここでの支出をイベントのスタイルと雰囲気に合わせて、やりすぎないようにします（さらに悪いことに、期待を下回らないようにします）。もちろん、仮想イベントを実行している場合、1つの利点は、このラインアイテムを削除できることです。
ブランディングとマーケティング。すべてのイベントには参加者が必要です。話題を盛り上げてチケットを売るために何をしますか？ここでの投資には、所有するメディアチャネルでの広報、有料マーケティング、オーガニックマーケティングも含まれる場合があります。
スタッフの費用。バーテンダーやサーバーであろうと、サポートスタッフの旅費と宿泊費であろうと、すべての人件費の予算を立てる必要があります。社内スタッフの相対的なコストも含めることをお勧めします。それは、イベントの真のコストアカウンティングが必要かどうかによって異なります。
不測の事態。先に進んで、常に発生する予期しないコストのために、予算に5〜10％のバッファーを追加してください...
また、収益性（または、会社のイベントの場合は損益分岐点）を評価できるように、期待される収入を含めることもできます。無料のチケットを提供している場合でも、それらのチケットに価格を設定して、参加者にとってのイベントの価値に価格を設定します。これにより、イベントの完全なアカウンティングが提供されるため、自分がどこに立っているかがわかります。
仮想オプションを検討する
ご存知のように、世界的大流行はイベント業界を混乱させました。しかし、銀色の裏打ちがありました。イベントの主催者は、ほとんどのイベントが後回しにしていた仮想体験の改善に焦点を当てるようになりました。
今日、イベントオーガナイザーは、仮想コンポーネントをイベントに統合するかどうか（そしてどのように）を検討する必要があります。したがって、仮想のみのイベントであろうと、対面とオンラインを組み合わせたハイブリッドイベントであろうと、さまざまなツールを自由に使用できます。考慮すべき2つを次に示します。それぞれの方法により、仮想コンポーネントをイベント戦略にシームレスに統合できます。
シヴェント。バーチャルイベントは現在、 Cventホスピタリティポートフォリオの主要な部分です。バーチャルイベントプラットフォームには、強化されたネットワーキング、会議のスケジュール、ビデオ小会議室、およびダウンロード可能なコンテンツのための出席者ハブが含まれています。
ビザブー。このプラットフォームは、仮想、ハイブリッド、および対面のイベントをサポートします。つまり、新しいツールを使用することなく、幅広い種類のイベントを開発できます。 Bizzabooには多くの統合機能もあるため、エクスペリエンスをカスタマイズできます。
参加してください。完全なブラウザベースのストリーミング機能が組み込まれているため、Attendifyのプラットフォームは、直接会うのと同じように、イベントの仮想部分を魅力的にします。ブランド化されたコミュニティホームページ、インタラクティブセッション、堅牢なネットワーキングがあり、これらすべてが仮想イベントを実現します。
ロジスティクスをロックダウンする
最も熟練したイベントプランナーでさえ、成功するイベントを計画するために時間が必要です。少なくとも3か月のリードタイムを確保し、理想的な期間は約6か月です。日付を設定するときは、急がないでください。祝日（開催国と参加者の出身国の両方）を慎重に検討し、競合する業界イベントを確認し、学校のカレンダーも確認してください。また、イベントの中心にあるスピーカーやエンターテインメントなど、プログラミングの柱にも手を差し伸べることをお勧めします。
次に、いくつかの日付（1つのターゲットと2つのバックアップ）を念頭に置いたら、会場の候補リストに連絡します。日付が実際に選択肢を絞り込むのに役立つ場合があります。最上位の会場で希望の日付に対応できない場合は、他の場所を探すか、関係者と一緒に戻って柔軟性があるかどうかを確認してください。これは自分で決める必要がありますが、スケジュールを完全に揃えることはほぼ不可能であるため、理想的な会場よりも理想的な日付を選択する方がよい場合がよくあります。
マスタープランを作成する
これがあなたの「聖書」です。これは、すべての人の質問に答える必要のある頼りになるドキュメントです。それが唯一の正しい情報源です。時間の経過とともに更新される可能性があるため、ファイル名に最新の更新が反映されていることと、最新バージョンにアクセスするための定期的なリマインダーがあることを確認してください。
マスタープランは、イベントのすべての部分を構築します。
会場、ケータリング、ベンダーロジスティクス
契約、旅行、その他のロジスティクスを含む、スピーカーとエンターテインメントの管理
成果物とタスクの所有者ごとに分類された推定タイムライン
登録管理（プレショーとオンサイトの両方）
印刷と看板
マーケティングおよびPR計画
プログラミング、アクティビティ、エンターテインメント
外部ベンダーの連絡先情報
これを、「すべての詳細についての電子メールに返信する時間を節約する」ドキュメントと考えてください。メールがあまりないわけではありません！重要なことに集中できるように、できるだけ多くの「セルフサービス」情報を提供したいだけです。
ブランドを構築する
ブランディングは、イベントの意味、話し相手、参加者がイベントに期待できることを定義するのに役立ちます。これらすべてをイベントのブランドに反映させるようにしてください。あなたは、ユニークで関連性のある何か、あなたの聴衆に共鳴し、あなたの会社の包括的なブランドの声と使命へのはしごにつながるブランドを持ちたいと思っています。
うまくいけば、イベントのブランディングは時の試練に耐え、制度になることができます。サンフランシスコのDreamforceまたはオースティンのSXSWについて考えてみてください。会議は、会社のマーケティング、ブランディング、および保持戦略全体の柱になる可能性があります。もちろん、小規模なイベントでもブランディングの恩恵を受け、イベントをよりプレミアムで、排他的で、親密に見せることができます。ブランドの力を上手に発揮！
成功を増幅するパートナーを特定する
イベントにブランドを付けたら、それをさらに成功させることができるパートナーやスポンサーに出かけることができます。このアプローチは、イベントの種類によって異なります。営利目的のイベントでは、スポンサーが収益を生み出す可能性があります。または、企業の顧客会議では、イベントの損益分岐点を単純に支援することができます。複数の企業と協力するイベントプランナーの場合、他の中小企業とのローカルパートナーシップにより、マージンを改善し、マーケティングをより効果的にし、イベント提供の全体的な品質を向上させることができます。
適切なパートナーシップは他の方法であなたの成功を増幅することができることを覚えておいてください。パートナーは、他のコミュニティ内であなたのイベントの支持者になることもできます。たとえば、最大の顧客の1人と提携して、毎年恒例のマーキーイベントに参加することができます。これにより、クロスマーケティングの機会が拡大します。イベントのパートナーを選択する際の主な基準は、調整です。選択するブランドが、自分のブランドの声と一致し、イベントの目的とトーンと一致していることを確認してください。
PRとマーケティング計画を作成する
イベントに明確な目的、明確なマスタープラン、堅実なブランド、および共同パートナーやスポンサーのスレートがあれば、PRおよびマーケティングプランを作成する準備が整います。含めるコア要素は次のとおりです。
獲得したメディア。これはあなたのメディアと広報計画です。どのようにメディアに連絡を取り、彼らをあなたのイベントに参加させますか？メディアをオンサイトでホストしますか？ストーリーフックとして使用できる関連ストーリーは何ですか？ PRの取り組みを拡大するために、どのようにスピーカーを関与させることができますか？
所有メディア。これは、会社のブログ、ソーシャルメディアのハンドル、電子メールニュースレター、顧客リスト、および社内の従業員ネットワークです。イベント前、イベント中、イベント後にどのようなコンテンツを作成しますか？このコンテンツを獲得メディアと有料メディアにどのように活用しますか？
有料メディア。これはすべて有料のマーケティング活動です。ターゲットの参加者が最もよく使用するチャネルはどれですか。あなたはどこであなたの支出に見合う最高の価値を見つけることができますか？クリエイティブ、コピー、広告の配置を管理するのは誰ですか？
イベントに近い会議の頻度を増やす
ミーティングは、チームを招集し、土壇場での問題に取り組むための最も効果的な方法です。イベントが近づくにつれて会議の頻度を増やして、厄介な驚きがないようにします。次のポイントを参照してください。
プロセスの日とショーの実行を定義する
会議の頻度を増やすと、その日のプロセスも明確に定義する必要があります。この事前の計画は、驚きを減らし、明快さを増し、ストレス（種類）を減らします。疑問がある場合は、ランオブショーを参照してください。
ショーの実行では、関連するすべての詳細の概要を説明し、すべての重要な情報を1つの場所に配置して、情報の伝達よりもイベントの管理に集中できるようにする必要があります。物事はうまくいかない可能性があります。避けられないカーブボールに取り組むための時間とヘッドスペースを提供するために、できる限りすべてを自動化する必要があります。
ショーの実行には、いくつかの必須アイテムがあります。
連絡先情報。フロントページを使用して、チームリーダーの連絡先情報を強調表示します。誰が何を担当しているかを明確に特定し、他の誰かを追いかけることなく、適切な人が最初にクエリを取得できるようにします。
スケジュール。何がどこで起こっているのか、誰が担当しているのか、いつまでに何をする必要があるのかを1時間ごとに分類します。これはプロジェクトマネージャーの組織的な夢です！
壊す。イベントの終了が作業の終了を示すことはめったにありません。ショーが終わった後に起こるすべてのことを概説して、故障が整然とタイムリーに起こることを確認してください。
イベントの複雑さに応じて、毎日行われているすべての内訳を含む、各部屋/ステージのショーの実行が必要になる場合があります。次に、それらの個々のドキュメントをマスターランオブショーにプルして、イベントの日をスムーズに進めます。
事後分析を一掃しないでください
成功したイベントを成功させるのはストレスがたまり、やりがいがあります。それでも、欠陥のないイベントはありません。何がうまくいったのか、何を改善できるのかを話し合うために、イベント後のチームミーティングを一掃しないでください。新鮮なうちにこれを行う必要があります。そうでなければ、人々は忘れてしまい、洞察力が薄れてしまいます。
チームに尋ねる質問：
何がうまくいったのですか？
何がうまくいかなかったのですか？
これをもう一度行うとしたら、何が変わり、何が変わらないでしょうか。
適切な事後分析には、出席者のフィードバックも含まれます。これまで考慮していなかった領域や見落とされていた問題を発見するかもしれません。また、次のイベントをさらに良くするための貴重な洞察をたくさん得ることができます！
