提案依頼書（またはRFP）は、さまざまなベンダーからの入札を求めるために頻繁に使用される使い慣れたツールです。目的は、チームが個々の入札を比較対照できるように、さまざまなベンダーから入札を受け取ることです。理想的な世界では、この並べて分析することで、チームは各入札の価格、パラメーター、仕様を評価し、単一のベンダーへの偏見を減らすことで公平な競争の場を作り出すことができます。
ご存知かもしれませんが、RFPプロセスも非常に時間のかかる作業です。まず、適切な種類のベンダーから正確な入札を引き付ける方法でRFPを作成する必要があります。次に、各入札を評価し、明確化が必要な領域をフォローアップする必要があります。最後に、ベンダーを選択し、最終的な条件について交渉する必要があります。
このプロセスをより効果的にナビゲートし、可能な限り最高のホテルテクノロジーベンダーから最高の入札を獲得できるように、RFPをより簡単かつ成功させるためのガイドを作成しました。プロセスの複数の側面で時間を節約するRFPプロセスを構築するために必要な手順を学習します。
関連するベンダーからの回答のみを受け取るように、探しているものを明確にする方法を学びます。
主要な内部関係者間の混乱を減らして、電子メールや無意味な会議を減らす方法を学びます。
品質を犠牲にすることなくRFPプロセスを迅速に実行できるように、勢いをつける方法を学びます。
ガイドの終わりまでに、関係のない応答、不要な電子メール、頻繁な会議、および作成されたタイムラインに時間を無駄にすることなく、必要な入札を取得するRFPを自信を持って作成できるようになります。
このガイドを調査するために、主要なRFPコンサルタントと専門家にインタビューしました
RFPプロセスの実行は非常に複雑になる可能性があるため、主要なブランドはコンサルタントや専門家のサードパーティと協力してプロセスの管理を支援することを好みます。この記事の洞察を収集するために、業界で最高のコンサルタント数十人にインタビューしました。最も注目すべきは、これらのトップエキスパートにインタビューしたことです。
ローレングレイ、ホスピタリティデジタルマーケティング
ダン・ワックスマン、ササト
Evelyne Oreskovich 、HeRコンサルティング
キャリルヘルセル、トンボストラテジスト
アンソニーガンビーニ、プレミアアドバイザリーグループ
デビッドチェストラー、プロビジョニングパートナー
次のテクノロジーRFPの実行を支援したいですか？私たちは彼らを置きました以下の経歴と情報により、直接連絡することができます。
RFPの書き方（4ステップのプロセス）
2つのマントラを念頭に置いて、成功するためのRFPプロセスを設定します。
1つ目は「具体的に」です。大まかに定義されたRFPは、明確に定義されたRFPほどには機能しません。要件をレイアウトするときは、特定のニーズ（既存のPOSシステムで機能する必要があるなど）とその他の要件（米国のベンダーからの入札のみなど）を明確にレイアウトします。質問は簡潔に、後で客観的な比較をサポートする正確で比較可能な回答を促すために要点を絞ってください。
自由形式の質問の例：
製品ロードマップはどのように見えますか？
あなたの会社はサイバーセキュリティの脅威をどのように防いでいますか？
Hotel Tech Reportのレビューに基づいて、ソフトウェアを改善するための最大の領域は何だと思いますか？
定量化可能な質問の例：
私の現在の技術スタックと統合しますか？
95％以上の稼働時間はありますか？
HotelTechScoreは90を超えていますか
あなたの会社はHotelTechReportのカスタマーサポート認定を取得していますか？
2つ目は「偏見を避ける」です。すでに特定のソリューションに向けたRFPを構築するのは非常に簡単です。ソリューション、アプローチ、テクノロジー、またはベンダーをすでに選択していることを示唆していると思われる言語に注意してください。ベンダーがペイントできる空白のキャンバスを作成すると、RFPプロセスが想定どおりの処理を実行できるようになります。つまり、ニーズに最適なソリューションを表面化することができます。ベンダーを選択してすでにこれに取り組んでいるのなら、それはちょっと役に立たないです！
偏見を減らす1つの方法は、RFPプロセスを簡潔かつ的確に保つために、数回の質問を行うことです。各段階で、オプションを絞り込みます。幅を広げて立ち上げるときは、少数のベンダーのみを対象としたリクエストから始めることを避けます。覚えておいてください：事前に決められた結果を伴うRFPプロセスは、時間の無駄です。
ステップ1：起動
準備は、間違いなくRFPプロセスの最も重要な側面です。適切な準備により、RFPが組織のニーズを正確に反映し、それらのニーズにより密接に一致するベンダーからの入札を求めることができます。ベンダーは、RFPドキュメント（以下のセクション3のドキュメント自体の詳細）を使用して、応答を形成します。間違った入力では、正確で正確にすることはできません。たとえば、新しいPOSシステムの入札を求めているが、プロパティの会計システムと統合するための要件を追加しなかった場合、無駄な入札が大量に発生します。
したがって、プロセスを急いで、ベンダーにできるだけ早くリクエストを送信しようとするのではなく、スピードと徹底性のバランスをとることに焦点を合わせます。
適切な人を集める
それはすべて、適切な人々からのインプットを集めることから始まります。 RFPが現在のニーズを正確に反映できるように、最初から適切な人員が部屋にいる必要があります。そうしないと、部屋に適切な人がいない場合、プロセスはかなり早く軌道から外れます。
意思決定者であるだけでなく、意思決定によって直接影響を受ける人々も含める必要があります。これにより、コンセンサスによる決定になり始めるレビュープロセスが引き出される可能性が低くなります。適切な人が部屋にいて、要件を正しく収集している場合、評価プロセスは比較的簡単です。たとえば、新しい収益管理システムのRFP委員会を設置するGMは、ソフトウェアを毎日使用する人々であるため、所有者、収益管理者、およびフロントデスクエージェントを含めることができます。
「私たちは、プロセスに関与する人々のバランスの取れたチームを持つ必要があると信じています。主要な利害関係者を含める必要があります。クライアントとこれを行う場合、通常、運用、収益管理、販売、マーケティング、財務、エグゼクティブスポンサーなど、さまざまな部門を代表する人々で構成される運営委員会が含まれます。人が多すぎるということは、決定を下すのに非常に長い時間がかかる可能性があることを意味し、人が少なすぎるということは、決定が下された後は賛成できない可能性があることを意味します。」キャリルヘルセル、トンボストラテジスト
「要請されているプロジェクトおよびソリューション/テクノロジーに関係なく、プライマリスポンサーは、プロセスのすべての利害関係者がプロジェクトの全体的な目的を理解し、個々の目標がそれらの目的と矛盾しないようにする必要があります。これには、ソリューションが企業全体でどのようにインターフェースするかについての理解が含まれます。たとえば、いくつのシステムからいくつの統合、入力変数、およびデータポイントが必要か。明確に定義された要件ドキュメントは、すべての利害関係者が参照できる「信頼できる唯一の情報源」を提供し、最終的な機能と機能、それらのサポート可能性、および期待される使用率を決定します。」デビッドチェストラー、プロビジョニングパートナー
キッチンに料理人が多すぎないようにする必要がありますが、すべての利害関係者からのソース要件をクラウドソーシングすることが重要です。 「成功した物件は、組織のリーダーシップから絶対的な賛同を得ています。販売プロセスに関する完全に確立されたSOP。つまり、RFPに対応するための十分な訓練を受けた人々がいて、伝えたいことと、価格設定を要求している人に関連する不動産のユニークなセールスポイントを正確に知っているということです」とPremiereAdvisoryGroupのAnthonyGambiniは述べています。
毎日のユーザーがプラットフォームを効果的に活用できず、作業が妨げられていることを知るためにソフトウェアを購入することほど悪いことはありません。関連する利害関係者を含めることにより、これを回避します。必要に応じて、IT、法務、調達の担当者を配置することも役立ちます。これらの参加者は、プロセスの早い段階で潜在的な問題やニーズを明らかにすることで、プロセスが後で問題にぶつからないようにします。
パラメータを定義する
RFP委員会は、ソフトウェアの要件の概要を説明し、取引のブレーカーを特定し、それらすべてのポイントをRFP自体に取り込む責任があります。明確に述べられた要件は、応答がプロパティの特定のニーズに合わせて調整されるようにRFPを構成します。そうしないと、特定のニーズを実際に満たすことができないベンダーからの入札を整理する必要がある場合があります。
必需品と便利なものについて、全員が同じページにいることを確認してください。後でサプライズが発生することはありません。たとえば、公共エリアでWi-Fiしか利用できない物件のオフラインモードを備えていないハウスキーピング管理システムなどです。含める一般的なセクションについては、以下のセクションを参照してください。
「購入者はRFPプロセスで多くの重要な間違いを犯します。他の競合製品と比較して、製品の分析と評価に必要なエンゲージメントと詳細のレベルを過小評価しています。これらの機能基準に反して提供できることが不可欠です。隠れた罠がどこにあるのか、企業が製品を将来にわたって保証するためにどのような手順を踏んだのかわからない。予算は検証するもう1つの領域です。銀行、権限、ニーズ、タイムライン。これらは、開発と展開のためのプログラムを調整して作業する際の重大な失敗の領域です。これらのチェックボックスをオンにすると、取引が完了します」とDavidChestler氏は述べています。
これらの要件を定義する1つの方法は、ユーザージャーニーを明確にマッピングすることにより、「実行するジョブ」を定義することです。レビュー委員会のキックオフミーティング中に、ソフトウェアが実行する必要のある主要なジョブを定義し、それらをマップします。機能リストではなく、目前のタスクと問題についてです。ベンダーに、彼らの機能があなたに必要なものをどのように提供するかを概説させてください！
ディールブレーカーは、事前に定義することも同様に重要です。いくつかの例は、下請け業者、稼働時間の保証を提供しないベンダー、セキュリティ基準を満たさないソフトウェア、またはカスタム開発を必要とする製品の使用法です。ディールブレーカーについて事前に合意することで、全員が正直になり、プロセスの後半での障害を防ぐことができます。
一部の人々は、予算要件をこの段階で置くことを躊躇しています。ただし、特定の数未満で入室する必要があることがわかっている場合は、それを含めてください。ベンダーが回答の送信をオプトアウトするのに役立つだけでなく、後で交渉するのにも役立ちます。のRFPを送信する場合は、予算を含めることをお勧めします。デジタルマーケティングエージェンシー;そうでなければ、あなたは混乱しているか、自由なアイデアを求めて釣りをしているように見えます。
現実的なタイムラインを設定する
提出期限、決定日、実装などの主要なマイルストーンを含むタイムラインをレイアウトします。これにより、ベンダーが期待に応えるだけでなく、RFP委員会に明確さと構造が与えられます。
そして、タイムラインに固執します！ニーズを変える劇的に変化したビジネス環境などの極端な状況でのみ、このタイムラインを調整する必要があります。緊急性はここでのゲームの名前です。そうしないと、プロセスが際限なく引き出され、解決策が得られない可能性があります。経験則としては、30日以上90日以内です。これは、ソリューションの複雑さに帰着します。ソフトウェアは、多くの場合、ハードウェアやテクノロジーよりも単純であり、複数の部門に影響を与えるには、より多くの調整とコラボレーションが必要です。
タイムラインには次のものを含める必要があります。
RFPの開始日
ベンダーからのフォローアップ質問の期日
チームからのこれらの質問への回答の期日
入札者会議の日付
RFPの期日
ファイナリストの発表日
ファイナリストのプレゼンテーションの日付
最終受賞日
実施日
技術コンサルティング会社SassatoのDanWacksmanは、Hotel Tech Reportに、タイムラインは実際には多くの購入者が混乱する場所であると語っています。 RFPの作成、ベンダーの候補リストの選択、NDAへの署名、回答の取得、説明の質問、対面でのプレゼンテーション、決定、契約交渉はすべて、キックオフの前に行う必要があります。さらに、関与する必要のある多くの利害関係者が存在することが多く、プロジェクトを主導する内部リソースがあり、フルタイムの仕事をすることも期待されているため、タイムラインに潜在的な遅延がさらに追加されます。これらの理由から、プロセスの管理を支援するためにサードパーティを導入することは理にかなっています。これにより、タイムラインの数か月ではないにしても数週間が短縮され、実装の成功につながることがよくあります。」
スコアリングマトリックスを作成する
提案が入り始めるまで待って、ニーズを満たすベンダーの能力をどのように評価するかを決定してください。プロポーザルの作成と同時にスコアリングマトリックスを作成することにより、透明性と部門間の連携を確保します。スコアカードに事前に同意することで、すべての提案がスコアと一致するようにRFPが構成されていることを確認できます。
スコアカードは客観的な測定に基づいている必要があるため、提案には定量化可能な質問のみを含めてください。これらは、多くの灰色の領域を残さない質問です。たとえば、「サービス哲学は何ですか」と尋ねる代わりに、「24時間年中無休のサポートはありますか？」という質問を「はい/いいえ」と言います。提案内で複数の選択肢の質問を使用することも、スコアリングを合理化するための優れた方法です。
2つの潜在的なアプローチは、定性的および加重です。定性的アプローチでは、最も重要な基準に基づいてベンダーを評価します。回答は、要件をどの程度満たしているかに基づいてスコアが付けられ、スコアが高いほど、より緊密に連携します。次に、各スコアには、スコアの明確で定性的な基準が与えられます。たとえば、Smartsheetのこのスコアカードテンプレートは、評価のために定性的に8つの基準を使用します。
RFP指示の順守
企業情報
プロジェクトの理解
要件
製品の実行可能性と歴史
利用規約
ベンダーのデモンストレーション
料金の概要
また、ホテルに対する相対的な重要度に基づいてスコアを調整する加重アプローチを検討することもできます。このスコアリングアプローチは間違いなくより複雑ですが、アライメントを測定するためのはるかに正確な方法になる可能性があります。重み付けを行わないと、ホテルの最も重要な基準に注意を向けられない可能性があります。
考慮すべき2つのテンプレートは、エキスパートプログラム管理の加重意思決定分析とGoLeanSixSigmaの加重基準マトリックスです。これらの例は、独自の基準を効果的に重み付けし、ベンダーを適切にスコアリングする方法を確認するのに最適です。
スコアリングマトリックスの作成に関する専門家のヒント：
ローレン・グレイ：現在の使用/現在認識されている問題の特定/現在のバージョンの特定/現在のトレーニングの特定（認識されている機能ではなく現在のプラットフォーム機能の認識）/現在のサービスプロバイダーとの現在の対話の特定（クライアントのフラストレーションを認識しており、すべてのソリューションオプションを使い果たしました）
Dan Wacksman：これは非常に重要なステップであり、事前に実行する必要があります（少なくともドラフト）。上記のように、多くの企業は、解決しようとしているビジネス上の問題と、必要な主要な機能を完全に特定できていません。これは、プロジェクトリーダー/コンサルタントが、これを具体化するのを支援する上で重要な役割を果たす場所です。主要な利害関係者と会い、彼らの問題点、課題、および機会を理解することが最も重要です。また、多くの場合、人々は利用可能な完全な範囲/機能を知らない可能性があるため、他の企業がテクノロジーをどのように利用しているかを理解することも重要です。理想的な世界では、スコアリングマトリックスはすべての主要な利害関係者によってレビューされます。マトリックスは非常に重要であり、決定を導くのに役立ちます。しかし現実には、勝者を数値で決定できるようにすべてを完全に重み付けすることは不可能であり、スコアは決定の1つの側面になります。
Evelyne Oreskovich：私はすべてのプロジェクトを、彼らが現在どのようにビジネスを行っているかだけでなく、彼らが何を必要とし、何をしたいのか（彼らのウィッシュリスト）を完全にレビューすることから始めますが、彼らのテクノロジーによって制限されています。多くの企業は、手動で物事を行っているか、要件をサポートするために現在のテクノロジーの機能を仮帆装しています。要件を3つのカテゴリに分類し、重み付けします。必要なもの、必要なもの（SOPの変更または革新的なアプローチを可能にするため）、必要なもの（ただし、絶対に必要というわけではありません）。これにより、チームは、各ベンダーのソリューションが実際にニーズをどの程度満たしているか、または次のレベルに到達するのに役立つかを判断できます。
David Chestler：これは、他の変数の中でも特に、機能、機能、サポート、操作の容易さ、およびトレーニングの優先順位を決定するために、重み付けと平均を使用する単純な方法論アプローチです。応答と機能には、複数のポイントマトリックスで数値が割り当てられ、適切な質問と仮定が尋ねられてスコアが付けられた場合、残りは数学で行われます。専門家として私たちができる最も重要なことは、クライアントのニーズを理解し、顧客のニーズを解釈して明確にし、ソリューションの選択に関するROIを迅速に提供する青写真を提示することです。何が重要かをクライアントに伝えるべきではありません。クライアントが重要だと信じていることを特定できるように支援する必要があります。
RFPを書く
次に、収集したすべてのものをRFPにまとめます。これは、ベンダーの対応をガイドするドキュメントです。言葉遣いが不十分、急いで構造化された、または明確に定義されていないRFPは、通常、同様に弱い応答になります。
明確にし、リンゴとリンゴを比較するために、組織全体でRFP用の使い慣れたテンプレートを用意しておくと便利です。そうしないと、個々のチームが自分たちのために機能するものを考え出し、部門間のコラボレーションを混乱させることになります。
テンプレートには、手元にあるプロジェクトの簡単な説明と、ソフトウェアの主要な要件の明確なリストが含まれている必要があります。過度に規範的である必要があるとか、すべての「必要なもの」を含める必要があるとは思わないでください。単に最も重要な機能を含めて、ベンダーにそこから行かせてください。
例は次のとおりです。「私たちはリゾート地にある500室の物件で、18か月でアップセルと補助的な売り上げを100％増やすことを目指しています。この目的を支援するアップセルソフトウェアを探しています。」
テンプレートは特定のセクションに分割する必要があります。
概要：問題の説明や「やるべき仕事」など、組織に関する背景
タイムライン： RFPプロセス全体と最終的な実装
予算：いくら使いたいか
技術仕様：ソフトウェアから必要なものすべて
ベンダーの要件：地理、文書/認証、保険
プロセスガイドライン：チームとのコミュニケーションの相手と方法
インスピレーションを得るために、これらの便利なRFPテンプレートリソースを確認してください。 HubSpotは、潜在的な障害のセクションを含めることをお勧めします。 Template Labには、独自のRFPテンプレート化をガイドするために、12を超えるさまざまなRFPの例があります。 SmartSheetには、さまざまなベンダーの要求、追跡、スコアリング、および比較に役立つRFP関連のテンプレートが多数あります。
ベンダーを招待する
次に、ベンダーを招待して参加させます。また、正式なRFPプロセスの一環として、または招待するベンダーを選択する前に、参考資料やケーススタディを依頼することをお勧めします。どのベンダーが検討の目標到達プロセスに入る必要があるかを決定する前に、ケーススタディを確認したり、既存の顧客と話し合ったりすることが役立つ場合があります。
品質を確保する簡単な方法の1つは、ターゲットカテゴリのトップベンダーから始めることです。 HotelTechReportで。そうすれば、これらのベンダーが十分にレビューされ、ホスピタリティに積極的であることがわかります。 HTRレビューは、レビューに記載されている問題に直接対応するようベンダーに依頼できるため、セールスチャレンジャーにとっても貴重な情報源です。
常に事前にNDAに署名してもらいます。これは、プロセスの一環として機密情報を開示する必要がある場合に特に重要になる可能性があります。
入札プロセスを開始します
入札者会議は、立ち上げフェーズの最終ステップです。ベンダーをグループコールに招待して、ベンダーが最終的な質問をすることができるようにします。電話会議形式により、全員が同じ情報にアクセスできるようになり、あるベンダーが別のベンダーよりも優先的に扱われることを回避できます。
「一部の購入者は、詳細な質問をする必要はないと考えています。多くの場合、企業はすべての技術プロバイダーが基本を理解していると想定しています。常にそうであるとは限りません。機能、ビジネスプロセス、アカウント管理、移行のいずれであっても、詳細は重要であり、各プロバイダーの長所と短所が明らかになります」と、DragonflyStrategistsのRFPエキスパートであるCarylHelsel氏は述べています。
個々のベンダーに提供する回答はすべて、すべてのベンダーに提供して、全員が同じ情報で連携し、作業できるようにする必要があることを忘れないでください。そのため、ベンダーからのすべてのインバウンド質問を同じ人にルーティングする必要があります。 GMが1つの電子メールに応答し、オペレーションディレクターが別の電子メールに応答している場合、情報の非対称性があり、公平な競争の場を混乱させます。
ステップ2：評価する
このフェーズでは、RFPプロセスを迅速に進めます。多くの場合、プロセスは評価基準に引っ掛かります。ナビゲートする意見はたくさんあり、通常、他の利害関係者が木工品からコメントを求めて出てきます。また、すべての回答をスコアリングして評価することも大きな負荷です。
「一部の購入者は、鐘と笛に驚いています。技術ベンダーは、見込み顧客の実際のニーズに合っているかどうかに関係なく、「クールな」イノベーションを披露します。もう一つの問題は価格に焦点を当てることです…あなたは「あなたはあなたが支払うものを手に入れる」というフレーズを聞いたことがあります。価格に基づいてテクノロジーを選択することは、自分の足を撃つようなものです。購買部門または調達部門は必然的に関与しますが、意思決定プロセスを実行するべきではありません」とHeRConsultingのEvelyneOreskovich氏は述べています。
プロセス中は、各ベンダーのアプローチに細心の注意を払ってください。彼らの行動から手がかりを取る：彼らは反応が遅いですか？彼らは友好的ですか？彼らは賢いフォローアップの質問をしていますか？このプロセスでは、潜在的なベンダーについて多くのことを学ぶことができます。彼らがあなたに彼らの縞模様を見せたら、注意を払ってください！
対面でのレビューに先立って提案を共有し、採点する
ここでの最大の問題は、応答の評価にかかる時間です。最初のタイムラインに戻って、RFP委員会に期待について思い出させてください。特にホスピタリティ業界では、日常業務が長期的なプロジェクトよりも優先される方法があります。
その引っ張りに抵抗するために、合理化されたスコアリングと評価プロセスを持っています。すべての提案を1つのバッチでRFPレビュー委員会に送信します。提案を確認して採点するように依頼します。フォローアップの質問がある場合は、それらを1つの共有ドキュメントにまとめて、ベンダーに送信します。その後、それらの回答を直接のレビュー会議に持ち込むことができます。
応答を整理するもう1つの優れた方法は、Trello、Asana、Airtableなどのプロジェクト管理ツールを使用することです。これらのツールはインタラクティブなチェックリストを提供するため、委員会が同じ方法で提案をレビューすることを確認できます。これらは、フィードバックを1つのビューに集約するための便利な方法でもあります。
候補リストを発表する
全員がレビューする機会を得た後、委員会を招集して候補者リストを選択します。スコアは明らかに最上位の基準です。タイブレーカーとしてグループ投票を使用します。理想的には4つ以下のベンダーにリストを保持しますが、資格のあるベンダーの十分な数の基盤があれば、その数は増える可能性があります。それはすべてあなたのユニークなニーズに依存します。
候補リストのプレゼンテーションをスケジュールし、ファイナリストを選択します
候補リストを最後のラウンドに招待します。これらのプレゼンテーションにより、チームは詳細を深く掘り下げることができます（以下の「フォーカスエリア」を参照）。ベンダーがこれらのプレゼンテーションにどのように取り組むかについて多くを学ぶことができます。それを真剣に受け止めない人はすぐに排除されるべきです。これはそれを強化する時であり、それができないベンダーはリスクに見合う価値がありません！
長さに関しては、ベンダーごとに20分で十分です。正式なプレゼンテーションよりも質問に多くの時間を残してください。各ベンダーに、ホテルに何をもたらすことができるかについて5分間のプレゼンテーションを行い、ほとんどの場合、ニーズに関連する特定の質問に取り組むように依頼します。
最終決定を遅らせないでください。委員会は、候補リストのプレゼンテーションの直後に上位2名のファイナリストを選ぶ必要があります。これにより、トピックが新鮮に保たれ、これが進みます。
ステップ3：交渉する
チームが最後の2つのオプションを選択したら、交渉します。この段階で2つのベンダーを選択することをお勧めする理由は、契約と価格設定を比較対照する機会を得るためです。
「すべての取引でBANTを求めてください。銀行、権限、ニーズ、およびタイムライン。これらは、開発と展開のためのプログラムを調整および作業する際の重大な失敗の領域です。これらのチェックボックスをオンにすると、取引が完了します」と、ProvisionPartnersのDavidChestler氏は述べています。
契約、価格設定、および作業範囲を確認するときは、RFPプロセス中に約束されたものと一致しない「おとり商法」の価格設定などの危険信号を探してください。また、面倒な用語やメトリクスへの漠然としたコミットメントにも注意を払う必要があります。契約では、パフォーマンス、セキュリティ、サービスの信頼性、および実装に関連するベンダーの義務を明確に規定する必要があります。
交渉段階も予想よりも長くかかる傾向があります。フィニッシュラインに到達し、調達プロセスを完了するための最終オファーに到達できるように、プレッシャーをかけ続けてください。
ステップ4：実装
交渉が終了し、契約が締結されると、RFPプロセスは正式に終了します。ただし、実装を含む第4フェーズをお勧めします。他の運用チームが実行を引き継ぐ場合でも、RFPチームはループにとどまる必要があります。何でこれが大切ですか？実装に関しては、学ぶべきことがあるからです。
たとえば、ベンダーは提供しなかったものを約束しましたか？ RFPプロセス中に解決できた可能性のあるギャップや見落としがありましたか？実装は、RFPプロセスにループバックするためのフィードバックを提供できます。そのため、実装全体を通して注意を払い、次回の改善点を特定します。
ベンダーのRFP応答を評価する際の重点分野
RFPを作成する際に、考慮すべきいくつかの潜在的な領域を次に示します。
製品のセキュリティ、稼働時間、およびサービスレベル契約：オフプレミスでホストされるテクノロジーには、アクセスと稼働時間を直接制御できないため、さまざまな要件があります。したがって、サービスの品質と可用性に関するベンダーの責任について明確にする必要があります。これについては、RFP委員会の技術/法務担当者に頼って、可能な限り最も信頼性の高いソフトウェアを入手できるようにしてください。
SLAには、ベンダーが違反を通知するまでの時間と、一定レベルの稼働時間を保証するサービス可用性メトリックを規定する「アラートまでの時間」条項を含める必要があります。比較のための定型SLAを次に示します。
アカウントの管理と実装：契約に署名した後、立ち上げて実行するための計画は何ですか？そして、アカウント管理に移行すると、実装後に何が起こりますか？ベンダーが約束したタイムラインを理解できるように、実装プロセスについて明確に理解してください。また、ベンダー側で契約を実装する責任があるのは誰かを知りたいので、何を期待するかを知ってください。
既存のシステムへの統合と接続：全体的なソリューションを検討していますか、それとも複数のプラットフォームに接続するソリューションを検討していますか？新しいベンダーが既存の技術スタックに適合することを理解する必要があります。
特定の機能と機能：十分とは言えません。システムが必要なことを実行していることを確認してください。 RFPレビュー委員会に質問してください：それは私たちが取り組もうとしている全体的な問題を解決しますか？スコープクリープはすべてのプロジェクトにとって問題です。 RFPプロセスがコアニーズの解決から逸脱しないようにしてください。
オープンエンドのユースケース：最後に、既存の技術スタックを超えて、理想的なワークフローについて考えます。製品はそのワークフローを満たしていますか？それとも、この新しいソフトウェアは、望ましくない技術ワークフローをさらに石灰化するのでしょうか？今こそ、すべての新しいソフトウェアがあなたの資産の長期的な技術計画に適合することを確認するときです。
ハードウェアベンダーへの質問
ハードウェアには、ソフトウェアとはまったく異なる一連のニーズがあります。 RFPにその事実を反映させる必要があります。そうしないと、ベンダーからの詳細情報の要求に対応するために多くの時間を費やし、プロセスを引き延ばして時間を無駄にすることになります。潜在的なハードウェアベンダーに尋ねる4つの質問は次のとおりです。
ハードウェアをアップグレードすることをどのくらいの頻度でお勧めしますか？ハードウェアのアップグレードは費用がかかり、破壊的な可能性があります。ベンダーがハードウェアのアップグレードを推奨する頻度について、事前に明確にしてください。
ハードウェアのアップグレードをどのように処理しますか？ハードウェアの最悪の部分の1つは、アップグレードに費用がかかることです。そして、それはダウンタイムのそれらの期間中に混乱を引き起こす可能性があります。将来のアップグレードに関連するリスク、責任、およびコストを明確に理解する必要があります。
ハードウェア上のソフトウェアはどうですか？多くの場合、ハードウェアを購入するだけではありません。むしろ、それはソフトウェアと対になっています。ソフトウェアのアップグレードがどのように処理されるか、特に追加コストとダウンタイムについて明確かつ詳細に理解する必要があります。ハードウェアを購入したが、将来のソフトウェア更新に追加料金がかかる場合は、それを評価に含める必要があります。
設置費用はいくらですか？ハードウェアは高価です。そして、このコストの多くはインストールから発生します。その情報を前もって持っておくことが重要であり、プロセスの後半ではありません。
RFPエキスパートBIOS
ホスピタリティデジタルマーケティング（ローレングレイ）：マーケティング「必要なものだけを支払う」私たちは完全にスケーラブルなサービスプロバイダーであり、業界の最高の才能（アドホック）を示した目標に直接取り組み、達成した後は去ります。一例を挙げましょう。この間ずっと、主要なメトロの真ん中にホテルを67％の占有率で維持しましたが、そのほぼすべてのコンセットはビジネスの欠如のために閉鎖されました。あなたはそれを考えます-私たちはそれを行うことができます、「不可能はもっと長くかかるだけです」-私はそれが傲慢に聞こえることを知っていますが、真剣に私たちはまだ戦いに負けていません。おもてなしのすべての人、私たちはすべての人を助けます、大きな小さなブランドの非ブランド、F＆B、スパ、ゴルフ、マルチユニット、市場へのサービス、私たちは文字通りそれらすべてを行いました。
Sassato（ Dan Wacksman ）：ホテルが意思決定を行い、やり遂げるのを支援します。マーケティング、流通、テクノロジーに重点を置いてホテルや旅行スペースで直接働いた20年以上の上級レベルの経験により、評価のために有能な「すぐに実行できる」リーダーを迅速に雇わなければならないという多くの組織が経験したギャップを埋めるのに役立ちます、マーケティング、流通、テクノロジー、および実装におけるパフォーマンスを迅速に改善するために、主要なイニシアチブを推奨および提供します。 Sassatoは、ホスピタリティと旅行のシールチーム6です（ただし、はるかにオタクです）。このチームは、人員を追加するコストをかけずに、すぐに穴を埋め、問題を解決し、プロジェクトを救助します。
HeRコンサルティング（ Evelyne Oreskovich ）：予約、販売、収益とチャネル管理、CRMとシステム統合において、数十年にわたる不動産と本社の経験をもたらし、ホテル経営者の目でプロジェクトに取り組みます。クッキーカッターのアプローチはあなたの目標を達成しません。私たちはあなたがどこにいて、どこに行きたいのかを理解するために時間をかけます。あなたの成功は私たちの成功です。
Dragonfly Strategists（ Caryl Helsel ）：私たちのターゲットクライアントは、中小規模のホテルグループ、新しいホテルの所有者、独立したホテル、ブティックホテル、新しいブランドです。私たちは、チームが限られているために追加のリソースを必要とする、または彼らが持っていない資格のあるリソースとして、ホテル会社のアウトソーシングされた企業オフィスとして機能します。私たちのチームの一部は、フルタイムの経験の浅い従業員よりも安価であり、私たちが何をしているのかを知っているため、より多くの価値を提供します。通常、大手ブランドとは提携していません。彼らには独自のチームがあります-私たちは小さなグループや所有者のためのチームとしての役割を果たすのが好きです。具体的には、販売、マーケティング、収益戦略、採用、流通、予約、運用プロセスの改善、IT計画、戦略、立ち上げのための収益を含む、経験豊富な商業、IT、運用戦略チームを提供します。
Premiere Advisory Group（ Anthony Gambini ）：アドバイザリー会社として、販売、収益、流通の最適化を専門としています。ホテルの運営会社や管理会社と協力して、収益を最大化し、すべての予約チャネルで市場シェアを拡大しています。ホテル経営者の流通エコシステムを包括的に見て、全体的な投資収益率を高め、クライアントの獲得コストを削減する方法について戦略的な推奨事項を作成しながら、改善の領域を特定します。クライアントポートフォリオには、SHグループ、ドリームホテルグループ、シックスティホテル、ワーウィックホテル、ハードロックホテルなどがあります。PAGが他のサービスプロバイダーと一線を画しているのは、プロアクティブなクライアントサービスとサポートです。当社のエグゼクティブチームは、テクノロジーホスピタリティ企業向けのアカウント管理とカスタマイズされたソリューションの実装に長年の経験を持つ旅行流通およびシステム接続のスペシャリストで構成されています。プロパティは、年間を通じて流通の専門家のチームに無制限にアクセスできます。
プロビジョニングパートナー（ David Chestler ）：旅行およびホスピタリティクライアントの重要なビジネス上の課題を解決するための、成果ベースで実行指向のアプローチ。私たちは、深い業界と専門的な経験から生まれた洞察を提供する独自の立場にあります。私たちの焦点は、実用的で測定可能な推奨事項を提供することにあります。これらは、即座に影響を与えることを目的とした戦術です。
RFQとRFIをいつ使用するか
情報の要求（RFI）は、必要な情報はわかっているが、ベンダーからの詳細情報が必要な場合に使用されます。通常、その後にRFQまたはRFPが続きます。
見積もり依頼（RFQ）は、必要なものはわかっているが、ベンダーが要件をどのように満たすか、および/またはその費用についての情報が必要な場合によく使用されます。
プロセスを自分で実行するための帯域幅がありませんか？従事するプロセスの管理を支援するトップホスピタリティコンサルタント。
