ホステル管理ソフトウェアとは何ですか?

ホステル管理ソフトウェアは、ホステルのオーナーやマネージャーが施設の日常業務を効率的に処理できるように設計された、専門的なデジタル ソリューションです。予約管理、部屋の割り当て、チェックインとチェックアウト、請求、ゲストとのコミュニケーションなど、さまざまなタスクを効率化します。ソフトウェアには、在庫管理、支払い処理、レポート、分析などの機能が含まれていることが多く、ホステルが稼働率を最適化し、ゲストの体験を向上させるのに役立ちます。

ホステルには、その特定のビジネス モデルとターゲット市場により、従来のホテルとは異なる独自の技術要件があります。プロパティ管理システム、予約エンジン、予約システム、チャネル マネージャー、収益管理などの機能を備えたホステル管理ソフトウェアが不可欠です。ユーザー フレンドリーで効率的なフロント デスクとチェックイン システム、価格設定と収益管理戦略、直接予約、OTA 統合、支払い処理と請求機能も重要なコンポーネントです。ホステル管理システムは、アップセルの機会を可能にし、ゲストのエクスペリエンスを向上させ、最大限の収益性を確保するために、高品質のカスタマー サポートを提供する必要があります。

この記事では、ホステルの運営を次のレベルに引き上げるのに役立つ、必須のホステル ソフトウェア カテゴリを紹介します。次に、HotelTechReport.com の高度なフィルターを使用して、これらのカテゴリから、ホステルに特に人気があり、最も評価の高いツールを検索します。

ホステル管理ソフトウェアの種類

ホステル資産管理システム

ホスピタリティ業界でソフトウェアを探す場合は、プロパティ管理システム (PMS) から始める必要があります。ホステルにも、そのユニークな特徴 (複数のベッド、複数の予約の占有) にもかかわらず、このことが当てはまります。このソフトウェアは、予約の作成と管理、ゲストの詳細、部屋とベッドのステータス、請求、その他のオンプレミス テクノロジーとの統合をサポートする機能を備えた、運営の「ミッション コントロール」です。

プロパティ管理システムはホテル業界では一般的ですが、すべての PMS がホステル運営者に必要な機能を備えているわけではありません。Cloudbeds や WebRezPro などのホステル向けの PMS は、客室の在庫だけでなく、男性用、女性用、または混合用に指定できるベッドの在庫もサポートします。このホステル PMS 機能により、利用可能なベッドと客室の在庫を把握できるだけでなく、特定のベッドの予約もできます。

ホステルチャンネルマネージャー

ほとんどのホステルは、Booking.com や Expedia などのサードパーティ チャネル (オンライン旅行代理店 (OTA) とも呼ばれる) を通じて予約を受けています。これらのサイトで料金や在庫を手動で更新することは可能ですが、ホステルを運営する最も効率的な方法とは程遠いものです。代わりに、SiteMinder や RateGain などのチャネル マネージャーを使用して、空き状況や料金のデータをこれらのサードパーティ チャネルにシームレスにプッシュすることができます。サードパーティで予約を受けると、予約データはチャネル マネージャーを通じて PMS に流れ、そのベッドや部屋は在庫から削除されます。また、Hostel Geeks や Hostelworld などの人気のホステル予約 Web サイトへの接続も必要です。

ホステル予約ソフトウェア

サードパーティのチャネルは費用がかさむ可能性があり、これらのサイトで宿泊施設の独自性を十分に伝えるのは難しい場合があります。そのため、多くのホステルは、ゲストが自分の Web サイトで予約する、直接的なホステル予約を増やしたいと考えています。Web サイトの設定は簡単ですが、重要なのはゲストが自分のサイトで予約できるようにすることです。これらの直接予約を可能にするテクノロジーが、ホステル予約エンジンです。

ホステル予約ソフトウェアは、料金と空室状況 (PMS から) を表示し、ゲストが日付、ゲスト数、ベッドの希望、その他の関連情報を入力できるようにしてから、検索条件に合う利用可能なベッドまたは部屋を表示します。ゲストは予約したいオプションを選択し、個人情報と支払い情報を入力して、「確認」をクリックします。予約は予約エンジンを経由してホステル PMS に戻り、OTA 手数料なしで予約が確保されます。

予約エンジン ベンダーは、ソフトウェアをユーザー フレンドリーにすることに投資しているため、Web サイトは高いコンバージョン率の恩恵を受けることができます。高品質の予約エンジンはモバイル フレンドリーでもあるため、ゲストはスマートフォンやタブレットから簡単に予約できます。多くのホステル プロパティ管理システムには、数回クリックするだけで有効化できる予約エンジンと Web サイト ビルダーが統合されていますが、統合をサポートするシステムもあります。

ホステルゲストメッセージングソフトウェア

テクノロジーを活用して手作業を排除する素晴らしい方法は、ホステルのゲスト メッセージング システムを使用してゲストとのコミュニケーションを自動化することです。一部の PMS にはこの機能が組み込まれていますが、ALICE や Whistle などの他のベンダーはゲスト メッセージングを専門としています。ソフトウェアのダッシュボードで、設定したスケジュールに従って電子メールまたは SMS で送信するメッセージ テンプレートを設定できます。

また、開封率やエンゲージメントを追跡して、ゲストがメッセージを受信して​​読んでいるかどうかを監視することもできます。たとえば、予約後に自動確認メールを送信したい場合があります。その後、チェックイン前日に、到着時の詳細な手順を記載した SMS を送信したい場合があります。チェックイン日の午後にゲストにテキストメッセージを送信して、毎晩のハッピー アワーに招待したい場合もあります。

ホステルのメッセージング ソフトウェアがなければ、あなたやフロント デスクのチームはこれらのメッセージを手動で送信する必要があります。メッセージング ソフトウェアは、この手動の負荷を軽減し、ゲストとの関係を強化します。

ホステル収益管理システム

ホステルと通常のホテルの収益管理には多くの共通点がありますが、価格戦略、ゲストの人口統計、客室タイプ、予約パターンが異なるため、ホステルの収益管理システムのニーズは従来のホテルとは異なります。ホステルには、変化する需要に適応し、在庫を効果的に管理し、価格に敏感なゲストを引き付けながら収益を生み出すために客室価格を適切に設定できる収益管理システムが必要です。

モバイルキーと非接触チェックイン

ホステルでは宿泊客が多く、スタッフが少ないため、チェックインやチェックアウトの際の混雑が増すため、モバイル キーがますます重要になっています。従来のホテルとは異なり、ホステルでは複数の宿泊客が別々の時間に到着することがあり、フロント デスクが混雑することがあります。モバイル キー テクノロジーにより、宿泊客はフロント デスクを経由せず、モバイル デバイスを使用して直接客室に行くことができるため、待ち時間が短縮され、混雑が最小限に抑えられます。

この機能は、ドミトリー スタイルの部屋や共用バスルームが多数あるホステルにとって特に重要です。この機能により、スタッフがこれらのエリアへのアクセスを監視する必要性が軽減されるからです。さらに、ゲストのアクセスを管理するスタッフが少なくなるため、モバイル キーはゲストが自分の部屋にアクセスするための安全で便利なソリューションとなります。モバイル キーは、ホステルのゲストが自分の部屋にアクセスするための迅速で便利、かつ安全な方法を提供します。これは、交通量の多い環境でゲストにポジティブな体験を提供するために不可欠です。

ホステル向け決済処理および会計ソフトウェア

予約が入ったら、どうやって代金を回収しますか? PMS に代金回収機能が含まれていない場合は、ゲストのクレジットカードから資金を回収し、その資金を銀行口座に振り込むための決済プロセッサを設定する必要があります。Stripe、Planet、Adyen などの決済プロセッサは、PMS または POS と統合して、クレジットカードへの請求を簡単に行うことができます。資金を回収したら、そのお金の使い道を追跡する必要があります。QuickBooks などの一部の会計ソフトウェアは業界に依存しませんが、Xero や Inn-Flow などの他のソフトウェアはホスピタリティ業界に特化しています。会計ツール内で、請求書の作成、ベンダーへの請求、財務報告の実行を行うことができます。

販売時点管理システム

ホステル PMS のほかに、ホステルが何らかの食品、飲料、商品、チケットを販売している場合、またはリネン、ランドリー、ロッカーに料金を請求している場合は、POS システムを使用して請求を処理し、支払いを回収する必要があります。一部のプロパティ マネジメント システムには POS が組み込まれていますが、POS 統合をサポートするものもあります。PMS と POS 統合により、ゲストのフォリオに料金を追加して、チェックアウト時に 1 回の取引ですべての購入 (客室料金、F&B、商品など) を支払うことができるようにすることができます。Micros や Clover などの多くの最新の POS では、クレジットカードだけでなく、ApplePay や Google Pay などの非接触型支払いオプションも受け入れられるため、ゲストは好みの方法で支払うことができます。

これらはホステルの管理に最も重要なソフトウェアですが、テクノロジー ソリューションのリストはこれで終わりではありません。その他の一般的なソフトウェア ツールには、非接触型チェックイン キオスク、キーレス スマート ロック、評判管理システム、ハウスキーピング管理システムなどがあります。ただし、重要なのはテクノロジー スタック内のシステムの数ではなく、それらをどのように使用するかです。テクノロジーはホステルのゲスト エクスペリエンスを向上させるもので、過度に複雑にしてはいけません。

ホステル管理システムの主な特徴

包括的なホステル管理システムは、運営を効率化し、ゲストの体験を向上させ、管理タスクを簡素化するために設計されたさまざまな機能を提供します。注目すべき主な機能は次のとおりです。

予約と予約管理

このコア機能により、ホステルは予約を効率的に管理でき、空き状況、予約、キャンセルを追跡するための統合カレンダーが提供されます。OTA (Booking.com、Hostelworld など) などの複数の予約チャネルと統合され、空き状況をリアルタイムで更新し、オーバーブッキングを防止します。

ゲストのチェックイン/チェックアウト管理

チェックインとチェックアウトを自動化すると、ホステルのスタッフは手作業の労力を減らし、ゲストの体験を向上させることができます。多くのシステムは、デジタルゲスト登録、セルフサービスキオスク、自動確認をサポートしており、スムーズで効率的なプロセスを提供します。

寮とベッドの管理

ホステルでは、部屋全体ではなく個々のベッドを予約する寮形式の宿泊施設を管理することがよくあります。ホステル管理ソフトウェアを使用すると、運営者はゲストにベッドを簡単に割り当て、寮内の占有率を追跡できます。

チャンネル管理

チャネル管理ツールは、ホステルを複数のオンライン予約プラットフォームに同時に接続します。この機能は、さまざまなチャネル間で在庫と価格を同期し、正確なリストを確保して二重予約を防ぎます。

支払い処理と請求書発行

統合された支払いゲートウェイにより、ホステルは支払い処理や請求書の作成が簡単になります。この機能は複数の通貨と支払い方法もサポートしており、国際的なゲストのニーズにも対応します。

ハウスキーピングとメンテナンス管理

ホステル管理システムは、ハウスキーピング タスク、メンテナンス リクエスト、部屋の清掃スケジュールを追跡できます。これにより、部屋や共用エリアが清潔に保たれ、管理が行き届いていることが保証され、ゲストの体験が向上します。

モバイルアクセス

クラウドベースのホステル管理ソフトウェアには、多くの場合、モバイル アプリやモバイル対応のポータルが含まれており、スタッフはリモートでシステムにアクセスできます。これにより、管理者はどこからでもホステルの運営を監視および管理できる柔軟性が得られます。

ホステルを効果的に管理するには？

ホステルの運営には、多様なゲスト プロファイルの管理から日常業務の円滑化まで、ホステル独自の課題が伴います。効果的なホステル管理には、ホスピタリティ、組織、適切なツールの活用のバランスを取り、運用効率を維持しながらゲストに素晴らしい体験を提供することが必要です。以下は、ホステルのオーナーとマネージャーが施設をより効果的に運営するのに役立つヒントです。

ホステル管理ソフトウェアを活用する

ホステルを管理する最も効率的な方法の 1 つは、ホステル管理ソフトウェアを使用することです。このソフトウェアは、予約、チェックイン、部屋の割り当て、支払いなどの重要なタスクを自動化するのに役立ちます。信頼性の高いシステムを使用すると、人為的ミスを減らし、オーバーブッキングを防ぎ、シームレスなゲスト エクスペリエンスを提供できます。

ゲストとの明確なコミュニケーションを維持する

良好なコミュニケーションは、素晴らしい体験を提供するための鍵です。チームがゲストの問い合わせに迅速に対応できるようにしてください。自動メッセージを使用して予約確認、チェックイン手順、重要な更新情報を送信し、ゲストに情報を提供して歓迎されていると感じてもらいましょう。

清潔さとメンテナンスに重点を置く

ホステルを清潔に保ち、メンテナンスをきちんと行うことは非常に重要です。寮、共用エリア、バスルームの定期的な清掃スケジュールを設定してください。ゲストの満足度に悪影響を与える不便を避けるために、メンテナンス リクエストが迅速に処理されるようにしてください。

価格戦略を最適化する

需要に応じて客室料金を動的に調整すると、収益を最大化できます。管理ソフトウェアの分析機能を使用して予約パターンと稼働率の傾向を把握し、それに応じて価格戦略を調整します。オフピーク時や長期滞在時に特別プランを提供することも、ベッドを埋めるのに役立ちます。

財務を効率的に管理する

予算、運用コスト、収益源を注意深く監視してください。ホステル管理ソフトウェアを使用して、財務状況をリアルタイムで追跡し、レポートを生成します。これにより、リソースをどこに割り当てるか、または不要なコストを削減する方法を情報に基づいて決定できます。