مع وجود العديد من الأجزاء المتحركة، فإن الحفاظ على تدفقات الاتصالات الفعّالة في فندقك أمر بالغ الأهمية. إذا انقطع الاتصال أو فشلت رسالة في الوصول إلى العضو المناسب في الفريق، فقد يعني ذلك كارثة لتجربة الضيف في فندقك. لكن التواصل هو أيضًا تمرين في التوازن؛ فأنت لا تريد أن يُغمر موظفوك بالكثير من الضوضاء بحيث لا يمكنهم التركيز على المهمة المطروحة، ولا تريد أن يكون التواصل صعبًا للغاية أيضًا. يمكن أن تساعدك تطبيقات المراسلة التجارية في إيجاد هذا التوازن. مع وجود ممارسات اتصال جيدة، يمكن لفندقك تحقيق إنتاجية أعلى ودرجات تقييم أفضل للضيوف وزيادة الإيرادات. دعنا نلقي نظرة على أفضل شركاء التكنولوجيا في فئة تطبيقات المراسلة التجارية.
ما هو تطبيق المراسلة التجارية؟
إذا نظرنا إلى الوراء قليلاً، فما هي منصة المراسلة الجماعية أو تطبيق المراسلة التجارية؟ من خلال تقديم حلول مرنة بما يكفي للتعاون عن بُعد وشخصيًا - وميزات الصوت والفيديو والمراسلة - يمكن لتطبيقات المراسلة التجارية أن تساعد فريقك على العمل بشكل متزامن، بدلاً من الشعور بأنهم يلعبون لعبة طويلة من الهاتف. يعمل هذا النوع من البرامج كمركز اتصال رقمي، مما يمنح فريقك مكانًا مركزيًا لإرسال الرسائل إلى بعضهم البعض ومشاركة المعلومات والملفات مع مجموعات محددة من الأشخاص ومعرفة من يعمل في وقت معين وعقد اجتماعات افتراضية. إنها تعمل بشكل رائع لكل من الاتصالات في الوقت الفعلي وغير المتزامنة، مما يجعلها في كثير من الحالات أكثر فعالية من الاجتماعات الشخصية أو المحادثات وجهاً لوجه عندما تحتاج إلى مشاركة المعلومات مع مجموعة كبيرة قد لا تعمل جميعها في نفس الوقت. ولكن عندما تكون هناك حاجة إلى محادثات فردية، يمكنك استخدام الرسائل الخاصة أو المكالمات الصوتية أو المرئية - كل ذلك داخل التطبيق - للتعامل مع هذه الأنواع من التفاعلات أيضًا.
انضم إلى أكثر من 50000 مدير تنفيذي من العلامات التجارية الفندقية الرائدة عالميًا واحصل على أحدث الأفكار التي يتم تسليمها إلى بريدك الوارد مرة واحدة شهريًا
أفضل تطبيقات المراسلة التجارية للفنادق وشركات الضيافة
لذا، دعونا نلقي نظرة أعمق على بعض أفضل تطبيقات المراسلة التجارية في فئتها وكيف يمكن أن يكون لها تأثير إيجابي في مؤسستك المعنية بالضيافة.
الركود
باعتباره أحد أكثر تطبيقات المراسلة التجارية شيوعًا، يعد Slack خيارًا جيدًا للمؤسسات التي تريد وظائف قوية والقدرة على الاستفادة من مجموعة كبيرة من التكاملات. ومع ذلك، تحصل على ما تدفعه مقابله، وSlack باهظ الثمن (بين 8 و15 دولارًا لكل مستخدم شهريًا)، مما يجعله خيارًا أقل من المثالي للفنادق ذات الميزانيات المحدودة. إذا كان لديك غرفة في ميزانيتك، فقد يكون Slack هو الفائز في مجموعة الأدوات التقنية الخاصة بك. من خلال تطبيقات سطح المكتب والجوال سهلة الاستخدام، يمنح Slack موظفيك مكانًا للتواصل في الرسائل الخاصة والقنوات الخاصة (مع مجموعة مغلقة من أعضاء الفريق) والقنوات العامة (حيث يكون المحتوى مرئيًا للجميع). كما يوفر Slack مكالمات صوتية وفيديو داخل التطبيق، مما يسهل التقاط الهاتف الافتراضي والاتصال بشخص ما عند الحاجة.
يُعد استخدام Slack في سياق الضيافة مفيدًا للمؤسسات التي تضم عددًا كبيرًا من الموظفين والموظفين الذين يعملون عن بُعد. على سبيل المثال، يمكن أن يكون Slack خيارًا جيدًا لسلاسل الفنادق التي تضم موظفين محليين وأعضاء فريق مركزيين يدعمون فنادق متعددة. يمكنك إعداد قنوات Slack لفرق أو أقسام محددة، مثل قناة #accounting لفريق المحاسبة الخاص بك للتعامل مع مسائل الفريق الداخلية وقناة #accounting-requests حيث يمكن لأي عضو في الفريق تقديم طلب إلى فريق المحاسبة. وبالمثل، يمكن لقناة #exec-team الخاصة استضافة محادثات سرية بين فريق القيادة، ويمكن أن تكون قناة #pets العامة مكانًا ممتعًا لأعضاء الفريق للتواصل مع أصدقائهم من ذوي الفراء.
هناك سبب مقنع آخر لاستخدام Slack وهو مكتبته الواسعة من التكاملات. يوفر Slack التكامل مع العديد من الأنظمة التي قد يستخدمها فريقك بالفعل، مثل Google Drive وGoogle Calendar وDropbox وMailchimp وZapier والمزيد. على سبيل المثال، يمكن أن يسهل تكامل Google Calendar معرفة متى يكون أعضاء الفريق في اجتماعات. كما يعمل تكامل Google Drive على تبسيط مشاركة الملفات. وإذا لم تجد التكامل الذي تحتاجه، فقد تتمكن من إنشاء سير عمل Slack الخاص بك أو استخدام تطبيق Slack المتكامل لأداء إجراءات مثل إرسال ردود تلقائية وإجراء استطلاعات الرأي وتعيين التذكيرات.
مايكروسوفت تيمز
تطبيق مراسلة الأعمال المتميز الآخر هو Microsoft Teams، وهو خيار سلس للفنادق التي تستخدم بالفعل منتجات Microsoft 365 مثل Outlook وExcel. يمكن لكل موظف الوصول إلى Teams من تطبيقات الويب وسطح المكتب والجوال، والشاشة الرئيسية القابلة للتخصيص هي المكان الذي يمكنهم فيه التحقق بسرعة من التحديثات من القيادة أو الحصول على ملخص لحدث خاص يحدث في ذلك اليوم. يدعم Teams الاتصال في الوقت الفعلي من خلال الرسائل الفورية والمكالمات الصوتية ومكالمات الفيديو وحتى ميزة Walkie-Talkie المفيدة المتوفرة داخل تطبيق Teams للجوال (والتي يمكن أن تعمل بشكل رائع لفرق التدبير المنزلي أو الصيانة وقد تسمح لك بالتخلص من أجهزة الراديو القديمة هذه للأبد!).
ولكن التواصل ليس السبب الوحيد لاستخدام Teams؛ حيث يمكن للتطبيق أن يعمل كمركز إنتاجية متكامل مع وظائف متكاملة لإدارة المهام والتقويمات والجدولة والتعلم وإشراك الموظفين. يعمل Teams بشكل جيد مع Outlook، لذا إذا كنت تستخدم Outlook لميزات البريد الإلكتروني والتقويم، فإن Teams هو مكمل طبيعي - وقد تجد أن مؤسستك تقلل من اعتمادها على البريد الإلكتروني نتيجة لذلك، وهو أمر جيد بشكل عام لممارسات الاتصال الخاصة بك. وبالمقارنة بالبريد الإلكتروني، فإن التواصل من خلال الرسائل على Teams أسرع وأكثر إيجازًا وأكثر استهدافًا، لذلك يمكنك تقليل تكرار تضمين الأشخاص غير ذوي الصلة في سطر CC في البريد الإلكتروني.
هل أنت مهتم بجلب Teams إلى مؤسستك؟ تقدم Microsoft عدة خطط تسعير تختلف تكلفتها وفقًا لحجم ونطاق عملك.
دردشة جوجل
على غرار الطريقة التي يُعد بها Teams خيارًا رائعًا لمؤسسات Microsoft، يُعد Google Chat خيارًا جيدًا للمؤسسات التي تستخدم Google Workspace. لا يتكامل Google Chat بشكل جيد مع تطبيقات Google Workspace الأخرى فحسب، بل إنه مدرج أيضًا في خطة تسعير Google Workspace الخاصة بك. لذا، إذا كان فندقك يستخدم بالفعل Gmail وGoogle Calendar وGoogle Drive، فإن Chat متاح لك للبدء في استخدامه اليوم.
في حين تقدم تطبيقات المراسلة التجارية الأخرى مثل Teams وSlack منصات تعاون شاملة، فإن Chat لديه واجهة أبسط تركز على المراسلة بين شخصين أو مجموعات من الأشخاص. تتوفر كل من الرسائل والمكالمات الصوتية من خلال Chat، وإذا كنت بحاجة إلى إعداد مكالمة فيديو، فسيكون Google Meet هو أفضل رهان لك. يتوفر Google Chat في متصفح الويب الخاص بك بالإضافة إلى تطبيقات سطح المكتب والجوال. داخل نافذة Google Chat، يمكنك إرسال رسائل إلى أعضاء الفريق الفرديين (تسمى "الدردشات") وإنشاء مجموعات (تسمى "الغرف") ومشاركة الملفات. يمكن أن يظهر تطبيق Tasks من Google أيضًا في واجهة Chat، مما يسمح لك بإنشاء المهام أو إكمالها بسهولة. على الرغم من أن Google Chat قد يكون خفيف الوزن من حيث الميزات والوظائف، إلا أنه يعمل بشكل رائع إذا كان كل ما تحتاجه هو منصة مراسلة موثوقة ولا تريد شركتك إنفاق الأموال على تطبيق مميز مثل Teams أو Slack.
زوهو كليك
يعد تطبيق Zoho Cliq خيارًا آخر مناسبًا للميزانية، حيث يكلف 3 دولارات فقط لكل مستخدم شهريًا ويقدم الكثير من نفس الوظائف التي يوفرها تطبيق Slack وTeams. هناك أيضًا إصدار مجاني (يحتوي على حد أقصى لعدد الرسائل التي يمكنك إرسالها) يمكنك تجربته قبل الشراء. يمكن أن يكون تطبيق المراسلة التجارية المستند إلى السحابة هذا مثاليًا للفنادق ذات الخدمة المحدودة مع عدد أقل من الموظفين أو للمطاعم أو غيرها من شركات الضيافة التي لا تتمتع بحجم الاتصالات الكافي لتبرير تطبيق أكثر جدية. مثل Slack، يمكنك إعداد القنوات (رائعة للتواصل على مستوى القسم أو مواضيع محددة) وتخصيص التصميم بحيث ترى القنوات أو المواضيع الأكثر صلة أولاً. داخل تطبيق Cliq، يمكنك إجراء مكالمات فيديو وصوت، ويمكنك مشاركة الشاشة مع مستخدمين آخرين. يقدم Cliq كلًا من تطبيقات سطح المكتب والجوال بالإضافة إلى الإصدار المستند إلى الويب.
هل أنت مستعد لبدء جني فوائد تطبيق المراسلة التجارية؟ سواء اخترت Slack أو Teams أو أي شيء آخر، فستتمكن من تحقيق كفاءة أكبر وتواصل أكثر سلاسة من خلال منصة اتصالات مصممة خصيصًا. وعندما يتمكن أعضاء فريقك من التواصل بشكل أكثر فعالية مع بعضهم البعض، ستكون في طريقك إلى الحصول على تقييمات أفضل من فئة 5 نجوم، وإيرادات أعلى، وحتى مشاركة أفضل للموظفين.