Hoe we geld verdienen

HET BESTE VERGADERINGEN &AMP; EVENEMENTEN HULPMIDDELEN

10 Best Event Management Software for Hotels in 2025

Jordan Hollander

| Laatst bijgewerkt augustus 06, 2024

30 PRODUCTEN BEOORDEELD

536 HOTELIERS ONDERZOCHT

Verkoper shortlist

Functie-checklist

Prijsschattingen

Vragen

We hebben 536 hoteliers in meer dan 35 landen ondervraagd om te begrijpen welke Software voor evenementenbeheer leveranciers het beste zijn, samen met alles wat u moet weten om de juiste Software voor evenementenbeheer voor uw hotel te kopen (inclusief onze 2025 Software voor evenementenbeheer Guide ). We verzamelen ook belangrijke beslissingscriteria, waaronder integratiebeschikbaarheid, partnerecosysteem, aanbevelingen van experts en meer (lees meer over de rangschikkingsmethodologie van HTR ).

GRATIS GEREEDSCHAP

Laten we de juiste vinden Software voor evenementenbeheer voor jou

Vertel ons over de locatie van uw hotel, het aantal kamers, integraties en vereisten en we sturen u een gratis aangepaste lijst met aanbevolen leveranciers.

Hotel Sales & Catering Software

Leer meer

KENMERKEN

Belangrijkste kenmerken van evenementenbeheersoftware

Reserveringskalender: De kalender organiseert aankomende evenementen (en alle details daarvan) in een gemakkelijk te lezen formaat. De kalender bevat informatie zoals de toegewezen salesmanager, de ruimte, het gekozen menu, parkeervereisten, A/V-behoeften en meer.
Klantendatabase: Net als een digitale Rolodex bevat een klantendatabase contactgegevens zoals e-mailadres en telefoonnummer, bedrijf of organisatie, betaalmethoden en gebeurtenisgeschiedenis.
Bestellingen voor banketevenementen: Met een goed eventmanagementsysteem kunt u BEO's maken met slechts een paar klikken. Upload al uw menu's en prijzen één keer en u kunt eenvoudig BEO's configureren op basis van het aantal gasten en menuselecties voor een bepaald evenement.
Taakbeheer: Taken en traces helpen u voorkomen dat details door de mazen van het net glippen. Deze herinneringen kunnen worden geactiveerd volgens een vooraf ingestelde workflow (zoals een herinnering om BEO's 3 dagen voor elk evenement te verspreiden) of ad hoc (zoals een herinnering om het ijssculptuur op te halen voor een huwelijksreceptie).
Customer relationship management: Bouw en onderhoud relaties met huidige en potentiële klanten met de CRM-module van uw event management systeem. U kunt e-mailcampagnes opzetten die speciale aanbiedingen adverteren, nieuws en updates delen of vakantiewensen versturen, zodat uw locatie altijd top of mind is.
Betalingsverwerker: betaal creditcards naadloos met een geïntegreerde betalingsverwerker.
Documenten en contracten: maak snel merkdocumenten zoals menu's en contracten. U kunt contracten ook elektronisch ter ondertekening versturen.
Rapportage: Krijg meer inzicht in uw omzetprestaties met de analysemodule van het eventmanagementsysteem en automatiseer taken zoals het samenstellen en verzenden van rapporten.
Integraties: Koppel uw eventmanagementsysteem aan het property managementsysteem, de betalingsverwerker of het CRM-systeem van uw hotel voor een naadloze gegevensstroom tussen afdelingen.

PRIJS

Hoeveel kost evenementenbeheersoftware?

Event management systemen hebben meestal een maandelijkse vergoeding, en de vergoeding varieert op basis van de functionaliteit die u nodig hebt en de omvang van uw bedrijf. Houd er rekening mee dat het een goed idee is om een demo te doen of u aan te melden voor een gratis proefperiode voordat u zich vastlegt, zodat u er zeker van bent dat u het juiste systeem kiest. Een basis event management systeem voor een kleine locatie kan ongeveer $ 100 per maand kosten, en een robuuster systeem dat meerdere gebruikers en verschillende locaties kan ondersteunen, kost een paar honderd dollar per maand. Systemen op ondernemingsniveau brengen vaak een installatie- of implementatievergoeding in rekening, terwijl basissystemen dat niet doen. Als het systeem een geïntegreerde betalingsverwerker heeft, moet u ook een vergoeding voor betalingsverwerking betalen, die meestal ongeveer 2% van de verwerkte fondsen bedraagt.

IMPLEMENTATIE

Hoe verloopt het implementatieproces van nieuwe software voor evenementenbeheer?

Het installatieproces voor een event management systeem kan binnen één dag klaar zijn, maar voor complexere locaties met veel geschiedenis kan het een paar weken duren. De grootste taak in het implementatieproces is het invoeren van de details over uw feestzalen, menu's, prijzen, contracten en andere materialen die in het verkoopproces worden gebruikt. Als u migreert van een bestaand systeem, bieden sommige event management systemen ondersteuning voor gegevensoverdracht (tegen betaling), wat het proces aanzienlijk kan versnellen. Anders zult u handmatig menu's moeten maken en contracten moeten uploaden. Als u uw locatie al een tijdje runt, wilt u ook uw klantendatabase uploaden, zodat u toegang behoudt tot contactgegevens en geschiedenis.

Zodra al uw gegevens in het systeem staan, kunt u uw personeel trainen en het event management systeem in uw dagelijkse processen opnemen. Een best practice voordat u volledig live gaat, is om een test event te boeken: doorloop alle stappen, van het versturen van een contract tot het printen van de BEO's, om te bevestigen dat alles werkt zoals u verwacht. Het laatste wat u wilt, is een echt event als proefkonijn gebruiken!

Veelgestelde vragen

Hoteliers vragen ook

What success metrics (KPIs) should you focus on?

Sales revenue: An event management system should help your team book more events and pull them off more successfully, so you should see revenue growth after implementing one. Tracking your sales revenue, especially year-over-year, will help you determine the impact of this technology partner. Client satisfaction: Sending surveys after your events is a great way to collect client satisfaction data, and you can monitor this data to spot trends and determine if your current processes are working. Ideally, client satisfaction will increase after you implement an event management system.

What is an event management system?

An event management system is a software application with all the tools necessary for events professionals to sell, contract, plan, and execute a function. Key features include a booking calendar, task management, payment processing, and banquet event order creation.

What is EMS event management?

In the events industry, EMS is an abbreviation for Event Management System, which is software that sales and catering managers use to plan events and coordinate activities among the team executing the event.

What are the 7 P's of event management?

The 7 P’s is a framework to use when planning an event with as much value to the attendees as possible. The 7 P’s are Purpose (why does the event exist?), Place (where will you meet?), Partners (who will help you pull it off?), Plan (how will you pull it off?), Practice (ensuring everything runs smoothly), Promote (securing attendance), and Post-Show (thanking attendees and continuing to nurture relationships after the event ends).

What type of software applications are used in the event management business?

In addition to an event management system, which is the most comprehensive type of software in the events business, sales managers might also use catering management software and project management apps. Catering managers or meeting planners might also leverage registration software, fundraising apps, and platforms for attendee engagement (like polling apps) when executing events.