Het vastgoedbeheersysteem (PMS) vormt de kern van de bedrijfsvoering en zorgt voor efficiëntie en productiviteit in alle hotelafdelingen, maar is zelden een eenzame strijder als het gaat om de technologie van een hotel. Zelfs kleine hotels werken met tal van technische systemen, waaronder betalingsverwerkingssystemen, elektronische sloten en online distributiekanalen. Samen met het PMS zijn al deze systemen essentieel voor het bedienen van gasten en vertrouwen ze op een aantal van dezelfde gegevens: creditcardbetalingen van gasten worden verwerkt via een betalingsgateway en ook vastgelegd in het PMS; sleutelkaarten en digitale sleutels worden gecodeerd door het sluitsysteem met behulp van reserveringsinformatie; en OTA-boekingen moeten worden ingevoerd in het PMS en de voorraad moet worden aangepast op uw OTA-kanalen. Als deze systemen in silo's werken, moeten uw medewerkers als tussenpersoon fungeren en handmatig gegevens over verschillende systemen dupliceren, wat tijdrovend en vatbaar voor menselijke fouten is.

Je weet wat ze zeggen over teamwerk - nou, dat geldt ook voor je hoteltechnologie. Door directe integratie kan uw PMS samenwerken met uw andere hotelsystemen om processen te automatiseren en hotelpersoneel veel tijd te besparen. Hier zijn zes belangrijke PMS-integraties die de operationele efficiëntie verder zullen verbeteren, zodat u en uw team minder tijd achter een computer kunnen doorbrengen en meer tijd hebben om een nog betere gastervaring te bieden.

Kanaal beheer

Distributiekanalen van derden, waaronder GDS- , OTA- en metazoekkanalen , zijn een cruciaal onderdeel van de distributiestrategie van bijna elk hotel. Met hun grote advertentiebudgetten en groot bereik maken deze speciaal gebouwde reisaggregators accommodaties online beter zichtbaar en genereren ze een groot deel van de boekingen. Wanneer uw online distributiekanalen niet zijn verbonden met uw PMS, moeten de beschikbaarheid en tarieven van uw accommodatie handmatig worden bijgewerkt naar elk van deze kanalen, en reserveringen die via deze kanalen binnenkomen, moeten handmatig in uw PMS worden ingevoerd. Het is een voortdurende en tijdrovende taak met een hoog risico op overboeking als de beschikbaarheid niet snel genoeg wordt bijgewerkt.

Maar er is een betere manier. Tweerichtingsintegratie tussen het PMS van een hotel enchannel partner automatiseert dit belangrijke proces, waardoor het niet meer nodig is om gegevens handmatig te dupliceren en de nauwkeurigheid te verbeteren. Door de integratie pusht het PMS automatisch toegewezen voorraad naar de kanaalpartner, inclusief voorraadupdates en overschrijvingen. Wanneer een boeking wordt gedaan via een channel partner, worden de reserveringsgegevens automatisch naar het PMS gestuurd en wordt de beschikbaarheid automatisch aangepast over alle aangesloten kanalen. Zeg vaarwel tegen overboekingen en hallo tegen meer tijd voor uw gasten!

Verwerking van betalingen

Als uw accommodatie kaartbetalingen accepteert, werkt u met een betalingsgateway , die de betalingsgegevens van de gast veilig doorgeeft aan het betalingsverwerkingsnetwerk. Als uw betalingsgateway niet is geïntegreerd met uw PMS, moeten goedgekeurde transacties handmatig worden geboekt naar reserveringen in het PMS, wat het in- en uitchecken vertraagt. Met eenbetalingsgateway-integratie , betalingsinformatie die in het boekingsformulier is ingevoerd, wordt automatisch verzonden via het betalingsverwerkingsnetwerk en transacties worden automatisch in realtime in het PMS geplaatst.

Niet alleen dat, maar een betalingsgateway-integratie verhoogt ook de beveiliging met point-to-point-codering en tokenisatie om creditcardgegevens te beschermen tegen hackers en om creditcardnummers uit het PMS te houden voor PCI-compliance. Als u online betalingen via de website van uw accommodatie wilt accepteren, is integratie van de betalingsgateway een must voor een geautomatiseerd en veilig online boekingsproces en contactloos inchecken.

Door betalingen, autorisaties en terugbetalingen te vereenvoudigen en de beveiliging te verbeteren, is integratie van betalingsgateways een van de belangrijkste PMS-integraties voor elk onroerend goed.

Toegang tot de kamer

Integraties van elektronisch slot en digitale sleutels vereenvoudigen het toegangsbeheer en versnellen ook het incheckproces . Sleutelkaarten worden al tientallen jaren op grote schaal gebruikt in alle hotelsegmenten. Tijden veranderen en steeds meer panden verschuiven naar digitale (mobiele) sleuteloplossingen. Hoe dan ook, laten we eens kijken hoe de integratie van uw oplossing voor kamertoegang met uw PMS het leven aan de receptie gemakkelijker maakt.

Dankzij een keycard-integratie kunnen keycards direct worden gecodeerd en beheerd via het PMS, dat automatisch relevante reserveringsgegevens (kamernummer, verblijfsduur, etc.) naar het keycardsysteem stuurt. Dit betekent dat het receptiepersoneel deze informatie niet langer handmatig opnieuw in het sleutelkaartsysteem hoeft in te voeren, maar de kaart hoeft te swipen om deze te coderen.

Als uw accommodatie een sleutelloze toegangsoplossing gebruikt (mobiele sleutel of toetsenbordvergrendeling), automatiseert integratie met het PMS de sleuteloverdracht aan de gast bij het inchecken. In dit geval stuurt het PMS automatisch reserveringsgegevens naar uw keyless access-oplossing, die vervolgens een mobiele sleutel of keycode voor de gast genereert, de sleutel automatisch activeert bij het inchecken en deactiveert bij het uitchecken.

Of u nu een naadloze contactloze incheckervaring wilt implementeren of het inchecken bij de receptie wilt stroomlijnen, het integreren van uw PMS met uw sluitsysteem is de sleutel (woordspeling bedoeld).

Verkooppunt (POS)

Naast het PMS is een kassasysteem essentieel voor panden met een restaurant op het terrein. Deze kernsystemen zijn een goed voorbeeld van twee systemen die beter samenwerken. Zonder een verbinding tussen beide, moeten restaurantkosten die op de kamer van een gast in rekening worden gebracht, worden doorgegeven aan de receptie en handmatig worden toegevoegd aan het reserveringsoverzicht in het PMS. Dit handmatige proces voegt niet alleen nog een administratieve taak toe aan de takenlijst van uw receptie, maar is ook gevoelig voor menselijke fouten en discrepanties in de facturering die kunnen leiden tot ontevreden gasten en verloren inkomsten.

Wanneer het kassasysteem is geïntegreerd met het PMS, voert de software deze taak in realtime voor u uit. Wanneer een gast een maaltijd op zijn kamer wil boeken, wordt de transactie ingevoerd in het kassasysteem, dat – via de integratie – automatisch de PMS opvraagt om de gaststatus, het kamernummer en de kredietautorisatielimiet te verifiëren. Als de afschrijving is goedgekeurd, boekt het kassasysteem de afschrijving automatisch op het reserveringsfolio in het PMS.

Het automatiseren van het proces van het boeken van restaurantkosten op reserveringen met een PMS + POS-integratie bespaart niet alleen het hotelpersoneel tijd, maar zorgt ook voor accurate facturering, vermindert klachten van klanten en voorkomt verloren inkomsten.

Inkomstenbeheer

De ongekende marktomgeving die door de pandemie is ontstaan, heeft veel hotels ertoe aangezet om software voor inkomstenbeheer (RMS) te gebruiken om beter te navigeren en kamerprijzen te optimaliseren. Voortdurende consolidatie en analyse van hotel- en marktgegevens om prijsaanbevelingen te produceren op basis van geavanceerde algoritmen, geautomatiseerde RMS verbetert de vraagvoorspelling en verwijdert giswerk uit het prijsproces, waardoor hotelexploitanten veel tijd besparen door gegevens door te spitten en te proberen de toekomst te voorspellen.

Geïntegreerd met het PMS bespaart de gecombineerde oplossing nog meer tijd. PMS-gegevens (inclusief reserveringen, inventaris en beschikbaarheid) zijn een cruciaal onderdeel van het inkomstenbeheer en moeten tijdig en doorlopend in het RMS worden bijgewerkt. Zonder integratie is die taak de verantwoordelijkheid van - u raadt het al - u of uw personeel. Maar wanneer uw PMS en RMS zijn verbonden, worden alle relevante PMS-gegevens automatisch doorgegeven aan de RMS via de integratie op transactieniveau voor optimale prognosenauwkeurigheid, prijsstelling en voorraadbeheer. Op hun beurt moeten geaccepteerde prijsaanbevelingen die door de RMS worden gegenereerd, worden bijgewerkt naar de PMS en de integratie kan dit ook doen.

Afzonderlijk zorgen zowel het PMS als het RMS voor efficiëntie en inkomsten, maar samen vormen ze een nog krachtiger team.

SMS / Gastberichten

De pandemie versnelde ook de adoptie van:gastberichten/sms-toepassingen om te voorzien in de behoefte aan duidelijke communicatie en contactloze diensten. Mobiele berichten zijn voor veel gasten de voorkeursmethode voor communicatie, maar als het niet goed wordt geïntegreerd in de hotelactiviteiten, kan het inefficiënt zijn en tot ontevredenheid bij de klant leiden.

Hoe kunnen medewerkers de tijd vinden om een ander communicatiekanaal te beheren? Een succesvolle strategie voor gastberichten is afhankelijk van PMS-integratie. De integratie tussen een gastberichtenplatform en PMS stuurt automatisch reserveringsgegevens in realtime naar de berichtentoepassing om voor aankomst, bij het inchecken, tijdens hun verblijf en bij vertrek gepersonaliseerde routine-sms-berichten te activeren, zoals bepaald door de accommodatie. Inkomende berichten en verzoeken van gasten worden automatisch gekoppeld aan de reserveringsgegevens van de gast om de gast te identificeren en problemen sneller op te lossen.

Aangezien gastberichten een steeds vaker voorkomend kanaal voor gastcommunicatie voor hotels worden, maximaliseert de integratie met het PMS de efficiëntie door routinematige communicatie te automatiseren en ervoor te zorgen dat er geen gast tussen de mazen van het net glipt.

Hoteltechnologie is ontworpen om de productiviteit en omzet te verhogen en, net als mensen, kunnen uw hotelsystemen beter samenwerken om hun volledige potentieel te bereiken.