لقد مر ما يقرب من عامين منذ الاندماج الذي احتل العناوين الرئيسية بين شركتين رائدتين في مجال تكنولوجيا الأحداث ، وهما Cvent و Lanyon . كانت جرأة اللحظة بمثابة تحول في صناعة الاجتماعات والفعاليات ، مما يشير إلى قوة وزخم القطاع.

إشارة أخرى للصحة للأحداث والاجتماعات هي حجمها: تقرير بحثي بارز من مجلس الأحداث حدد تأثير الاجتماعات والأحداث في الولايات المتحدة وحدها بمبلغ 845 مليار دولار ، نتج عن 1.6 مليون اجتماع حضرها 251 مليون شخص.

تتوقع Amex GBT استمرار القوة في الطلب العالمي على الاجتماعات والفعاليات.

كما لاحظ نائب رئيس CWT للاجتماعات والفعاليات توني واغنر في تقرير الاتجاهات الضخمة لعام 2019 الصادر عن CWT ، فإن هذا الطلب يفوق المعروض من الأماكن والفنادق ، مما يخلق تحديات لأصحاب الفنادق:

"إنها تسبب تحديات ونحن نرى المزيد من الفنادق ترفض الاستجابة لطلبات تقديم العروض ، مما يشجع العملاء على زيادة المهل الزمنية للحصول على الخصائص التي يريدونها لأحداثهم."

وبالتالي ، تتنافس الفنادق بشكل أكثر شراسة في أوقات التسليم الأكبر ، مما يغير الطريقة التي يجب أن يقترب بها صاحب الفندق العادي من الحصول على نصيبه من الطلب. الاتجاهات التالية هي علامات إرشادية لأصحاب الفنادق أثناء تنقلهم في الوعد المربح للقطاع المزدهر.

بيانات من أحدث تقرير بعنوان اجتماعات CWT Mega Trends .

الأمر لا يتعلق بغرفة الاجتماعات فقط

يبدأ التركيز على التجربة باختيار المكان. لم يعد الحاضرون راضين عن غرف الفنادق الأساسية ومساحات المؤتمرات القياسية ، كما تقول إيما تشامبرلين من CWT للاجتماعات والفعاليات:

سيتمحور اختيار المكان في عام 2019 حول المغامرة والإبداع والحصول على مساحة لا تضطر إلى الجلوس على كرسي طوال اليوم. تقود تجربة الحضور ذلك تمامًا ، لضمان حصول كل مندوب على اجتماع ناجح ومبدع ".

هناك طلب على الأماكن التي تقدم التفرد ، حيث يعطي الحضور الأولوية لتجارب فريدة لا تنسى عند اختيار الأحداث التي سيحضرونها. عندما يكون هناك الكثير من الأحداث والمؤتمرات في جميع أنحاء العالم ، لا ينبغي أن تقلل الفنادق من أهمية كل من الوجهة والمكان الذي يجذب الحاضرين المحتملين.

يجب على أصحاب الفنادق الذين لا يتمتعون بإمكانية الوصول المباشر إلى المساحات التاريخية أو الإبداعية أو غيرها من المساحات البديلة الارتباط بأماكن محلية جذابة لبناء مجموعة مقنعة ومتنوعة. يمكن أن تصبح هذه الخيارات أسلحة سرية للتنافسية لأصحاب الفنادق الذين يتنافسون في بيئة عالمية ديناميكية للاجتماعات والفعاليات.

تسلط منظمة التجارة الصناعية Meeting Planners International الضوء على تطلعات صناعة الاجتماعات والفعاليات.

تعميم تقنيات الواقع الافتراضي والواقع المعزز

لتحقيق المزيد من التفاعل في التجربة ، وجد استطلاع Eventbrite تجريبًا متزايدًا مع الواقع الافتراضي والواقع المعزز. تشكل هاتان التقنيتان اللتان تم تضخيمهما كثيرًا طرقًا جديدة للتفاعل مع حدث ما ، مما يتجاوز المساحة المادية الحالية لإنشاء أحداث هجينة.

يعمل الواقع الافتراضي (VR) على تقريب الحضور عن بُعد من تجربة العالم الحقيقي ، ويمكن أيضًا نشره في الموقع لتعزيز التحويلات للعارضين في المعرض التجاري. المسوقون المقصدون هم مثال رائع على ذلك ؛ من خلال تقديم إمكانات الواقع الافتراضي في الموقع ، تثير الوجهات ردود فعل عاطفية تعزز عائد الاستثمار لحضور الأحداث على غرار المعارض التجارية.

الواقع المعزز (AR) يضع المعلومات حرفياً فوق المساحة المادية. سواء كان ذلك لإيجاد الطريق خلال حدث كبير ، أو العثور على عارضين محددين ، أو بناء لوحات إعلانية جديدة للرعاة للتفاعل مع الحاضرين ، فإن الواقع المعزز يوسع إمكانيات الأحداث والاجتماعات كمراسلين لعالم الأعمال.

الجري الآن أمر لا بد منه

منذ بضع سنوات فقط بدا البث المباشر ممتازًا. اليوم ، ترى الأحداث أن التدفقات المباشرة هي حصص طاولة. سواء كان ذلك بمثابة تدفق دخل إضافي للحاضرين عن بُعد أو كقيمة مضافة للحاضرين الذين يريدون طرقًا مرنة لاستهلاك المحتوى ، فإن البث المباشر أصبح أكثر شيوعًا من أي وقت مضى. في استطلاع Eventbrite ، كان لدى 96٪ من منظمي الأحداث خطط للبث المباشر في عام 2019.

ميزة أخرى للبث المباشر هي أنه يمكن إعادة تجميع الفيديو في مقاطع أصغر للترويج على وسائل التواصل الاجتماعي ، وتسويق ما بعد الحدث للحضور ، وحتى كحزمة "فيديو فقط" قائمة بذاتها.

لأصحاب الفنادق الذين يتطلعون إلى المنافسة ، تأكد من الاستثمار في سعة النطاق الترددي لدعم احتياجات كل من منظم الحدث والحضور. هناك صبر قليل أو معدوم أو إنترنت بطيء.

ديناميكيات اللجنة المتغيرة تدفع بالاحتفال

إن التحركات الأخيرة من IHG و Hilton و Marriott لخفض العمولات من 10٪ إلى 7٪ في أمريكا الشمالية لها آثار واسعة النطاق. إلى جانب الانخفاض الواضح في الإيرادات لوكلاء السفر ومخططي الاجتماعات ، فإن التغيير يتطلب مزيدًا من الابتكار في التجربة.

ضمن هذه الاقتصاديات المتغيرة ، يركز "احتفال" الاجتماعات والأحداث بشكل أكبر على مشاركة الجمهور القوية التي تعزز رضا الحضور وشعبية الحدث.

على سبيل المثال ، يجب على أصحاب الفنادق التعاون مع مخططي الأحداث بشأن المكونات الإضافية للأحداث التي تزيد من التأثير والإيرادات ، مثل تقديم أنشطة خارج الموقع ، وتوسيع خيارات القائمة لتشمل المزيد من الاختيارات المتميزة ، ودعم التقنيات الجديدة داخل مساحة الاجتماع. توجد فرص تعاونية أخرى عند تنظيم الترفيه وتصميم العناصر المرئية والتخطيط لتخطيط الحدث وتدفقه.

وجدت Amex GBT أن العمولات المنخفضة هي على رأس أولويات المخططين.

الآن ، أكثر من أي وقت مضى ، يجب أن يقف كل حدث بمفرده دون الاعتماد على لجان الفنادق كمصدر رئيسي للتمويل. يمكن للفنادق تسهيل هذا التحول من خلال المساعدة في تقديم الأحداث بالتأثير الذي يريده المنظمون والخبرة التي يحبها الحاضرون.

البطون الكاملة تكذب رضا الطهي

تمثّل نوبات الاستياء التي تسمعها خطوط البوفيه تذكيرًا قويًا: لمجرد أن الحضور يأكلون الطعام لا يعني أنهم يحبون الطعام! نمت توقعات الطهي للحاضرين في الحدث جنبًا إلى جنب مع حركة المزرعة إلى المائدة. اليوم ، يجب أن تقدم الفنادق تغطية واسعة للأنظمة الغذائية والتفضيلات ، دون التضحية بالجودة أو زيادة الأسعار بشكل كبير. تعمل هذه العروض على زيادة رضا الحضور ، مما يزيد من احتمالية العودة ويجعل الحدث أكثر نجاحًا.

خارج جدول المؤتمر ، هناك أيضًا جاذبية نقطة ساخنة للطهي داخل الفندق. كمكان للأحداث المسائية أو اجتماعات الغداء أو الكوكتيلات ، تستخدم العديد من الفنادق المأكولات والمشروبات التي يقودها الطهاة كنقطة بيع رئيسية. وبما أن التكنولوجيا تسهل الكفاءة في تشغيل الفندق ، فإن توقعات الطهي هذه تمتد إلى خدمة الغرف.

"مع خيارات الحدث أكثر من أي وقت مضى ، أصبحت تجربة الحضور عاملًا مميزًا ومحركًا رئيسيًا في تحقيق أهداف الاجتماع أو الحدث." - توقعات الاجتماعات والفعاليات العالمية من Amex GBT

تطبيق الحدث المتكامل

لم يعد الحصول على تطبيق للأحداث اختياريًا. لحسن الحظ ، هناك طرق لتكييف الاستثمار مع الاحتياجات المحددة لكل حدث. على سبيل المثال ، يكلف تطبيق الويب أقل بكثير من تكلفة تطبيق حدث مستقل. وبينما يتطلب التطبيق المستقل استثمارًا أكثر حدة ، يمكن أن يكون العمود الفقري المتكامل لعمليات الحدث ، حيث يتعامل مع مجموعة متنوعة من المهام من CRM إلى الاتصال بالشبكات والتسجيل.

يدمج تطبيق الحدث التفاعل الاجتماعي من خلال تسهيل مشاركة المحتوى من الحدث. تعمل هذه الوظيفة على زيادة التفاعل لكل من الحاضرين والمشاهدين من بعيد.

"الطريقة التي نستخدم بها وسائل التواصل الاجتماعي في حياتنا الخاصة يتم استخدامها بشكل متزايد في حياتنا التجارية. لا يتعلق الأمر بإضافة علامة تصنيف إلى اجتماع ما ، بل التفكير في كيفية استخدامنا لوسائل التواصل الاجتماعي خلال حدث ما لإحداث تأثير أكبر ، واستخدامها بشكل أكبر لمناصرة المندوبين ". -بيرينالا أندرين ، اجتماعات وأحداث CWT

يسخر تطبيق الحدث أيضًا موجة الذكاء الاصطناعي ، حيث أصبحت روبوتات الدردشة مدفوعة بالتعلم الآلي منتشرة في كل مكان في عام 2019. يمكن لمنظمي الأحداث والفنادق الاستفادة من شعبية تطبيق الحدث للتواصل مع الحاضرين والضيوف بطرق جديدة. من خلال كونه أكثر فائدة في توفير المعلومات من خلال واجهات المحادثة ، يرسخ التطبيق نفسه كأداة اتصال لا بد منها.

اجتماعات صغيرة وخارج المواقع

الاجتماعات والمناسبات ليست كلها شؤون ضخمة. في الواقع ، أحد أسرع قطاعات الاجتماعات والفعاليات نموًا يكون على الجانب الأصغر. هذه بشكل عام اجتماعات الموظفين خارج المواقع والاجتماعات الصغيرة التي لا تحتوي على الكثير من الأشخاص ولكنها لا تزال تتطلب تنفيذًا مدروسًا.

ظهر هذا الاتجاه من اعتماد العمل عن بعد ، والذي يوفر مرونة جغرافية لموظفي الشركة ولكنه يقلل من فرص التفاعلات وجهاً لوجه. بالنسبة لبعض الشركات ، أصبح العمل خارج الموقع ربع السنوي هو القاعدة.

انتشرت تقنية الحجوزات الجماعية للخدمة الذاتية في السنوات الأخيرة. تقدم شركات مثل Breather و Bizly واجهة مبسطة لتنظيم اجتماع صغير بسرعة وكفاءة. ستتسارع أهمية الاجتماعات الصغيرة وخارج المواقع خلال عام 2019.

***

عندما تبدأ الفنادق في الاستجابة لطلبات تقديم العروض للأحداث في عمق عام 2019 وما بعده ، ليس من السهل التنبؤ بما سيكون عليه العالم بمجرد اقتراب الحدث. أفضل نهج هو النظر في سرعة الاتجاهات الحالية لفهم التأثير المحتمل على حدث في المستقبل.

ومع ذلك ، من المستحيل التنبؤ بالمستقبل ، لذلك يجب أن تكون الفنادق ذكية في عروضها. ستكون الفنادق التي تتكيف ديناميكيًا هي الأنسب لالتقاط المزيد من الاجتماعات والفعاليات القيمة.