ホテルウェルカムレターとは？

名前に反して、ウェルカム レターはゲストのメールボックスには届きません。ホテルのウェルカム レターは、ゲストに挨拶し、ゲストが滞在を開始する際に重要な情報を提供することを目的としたメッセージです。一部のホテルでは、ウェルカム レターを印刷して客室のドアの下に差し込んでいますが、ホテル CRM経由でメールを送信するPMS統合、ゲスト メッセージング ソフトウェア経由の SMS、ホスピタリティ経由のハードウェアなどの機能によって、ウェルカム レターを自動的に (デジタルで) 送信するホテルもあります。テレビ、ゲスト用アプリ、客室のタブレット。一部のホテルは両方を行っています！

ウェルカム レターは、ゲストの次の滞在に期待を寄せていること、そしてゲストの滞在を前向きなものにしたいと考えていることを示すのに最適な方法です。ゲストの滞在開始時に積極的に連絡を取ることで、理想的には、ゲストが施設に滞在している間ずっと続くポジティブな第一印象から始めることができます。彼らがチェックアウトするとき、彼らは幸せな思い出と再びあなたと一緒にいるつもりで去ります.

まだウェルカム メールを送信していない場合は、時間をかけてテンプレートを作成し、各ゲスト用にカスタマイズして、各ゲストに個別に送信する価値があるかどうか疑問に思うかもしれません。良いニュースは、テクノロジがあなたに代わって面倒な作業を行うことができるということです。プロパティ管理システムまたは顧客関係管理ツールでウェルカム レターのテンプレートを適用し、ゲストに自動的に送信できます。テンプレートとトリガーを作成するだけで、目的のスケジュールで送信されます。

ゲストにウェルカムレターを送信する必要があるのはなぜですか?

ウェルカム レターは単なる親善のしるしではありませんが、ゲストや従業員が実感できるいくつかの具体的なメリットがあります。ウェルカム レター (または電子メール) を送信すると、ゲストのレビュー スコアを改善し、ゲストのロイヤルティを高めることができます。いくつかの単純な段落でこれらの結果がどのように達成されるのでしょうか?

まず、ウェルカム レターは、ゲストとの個人的なつながりを築くのに役立ちます。ゲストが自分宛ての手紙を読むと、ブランドとの親和性が高まります。高品質のブランドの文房具にレターを印刷すると、ウェルカム レターの体験がさらに具体的になりますが、メールを送信することを選択した場合は、ロゴと色を含めることでブランド イメージが繰り返されます。さらに、ウェルカム レターにゼネラル マネージャーまたはリーダーシップ チームの他の高位メンバーが署名した場合、ゲストは、管理チームがお客様の滞在を楽しいものにすることを真に気にかけていることを喜んで知ることができます。ゼネラル マネージャーのメール アドレスまたは直通電話番号を含めることは、この約束に真剣に取り組んでいることを示す良い方法です。

ウェルカム レターは、ゲストに明確で正確な期待を伝えるのにも役立ちます。ホテルが一貫性を重視している (ビジネス旅行者に最適) か、それとも楽しくユニークなホテル (レジャー客に最適) かは、言葉遣い、トーン、使用する紙の種類によって、ゲストに示すことができます。ホテルが改装中である場合、または一部のアウトレットが閉鎖されている場合は、ゲストが驚かないように、ウェルカム レターでこれらの変更について言及することをお勧めします。ゲストがロビーバーに足を踏み入れて工事のため閉鎖されていることを知るよりも、ゲストの滞在に影響を与える可能性があることについて率直に話し合う方がよいでしょう。

最後に、ウェルカム レターは、ゲストとの対話を始めるのに最適な場所です。ゲストの滞在をパーソナライズする機会を求めるか、ソーシャル メディア ページへのリンクを共有して、ゲストが滞在について投稿し、ハッシュタグを使用するよう招待することができます。チェックイン体験に関するアンケートに回答するための QR コードやリンクを含めることもできます。最初の一歩、つまりウェルカム レターを送ることで、会話を続けてコメント、質問、批判、懸念事項を聞きたいという気持ちをゲストに伝えることができます。

ウェルカム レターにはどのような内容を含める必要がありますか?

さて、実践的な部分ですが、ウェルカムレターはどのように書きますか?上から始めましょう。最初からゲストを惹きつけるために、「Dear [Guest]」のようにゲストを名前で呼ぶことをお勧めします。ホテルのブランド ボイスに基づいて、ゲストの役職と姓、または単に名を使用することを選択できます。また、リピーターの場合は、「おかえりなさい、[ゲスト]！」と言ってボーナスポイントを獲得できます。

次に、温かい歓迎を共有し、ゲストがホテルに滞在することを選択してくれたことに感謝します.ホテルの歴史についての文など、ホテルの詳細を説明したい場合があります。たとえば、「当ホテルはこの地域で唯一の LEED 認定ホテルであり、環境に優しい設備をお楽しみいただけることを楽しみにしています。」第一印象がすべてであり、ゲストへのウェルカム レターは、最善を尽くし、ホテルの最大の資産を強調し、滞在中によくある落とし穴を回避するように教育する機会です。ホテルのユニークな点を示し、問題が発生する前に問題を解決すること (ホスピタリティとは、ニーズを予測することです) は、ホテル経営者の最も古いトリックの 1 つですが、思い出に残る体験を提供するために不可欠です。

ウェルカム レターの内容の多くは、ゲストが楽しい滞在をするために知っておく必要がある情報に充てることができます。近くで開催されている地元のイベント、レストランで開催されているスペシャル、または天気予報で雨が降っているので傘を持ってくるように注意を喚起したい場合があります。テンプレートを定期的に編集する帯域幅がない場合は、このセクションをかなり標準化したままにしておく必要があります。おそらく、サイト内の設備や近隣の必見のアトラクションを指摘するだけです.

ウェルカム レターには必ず連絡先情報を含めて、コメントや懸念がある場合にゲストが連絡できるようにします。一部のホテルでは、コンシェルジュまたはゼネラル マネージャーのメール アドレスを含めることを選択しています。さらに、ソーシャル メディア ハンドル (およびリンク) を含めることができるため、ゲストは簡単にソーシャル メディア コンテンツに参加したり、投稿にホテルのタグを付けたりできます。

最後に、おそらく最も重要なこととして、ウェルカム レターには簡潔な言い回しと読みやすい書式を含める必要があります。ゲストがウェルカム レターを解読するために辞書を必要とすることは確かに望ましくありません。また、モバイル デバイスでウェルカム レターを判読できないようにするための派手な書式設定も望ましくありません。

これらのベスト プラクティスと便利なテンプレートを念頭に置いて、思慮深く有益なウェルカム レターを実装すると、ホテルはより高いゲスト レビュー スコアを獲得し、ゲスト ロイヤルティを高めることができます。

テンプレート #1

親愛なるゲストの名前、

（あなたのホテル名）へようこそ。ビジネスでもレジャーでも、さまざまなホテルからお選びいただけます。清潔で快適なお部屋と、フレンドリーで行き届いたサービスを、お値打ち価格でご提供できるよう努めております。

当社のサービスを改善する方法についてご提案がありましたら、いつでもお知らせください。 (私たちのスターパフォーマーの誰かを知っていてもかまいません!) 私たちと一緒にいる間に問題が発生した場合は、内線番号「99」ですぐに私に連絡してください。状況を修正する機会があります.

ご滞在のたびに毎日を楽しんでいただきたいので、サービス保証をお約束します。 (Your Hotel Name) のプロフェッショナルでフレンドリーなスタッフは、お客様の滞在が楽しく快適なものとなるよう尽力しています。

（あなたのホテル名）を再度お選びいただきありがとうございます。今後とも当ホテルをご愛顧賜りますようお願い申し上げます。次回のご旅行でのご利用をお待ちしております。ありがとうございました！

心から、

あなたのフルネーム

フロントオフィスマネージャー

ホテル名

テンプレート #2

親愛なる夫人（ゲスト名）

（あなたのホテル名に言及してください）への非常に暖かい歓迎。この度はご宿泊頂き誠にありがとうございます。

経営陣とスタッフはあなたのホストであることを嬉しく思います。高級レストランやビジネス施設を完備し、ゲストの皆様をおもてなしする (ホテル名をお知らせください) ならではのサービスとスキルをお見せできることを楽しみにしています。

よく訓練されたスタッフが、当ホテルでの思い出に残るご滞在をお届けできるよう、心よりお待ちしております。

この度は、(都市) でのご滞在に (ホテル名) をお選びいただき、ありがとうございます。

敬具、

ゼネラルマネージャー