Allereerst: uw budget is afhankelijk van historische gegevens, die u tijdens het budgetteringsproces binnen handbereik wilt hebben. Maar hotelgegevens zijn niet alleen belangrijk tijdens het budgetseizoen; u moet altijd eenvoudig toegang hebben tot productiegegevens die u kunt segmenteren op tariefplan, kamertype , bron en gastprofiel. Idealiter hoeft u niet te graven om deze gegevens te vinden. Als de gegevens niet direct beschikbaar zijn in uw PMS, heeft u waarschijnlijk een business intelligence-oplossing of budgetterings- en prognose- of boekhoudsoftware nodig om de gegevens te verkrijgen die nodig zijn om uw jaarlijkse begroting en een breder bedrijfsplan op te stellen. Regelmatige audits zijn ook een goed idee om ervoor te zorgen dat de productieaantallen correct zijn. Voor budgetteringsdoeleinden raden we u aan toegang te krijgen tot deze gegevens via een dashboard (of zelfs een groot Excel-bestand met draaitabellen), zodat u bijvoorbeeld snel de bezetting op een bepaalde datum of het gastsegmentaandeel gedurende een bepaalde maand kunt vinden.

Om ervoor te zorgen dat uw hotelteam op goede voet blijft na het voorbereidingsproces van de begroting, is het belangrijk om ieders inbreng te vragen. Aangezien de verkoopafdeling doorgaans een groot deel van de nachtproductie op de kamer verzorgt, en hun boekingsvenster langer scheef staat dan tijdelijke gasten (voor het grootste deel), is het maken van schattingen voor zakelijke (zakenreizigers) en groepen een goede plek om uw financiële plan. Het verkoopteam kan schattingen geven voor de productie van kamernachten per account, indien mogelijk per maand. De verkoopmanagers kennen hun klanten het beste, en ze zullen waarschijnlijk weten of een bepaald account meer of minder zal produceren dan het voorgaande jaar. Met deze basis kunt u een budget voor tijdelijke gasten nauwkeuriger indelen.

Nadat je een basis hebt gekregen van het verkoopteam, kun je schakelen om na te denken over de vrijetijdsvraag van de hotelindustrie. Het opstellen van een vraagkalender is een geweldige manier om inzicht te krijgen in seizoensgebonden en marktspecifieke inchecktrends, en het zal de vakken benadrukken waar er een mogelijkheid is om extra inkomsten te genereren voordat die behoefteperiodes u later besluipen. Een best practice is om een kalender in Excel te maken, met elke week als een rij en elke kolom als een dag van de week. Voer de verwachte bezetting in de cel van elke dag in. Een dagelijkse projectie stelt u in staat om gedetailleerd te worden, aangezien de ene vrijdag in mei aanzienlijk drukker (of langzamer) kan zijn dan een andere vrijdag in mei. Evenzo kunnen datums binnen dezelfde week wild fluctueren in de vraag. Het Memorial Day Weekend kan bijvoorbeeld worden voorspeld met een bezetting van 100%, maar 2 januari kan dichter bij 30% liggen. Vervolgens kunt u met behulp van voorwaardelijke opmaak kleurcodes toepassen om snel perioden met hogere en lagere vraag te lokaliseren.

Alle gegevens die we tot nu toe hebben bekeken, zijn specifiek voor uw hotel. Maar de prestatie van je competitieve set is een belangrijke factor in je toekomstige prestatie. Groeien sommige hotels in uw comp-set sneller dan andere? Steelt het ene hotel een aandeel van de rest? We raden aan om ten minste twee jaar aan STR -gegevens te bestuderen die de prestaties van uw samengestelde hotels laten zien. Door jaar-op-jaar-statistieken te vergelijken, kunt u bepalen of concurrerende hotels hun aandeel vergroten of verkleinen. Een hotel met een negatieve jaar-op-jaar-trend kan betekenen dat er meer vraag naar uw hotel komt, of het kan een indicatie zijn van tariefdalingen in dat hotel, waardoor uw hotel marktaandeel kan winnen.

Naast gegevens van concurrenten, wilt u ook lokale vraagtrends opnemen in uw budget. Zorg ervoor dat uw budget de marktvraag weerspiegelt tijdens vakanties en tijdens grote evenementen zoals conferenties, sportwedstrijden, diploma-uitreikingen, concerten en meer. Uw plaatselijke congres- en bezoekersbureau is een goede bron voor deze informatie. Zelfs als je al tientallen jaren op de markt werkt, veranderen evenementenschema's, dus het is een goed idee om elk jaar de lokale evenementenkalender te controleren om ervoor te zorgen dat je budget de meest actuele vraagfactoren weerspiegelt.

Een goed budget is niet compleet zonder een beetje speurwerk! Hoewel u de STR-rapporten van uw Compet al hebt geanalyseerd, kunt u overwegen inspiratie op te doen uit hun verkoopcampagnes of marketingtactieken. Een paar eenvoudige winkels op hun websites kunnen u een idee geven van wat uw concurrenten voor het jaar hebben gepland en kunnen inspiratie bieden voor uw eigen promoties. Doorgaans zal de compositie die een hotelmanager selecteert een vergelijkbaar aantal kamers delen en vergelijkbare hotelactiviteiten uitvoeren . Dit is geweldig om appels met appels te vergelijken, maar in deze oefening moet u uw compset uitbreiden om meer inspiratie op te doen voor uw bedrijfsbudget in het komende jaar.

Opluchting! Je hebt al je onderzoek en analyse voltooid, en nu is het tijd om je T's te kruisen en je I's te stippen voordat je de definitieve begroting indient. Neem even de tijd om een stap terug te doen en vraag jezelf af of de cijfers die je hebt bedacht kloppen. Lijkt alles realistisch, maar toch uitdagend?

Hoewel het budgetseizoen meestal één keer per jaar plaatsvindt, moet u uw budgetvoorbereidingsmateriaal pas volgend jaar opbergen. Door uw budget regelmatig te herzien, krijgt u inzicht in de huidige prestaties en kunt u uw budgetteringsstrategie voor de komende jaren verfijnen. Sommige hoteliers kiezen er zelfs voor om een voortschrijdend budget te gebruiken, waarbij ze elke maand een nieuwe maand aan hun prognose toevoegen, zodat ze altijd een volledige prognose voor 12 of 13 maanden hebben.

Uiteindelijk moeten uw budgetstrategie en -proces worden afgestemd op de specifieke behoeften van uw hotel, dus het kan enige tijd duren om te bepalen wat het beste werkt. Heeft u nog vragen over het opstellen van uw hotelbudget? Laat het ons weten!