מערכת הטלפון של המלון שלך יכולה להיות נטל יקר או נכס מועיל. אפילו בעולם שבו האורחים מעדיפים להביא את המכשירים שלהם ואולי לעולם לא ירים טלפון בחדר, הצוות שלך עדיין יצטרך להתחבר זה לזה ולעולם החיצון. למעשה, שיחות טלפון הן עדיין מניע עסקי חזק עבור מלונות רבים!
בין אם אתה בונה נכס חדש או שוקל שדרוג טכני, הנה מה שאתה צריך לדעת על מערכות טלפון לעסקים מרכזיות לבתי מלון.
Why Do Hotels Need Specialized Phone Systems?
בתי מלון דורשים מערכות טלפון מיוחדות מכמה סיבות:
תקשורת אורחים: בתי מלון מסתמכים במידה רבה על תקשורת יעילה עם האורחים שלהם. מערכות טלפון מיוחדות מספקות תכונות כגון זיהוי מתקשר, שיחות השכמה, הזמנת שירות חדרים ותא קולי, המאפשרות לאורחים לתקשר בקלות עם דלפק הקבלה ולגשת לשירותי המלון.
ניהול חדרים: בתי מלון זקוקים למערכות טלפון המשתלבות עם מערכות ניהול הנכסים שלהם (PMS). אינטגרציה זו מאפשרת תכונות כמו צ'ק-אין אוטומטי, עדכוני סטטוס החדר ושירותי אורחים יעילים, תוך שיפור היעילות התפעולית.
חווית אורח: מערכת טלפון ייעודית למלון משפרת את חווית האורח הכוללת. תכונות כמו ברכות אישיות, גישה מהירה לשירותי המלון וניתוב שיחות יעיל תורמות לשהייה חלקה ונעימה לאורחים.
תקשורת פנימית: אנשי צוות המלון דורשים תקשורת פנימית יעילה כדי לתאם את הפעולות ולספק שירותים מהירים. מערכות טלפון מיוחדות מציעות תכונות כמו פונקציונליות אינטרקום, שיחות קבוצתיות ויכולות העברת הודעות, המאפשרות תקשורת יעילה בין צוות המלון.
מצבי חירום: במקרה של חירום, בתי המלון זקוקים למערכות תקשורת אמינות כדי להבטיח את בטיחותם ורווחתם של האורחים והצוות. מערכות טלפון מיוחדות כוללות לרוב תכונות של שיחות חירום, אינטגרציה עם מערכות אזעקת אש ויכולת להעביר מידע חשוב במהירות לכל החדרים.
מדרגיות: למלונות יש לעתים קרובות צורכי תקשורת משתנים עקב דרישות עונתיות ושיעורי תפוסה משתנים. מערכות טלפון מיוחדות יכולות להיות ניתנות להרחבה בקלות, ומאפשרות לבתי מלון להוסיף או להסיר קווי טלפון או שלוחות לפי הצורך, ללא שיבושים או עלויות משמעותיות.
יעילות עלות: מערכות טלפון מיוחדות בבתי מלון יכולות לספק יתרונות לחיסכון בעלויות. לעתים קרובות הם מציעים תכונות כמו תוכניות שיחות ללא הגבלה, תעריפי שיחות בינלאומיים מופחתים ושילוב עם מערכות CRM, המאפשרות ניהול יעיל של תקשורת אורחים תוך שליטה על העלויות.
אינטגרציה עם טכנולוגיות: בתי מלון מאמצים יותר ויותר טכנולוגיות חדשות כדי לשפר את חוויות האורחים ולייעל את התפעול. מערכות טלפון מיוחדות יכולות להשתלב עם טכנולוגיות אחרות של בתי מלון, כגון מערכות ניהול אורחים, אפליקציות לנייד ומערכות אוטומציה של נכסים, וליצור חווית אורח חלקה ומקושרת.
פונקציונליות והתאמה אישית: מערכות טלפון של בתי מלון מתוכננות מתוך מחשבה על הצרכים הספציפיים של תעשיית האירוח. הם מציעים תכונות כמו דיילת אוטומטית, שילוב מצב חדר, הקלטת שיחות וברכות מותאמות אישית, המותאמות לדרישות הייחודיות של בתי המלון והאורחים שלהם.
לסיכום, מערכות טלפון מיוחדות של בתי מלון מספקות את הכלים והתכונות הדרושים כדי להקל על תקשורת יעילה, לשפר את חוויות האורחים, לייעל את התפעול ולהבטיח את הבטיחות ושביעות הרצון של האורחים והצוות.
Key Features of Hotel Phone Systems
מערכות טלפון של בתי מלון דורשות תכונות ספציפיות כדי לספק את הצרכים של תעשיית האירוח ולספק חווית אורח חלקה. תכונות אלה כוללות:
Auto Attendant: מערכת קולית אוטומטית המפנה שיחות נכנסות למחלקה או שלוחה המתאימה, משפרת את היעילות וייעול את התקשורת.
טלפון שולחני: מכשירי טלפון מסורתיים המוצבים בדלפק הקבלה ובאזורי צוות אחרים במלון לתקשורת מהירה ואמינה.
שילוב צ'ק-אין עם PMS: שילוב עם מערכת ניהול הנכסים (PMS) כדי לאפשר צ'ק-אין אוטומטי של אורחים ועדכוני סטטוס החדר.
זיהוי מתקשר והתראות: הצגת מידע מתקשר ומתן הודעות על שיחות נכנסות, הבטחת שירות אורח מהיר ומותאם אישית.
ועידת וידאו: היכולת לנהל ועידות וידאו לפגישות מרוחקות ואינטראקציות וירטואליות של אורחים.
קבוצות צלצול: קיבוץ שלוחות מרובות יחד כדי להבטיח שהשיחות הנכנסות יחולקו באופן שווה בין אנשי הצוות הזמינים.
מערכות טלפון אנלוגיות ו-IP-PBX: תמיכה הן במערכות טלפון אנלוגיות והן במערכות מבוססות IP, המאפשרות גמישות ותאימות לטכנולוגיות שונות.
הקלטת שיחות: היכולת להקליט שיחות למטרות הבטחת איכות, הדרכה ופתרון מחלוקות.
Softphone: יישומי טלפון מבוססי תוכנה המאפשרים לאנשי הצוות לבצע ולקבל שיחות במחשבים או במכשירים הניידים שלהם.
טלפוניה וקווי טלפון: אספקת קווי טלפון ושירותי טלפוניה לטיפול בשיחות נכנסות ויוצאות.
מערכות טלפון לעסקים קטנים ואירוח: פתרונות מותאמים המיועדים במיוחד לעסקים קטנים ולדרישות הייחודיות של תעשיית האירוח.
שילוב שיחות בינלאומיות ו-CRM: הקלת יכולות שיחות בינלאומיות ושילוב עם מערכות ניהול קשרי לקוחות (CRM) כדי לשפר את התקשורת והשירות לאורחים.
נא לא להפריע: מאפשר לאורחים להגדיר את הטלפונים בחדר שלהם למצב "נא לא להפריע" כדי למנוע הפרעות.
מערכת תקשורת: מערכת מקיפה המקיפה ערוצי תקשורת שונים, כגון קול, הודעות ווידאו.
פונקציונליות מוקד טלפוני: אספקת תכונות כמו ניתוב שיחות, ניהול שיחות, IVR (תגובה קולית אינטראקטיבית) והקלטת שיחות לטיפול יעיל בשיחות ושירות לקוחות.
מצב החדר וייעול תפעול: אינטגרציה עם מערכת מצב החדרים של המלון לניהול יעיל של תחלופת החדרים וייעול התפעול.
טלפונים ניידים וקוויים: תמיכה הן בטלפונים ניידים והן במכשירים קוויים מסורתיים, מה שמבטיח קישוריות בין מכשירים שונים.
מערכות טלפון VoIP: שימוש בטכנולוגיית Voice over Internet Protocol (VoIP) כדי לאפשר שירותי טלפון חסכוניים ועתירי תכונות.
SMS ושיחות ועידה: מציע יכולות SMS להעברת הודעות טקסט והנחות שיחות ועידה לדיונים משותפים.
ספקי מערכות הטלפונים הטובים ביותר בבתי מלון: זיהוי ספקים בעלי מוניטין הידועים באספקת מערכות טלפון אמינות ועשירות בתכונות.
למשתמש ושיחות ללא הגבלה: מודלים של תמחור המבוססים על מספר המשתמשים ומתן תוכניות שיחות ללא הגבלה לתקשורת חסכונית.
העברת שיחות ודואר קולי: הפעלת העברת שיחות לתוספות שונות או למכשירים ניידים ומתן שירותי תא קולי לשיחות שלא נענו.
טלפונים IP ופתרונות מבוססי ענן: תמיכה בטלפונים IP ושימוש בפתרונות מבוססי ענן להרחבה, גמישות וקלות ניהול.
דלפק קבלה ושיחות השכמה: פונקציונליות ייעודית לדלפק הקבלה, כולל תכונות השכמה לשיפור שירותי האורחים.
אפליקציות וטלפונים בחדר: אפליקציות סלולריות לאנשי צוות לניהול שיחות ושירותי אורחים, וכן טלפונים ייעודיים לחדר בחדרי האירוח לתקשורת נוחה.
תכונות אלו תורמות ביחד למערכת טלפון חזקה ויעילה של בתי מלון, משפרים את התקשורת, חווית האורח והפונקציונליות הכוללת בתעשיית האירוח ובמקביל הן חסכוניות.
הצטרפו ל-100 אלף מנהלים ממותגי המלונות המובילים בעולם וקבלו את התובנות העדכניות ביותר שנשלחו לתיבת הדואר הנכנס פעם בשבוע
What is a PBX Phone System?
מרכזיית סניף פרטית (PBX) היא רשת טלפון פרטית עבור הנכס (או החברה) שלך. זו דרך מפוארת לומר "מערכת טלפון ברמה עסקית". מרכזיה מאפשרת חיוג פנימי וחיצוני כאחד, כך שמשתמשים יכולים לתקשר זה עם זה ועם העולם החיצון. הוא מספק תכונות כמו שלוחות, מוזיקה בהמתנה, ניתוב שיחות, תורי המתנה, ועידת שיחות וניהול שיחות מחוץ לשעות העבודה.
מערכות הטלפוניה המסורתיות של מרכזיות מרכזיות היו אנלוגיות, התחברו לרשת הטלפונים הציבוריים באמצעות קווים קוויים קבורים. אנחנו לא ממליצים על אלה! מערכות אלו נועלות אותך בחומרה או בספק, מגבילות את האפשרויות שלך לשדרוגים ולעתים קרובות עולות לך יותר כסף. בנוסף, יש כל כך הרבה ערך בשימוש במערכת מרכזיות מודרנית המשתמשת בקישוריות דיגיטלית כדי לספק פונקציונליות משפרת את העסק.
אמנם PBX היא טכנולוגיה מדור קודם שהתחילה במינוף מרכזיות אנלוגיות, אך רוב מערכות המרכזיות המתארחות המשמשות כיום בתי מלון משתמשות בפרוטוקולי רשת דיגיטליים (IP) עבור שיחות פנימיות המכונה IP PBX. אלטרנטיבה למרכזייה וירטואלית היא VoIP, שפירושה 'קול דרך האינטרנט'.
לפני שנצלול לתוך התכונות והיתרונות הללו, כדאי להקשר בהקשר של היתרונות המבניים של מרכזיה מודרנית בהשוואה למערכת קווית מסורתית:
קישוריות: מרכזיה מייעלת את התקשורת הפנימית. אתה יכול לחבר כמה קווים פנימיים שונים ככל שתרצה, והכל מבלי לשלם את העלות לקו של קישוריות מסורתית. תוכל גם ליהנות משיחות בחדות גבוהה ומאפשרויות נוספות להתחבר עם עמיתים ולקוחות, כמו גם אורחים בנכס.
נגישות: תקשורת פנימית ישירה שומרת על נגישות בין עמיתים. המערכת לא תנתב שיחות למתג חיצוני ואז חזרה לארגון, מה שהופך את המערכת לאמינה יותר - ולעמיתיך יותר נגישים.
גְמִישׁוּת. אתה יכול להוסיף או להסיר מכשירי טלפון ללא הנטל של עלויות ארוכות טווח לכל קו טלפון. ואתה יכול להתאים ביתר קלות את מערכת הטלפון שלך לצרכים המשתנים, ולשדרג לתכונות חדשות לאורך זמן.
How Does a PBX Phone System Work?
מערכות מרכזיות מודרניות מסתמכות על IP (או פרוטוקול אינטרנט) כדי לתקשר. מערכות IP PBX ממירות שיחות IP מדיגיטלית לאנלוגית, כך שניתן יהיה לנתב אותן דרך חיבורים קוויים מסורתיים.
מכיוון שהמערכות משתמשות בפס רחב באינטרנט כדי לתקשר במקום קווי נחושת קבועים, יש יותר תכונות דיגיטליות זמינות שמתאימות לאופן שבו אנו עושים עסקים כיום. מערכת PBX IP משתמשת באותה רשת מקומית שבה הנכס שלך משתמש כדי לחבר את המחשבים שלו, כך שכל טלפון יתחבר באמצעות Ethernet (ולא שקע טלפון). עבור נכסים ישנים יותר, הדבר עשוי לדרוש שדרוגים לטלפונים התומכים ב-Ethernet; רוב הטלפונים המודרניים מסוגלים.
בדומה לאלמנטים אחרים של תשתית הקישוריות של הנכס שלך, יש לך שתי אפשרויות עבור מרכזיית ה-IP שלך, וירטואלית/מתארחת או מקומית. האפשרות הוירטואלית מתארחת אצל הספק שלך והאפשרות המקומית ממוקמת באתר.
ההחלטה בין מבוסס ענן ל-on-premise מונחית על ידי עלות ומורכבות. נכסים קטנים יותר עם מערכות פשוטות יותר סביר להניח שייהנו יותר ממערכות וירטואליות, שהן קלות יותר להגדרה, בעלות עלויות נמוכות מראש ותעריפים חודשיים צפויים. נכסים גדולים יותר עם מורכבות רבה יותר עשויים להעדיף את הקרבה והשליטה של ה-on-premise, שכן עלויות ההתקנה הנוספות ודמי התחזוקה השוטפים הם פשרות כדאיות עבור גישה מוגברת והתאמה אישית רבה יותר.
How Hotels Use a PBX Phone System
גם כשהאורחים מסתמכים יותר על הטלפונים הניידים שלהם כדי לתקשר עם הצוות, מערכות הטלפון של המלון הן עמוד השדרה של התקשורת לרוב פעולות האירוח. מדלפק הקבלה ועד למשרד האחורי ולחדרי האירוח, המערכת משמשת ברחבי המלון.
דלפק הקבלה הוא מרכז התקשורת של המלון. מערכת הטלפון מאפשרת לאורחים להגיע אל דלפק הקבלה - ומערכות מסוימות מציגות גם את שמו של האורח לסוכן הקבלה, תוך סיוע לברכות אישיות. המערכת גם מאפשרת לדלפק הקבלה להגדיר תזכורות אוטומטיות (כגון שיחות השכמה) ולהוריד משימות מייגעות. עם מפעיל דיגיטלי, מערכת הטלפון יכולה גם לנתב שיחות למחלקות אחרות (כגון ניקיון ושירות חדרים), כך שהדלפק יכול לטפל במשימות אחרות.
גם המשרד האחורי הוא משתמש כבד במערכת הטלפונים. לצוות המכירות שלך יהיו הרחבות ייעודיות, כמו גם דואר קולי דיגיטלי שניתן לתמלל ישירות למייל. מערכת טלפון האירוח שלך יכולה גם לטפל בפקסים כך שהצוות שלך יכול לקבל אישורי הזמנה ממתווכים. הצוות יכול להגדיר מצב "נא לא להפריע" ולנתב שיחות טלפון לטלפונים ניידים באופן אוטומטי אם הם מחוץ לשטח.
חווית האורחים נהנית ממערכת טלפון מודרנית במספר דרכים. כמובן, יש את הטלפון בחדר שמציע קו ישיר לצוות, ורוב המערכות המודרניות תומכות בהעברת הודעות רב לשוניות. אבל יש גם יתרון גדול שנסתר מהעין: אינטגרציות. מערכת קווית מדור קודם מבצעת רק כמה פונקציות עיקריות: שיחות והודעות קוליות. החלפת מערכת שימוש מוגבלת במשהו גמיש יותר פירושה שאתה יכול לבנות תשתית תקשורת שמתאימה להעדפות האורחים. לדוגמה, אתה יכול להרחיב את תשתית הטלקומוניקציה של הנכס שלך כדי לתמוך בסמארטפונים אורחים, ולהרחיב את הכיסוי שלהם בזמן הנכס. שילובים שימושיים נוספים: היכולת להזין קודי PMS מחדר האורחים לעדכון מצב החדר וזמינות החדר, התחברות ל-WiFi בנכס לחיוב חלק.
What to Look For in a PBX Phone System For Hotels
בחירת מערכת המרכזיות הטובה ביותר עבור המלון שלך מסתכמת באופן שבו אתה מתכנן לשלב אותה בזרימת התקשורת הקיימת שלך. הדרך הטובה ביותר לחשוב על מערכת טלפון של מלון היא לראות אותה כאפליקציה נוספת במלאי הטכנולוגיה שלך. זה צריך להשתלב עם כל השאר, ולאפשר לך למנף את הפונקציונליות המלאה שלו.
הנה כמה דברים שכדאי לקחת בחשבון:
אינטגרציות: מאחר ומרכזיית IP ממנפת את האינטרנט, היא יכולה להשתלב ולהחליף בין כלים שונים. אנו ממליצים לעשות סקיצה מהירה של זרימות תקשורת שונות כדי להבין כיצד ייתכן שתרצה ליישם מרכזיית IP. אחד ממקרי השימוש הגדולים ביותר הוא אינטגרציה ישירה עם ה-CRM שלך, כך שתוכל לרשום שיחות ולוודא שצוותי המכירות עוקבים במהירות אחרי לקוחות פוטנציאליים ולקוחות.
מפעיל דיגיטלי: מערכת המרכזיות שלך היא המפעיל הדיגיטלי שלך, מנתבת שיחות ועוזרת לאורחים להגיע לאדם הנכון.
שיחות חירום: כאשר האורחים מתקשרים למספרי חירום, יש להודיע מיד לדלפק הקבלה.
קבוצות טבעת: כפי שאתה יודע היטב, דברים יכולים להיות עסוקים די מהר בדלפק הקבלה ובחלק האחורי של הבית. היכולת להגדיר קבוצות צלצול, שיצלצלו למספר טלפונים עד שאחד מהם יענה, שומרת על הצוות שלך מעודכן בבקשות אורחים ותקשורת חיונית אחרת.
ניתוב שיחות חכם: ניתוב שיחות חכם מחבר ביעילות שיחות לאדם הנכון. לדוגמה, ייתכן שתרצה לתזמן ניתוב שיחות כך ששיחות יעברו לאדם אחד (כמו ה-GM) בשעות העבודה ולאדם אחר בשעות לא שעות העבודה (כמו מנהל לילה).
פקס: מלונות רבים עדיין זקוקים לגישה לפקס. מערכת PBX יכולה לספק את הצורך הזה, לספק פקסים נכנסים ויוצאים, הכל משולב במוצר טלקומוניקציה אחד.
תא קולי לדואר אלקטרוני: אחד ממגברי הפרודוקטיביות הדרמטיים ביותר שמספקת מערכת PBX מודרנית הוא תא קולי למייל. המערכת תעתיק את ההודעות הקוליות שלך למיילים, שאותם ניתן יהיה לנתב למחלקה המתאימה. לחלופין, ייתכן שיהיה לך משאב חיצוני (כגון עוזר וירטואלי או משרד תאגידי) לתעדף ולהקצות משימות על סמך הודעות קוליות.
שירותים ללא תשלום: אם אתה משתמש בקו חינמי לשיחות נכנסות, הקפד למצוא ספק שיכול לתמוך בו כראוי.
תכונות בחדר: שקול אם ברצונך לכלול אחרים או לא, כגון מצב 'נא לא להפריע' או שיחות השכמה אוטומטיות. מערכות טלפון מרכזיות אירוח רבות מספקות פונקציונליות המשפרת את חווית האורח ומבטלת חלק מהאחריות היומיומית של הצוות שלך.
ממשק ניהול: הדבר האחרון שכל אחד מאיתנו צריך הוא עוד כלי מסובך לניהול. זה יכול להיות מאוד מתסכל אם אתה תמיד צריך ליצור קשר עם הספק כדי לבצע שינויים קטנים. חפש פורטל ניהול מבוסס דפדפן או ממשק ניהול חשבון אחר המפשט את השירות העצמי. אתה אמור להיות מסוגל להוסיף ולהסיר משתמשים, לפקח על השימוש ולנהל את חשבונך ממרכז שליטה מרכזי.
דיווח: חפש פירוט מלא של שיחות וחשבונאות כך שתהיה לך ראייה הוליסטית של אופן השימוש במערכת בנכס שלך. דיווח מפורט שומר אותך מעודכן ומסוגל לייעל את החוויה הן לצוות והן לאורחים.
אבטחה: בחר רק ספקים בעלי מוניטין רב. אם אתה הולך עם מרכזיית IP, שמשתמשת בקישוריות האינטרנט של הנכס שלך, תזדקק לאבטחה חזקה כדי למנוע חדירות לא רצויות - וכאבי ראש מסיביים. כשזה מגיע לאבטחה, סמוך על המלצות עמיתים מעל לכל דבר אחר. כשיש לך ספק, לך עם הבטן שלך!
מערכת מרכזיות מודרנית יכולה להפוך לחלק מאסטרטגיית התקשורת הרב-ערוצית של הנכס שלך. זה מאפשר לך לתקשר עם אורחים בערוץ המועדף עליהם ולשמור על מידע רלוונטי מסונכרן בין הערוצים כדי שתוכל לשמור על ראייה הוליסטית של האורחים שלך. יש הרבה שמערכת טלפון דיגיטלית יכולה לפתוח עבור הנכס שלך!
Is it Possible for a Property to Operate Without a Hotel Phone System?
בעוד שלרוב המלונות עד היום עדיין יש מערכות טלפון בבתי מלון, הפעלת בית מלון ללא מערכת טלפון מסורתית אפשרית בהחלט על ידי מינוף שילוב של כלי תוכנה והתקנים לתקשורת ושירותי אורחים. הנה סקירה כללית של איך הגדרה כזו יכולה לעבוד:
הודעות אורחים : במקום להסתמך על שיחות טלפון, בתי מלון יכולים להשתמש בפלטפורמות להעברת הודעות אורחים או באפליקציות תקשורת. כלים אלו מאפשרים לאורחים לתקשר עם צוות המלון ישירות באמצעות הודעות טקסט, ומבטלים את הצורך בשיחות טלפון. הצוות יכול להגיב במהירות וביעילות, לתת מענה לפניות אורחים, בקשות ולספק סיוע.
תוכנת שיתוף פעולה : כדי לאפשר תקשורת פנימית יעילה בין צוות המלון, ניתן להשתמש בתוכנת שיתוף פעולה. כלים אלה מספקים תכונות כמו העברת הודעות, שיתוף קבצים, הקצאת משימות ועדכונים בזמן אמת, המבטיחים תיאום חלק בין מחלקות ועובדים שונים. זה מאפשר לאנשי הצוות לתקשר ולשתף פעולה ביעילות מבלי להסתמך על קווי טלפון מסורתיים.
טאבלטים לשירותי אורחים : ניתן לפרוס את הטאבלטים בחדרי האירוח או להפוך לזמינים במקומות מרכזיים ברחבי המלון. האורחים יכולים להשתמש בטאבלטים אלה כדי לגשת לשירותים שונים כגון הזמנת שירות חדרים, בקשת ניקיון, ביצוע הזמנות בספא או חיפוש המלצות מקומיות. ניתן לצייד את הטאבלטים בממשקים ידידותיים למשתמש ולשלב בתוכנת ניהול בתי מלון כדי לייעל את בקשות האורחים ולספק אפשרות נוחה לשירות עצמי.
מכשירים ניידים: אנשי צוות המלון יכולים להצטייד במכשירים ניידים, כגון סמארטפונים או טאבלטים, המאפשרים להם לתקשר תוך כדי תנועה. למכשירים אלה יכולים להיות אפליקציות להעברת הודעות אורחים, כלי שיתוף פעולה וגישה למערכות מלונות רלוונטיות, מה שמאפשר לאנשי הצוות להיות קשובים ונגישים בכל רחבי הנכס.
מערכות מבוססות ענן: ניתן להשתמש בפתרונות מבוססי ענן לאחסון מידע אורחים, ניהול הזמנות וייעול פעולות. מערכות אלו יכולות להשתלב עם פלטפורמות הודעות אורחים, תוכנות שיתוף פעולה וכלים אחרים כדי להבטיח תקשורת חלקה ושיתוף מידע בין נקודות מגע שונות.
שירותים אוטומטיים: הטמעת פתרונות אוטומציה יכולה לשפר את חווית האורח ולמזער את הצורך בתקשורת ישירה. לדוגמה, עמדות צ'ק-אין עצמי או אפשרויות צ'ק-אין ניידות יכולות להפחית את הצורך באינטראקציות בדלפק הקבלה. שילוב עם מערכות בקרת חדר יכול לאפשר לאורחים להתאים טמפרטורה או תאורה באמצעות אפליקציות לנייד, ולהפחית את הצורך בשיחות טלפון כדי לבקש שינויים כאלה.
על ידי מינוף כלי התוכנה והמכשירים הללו, בתי מלון יכולים לתקשר ביעילות עם האורחים, לייעל את הפעולות הפנימיות ולספק חווית אורח נוחה ומותאמת אישית מבלי להסתמך על מערכת טלפון מסורתית. עם זאת, חשוב להבטיח חיבור אינטרנט חזק ואמין ולקבוע תוכניות מגירה כדי לטפל בכל בעיות קישוריות שעלולות להתעורר.
