يمكن أن تكون محاسبة الفنادق صعبة حقًا. بين تتبع عمولات الوكالة والودائع والفواتير وعمليات رد المبالغ المدفوعة والتسويات - نحن البشر غير مجهزين للتعامل مع هذا المستوى من التعقيد. يجعل برنامج محاسبة الأعمال الصغيرة مثل Xero المحاسبة أمرًا سهلاً ، ولكن نظرًا لمتطلبات المحاسبة المتخصصة جدًا في صناعة الفنادق - حتى برامج المحاسبة الرائعة مثل Xero يمكن أن تقصر دون تكامل مناسب مع نظام إدارة الممتلكات الخاص بك.
سواء كنت تتعقب عمولات الوكالة أو تقوم بتكوين سياسات الدفع للمجموعات - من الضروري أن تتمتع الفنادق من جميع الأحجام بتكامل سلس بين نظام إدارة الممتلكات (PMS) وبرامج المحاسبة الفندقية. لماذا ا؟ إنه يوفر ساعات لا حصر لها من الإدارة الشاقة عبر الأتمتة.
في هذه المقالة ، سنوجهك عبر أسهل عملية محاسبة فندقية جربتها على الإطلاق - مدعومة بالتكامل السلس بين PMS Preno وبرنامج المحاسبة Xero. تكامل من شأنه أتمتة الأنشطة المالية للفندق وتبسيطها.
هل أنت مستعد لوضع متاعب المحاسبة الفندقية في مرآة الرؤية الخلفية وأتمتة عملياتك المتكررة؟ دعنا نتعمق!
لماذا تستخدم Preno مع Xero؟
هل لديك أشياء للقيام بها وأماكن للذهاب إليها؟ إليك النسخة المختصرة من الغوص العميق في تكامل Preno + Xero:
ينشئ Preno تلقائيًا الفواتير في Xero لجعل التسويات اليومية أو الشهرية أو السنوية في غاية السهولة.
يمكن لـ Xero التعامل مع حسابات متعددة ، وتدفقات الإيرادات ، وأنواع الغرف ، والرسوم ، والمزيد.
Preno و Xero هما فريق الأحلام لإدارة الودائع والحجوزات المدفوعة مسبقًا.
يمكن لوظائف الأتمتة في Xero أن توفر على موظفيك ساعات من الوقت الثمين كل يوم.
يعد تكامل Preno مع Xero هو الأكثر اكتمالًا من بين أي PMS ، وقد تم تصنيفه على أنه 5 نجوم من أصل 5 نجوم في متجر تطبيقات Xero.
الفواتير الآلية
بدون تكامل مثل ذلك بين Preno و Xero ، يقضي أصحاب الفنادق وموظفو المحاسبة ما يصل إلى 10 ساعات كل أسبوع في إنشاء الفواتير وتسوية الحسابات. سيحتاج الموظفون عادةً إلى إدخال معلومات الدفع أو الإيداعات يدويًا في نظام إدارة الأداء ونظام المحاسبة - ويقومون بشكل أساسي بمضاعفة العمل.
إذا كان نظام إدارة الممتلكات الخاص بك لا يتصل ببرنامج المحاسبة الخاص بك ، فأنت بحاجة إلى كتابة البيانات يدويًا مثل اسم الضيف وتواريخ الحجز وأسعار الغرف والرسوم وغير ذلك. هل هذا يبدو وكأنه الطريقة الأكثر فعالية لتشغيل الأشياء؟
مع عمل Preno و Xero معًا ، تتم مزامنة بيانات الحجز تلقائيًا مع برنامج محاسبة Xero بحيث تكون الفواتير كاملة ودقيقة دون أي عمل مزدحم. الشيء الوحيد الذي عليك القيام به هو التأكد من أن سطر كشف حسابك المصرفي يطابق فاتورة Xero. سهل بما فيه الكفاية!
ومع ذلك ، إذا كنت تريد إجراء أي تعديلات على الفاتورة الآلية ، فهذا ممكن أيضًا. عندما تفتح حجزًا في Preno ، ما عليك سوى النقر فوق ارتباط للوصول إلى فاتورة Xero ، حيث يمكنك إجراء أي تغييرات مطلوبة ، وطباعة الفاتورة أو إرسالها بالبريد الإلكتروني بسهولة.
الودائع والمدفوعات المسبقة
هل يتطلب فندقك ودائع أو يقدم خيارات الدفع المسبق؟ عند استخدام نظام PMS قديم (ليس مستندًا إلى السحابة مثل Preno) ، يمكنك تقريبًا رؤية النظام على وشك التجميد أو إعطائك عجلة الموت الدوارة.
من ناحية أخرى ، تم تصميم Preno للتعامل مع الرواسب بسهولة وسرعة. عندما يدفع الضيف مبلغ الإيداع (أو الدفع المسبق) ، يتم تسجيل الدفعة في Preno ، ويتم إنشاء فاتورة تلقائيًا. يخصص Xero تلقائيًا الدفع للفاتورة الكاملة.
ضمن سجل حجز الضيف ، يظهر أيضًا ارتباط إلى السجل في Xero للرجوع إليه بسرعة. عند تسجيل المغادرة ، يمكنك إنشاء فاتورة كاملة للضيف توضح بالتفصيل المدفوعات التي سددها قبل وأثناء وبعد إقامته ، ويتم طباعتها أو إرسالها بالبريد الإلكتروني بنقرة زر واحدة.
دعم حسابات متعددة
إذا كان التفكير في التوفيق بين تدفقات الإيرادات المتعددة في نهاية الشهر يمنحك القلق ، فقد حان الوقت لترقية برنامج المحاسبة الخاص بك ، ودمجه بسلاسة مع نظام إدارة الأداء الخاص بك.
تعمل العديد من الفنادق مع مجموعة متنوعة من الوكالات ووكلاء السفر الفرديين وحسابات أخرى - وبدون نظام يمكنه تحقيق التوازن بينها جميعًا ، يمكن أن يكون إعداد التقارير في نهاية الشهر مهمة شاقة.
يجعل كل من Preno و Xero عملية تحرير الفواتير أمرًا سهلاً (وممتعًا) ، لأنه يمكنك تلقائيًا إنشاء فواتير للحجوزات بنقرتين.
ما عليك سوى سحب حجز وكالة وإضافة وديعة أو دفع واختيار "وكيل الفاتورة" كطريقة للدفع. سيتم إنشاء فاتورة تلقائيًا - فويلا!
مزايا توفير الوقت
سيوفر Preno و Xero ساعات عمل موظفيك كل أسبوع - ولأن الوقت هو المال ، فسيحتوي فندقك على بعض المال الإضافي في جيبه المجازي بعد التبديل إلى هذه التطبيقات.
من خلال تقليل ساعات المهام الإدارية المتكررة ، يمكن لموظفيك تخصيص المزيد من الوقت للمهام التي تعزز تجربة الضيف. إن تقليل الوقت المستغرق في العمل "المشغول" ليس هو الفائدة الوحيدة ، بل ستقلل أيضًا من فرصة حدوث خطأ بشري في الفواتير والمدفوعات ، وبالتالي تقليل مقدار الوقت الذي يقضيه في استعادة الخدمة أو التصحيحات.
سيؤدي تحديث عملية المحاسبة الخاصة بك أيضًا إلى الحصول على بعض الأفكار المثيرة للاهتمام. على سبيل المثال ، يتضمن تكامل Preno مع Xero تفاصيل مثل تفاصيل الرسوم وعناصر خدمة الغرف والرسوم الإضافية لتزويد فندقك برؤية أكبر في اتجاهات الأعمال في الوقت الفعلي. يمكن لأدوات إعداد التقارير الآلية في Preno و Xero الكشف عن الرسوم الأكثر شيوعًا وطلبات خدمة الغرف الأقل شيوعًا وتوفير الفرص لتحقيق نمو متزايد في الإيرادات.
هل لا تزال لديك أسئلة حول تكامل برينو مع Xero ؟ دعنا نعرف!
تم إنشاء هذا المحتوى بشكل تعاوني بواسطة Preno و Hotel Tech Report.
