תוכן

מבוא
רשימה קצרה של ספקים
רשימת תכונה
הערכות תמחור
יישום
התפתחויות אחרונות
הורדות חינם
FAQs
לקריאה נוספת
מֵתוֹדוֹלוֹגִיָה

מצא את ההתאמה שלך

ספר לנו על המלון שלך וגלה איזה תוכנה לניהול אירועים הספק הוא הטוב ביותר עבורך.

קבל ייעוץ - זה בחינם

איך אנחנו עושים כסף

הטוב ביותר פגישות ואירועים כלים

10 Best Event Management Software for Hotels in 2025

Jordan Hollander

| עודכן לאחרונה אוגוסט 06, 2024

30 מוצרים שנבדקו

538 מלונות נסקרו

רשימה קצרה של ספקים

רשימת תכונה

הערכות תמחור

שאלות ותשובות

סקרנו 538 מלונאים ביותר מ-35 מדינות כדי להבין מהם הספקים הטובים ביותר של תוכנה לניהול אירועים, יחד עם כל מה שצריך לדעת כדי לקנות את ה-תוכנה לניהול אירועים הנכון עבור המלון שלך (כולל המדריך שלנו 2025 תוכנה לניהול אירועים ). אנו גם אוספים נתוני קריטריונים מרכזיים להחלטות, כולל זמינות אינטגרציה, מערכת אקולוגית של שותפים, המלצות מומחים ועוד (למידע נוסף על מתודולוגיית הדירוג של HTR ).

כלי חינמי

תן לנו למצוא את הנכון תוכנה לניהול אירועים בשבילך

ספר לנו על מיקום המלון שלך, ספירת החדרים, האינטגרציות והדרישות ואנו נשלח רשימה מותאמת אישית בחינם של ספקים מומלצים.

תכונות

התכונות החשובות ביותר של תוכנת ניהול אירועים

לוח הזמנות: לוח השנה מארגן אירועים קרובים (ואת כל הפרטים שלהם) בפורמט קל לקריאה, המכיל מידע כמו מנהל המכירות שהוקצה, החלל, התפריט הנבחר, דרישות החניה, צרכי ה-A/V ועוד. .
מסד נתונים של לקוחות: כמו Rolodex דיגיטלי, מסד נתונים של לקוחות מכיל מידע ליצירת קשר כמו כתובת דואר אלקטרוני ומספר טלפון, חברה או ארגון, שיטות תשלום והיסטוריית אירועים.
הזמנות לאירועי אירועים: מערכת טובה לניהול אירועים מאפשרת לך ליצור BEOs בכמה קליקים בלבד. העלה את כל התפריטים והתמחור שלך פעם אחת, ותוכל להגדיר בקלות BEOs על סמך ספירת האורחים ובחירות התפריט עבור כל אירוע נתון.
ניהול משימות: משימות ועקבות עוזרות לך למנוע נפילה של פרטים בין הסדקים. תזכורות אלו יכולות להפעיל על פי זרימת עבודה מוגדרת מראש (כמו תזכורת להפצת BEOs 3 ימים לפני כל אירוע) או אד-הוק (כמו תזכורת להרים את פסל הקרח לקבלת פנים בחתונה).
ניהול קשרי לקוחות: בנה וטפח קשרים עם לקוחות קיימים ופוטנציאליים באמצעות מודול ה-CRM של מערכת ניהול האירועים שלך. אתה יכול לבנות קמפיינים בדוא"ל המפרסמים מבצעים מיוחדים, משתפים חדשות ועדכונים, או שולחים איחולים לחג כך שהמקום שלך תמיד יהיה בראש.
מעבד תשלומים: טען כרטיסי אשראי בצורה חלקה עם מעבד תשלומים משולב.
מסמכים וחוזים: צור במהירות מסמכים ממותגים כמו תפריטים וחוזים עם היכולת לשלוח חוזים לחתימה באופן אלקטרוני.
דיווח: השג הבנה מעמיקה יותר של ביצועי ההכנסות שלך עם מודול הניתוח של מערכת ניהול האירועים והפוך משימות לאוטומטיות כמו הידור ושליחת דוחות.
שילובים: חבר את מערכת ניהול האירועים שלך למערכת ניהול הנכסים של המלון, למעבד התשלומים או למערכת ניהול קשרי לקוחות לזרימה חלקה של נתונים בין המחלקות.

תמחור

כמה עולה תוכנה לניהול אירועים?

מערכות ניהול אירועים מגיעות לרוב בתשלום חודשי, והתשלום משתנה בהתאם לפונקציונליות הדרושה לכם ולהיקף העסק שלכם. שימו לב שלפני שאתם מוכנים להתחייב, כדאי לעשות הדגמה או להירשם לגרסת ניסיון בחינם כדי שתהיו בטוחים שאתם בוחרים במערכת הנכונה. מערכת ניהול אירועים בסיסית לאולם קטן יכולה לעלות בסביבות $100 לחודש, ומערכת חזקה יותר שיכולה לתמוך במספר משתמשים ובמספר מיקומים תעלה כמה מאות דולרים לחודש. מערכות ברמת הארגון גובות לרוב עמלת התקנה או הטמעה, בעוד שמערכות בסיסיות לא גובות. אם למערכת יש מעבד תשלומים משולב, תצטרך לשלם גם עמלת עיבוד תשלומים, שהיא בדרך כלל בסביבות 2% מהכספים המעובדים.

יישום

איך התהליך להטמעת תוכנה חדשה לניהול אירועים?

תהליך ההגדרה של מערכת ניהול אירועים יכול להיות מהיר כמו יום אחד או, עבור מקומות מורכבים יותר עם הרבה היסטוריה, זה יכול לקחת כמה שבועות. המשימה הגדולה ביותר בתהליך היישום היא להזין את הפרטים על חדרי האירועים, התפריטים, התמחור, החוזים וחומרים אחרים המשמשים בתהליך המכירה. אם אתה עובר ממערכת קיימת, חלק ממערכות ניהול האירועים מציעות תמיכה בהעברות נתונים (בתשלום) מה שיכול להאיץ מאוד את התהליך. אחרת, אתה תבנה תפריטים ותעלה חוזים באופן ידני. אם אתה מפעיל את המקום שלך במשך זמן מה, תרצה גם להעלות את מסד הנתונים של הלקוחות שלך כדי לשמור על גישה לפרטי קשר ולהיסטוריה.

לאחר שכל הנתונים שלך נמצאים במערכת, תוכל להכשיר את הצוות שלך ולשלב את מערכת ניהול האירועים בתהליכים היומיומיים שלך. אחת השיטות המומלצות לפני היציאה לשידור מלא היא להזמין אירוע מבחן: לעבור על כל השלבים, משליחת חוזה ועד הדפסת ה-BEOs, כדי לאשר שהכל עובד כמו שאתה מצפה ממנו. הדבר האחרון שאתה רוצה הוא להשתמש באירוע אמיתי בתור שפן הניסיונות שלך!

שאלות נפוצות

גם המלונאים תשאלו

What success metrics (KPIs) should you focus on?

Sales revenue: An event management system should help your team book more events and pull them off more successfully, so you should see revenue growth after implementing one. Tracking your sales revenue, especially year-over-year, will help you determine the impact of this technology partner. Client satisfaction: Sending surveys after your events is a great way to collect client satisfaction data, and you can monitor this data to spot trends and determine if your current processes are working. Ideally, client satisfaction will increase after you implement an event management system.

What is an event management system?

An event management system is a software application with all the tools necessary for events professionals to sell, contract, plan, and execute a function. Key features include a booking calendar, task management, payment processing, and banquet event order creation.

What is EMS event management?

In the events industry, EMS is an abbreviation for Event Management System, which is software that sales and catering managers use to plan events and coordinate activities among the team executing the event.

What are the 7 P's of event management?

The 7 P’s is a framework to use when planning an event with as much value to the attendees as possible. The 7 P’s are Purpose (why does the event exist?), Place (where will you meet?), Partners (who will help you pull it off?), Plan (how will you pull it off?), Practice (ensuring everything runs smoothly), Promote (securing attendance), and Post-Show (thanking attendees and continuing to nurture relationships after the event ends).

What type of software applications are used in the event management business?

In addition to an event management system, which is the most comprehensive type of software in the events business, sales managers might also use catering management software and project management apps. Catering managers or meeting planners might also leverage registration software, fundraising apps, and platforms for attendee engagement (like polling apps) when executing events.