Eerst en vooral is een receptiemedewerker verantwoordelijk voor het helpen van gasten met alles wat ze nodig hebben - met een glimlach en een vriendelijke houding. Receptiemedewerkers zijn het ‘gezicht’ van het hotel en zelfs als ze met lastige situaties te maken hebben, moeten ze een hoog niveau van gastenservice handhaven. Naast het helpen met verzoeken van gasten, beantwoorden receptiemedewerkers ook telefoontjes en e-mails van gasten en andere hotelafdelingen, en verwerken ze het in- en uitchecken, inclusief het in rekening brengen van creditcards en het afstemmen van de rekeningen van gasten. Receptiemedewerkers kunnen ook reserveringen maken en wijzigen, lokale aanbevelingen doen, restaurant- of activiteitenreserveringen voor gasten boeken, klachten indienen en serviceherstel uitvoeren, en creatieve oplossingen bedenken voor problemen die zich kunnen voordoen. Bijkomende verantwoordelijkheden kunnen onder meer zijn het opleiden van nieuwe receptiemedewerkers, het helpen met de bagage van gasten, het reageren op beoordelingen van gasten en het innen van betalingen voor winkelartikelen.

De dekking van de receptie is meestal verdeeld in drie ploegen: de ochtendploeg loopt van ongeveer 7.00 uur tot 15.00 uur, daarna komt de middagploeg van 15.00 uur tot 23.00 uur en de nacht- of nachtdienst duurt van 23.00 uur tot 19.00 uur. De drie ploegen hebben enkele belangrijke verschillen, zoals de ochtendploeg die de check-outs afhandelt, terwijl de middagploeg de check-ins afhandelt. Nachtauditors doen belangrijke afstemmings- en rapportagetaken aan het einde van de dag, meestal rond 2 uur 's nachts.

Laten we een typische ochtendploeg bij de receptie eens nader bekijken:

• 6.45 uur: Aankomst in het hotel en kleed je om.

• 7:00 uur: klok in en haal uw kassalade op (een bank genoemd).

• 07:05 uur: ontvang een debriefing van de nachtploeg, waaronder openstaande gastverzoeken en een samenvatting van alle opmerkelijke zaken die tijdens de nachtploeg zijn gebeurd.

• 7:15 uur: volg alle urgente items op die de nachtelijke audit aan u is doorgegeven en maak een aantal wake-up calls.

• 07.30 uur: De nachtauditors klokken uit en verlaten de ochtendploeg om het eerste deel van de dag de receptie te runnen.

• 7:40 uur: beantwoord een aantal inkomende oproepen van gasten die om hulp vragen met hun bagage bij het uitchecken.

• 7:45 uur: regel uw eerste van vele check-outs voor de dag.

• 8:00 uur: Beantwoord de telefoon en beantwoord e-mails wanneer u downtime heeft.

• 8:20 uur: een gast helpen met lunchreserveringen in uw restaurant.

• 8:45 uur: een duizelige reiziger die net van een rode-ogenvlucht is gestapt, vraagt of hij vroeg in zijn kamer kan inchecken, dus u verplaatst een aantal vooraf geblokkeerde reserveringen om een kamer vrij te maken, en u verleent hem een gratis vroege check- in.

• 9:20 uur: deel uw beste aanbevelingen met een gast die informeert naar een goede coffeeshop in de buurt.

• 10:20 uur: gasten snel uitchecken omdat er zich een rij begint te vormen; uitchecken is om 11 uur, dus dit is de piektijd voor uitchecken.

• 11:30 uur: Kom op adem na een wervelwind van check-outs. Oh nee, je realiseert je dat een gast zijn koffer in de lobby heeft achtergelaten! Je checkt snel de naam op het bagagelabel, vindt zijn telefoonnummer in je property management systeem en belt hem. Gelukkig is hij maar een paar minuten verwijderd en kan hij zich omdraaien om hem op weg naar het vliegveld op te halen.

• 12.00 uur: lunchtijd! Je krijgt een lunchpauze van 30 minuten en hopelijk zijn er nog wat restjes van het ontbijtevenement in de balzaal vanmorgen!

• 12:30 uur: haast je terug naar de receptie om een van je collega's af te lossen, die op het punt staat haar lunchpauze te nemen.

• 12:45 uur: wijs de rest van de reserveringen voor vanavond toe aan beschikbare kamers, waardoor het inchecken voor uw collega's in de middagploeg sneller gaat.

• 13:15 uur: neem de telefoon op en boek een reservering voor een gast die zich niet kan herinneren welk kamertype hij de laatste keer dat hij in uw hotel verbleef heeft geboekt; je kon zijn reserveringsgeschiedenis opzoeken en dezelfde kamer opnieuw voor hem boeken met een interne "niet verplaatsen"-notitie op zijn nieuwe reservering, zodat hij zijn favoriete kamer gegarandeerd heeft.

• 14.05 uur: twee gasten komen naar de balie en vragen hoe ze kunnen reserveren bij het populairste restaurant van de stad. Maar goed dat je de gastvrouw kent van het populaire industrie-avondevenement dat elke maandag in de bar verderop in de straat wordt gehouden. Als je haar belt, kan ze dingen door elkaar schuiven om je gasten vanavond binnen te halen. Uw gasten zijn enthousiast!

• 14.40 uur: De portier is bezet, dus je springt erin en helpt een gast die de bagage moet ophalen die ze een paar uur heeft opgeslagen.

• 15:00 uur: de middagploeg arriveert en je geeft ze een samenvatting van de ochtendploeg en laat een lijst achter van een paar gasten die wachten tot hun kamers klaar zijn.

• 15:20 uur: tel je bank en ruim je gebied van de receptie op.

• 15.30 uur: Klok uit. Er is weer een shift gedaan!

Een baan bij een receptiemedewerker is een uitstekende manier om in de hotelindustrie te komen, omdat het een instapfunctie is en vaak geen eerdere hotelervaring vereist. Luxehotels zoeken misschien kandidaten met eerdere receptie-ervaring, maar de meeste hotels zijn gewoon op zoek naar iemand met een passie voor gastvrijheid, goede communicatieve vaardigheden en probleemoplossend vermogen. Als je in restaurants, winkels of een andere klantgerichte baan hebt gewerkt, dan ben je een aantrekkelijke kandidaat voor een receptiefunctie.

Hotels plaatsen meestal vacatures voor receptiemedewerkers op hun carrièrewebsites, en de gemakkelijkste manier om te solliciteren is vaak via de eigen carrièresite van het hotel of via een vacaturesite zoals Indeed of LinkedIn. Als je zo geneigd bent, kun je ook het hotel bezoeken en je persoonlijk aanmelden. Als u persoonlijk solliciteert, vergeet dan niet om een kopie van uw cv en begeleidende brief mee te nemen om bij HR te vertrekken. U zult waarschijnlijk minstens één sollicitatiegesprek moeten afleggen om de baan te krijgen, waarschijnlijk met een supervisor of manager bij de receptie, en misschien met een kamerdirecteur of zelfs een algemeen directeur als u solliciteert om bij een duurder hotel te werken . Wees voorbereid op het verstrekken van referenties, en sommige hotels hebben mogelijk een achtergrondcontrole of een drugsscreening nodig voordat u kunt beginnen met werken.

De Guest Service Agent is verantwoordelijk voor het leveren van uitmuntende gastenservice door relaties met gasten te ontwikkelen, persoonlijke service te bieden en te anticiperen op en te voorzien in de behoeften van gasten door snelle en hoffelijke service te bieden. Ze zullen rapporteren aan de Directeur van de Front Office en de hoge normen van het hotel volgen voor het begroeten en registreren van gasten, naast het nauwkeurig afsluiten van hun gastenaccount. De ideale kandidaat voor deze functie heeft scherpe aandacht voor detail, uitstekende recall en follow-up, en is in staat om te multitasken met steeds veranderende eisen. Ze moeten een zeer communicatieve, zorgvuldig georganiseerde teamspeler zijn met een positieve, probleemoplossende houding en een passie voor innovatie.

KWALIFICATIENORMEN
Essentiële functies:

• Begroet en verwelkom alle gasten die de receptie benaderen in overeenstemming met de hotelnormen.
• Zorg voor een goede werking van de PBX-console en zorg ervoor dat aan alle hotelnormen wordt voldaan.
• Beantwoord vragen van gasten over hoteldiensten, faciliteiten en openingstijden tijdig.
• Zorg dragen voor het loggen en bezorgen van pakketten, post en berichten aan gasten en vergaderruimtes.
• Bekijk dagelijks het Front Office-logboek en het traceerbestand en veil eventuele openstaande items.
• Beantwoord zo nodig vragen van gasten met betrekking tot restaurants, vervoer, entertainment en andere conciërgegerelateerde items.
• Volg alle beleidsregels voor geldverwerking en kredietverlening zoals vastgesteld door Refinery Hotel.
• Houd rekening met alle tarieven, arrangementen en speciale aanbiedingen van het hotel.
• Zorg dat u bekend bent met alle interne en aankomende groepen.
• Verkrijg alle benodigde informatie bij het nemen van kamerreserveringen en volg het tariefscenario, inclusief individuele en groepsreserveringen.
• Zorg dat u bekend bent met horecaterminologie.
• Kennis hebben van noodprocedures en assisteren waar nodig.
• Verwerk check-ins en check-outs op een vriendelijke, efficiënte en hoffelijke manier.
• Gebruik te allen tijde de juiste etiquette voor portofoons wanneer u met andere werknemers communiceert, waarbij u altijd een oortje draagt.
• Alle relevante aspecten van het computersysteem van de receptie volledig begrijpen en kunnen bedienen, inclusief maar niet beperkt tot: Opera PMS , HotSOS , Kipsu , Revinate , nor1 , Recharge, Expedia Partner Central, Digital Alchemy , enz.
• Alle taken en plichten op de shift-checklist op een tijdige en efficiënte manier kunnen uitvoeren en voltooien.
• In staat zijn om bucketcontrole, kamerprijsverificatie en huishoudelijke discrepantierapporten te voltooien.
• Post en verzoen de kosten van de minibar, wasservice en parkeerservice op een dagelijkse basis.
• Balanceren en voorbereiden van individueel papierwerk voor het sluiten van de dienst volgens hotelnormen.
• Onderhouden en op de markt brengen van promoties en programma's voor gastbetrokkenheid.
• Assisteren bij het bezorgen van VIP-voorzieningen aan de kamers.
• Zorg voor een schone werkplek.

Fysieke eisen:

• Vanwege het cyclische karakter van de horeca kan van medewerkers worden verlangd dat ze verschillende schema's werken om aan de zakelijke behoeften van het hotel te voldoen.
• Aanzienlijke repetitieve bewegingen van handen en polsen in verband met het gebruik van computertoetsenborden zijn mogelijk.
• Licht werk - Af en toe tot 20 pond kracht uitoefenen, en/of tot 10 pond regelmatig of constant om voorwerpen op te tillen, te dragen, te duwen, te trekken of anderszins te verplaatsen.
• Mogelijkheid om de hele dienst te staan.

Andere vereisten:

• Zorg voor regelmatige aanwezigheid in overeenstemming met de hotelnormen, zoals vereist door de planning, die zal variëren afhankelijk van de behoeften van het hotel.
• Voldoe aan de hotelnormen en -voorschriften om veilige en efficiënte hotelactiviteiten aan te moedigen.
• Maximaliseer de inspanningen voor productiviteit, identificeer probleemgebieden en help bij het implementeren van oplossingen.
• Moet complexe informatie, gegevens, enz. uit verschillende bronnen kunnen begrijpen en toepassen om de juiste doelstellingen te bereiken.
• Moet kunnen cross-trainen in andere hotelgerelateerde gebieden.
• Moet de vertrouwelijkheid van informatie kunnen handhaven.
• Moet initiatief kunnen tonen, inclusief anticiperen op gast- of operationele behoeften.
• Voer andere taken uit zoals gevraagd door het management.
• Moet minimaal twee nachtdiensten kunnen werken.

Onderwijservaring

• College cursus werk in gerelateerd veld nuttig.
• Bij voorkeur ervaring in een hotel of een gerelateerd veld.
• Middelbare school diploma of gelijkwaardig vereist.
• Computerervaring vereist.
• Het vermogen om effectief te lezen, luisteren en communiceren in het Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Mogelijkheid om toegang te krijgen tot informatie en deze nauwkeurig in te voeren met behulp van een redelijk complex computersysteem.
• Gehoor en visueel vermogen om tekenen van noodsituaties waar te nemen en te detecteren.

Verzorgingsvereisten:

• Handhaaf hoge normen voor persoonlijk uiterlijk en uiterlijke verzorging, waaronder het dragen van het juiste uniform en de speld van het hotelmerk (specifieke normen beschikbaar).

Deze functiebeschrijving is niet bedoeld om elk aspect van uw baan in detail te beschrijven of elke taak op te sommen die u mogelijk uitvoert. Het wordt gegeven als een algemeen overzicht van de verantwoordelijkheden en vaardigheden die nodig zijn om dit werk met succes uit te voeren.

Betalen: Vanaf $ 24,00 per uur

Een uitkering:

• 401 (k)
• 401 (k) overeenkomend
• Tandartsverzekering
• Hulpprogramma voor werknemers
• Flexibele bestedingsrekening
• Ziektekostenverzekering
• Gezondheidsspaarrekening
• Betaald verlof
• Pensioenplan
• Visie verzekering

Schema:

• 8 uur dienst

Misschien klinkt een baan bij de receptie op dit moment aantrekkelijk, maar je wilt niet voor altijd achter het bureau werken. Welke mogelijke loopbaantrajecten kun je overwegen? Een van de meest populaire carrièrepaden voor receptiemedewerkers is om in de rangen van de frontoffice-afdeling te werken. Nadat je een tijdje als frontdeskmedewerker hebt gewerkt, kun je gepromoveerd worden tot frontdesksupervisor en vervolgens tot frontofficemanager. Sommige frontofficemanagers streven ernaar om Director of Rooms te worden, die toezicht houdt op zowel Front Office als Housekeeping, dus het is niet ongebruikelijk dat frontofficemanagers een jaar of twee als huishoudmanagers werken om die afdeling beter te begrijpen voordat ze worden gepromoveerd.

Maar sommige receptiemedewerkers besluiten dat de receptie niets voor hen is en stappen over naar een andere afdeling, zoals verkoop of financiën. Of misschien wil een receptiemedewerker overstappen naar een ander hotel of merk, wat vrij gebruikelijk is, en de grote hotelbedrijven maken het bijvoorbeeld gemakkelijk om over te stappen van het ene Hilton naar het andere. En sommige receptiemedewerkers besluiten op een gegeven moment dat werken in een hotel niet de juiste match is; Gelukkig zijn veel van de vaardigheden die je als frontdeskmedewerker opbouwt, zoals probleemoplossende en communicatieve vaardigheden, overdraagbaar naar een groot aantal verschillende bedrijfstakken.

Als je ervoor kiest om receptiemedewerker te worden, zul je merken dat het een dankbare baan kan zijn met het potentieel om je te ontwikkelen tot een lange carrière in de hotelindustrie. Je ontmoet fascinerende mensen, verzamelt interessante verhalen en maakt herinneringen die een leven lang meegaan - en dat alles terwijl je waardevolle vaardigheden opdoet en je persoonlijke netwerk opbouwt.