يوم صرف الرواتب في منتجع مزدحم. فريق المالية غارق في جداول البيانات، يراجع بيانات تسجيل الحضور والانصراف من أقسام متعددة. قدّم مدير المنتجع الصحي ملفًا خاطئًا لسجل الحضور والانصراف عن طريق الخطأ. أخطر فريق الأطعمة والمشروبات ثلاثة بنود عمل إضافي لا تبدو صحيحة. نسي قسم التدبير المنزلي تقديم ساعات عملهم تمامًا.

الآن، تأخر صرف الرواتب. مدراء الأقسام في حالة ترقب. وماذا عن تقارير العمل من الأسبوع الماضي؟ غير مكتملة.

هذا ما يحدث عندما لا يتكامل نظام الحضور والانصراف مع منصة الإدارة المالية. وفي الشركات التي تُعدّ فيها العمالة من أكبر التكاليف، فإن ضعف التكامل لا يقتصر على كونه مشكلة تشغيلية، بل يُمثّل عبئًا ماليًا.

لماذا يُعد دمج الحضور والانصراف أمرًا مهمًا؟

كل ساعة عمل - وكيفية تتبعها وتخصيصها والإبلاغ عنها - تؤثر على صافي أرباح المنتجعات والفنادق الصغيرة والمنشآت متعددة العقارات. عندما تُعزل بيانات الحضور والانصراف عن نظام إدارة الشؤون المالية لديك، يُحدث ذلك تأثيرًا متتاليًا:

• يصبح إعداد كشوف المرتبات عملاً يدوياً شاقاً. تُهدر فرق الشؤون المالية ساعات في إعادة إدخال بيانات الوقت وتنسيقها من جداول البيانات. يُعرّض هذا العمل اليدوي نفسه لخطر الأخطاء، ويستهلك وقتاً ثميناً كان من الممكن استغلاله في التحليل ووضع الاستراتيجيات.

• تتضاعف الأخطاء. فمع تكرار إدخال البيانات ونقلها، حتى أصغر التناقضات - مثل خطأ في وضع رقم عشري أو رمز قسم غير صحيح - قد تُسبب مشاكل كبيرة. غالبًا ما تمر هذه الأخطاء مرور الكرام حتى فوات الأوان، مما يُسبب إحباطًا للموظفين، وإعادة إصدار الشيكات، وتأخيرًا في إتمام المعاملات.

• تقارير العمل على مستوى القسم متأخرة أو غير دقيقة. عندما لا تتدفق بيانات الوقت مباشرةً إلى نظام التقارير الخاص بك، تتأخر مقاييس العمل لديك عن الأداء الفعلي. هذا التأخير يُصعّب على مديري الأقسام اتخاذ قرارات التوظيف في الوقت المناسب أو التكيف مع الطلب الفوري.

• يصعب الحفاظ على الامتثال لمعايير USALI. فبدون التكامل، يصبح ربط تكاليف العمالة بفئات USALI القياسية عملية يدوية وعرضة للأخطاء. وهذا يُضعف قدرتك على إعداد التقارير بشكل متسق لجميع العقارات وتلبية توقعات القطاع.

• تزداد مخاطر الالتزام بقواعد الأجور وساعات العمل. قد يؤدي عدم انتظام تتبع ساعات العمل وأخطاء الرواتب إلى عدم الامتثال لقوانين العمل. وهذا يفتح الباب أمام عمليات التدقيق والعقوبات، بل وحتى النزاعات القانونية مع الموظفين.

طريقة أفضل: التكامل السلس في العمل

الآن تخيل سيناريو مختلفًا.

حان يوم صرف الرواتب. تم تسجيل بيانات ساعات العمل لكل فرع، والتحقق من صحتها، وإدخالها مباشرةً في نظامك المالي. ساعات العمل، والعمل الإضافي، ومعدلات الأجور مُخصصة للأقسام الصحيحة - دون الحاجة إلى إعادة إدخال البيانات. يقوم فريقك المالي بمعاينة رواتب واضحة بنقرة زر واحدة.

تُدرج تكاليف العمالة بالفعل في دفتر الأستاذ العام الخاص بك، لذا فإن تقارير نهاية الشهر أسرع وأكثر دقة. يمكنك أيضًا التعمق في تفاصيل العمالة حسب العقار أو القسم أو المناوبة لرصد الاتجاهات قبل أن تصبح مشاكل.

هذه هي قوة التكامل السلس لسجلات الحضور والانصراف مع نظام الإدارة المالية الخاص بك. وهذا بالضبط ما تقدمه أدوات مثل Data Plus.

كيف يعمل برنامج إدارة الشؤون المالية للفنادق

يتكامل برنامج إدارة الشؤون المالية للفنادق مباشرةً مع أنظمة الحضور والانصراف المُستخدمة في قطاع الضيافة، حيث يُسجل ساعات العمل والأسعار وبيانات الترميز آنيًا أو بشكل مُجمّع. سواءً كنت تُدير منتجعًا كبيرًا، أو فندقًا بوتيكيًا واحدًا، أو شركةً متعددة العقارات، فإن تكاملنا يُتيح لك:

• يُزامن بيانات العمل مع كشوف الرواتب والتقارير المالية. تُنقل بيانات الوقت والأجور تلقائيًا من نظام تسجيل الدوام إلى منصتك المالية، مما يُغني عن الإدخال اليدوي. هذا يضمن أن تعكس كشوف الرواتب والتقارير دائمًا أرقامًا دقيقة وحديثة.

• يحافظ على الامتثال لمعايير USALI. تُربط بيانات العمل بفئات USALI الصحيحة، مما يدعم إعداد تقارير موحدة وشفافة. هذا يُسهّل عمليات التدقيق ويُحسّن المقارنات المالية بين العقارات.

• يدعم تحليلًا مفصلًا على مستوى منافذ البيع. يمكنك تحليل تكاليف العمالة حسب القسم أو المنفذ أو حتى الوردية لمعرفة مواطن فرط أو نقص استخدام الموارد. تساعد هذه الرؤية مديري الأقسام والمسؤولين الماليين على اتخاذ قرارات توظيف وميزانية مبنية على البيانات.

• يتناسب مع فريقك وتقنياتك. سواءً كنت تستخدم نظام حضور وانصراف واحدًا أو عدة أنظمة، في عقار واحد أو عدة عقارات، فإن تكاملنا يتكيف مع احتياجاتك. لن تتخلى عن وظائفك أبدًا، بل تتطور معك.

• ما الذي تكسبه من التكامل السلس

• عندما يتم دمج أنظمة الوقت والحضور بشكل صحيح مع أنظمة التمويل، يكتسب مشغلو الضيافة ما يلي:

• دورات أسرع لتحضير وإغلاق كشوف الرواتب. الأتمتة تعني أن عمليات إغلاق كشوف الرواتب والمعاملات المالية لن تتوقف بسبب انتظار بيانات متأخرة أو غير صحيحة. يمكن لفرق المالية العمل بشكل أسرع وبثقة أكبر في دقة أرقامها.

• أخطاء أقل وعمل يدوي أقل. يُقلل التخلص من إدخال البيانات المكررة بشكل كبير من احتمالية حدوث أخطاء تتطلب تصحيحات مكلفة. يُمكن لفريقك تحويل تركيزه من إصلاح الأخطاء إلى تقديم رؤى ثاقبة.

• توزيع دقيق لتكاليف العمالة على مختلف الوحدات والأقسام. تُخصَّص التكاليف بشكل صحيح من المرة الأولى، مما يُوازِن بين إنفاق العمالة والأداء الفعلي. هذا يُتيح لرؤساء الأقسام الحصول على الملاحظات الدقيقة اللازمة لإدارة شؤون الموظفين بفعالية.

• رؤية آنية لأكبر نفقاتك. بفضل تدفق بيانات العمل تلقائيًا، يمكنك متابعة اتجاهات العمل فور حدوثها، وليس بعد أسابيع من حدوثها. هذا يُمكّنك من اتخاذ قرارات استباقية وتحسين التنبؤات.

• ثقة في الامتثال والجاهزية للتدقيق. مع تتبع بيانات الوقت والأجور وتخطيطها بدقة، ستكون جاهزًا للمراجعات الداخلية والتدقيق الخارجي والتفتيشات التنظيمية. يُسهّل ذلك إثبات الدقة والالتزام بقوانين العمل ومعايير إعداد التقارير.

لا تدع الأنظمة المنفصلة تستنزف مواردك

يعتمد قطاع الضيافة على الأفراد. وينبغي أن تعمل الأنظمة التي تستخدمها لتتبع وقتهم لصالحك، لا ضدك. إذا كنت لا تزال تعتمد على التصدير اليدوي أو جداول البيانات أو التعديلات اللاحقة، فقد حان الوقت لإصلاح هذا الخلل.