١. فخ الإفراط في المخزون وقلة المخزون: نزيف نقدي من كلا الطرفين

كثيرٌ جدًا؟ تُبدّد المال. قليلٌ جدًا؟ تُضيّع الإيرادات.

إن ضعف الرؤية للمخزون يؤدي إلى نتيجتين مألوفتين:

• الإفراط في التخزين : يُستنزف المخزون الزائد الميزانية، ويُسبب ازدحامًا في مساحات التخزين، ويؤدي إلى انتهاء صلاحية السلع القابلة للتلف (مثل سلع الميني بار أو مستلزماته) قبل استخدامها. هذه هي التكلفة الغارقة.

• نقص المخزون : نفدت مستلزماتك الأساسية - أسرّة الأطفال، ومستلزمات النظافة، وقطع الغيار. وفجأة، تجد نفسك تطلب في اللحظات الأخيرة بأسعار مرتفعة، أو تخبر ضيوفك "عذرًا، نفدت الكمية".

لا يمكن لأي منهما أن يكون مستداما.

المشكلة الحقيقية: لا تزال معظم الفنادق تعتمد على أنظمة مجزأة - أو الأسوأ من ذلك، التتبع اليدوي - والتي لا توفر بيانات في الوقت الفعلي عبر الأقسام أو الممتلكات.

الحل: تتبع الطلب. يمكن للعقارات التي تستخدم أدوات الجرد التنبؤية تحديد حجم طلباتها بدقة وتجنب التذبذب المستمر بين الهدر والشراء بدافع الذعر.

2. التكلفة الخفية للمخزون المفقود

عندما لا تعرف ما لديك، فإنك تستمر في إعادة طلب ما دفعته مقابله بالفعل.

في العديد من الفنادق، يُفقد المخزون دون مغادرة المبنى. أغطية الأسرّة غير المُتبّعَة، أو معدات الفعاليات المُفقَدة، أو لوازم حمامات السباحة المُتلاشية تُستنزف الميزانيات بهدوء.

يحدث هذا بسبب:

• لم يتم تعيين المخزون أو تسجيله بشكل صحيح

• لا توجد رؤية مشتركة بين الفرق

• لا توجد مساءلة في حالة فقدان العناصر

خلاصة القول: إنك تخسر أموالاً حقيقية، ليس فقط على السلع المادية، بل وعلى الجهد المبذول في البحث عنها.

خطوة استراتيجية: تطبيق أنظمة وسم رقمية وتتبع مركزية تُسجِّل كل أصل، سواءً كان طقم بياضات أو سُلَّمًا. الأمر لا يتعلق بالإدارة الدقيقة، بل بمعرفة ما تملكه، ومكانه، ومتى يحين وقت إعادة الطلب.

3. سرقة الوقت: كيف تُبطئ فوضى المخزون كل شيء

هل تريد أن تعرف ما الذي يؤثر سلباً على إنتاجية عملك؟

يبحث الموظفون عن لوازم. يؤجل عمال الصيانة الإصلاحات بسبب نقص قطع الغيار. يؤخر قسم النظافة تسليم الغرف لعدم اكتمال عربات التسوق.

عندما لا تعرف الفرق ما هو متوفر في المخزون - أو أين تجده - تتعطل سير العمل. ويؤدي هذا التعطل إلى تأخر تسجيل الوصول، وتجاوز اتفاقيات مستوى الخدمة، وزيادة أوقات انتظار العملاء.

ما يُجدي نفعًا: مزامنة الوصول إلى المخزون مع إدارة المهام. عندما يتمكن الأشخاص المناسبون من التحقق من حالة المخزون فورًا (دون الحاجة للاتصال الهاتفي أو الذهاب إلى المكتب الخلفي)، تسير الأمور بشكل أسرع.

4. مخاطر الامتثال التي لا يمكنك تجاهلها

إن سوء إدارة المخزون لا يضر بالأرباح فحسب، بل قد يؤدي إلى مشاكل تنظيمية.

يفكر:

• مجموعات الإسعافات الأولية التي لم يتم تجديد مخزونها

• معدات السلامة منتهية الصلاحية أو غير المسجلة

• سجلات الصيانة غير المكتملة أثناء التدقيق

قد تواجه الفنادق التي تفشل في اجتياز اختبارات السلامة غرامات، أو زيادات في التأمين، أو ما هو أسوأ من ذلك - تضرر سمعتها.

يربط المشغلون الأذكياء تتبع المخزون بعمليات التفتيش المجدولة وقوائم التحقق الرقمية. بهذه الطريقة، لا يُغفل أي شيء، ويكون هناك دائمًا سجل لعرضه على الجهات التنظيمية.

5. سمعتك لا تعتمد إلا على قوة عملية المخزون لديك

قد يكون لديك أفضل الموظفين في العالم، ولكن إذا لم يكن لديهم الأدوات أو الإمدادات اللازمة للقيام بالمهمة، فسوف يلاحظ ضيوفك ذلك.

لا يوجد مستلزمات النظافة.
تم تسليم المناشف بعد 40 دقيقة من التأخير.
تم تأجيل صيانة الغرفة بسبب "تأخير الأجزاء".

وتتحول هذه اللحظات إلى مراجعات سيئة، والأسوأ من ذلك، إلى فقدان الضيوف.

لن يُلقي الضيوف باللوم على برنامج الجرد الخاص بك، بل على علامتك التجارية.

حل استباقي: تعامل مع المخزون كمُمكّن للخدمة، وليس كمهمة خلفية. عندما ترتبط مستويات المخزون مباشرةً بطلبات الخدمة، وسير عمل المهام، وبيانات نظام إدارة الممتلكات، تُنجز الفرق العمل بشكل أسرع، ويحصل الضيوف على ما يحتاجونه دون تردد.

خذ هذا الأمر على محمل الجد - قبل أن يكلفك المزيد

لا يبدو المخزون مصدرًا للإيرادات، لكن سوء إدارته يؤثر سلبًا على هوامش ربحك.

الفنادق التي ترفع مخزونها من مجرد فكرة ثانوية إلى نظام قائم على البيانات تشهد مكاسب حقيقية في:

• ضبط التكاليف

• كفاءة العمل

• رضا الضيوف

• جاهزية التدقيق

هل تريد أن تبقي هوامشك ضيقة وفريقك نشطًا وتقييماتك قوية؟

ابدأ بتتبع ما لديك فعليًا.