Sorry, this functionality is only available for verified hoteliers
The project dashboard is a free tool that is only available to verified hoteliers to make adopting new technology easier by streamlining their research and simplifying their communication workflow.
10 beste eventmanagementsoftware voor hotels in 2026
Door Jordan Hollander
Laatst bijgewerkt op 31 maart 2026
Jordan Hollander
CEO @ Hotel Tech Report
Jordan is the co-founder of HotelTechReport, the hotel industry's app store where millions of professionals discover tech tools to transform their businesses. He was previously on the Global Partnerships team at Starwood Hotels & Resorts. Prior to his work with SPG, Jordan was Director of Business Development at MWT Hospitality and an equity analyst at Wells Capital Management. Jordan received his MBA from Northwestern’s Kellogg School of Management where he was a Zell Global Entrepreneurship Scholar and a Pritzker Group Venture Fellow.
-
513
artikelen bijgedragen
Onze reviewers beoordelen software onafhankelijk. Lees hoe we blijf transparant, bekijk onze beoordelingsmethodologie, en vertel het ons over tools die we mogelijk over het hoofd hebben gezien.
Deze lijst is gebaseerd op onderzoek dat we sinds 2017 hebben uitgevoerd, waarbij we tientallen eventmanagementsoftware hebben geanalyseerd aan de hand van geverifieerde beoordelingen van hoteliers, diepgaande productanalyses en onze eigen HTScore.
Invoering
Als uw hotel afhankelijk is van inkomsten uit groepsboekingen en evenementen, is uw evenementenmanagementsoftware niet zomaar een planningstool. Het heeft een directe invloed op hoe snel u deals sluit, hoe soepel evenementen verlopen en hoeveel omzet u daadwerkelijk genereert.
De meeste hotels worstelen niet met het plannen van evenementen, maar met alles eromheen: trage reactietijden op vragen, niet-geïntegreerde verkoop- en operationele teams en gemiste inkomsten die verborgen zitten in spreadsheets, e-mails en handmatige processen. Evenementenmanagementsoftware is er om dit op te lossen door workflows te centraliseren, de coördinatie te automatiseren en uw team één betrouwbare bron van informatie te bieden gedurende de gehele levenscyclus van het evenement.
Maar niet alle platforms zijn hetzelfde. Sommige tools helpen je georganiseerd te blijven. De beste systemen fungeren als operationele infrastructuur: ze verbinden verkoopprocessen, cateringuitvoering en rapportage, zodat je team sneller kan werken, fouten kan verminderen en meer omzet kan genereren bij elk evenement.
Om u te helpen de overvloed aan aanbiedingen te filteren en een weloverwogen beslissing te nemen, hebben we 816 hoteliers in 45 landen ondervraagd en die feedback gecombineerd met praktische productdemonstraties. Bij Hotel Tech Report beoordelen we platforms op basis van prestaties in de praktijk – we kijken naar de diepte van de workflow, de sterkte van de integraties en voor welke soorten hotels elk systeem geschikt is.
Deze gids is bedoeld om u te helpen bij het beantwoorden van de belangrijke vragen die spelen bij de keuze van een platform:
Zal dit de handmatige coördinatie tussen verkoop en operationele afdeling daadwerkelijk verminderen?
Kan het onze complexe evenementen aan, en niet alleen een vereenvoudigde versie ervan?
Hoeveel sneller kunnen we inkomende aanvragen beantwoorden en omzetten in conversies?
Zal het ons helpen om meer inkomsten uit elk evenement te halen?
Past dit bij onze huidige teamstructuur, en ook in de toekomst?
Zie dit als een praktische routekaart – niet alleen om de categorie te begrijpen, maar ook om u te helpen snel het eventmanagementplatform te vinden dat daadwerkelijk bij uw bedrijfsvoering past, gebaseerd op echte hotelgegevens en beproefde aankoopmodellen.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
- 9.
- 10.
Meer dan 2 miljoen toonaangevende hotelprofessionals vertrouwen op ons advies
LAATST BIJGEWERKT
APPS GETEST
BIJDRAGEN VAN EXPERTS
Hoe we eventmanagementsoftware evalueren
Op papier lijken veel softwareplatforms voor evenementenbeheer op elkaar, maar in de praktijk kunnen ze sterk verschillen. De echte test is hoe ze omgaan met de dagelijkse werkzaamheden – waar inefficiënties, noodoplossingen en gemiste inkomsten vaak aan het licht komen. Daarom is het zo belangrijk om te kijken naar de ervaringen van andere hotelhouders bij het gebruik van deze systemen in de praktijk. Bij Hotel Tech Report beoordelen we oplossingen vanuit het perspectief van de hotelmanager, waarbij we geverifieerde beoordelingen van hotelhouders combineren met praktische productanalyses om te laten zien wat in de praktijk echt werkt.
Hoe bepalen we de typen?
Software voor evenementenbeheer loopt sterk uiteen, maar de belangrijkste verschillen voor hotelmanagers hebben doorgaans betrekking op een paar kernaspecten die direct van invloed zijn op de workflow, het eigenaarschap en de schaalbaarheid:
Functionaliteitsbereik: of het platform zich richt op de uitvoering van evenementen (planning en uitvoering) of de volledige levenscyclus van verkoop tot uitvoering ondersteunt.
Primaire gebruiker/eigenaar: verkoopteams, catering-/operationele teams of gecentraliseerde omzet-/commerciële teams
Niveau van zelfservice voor de klant: volledig interne tools versus platforms waarmee planners evenementen direct kunnen boeken en beheren.
Integratiediepte: losstaande tools versus nauw geïntegreerde systemen die zijn gekoppeld aan PMS, CRM en andere hoteltechnologie.
Deze factoren bepalen hoe hotels leveranciers evalueren en uiteindelijk welke oplossing het beste aansluit bij hun operationele behoeften.
Vergelijkingsvoorbeeld
Type | Belangrijkste onderscheidende factor | Het beste voor | Teamdeelname / Controlemodel | Typische integratievereisten | Afwegingen |
|---|---|---|---|---|---|
Verkoop- en cateringsystemen | End-to-end beheer van de levenscyclus van evenementen | Hotels met volledige service, resorts, grote evenementenlocaties | Samenwerking tussen verkoop, catering en operationele zaken | Diepgaande integraties met PMS-, CRM- en boekhoudsystemen. | Hogere complexiteit, langere implementatietijd |
Hulpmiddelen voor evenementenplanning en -uitvoering | Uitvoeringsgerichte evenementcoördinatie | Vastgoedobjecten met een hoog evenementenvolume | Werkprocessen gericht op operationele processen/catering | Gemiddelde integraties (PMS, POS) | Beperkte functionaliteit van de verkooppijplijn |
Online boekings- en zelfbedieningsplatformen | Door planners aangestuurde boekingen en automatisering | Kleine hotels, vergaderruimtes, beperkte service | Planners kunnen eenvoudig zelf hun planning maken. | Lichtintegraties of standalone | Minder controle over complexe gebeurtenissen |
Platformen voor locatie- en portfoliobeheer | Meerdere panden en gecentraliseerde controle | Hotelgroepen, ketens, collecties van locaties | Gecentraliseerde verkoop-/commerciële teams | Sterke CRM- en multi-property-integraties | Mogelijk te groot gebouwd voor individuele woningen. |
Verkoop- en cateringsystemen
Deze platforms zijn ontworpen om de volledige levenscyclus van groeps- en evenementboekingen te beheren, van het genereren van leads en het opstellen van offertes tot de uitvoering en facturering.
Categorie | Details |
|---|---|
Typische koper | Directeur Verkoop, Directeur Catering of Commercieel Leidinggevende |
Best passende eigenschappen | Hotels met volledige service, resorts, congrescentra en grote stedelijke complexen met aanzienlijke inkomsten uit groepsreserveringen en catering. |
Sterke punten | • Een uniform overzicht van de volledige verkoop- en evenementenpipeline |
Afwegingen | • Complexer om te implementeren en te configureren |
Als het niet past | • Hotels met minimale groepsreserveringen of eenvoudige vergaderbehoeften |
Hulpmiddelen voor evenementenplanning en -uitvoering
Deze oplossingen richten zich voornamelijk op de uitvoeringskant van evenementen en helpen teams bij het beheren van logistiek, planning, middelen en de coördinatie op de dag zelf.
Categorie | Details |
|---|---|
Typische koper | Cateringmanagers, banketteams, operationele leiders |
Best passende eigenschappen | Hotels en locaties met een hoge evenementenfrequentie, met name waar de complexiteit van de bedrijfsvoering de grootste uitdaging vormt. |
Sterke punten | • Stroomlijnt de evenementvoorbereiding, personeelsplanning en toewijzing van middelen. |
Afwegingen | • Beperkte ondersteuning voor leadmanagement en verkoopprocessen |
Als het niet past | • Vastgoedobjecten die behoefte hebben aan een uniform platform voor verkoop en operationele processen |
Online boekings- en zelfbedieningsplatformen
Deze platforms stellen evenementenplanners in staat om online de beschikbaarheid te bekijken, evenementenpakketten samen te stellen en vergaderruimte te boeken, vaak met minimale tussenkomst van personeel.
Categorie | Details |
|---|---|
Typische koper | Algemeen managers, omzetmanagers of lean commerciële teams |
Best passende eigenschappen | Hotels met beperkte service, kleinere accommodaties en locaties gericht op eenvoudige vergaderingen of kleinschalige evenementen. |
Sterke punten | • Vermindert handmatig werk door aanvragen en boekingen te automatiseren |
Afwegingen | • Beperkte flexibiliteit voor complexe, op maat gemaakte evenementen |
Als het niet past | • Locaties die grote, persoonlijke evenementen of bruiloften organiseren |
Platformen voor locatie- en portfoliobeheer
Deze systemen zijn ontworpen voor omgevingen met meerdere locaties en bieden gecentraliseerde controle over de verkoop, beschikbaarheid en prestaties van evenementen op verschillende locaties.
Categorie | Details |
|---|---|
Typische koper | Bedrijfsverkoopteams, commerciële leiders of gecentraliseerde omzetafdelingen |
Best passende eigenschappen | Hotelgroepen, -ketens en -organisaties die meerdere evenementenlocaties of -accommodaties beheren. |
Sterke punten | • Gecentraliseerd overzicht van alle eigenschappen en evenementenprocessen |
Afwegingen | • Vereist afstemming tussen de verschillende vestigingen en teams |
Als het niet past | • Onafhankelijke hotels of exploitanten van één enkel pand |
Hoe kies je het juiste type?
De juiste eventmanagementsoftware hangt minder af van een lijst met functies en meer van de manier waarop uw team werkt. Begin met te bepalen wie binnen uw organisatie verantwoordelijk is voor de eventlevenscyclus, hoe complex uw evenementen zijn en of uw prioriteit ligt bij het stimuleren van de verkoop, het verbeteren van de uitvoering of het schalen over verschillende locaties. Evalueer vervolgens hoeveel controle u wilt behouden versus automatiseren, en hoe nauw het systeem moet integreren met uw bestaande technologie. De beste keuze is degene die aansluit bij uw operationele realiteit, niet alleen bij uw wensenlijstje.
Evenementenmanagementsoftware vormt de operationele ruggengraat voor het beheren van groepsboekingen en evenementen, en verbindt verkoop-, plannings- en uitvoeringsprocessen in één systeem. Deze platforms helpen hotelteams bij het coördineren van complexe evenementen, het stroomlijnen van de communicatie tussen afdelingen en het ervoor zorgen dat er niets over het hoofd wordt gezien, van de eerste aanvraag tot de nazorg na het evenement.
In plaats van te vertrouwen op losgekoppelde tools, spreadsheets en handmatige coördinatie, centraliseert eventmanagementsoftware eventgegevens, standaardiseert processen en verbetert het inzicht voor alle teams. Dit vermindert niet alleen operationele frictie, maar helpt hotels ook om de inkomsten uit vergaderingen, conferenties en groepsboekingen te maximaliseren.
Vermogen | Beschrijving | Operationele waarde |
|---|---|---|
Lead- en aanvraagbeheer | Verzamelt binnenkomende evenementaanvragen vanuit meerdere kanalen en organiseert deze in een gecentraliseerde pipeline. | Zorgt ervoor dat er geen leads verloren gaan en verbetert de reactietijden, waardoor de conversiepercentages stijgen. |
Voorstel- en contractbeheer | Hiermee kunnen teams op maat gemaakte offertes en contracten voor evenementen opstellen, verzenden en volgen. | Standaardiseert verkoopworkflows en versnelt dealcycli, terwijl handmatige fouten worden verminderd. |
Evenementenplanning & BEO-management | Genereert gedetailleerde evenementplannen en banketorders (BEO's) waarin alle evenementvereisten worden beschreven. | Brengt verkoop-, catering- en operationele teams op één lijn met elkaar door middel van één betrouwbare bron van informatie. |
Functieruimte en resourceplanning | Beheert de beschikbaarheid en toewijzing van vergaderruimtes, evenementenlocaties en apparatuur. | Voorkomt dubbele boekingen en optimaliseert het gebruik van ruimtes die inkomsten genereren. |
Catering & Menubeheer | Hiermee kunnen teams menu's, prijzen en servicepakketten voor evenementen configureren. | Verbetert de consistentie in de F&B-activiteiten en ondersteunt mogelijkheden voor upselling. |
Taak- en workflowautomatisering | Automatiseert interne taken, goedkeuringen en meldingen binnen verschillende afdelingen. | Vermindert handmatige coördinatie en zorgt voor tijdige uitvoering van evenementvereisten. |
Samenwerking en communicatie met de klant | Biedt hulpmiddelen voor communicatie met planners, het delen van updates en het beheren van wijzigingen. | Verbetert de transparantie en vermindert de heen-en-weercommunicatie tussen hotelteams en klanten. |
Online boeken en zelfbediening (indien ondersteund) | Hiermee kunnen planners de beschikbaarheid controleren en evenementruimtes direct online reserveren. | Verhoogt de boekingssnelheid en speelt in op de vraag buiten kantooruren. |
Facturering en omzetregistratie | Registreert evenementkosten en integreert met financiële systemen voor facturering. | Zorgt voor een nauwkeurige registratie van inkomsten en vereenvoudigt de financiële afstemming. |
Rapportage en prestatieanalyse | Biedt inzicht in evenementomzet, conversieratio's en ruimtebenutting. | Helpt teams bij het optimaliseren van prijzen, verkoopstrategieën en de algehele winstgevendheid van evenementen. |
In tegenstelling tot losstaande planningstools of handmatige processen, verbindt eventmanagementsoftware de volledige eventlevenscyclus in een uniforme workflow. Verkoopteams kunnen aanvragen efficiënter omzetten in geboekte evenementen, terwijl operationele teams een duidelijk inzicht krijgen in de uitvoeringsvereisten.
Operationeel gezien fungeren deze platforms als een centrale coördinatielaag tussen afdelingen. Geïntegreerd met systemen zoals het PMS, CRM, POS en boekhoudsoftware, maken ze realtime gegevensuitwisseling mogelijk, automatiseren ze workflows voor dienstverlening en zorgen ze ervoor dat alle evenementgerelateerde inkomsten nauwkeurig worden geregistreerd en toegewezen. Dit niveau van integratie is cruciaal voor het leveren van naadloze evenementervaringen en het behouden van operationele efficiëntie op grote schaal.
Op het eerste gezicht lijken veel softwareplatformen voor evenementenbeheer op elkaar. De meeste leveranciers benadrukken functies zoals tools voor het maken van offertes, evenementdiagrammen of planningsmogelijkheden, waardoor het lastig kan zijn om de wezenlijke verschillen tussen de oplossingen te onderscheiden.
Onder de oppervlakte kunnen deze platforms echter aanzienlijk verschillen in de manier waarop ze de daadwerkelijke hotelactiviteiten ondersteunen. Verschillen in workflowautomatisering, integratiediepte en gebruiksgemak voor verschillende teams bepalen vaak of een systeem de efficiëntie daadwerkelijk verbetert of juist een extra laag complexiteit toevoegt.
Dit evaluatiekader richt zich op wat het belangrijkst is in de dagelijkse bedrijfsvoering: hoe goed het platform de verkoop- en uitvoeringsprocessen met elkaar verbindt, hoe naadloos het integreert met de kernsystemen van het hotel en hoe effectief het handmatig werk vermindert en tegelijkertijd de omzet verhoogt.
Het doel is om hotelhouders te helpen verder te kijken dan louter checklistjes met functionaliteiten en platforms te identificeren die een meetbare operationele impact hebben, in plaats van alleen oppervlakkige functionaliteit.
Evaluatiescorekaart
Vermogen | Belang | Wat te vragen aan leveranciers | Wat goedheid inhoudt | Waarschuwingssignalen / Zwakke implementaties |
|---|---|---|---|---|
PMS-integratie | ★★★★★ | Synchroniseert het systeem groepsboekingen, kamerblokken en rekeningoverzichten in realtime met het PMS? | Tweewegs, realtime integratie met geautomatiseerde updates tussen systemen. | Handmatige synchronisatie, vertraagde updates of afhankelijkheid van CSV-import |
CRM- en verkooppijplijnbeheer | ★★★★★ | Kunnen verkoopteams leads, offertes en conversies binnen het platform volgen? | Volledig geïntegreerd proces met inzicht van aanvraag tot boeking. | Aparte systemen nodig voor het bijhouden van verkopen of beperkt inzicht in de verkooppijplijn. |
Evenementenplanning & BEO-management | ★★★★★ | Hoe worden BEO's gegenereerd, bijgewerkt en gedeeld tussen teams? | Dynamische BEO's met realtime updates die toegankelijk zijn voor alle afdelingen. | Problemen met statische documenten of handmatig versiebeheer |
Functioneel ruimte- en resourcebeheer | ★★★★★ | Kan het systeem dubbele boekingen voorkomen en het ruimtegebruik optimaliseren? | Realtime beschikbaarheid met geautomatiseerde conflictdetectie. | Handmatige planning of risico op overlappende boekingen |
Workflowautomatisering en taakroutering | ★★★★☆ | Worden taken en serviceaanvragen automatisch aan afdelingen toegewezen? | Geautomatiseerde workflows met meldingen en statusbewaking | Afhankelijkheid van e-mail, spreadsheets of handmatige opvolging |
Catering & F&B-management | ★★★★☆ | Kunnen menu's, prijzen en pakketten eenvoudig worden geconfigureerd en bijgewerkt? | Flexibel menubeheer met prijsregels en upsell-opties. | Strikte configuraties of een sterke afhankelijkheid van leveranciers voor updates. |
Tools voor samenwerking met klanten | ★★★★☆ | Kunnen planners evenementdetails digitaal bekijken, goedkeuren en wijzigen? | Gedeelde portals of communicatietools met realtime updates | Veel heen en weer mailen of gebrek aan inzicht in de klant |
Rapportage en analyses | ★★★★☆ | Welke meetgegevens zijn beschikbaar voor het bijhouden van de prestaties en de opbrengsten van evenementen? | Dashboards met inzicht in conversieratio's, omzet en gebruik. | Beperkte rapportage of afhankelijkheid van handmatige export |
Ondersteuning voor meerdere panden/portefeuilles | ★★★☆☆ | Kan het systeem gebeurtenissen voor meerdere panden centraal beheren? | Gecentraliseerd overzicht en gestandaardiseerde workflows op alle locaties. | Gefragmenteerde gegevens of gebrek aan coördinatie tussen eigenschappen |
Integratie-ecosysteem (kassasysteem, boekhouding, enz.) | ★★★★☆ | Met welke systemen integreert het platform naast het PMS nog meer? | Open API's en sterke integraties met kassasystemen, financiële systemen en andere tools. | Gesloten systemen met beperkte of aangepaste integraties. |
Vragen die de deal kunnen breken
Deze vragen kunnen snel beperkingen aan het licht brengen en helpen om zwakke leveranciers te elimineren voordat er tijd wordt geïnvesteerd in diepgaandere evaluaties.
Werkt het platform de reserveringen van hotelkamers en de bijbehorende kosten direct en in realtime bij in het PMS?
Anders kan uw team gedwongen worden om gegevens handmatig te beheren, waardoor het risico op fouten en gemiste inkomsten toeneemt.
Worden evenementtaken en serviceaanvragen automatisch doorgestuurd naar de juiste afdelingen?
Platformen die afhankelijk zijn van e-mail of handmatige coördinatie creëren vaak knelpunten en communicatieproblemen.
Kunnen de verkoop-, catering- en operationele teams met dezelfde realtime evenementgegevens werken?
Als teams in afzonderlijke compartimenten werken of verschillende systemen gebruiken, is de kans op miscommunicatie en uitvoeringsfouten groter.
Kan uw team menu's, pakketten en evenementdetails configureren zonder ondersteuning van een leverancier?
Als updates externe ondersteuning vereisen, vertraagt dit de bedrijfsvoering en beperkt het uw mogelijkheden om snel op de behoeften van klanten te reageren.
De keuze voor het juiste platform voor evenementenmanagement hangt sterk af van hoe uw accommodatie groepsboekingen organiseert, plant en uitvoert. De behoeften van een groot resort dat honderden evenementen per maand organiseert, zijn fundamenteel anders dan die van een boetiekhotel dat af en toe vergaderingen houdt.
De sleutel is het afstemmen van de softwarefunctionaliteiten op de operationele complexiteit, de teamstructuur en de omzetstrategie – en niet alleen op de grootte van het hotel. Hieronder vindt u een overzicht van hoe de eisen verschillen per hotelsegment en welke functionaliteiten voor elk segment het belangrijkst zijn.
Grote hotels en resorts
Grote hotels en resorts hebben zeer complexe evenementenbedrijven, waarbij vaak meerdere evenementen tegelijkertijd worden beheerd door verschillende afdelingen, zoals verkoop, catering, banketten en operationele zaken. Deze accommodaties beschikken doorgaans over gespecialiseerde teams en vereisen een nauwe coördinatie tussen de verschillende functies. Technologie speelt een centrale rol bij het waarborgen van consistentie, inzicht en schaalbaarheid bij grote aantallen evenementen.
Kenmerkende eigenschappen
Een groot volume aan groeps- en evenementenboekingen.
Meerdere afdelingen betrokken bij de uitvoering
Toegewijde teams voor verkoop, catering en operationele zaken
Complexe functionele ruimte en resourcebeheer
Sterke afhankelijkheid van groepsomzet
Algemene behoeften en voorkeuren
Vereist end-to-end lifecyclemanagement, van lead tot facturering.
Geeft prioriteit aan diepe integraties met PMS-, CRM- en financiële systemen.
Vereist geavanceerde rapportage- en prognosemogelijkheden.
Waardeert workflowautomatisering binnen afdelingen
Vereist schaalbaarheid voor grote aantallen gebeurtenissen.
Belangrijkste kenmerken en behoeften
Functietitel | Beschrijving | Waarom het cruciaal is |
|---|---|---|
End-to-end beheer van de levenscyclus van evenementen | Registreert gebeurtenissen vanaf de aanvraag tot de uitvoering en facturering. | Zorgt voor volledig inzicht en coördinatie binnen grote teams. |
Integratie van PMS en CRM | Synchroniseert groepsboekingen, klantgegevens en omzet tussen systemen. | Elimineert datasilo's en handmatige afstemming. |
Geavanceerde BEO- en evenementdocumentatie | Genereert dynamische, realtime evenementopdrachten die binnen verschillende afdelingen worden gedeeld. | Voorkomt miscommunicatie en uitvoeringsfouten. |
Optimalisatie van middelen en ruimte | Beheert de beschikbaarheid van kamers, apparatuur en personeel. | Maximaliseert het gebruik van inkomsten genererende ruimtes. |
Automatisering van workflows tussen meerdere afdelingen | Verstuurt taken en updates automatisch tussen teams. | Vermindert handmatige coördinatie en verbetert de uitvoeringssnelheid. |
Boetiek- en onafhankelijke hotels
Boetiekhotels en onafhankelijke hotels richten zich doorgaans op persoonlijke service en zorgvuldig samengestelde evenementen. Hoewel het aantal evenementen wellicht lager ligt, zijn de verwachtingen ten aanzien van maatwerk en klantinteractie hoger. Teams zijn kleiner, waardoor software een balans moet bieden tussen flexibiliteit en gebruiksgemak.
Kenmerkende eigenschappen
Minder evenementen, maar meer mogelijkheden tot personalisatie.
Kleinere, multidisciplinaire teams
Sterke focus op de ervaring van gasten en planners.
Unieke of niet-standaard evenementenaanbiedingen
Merkgedreven servicemodel
Algemene behoeften en voorkeuren
Geeft prioriteit aan flexibiliteit en maatwerk boven rigide werkprocessen.
Er is behoefte aan intuïtieve interfaces voor kleine teams.
Waardeert instrumenten die de klantcommunicatie verbeteren.
Minder afhankelijkheid van complexe integraties
Focus op het verbeteren van de conversie en de klantervaring.
Belangrijkste kenmerken en behoeften
Functietitel | Beschrijving | Waarom het cruciaal is |
|---|---|---|
Hulpmiddelen voor het maken van offertes en prijsopgaven op maat | Maakt het mogelijk om voor elk evenement een voorstel op maat te maken. | Ondersteunt een gepersonaliseerde verkoopaanpak en een hogere conversie. |
Samenwerking en communicatie met de klant | Maakt realtime communicatie en updates met planners mogelijk. | Vermindert heen-en-weer communicatie en verbetert de klantervaring. |
Visuele hulpmiddelen voor evenementplanning | Biedt lay-outs, diagrammen en opties voor het aanpassen van evenementen. | Helpt bij het duidelijk communiceren van unieke evenementopstellingen. |
Eenvoudige CRM-functionaliteit | Houdt de klantgeschiedenis en -voorkeuren binnen het platform bij. | Maakt relatiegerichte verkoop mogelijk zonder complexe systemen. |
Flexibele configuratie | Hiermee kunnen teams workflows en pakketten eenvoudig aanpassen. | Ondersteunt niet-standaard evenementen en creatieve initiatieven. |
Kleine hotels en bed & breakfasts
Kleine hotels en bed & breakfasts organiseren doorgaans een beperkt aantal evenementen met minimale personeelsbezetting. Evenementenmanagement wordt vaak uitgevoerd door generalisten in plaats van gespecialiseerde teams. De prioriteit ligt bij eenvoud, snelheid en het verminderen van handmatige werkzaamheden.
Kenmerkende eigenschappen
Laag aantal gebeurtenissen
Beperkt personeel en geen speciale evenemententeams.
Eenvoudige evenementtypen (vergaderingen, kleine bijeenkomsten)
Sterke afhankelijkheid van handmatige processen
Sterke focus op gebruiksgemak
Algemene behoeften en voorkeuren
Geeft prioriteit aan eenvoud en snelle onboarding.
Vereist minimale training en installatie.
Geeft de voorkeur aan automatisering boven handmatige coördinatie.
Beperkte behoefte aan complexe integraties
Budgetgevoelige aankoopbeslissingen
Belangrijkste kenmerken en behoeften
Functietitel | Beschrijving | Waarom het cruciaal is |
|---|---|---|
Automatisering van online boekingen en aanvragen | Hiermee kunnen planners online boekingen maken of aanvragen indienen. | Vermindert de handmatige verwerking van vragen en verkort de reactietijd. |
Voorgebouwde pakketten en sjablonen | Biedt kant-en-klare evenementpakketten en prijsopgaven aan. | Vereenvoudigt de installatie en vermindert de complexiteit van de besluitvorming. |
Lichtgewicht planningstools | Houdt de beschikbaarheid van ruimtes bij in een eenvoudige interface. | Voorkomt dubbele boekingen zonder complexe systemen. |
Basis PMS-integratie | Synchroniseert boekingen en gastgegevens met het PMS. | Garandeert consistentie zonder zware technische vereisten. |
Eenvoudige installatie en onboarding | Vereist minimale configuratie en training. | Stelt kleine teams in staat om snel te implementeren met beperkte middelen. |
Budgethotels, motels en accommodaties met beperkte service
Deze locaties bieden doorgaans een beperkt aantal evenementen aan, met de nadruk op kleine vergaderingen of functionele bijeenkomsten. Het personeelsbestand is klein en operationele efficiëntie heeft de hoogste prioriteit. De technologie moet kosteneffectief en onderhoudsarm zijn.
Kenmerkende eigenschappen
Zeer beperkt aanbod aan evenementen.
Slanke personeelsbezetting met multifunctionele rollen
Sterke focus op kostenbeheersing
Minimale operationele complexiteit
Beperkte behoefte aan maatwerk
Algemene behoeften en voorkeuren
Zeer prijsgevoelig
Geeft prioriteit aan automatisering en efficiëntie.
Vereist minimale installatie en onderhoud.
Geeft de voorkeur aan eenvoudige, intuïtieve gereedschappen.
Vermijdt complexe of functierijke systemen
Belangrijkste kenmerken en behoeften
Functietitel | Beschrijving | Waarom het cruciaal is |
|---|---|---|
Eenvoudige tools voor het boeken van evenementen | Maakt het snel boeken van eenvoudige vergaderruimtes mogelijk. | Ondersteunt een beperkte evenementvraag zonder complexiteit. |
Geautomatiseerde bevestigingen en communicatie | Verzendt automatisch bevestigingen en updates. | Vermindert de werkdruk van het personeel en de handmatige opvolging. |
Laagkostenprijsmodel | Biedt betaalbare, voorspelbare prijsstructuren. | Sluit aan bij krappe operationele budgetten. |
Minimale integratievereisten | Werkt zelfstandig of met een standaard PMS-aansluiting. | Voorkomt technische overhead en afhankelijkheid van IT. |
Mobielvriendelijke toegang | Hiermee kunnen medewerkers evenementen onderweg beheren. | Ondersteunt kleine teams zonder vaste werkplekken. |
De keuze voor het juiste platform komt uiteindelijk neer op operationele geschiktheid. Een systeem dat is ontworpen voor een groot resort kan onnodige complexiteit introduceren voor een klein hotel, terwijl eenvoudige tools tekort kunnen schieten in omgevingen met een hoog volume. De beste aanpak is om de mogelijkheden van het platform af te stemmen op uw teamstructuur, de complexiteit van uw evenementen en uw omzetstrategie – zodat de software aansluit op de manier waarop uw hotel daadwerkelijk werkt.
Beste software voor evenementenbeheer per type evenement
Deze ranglijsten zijn gebaseerd op prestatiegegevens uit de praktijk, niet op beweringen van leveranciers. Door duizenden geverifieerde hotelrecensies en gebruikspatronen van verschillende soorten accommodaties te analyseren, identificeren we de eventmanagementplatformen die consistent sterke operationele resultaten leveren. Het resultaat is een reeks aanbevelingen gebaseerd op hoe deze systemen daadwerkelijk presteren in omgevingen die vergelijkbaar zijn met die van u. Zo kunt u zich richten op oplossingen die aansluiten bij uw teamstructuur, de complexiteit van uw evenementen en uw omzetstrategie.
Het beste voor Boetieks
Event Temple is beoordeeld 98% door 182 Boetieks
Het beste voor Merkhotels
Event Temple is beoordeeld 98% door 162 Merkhotels
Het beste voor Bed & Breakfast en herbergen
Event Temple is beoordeeld 98% door 140 Bed & Breakfast en herbergen
Het beste voor Luchthaven-/conferentiehotels
Event Temple is beoordeeld 98% door 135 Luchthaven-/conferentiehotels
Het beste voor Hotels in het centrum
Event Temple is beoordeeld 97% door 129 Hotels in het centrum
Het beste voor Luxehotels
Event Temple is beoordeeld 97% door 110 Luxehotels
Het beste voor Resorts
Event Temple is beoordeeld 97% door 85 Resorts
Het beste voor Beperkte service en budgethotels
Event Temple is beoordeeld 98% door 84 Beperkte service en budgethotels
Het beste voor Verlengd verblijf en appartementen met hotelservice
Event Temple is beoordeeld 98% door 30 Verlengd verblijf en appartementen met hotelservice
Het beste voor Hostels
Event Temple is beoordeeld 96% door 24 Hostels
Het beste voor Motels
Event Temple is beoordeeld 95% door 15 Motels
Het beste voor Casino's
Tripleseat is beoordeeld 96% door 10 Casino's
Hoe u de juiste leverancier van eventmanagementsoftware kiest
Deze lijst is al afgestemd op de grootte, het type en het bedrijfsmodel van uw accommodatie. Wilt u de lijst verder verfijnen? Gebruik de filters om uw shortlist te verkleinen op basis van regio, complexiteit van evenementen en bestaande technologie om de oplossingen te vinden die het beste aansluiten bij de manier waarop uw team groepsbijeenkomsten en evenementen beheert.
No matching results
No matching results
Als u filters toepast, wordt personalisatie uitgeschakeld
Momenteel is personalisatie van sites ingeschakeld, waarbij de resultaten worden gesorteerd op maat van uw gelegenheid. Als u handmatige filters toepast, wordt sitepersonalisatie uitgeschakeld. Druk op Doorgaan om over te schakelen naar handmatig filteren en sitepersonalisatie uit te schakelen.
resultaten personaliseren
Geef prioriteit aan leveranciers die actief contact maken met hotels zoals jij
- Uitgelichte pasvorm: De standaard sortering toont eerst leveranciers die actief op zoek zijn naar verbindingen met hotels in uw regio en vervolgens in de tweede plaats op Premium-leden en HT-score.
- HT-score: De Hotel Tech Score is een samengestelde ranglijst die bestaat uit belangrijke signalen zoals: gebruikerstevredenheid, klantenondersteuning, gebruikersrecensies, aanbevelingen van experts, beschikbaarheid van integraties en geografisch bereik om kopers te helpen hun producten beter te begrijpen.
- populariteit: Sorteert lijsten op het aantal gebruikersrecensies en gerapporteerde installaties, de meeste naar de minste.
Verander je locatie
Uw resultaten zijn gepersonaliseerd op basis van de locatie van uw browser om leveranciers te tonen die actief verbinding maken met hotels in uw regio. Indien nodig kunt u hieronder uw locatie bijwerken.
- United States
- United States Minor Outlying Islands
Verander de grootte van je hotel
Voeg het aantal hotelkamers toe om de resultaten te personaliseren en producten aan te bevelen die het beste passen bij hotels van uw formaat.
- X-Small (1-9 kamers)
- Klein (10-49 kamers)
- Middelgrote (50-99 kamers)
- Groot (100-499 kamers)
- X-Large (500+ kamers)
Verander je PMS
Voeg uw Property Management System toe om de resultaten te personaliseren en producten aan te bevelen die kunnen worden geïntegreerd met het PMS van uw hotel.
- 3RPMS
- AbodeBooking
- ACI Hotel
- Acigrup PMS
- Acomos
- Agilysys PMS
- AidaX
- Aiosell - Property Management System
- Alacer
- Amadeus Property Management
- AmicHotel
- Apaleo Open PMS
- Apex PMS
- Aptual Commerce Oy
- Arion
- ASA Hotel Software
- Ascon
- ASI PMS
- Assa Abloy
- ASTERIO (by Septeo Hospitality)
- Astrea IT Services
- AsyaSoft PMS
- Athena
- Atrium
- Autoclerk (PMS)
- AvaiBook
- Avalon
- AXIS
- Ayenda
- Backing the packers
- Backpacker Panda Holidays
- Bamboo Hotel
- Bay Lakes Information Systems
- BedBricks
- Beddzle
- Bellebnb
- BeMyGuest CRS
- Benson PMS
- BEX PMS
- BIT SmartSoft
- BnB Manager
- Bnovo PMS
- BOCS GROUP OF COMPANIES
- Bokun
- Bona Technologies
- Bookex
- Booking Automation
- Booking Engine CRS
- Booking Ninjas
- Bookinglayer
- BookingSync
- Bookster
- Bookzo
- ButikSoft PMS
- Cambridge PMS
- Campgest
- CASABLANCA hotelsoftware (PMS)
- Caspeco PMS
- Casy
- CDSoft Vertriebs GmbH
- ChoiceADVANTAGE
- Chr365
- Ciaobooking
- CiHMS
- Ciirus
- Citadel
- Clarity Hospitality Software
- Clock PMS
- Cloudbeds PMS
- CMS Hospitality (GuestCentrix)
- Comanche PMS
- ComSyS Software
- Counter
- CQR PMS
- Desbravador
- Dhynet
- Digicard Systems
- dihotel
- Diventa PMS
- dormakaba Ilc
- Dothotel
- E4jConnect/VikBooking - Property Management System
- easyGuestmanagement GmbH
- Elina PMS
- Elite Front Office
- EMMA
- Engisoft
- epitome PMS (by HIS-MSC)
- Eptera PMS
- Erbon PMS
- Ericsoft
- eviivo Suite™ PMS
- Execu-tech PMS
- FairCloud PMS
- Felix
- FifthKeys
- Flatswire
- FlexiGuest by HITEK
- Flyhotel
- fnsRooms
- FOSSE
- FoxHis
- freetobook
- FrondeskNextgen
- Front Office Cloud
- Front2Go
- Frontdesk Anywhere
- Gearco - True Extended Stay
- GlobRes
- GMS
- GMS Hotel Felix
- GODO
- GoldenUp
- GP Dati Scrigno (by Zucchetti)
- GRAND PMS
- Guest Tracker PMS
- Guestline (Rezlynx PMS)
- GuestPoint PMS
- GuestPro
- Hestia PMS
- High Level Software
- Hilton OnQ
- Hogatex PMS
- HOIST GROUP - HotSoft
- Hop PMS
- HoresPlus
- Hospitality Software
- Hospitality Technology International
- Host Hotel Systems
- Host PMS
- Hostify
- Hosware FRO
- Hotel management system
- Hotel Software
- Hotel.care
- Hotel.Profi
- HOTELCUBE PMS
- Hotelgest
- Hotelizer PMS
- HotelKey PMS
- Hotellinx
- Hotello PMS (Acquired by Mews)
- Hotelogix
- HotelRunner PMS
- HotelSync
- HotelTime PMS
- HotelXP
- Hotix PMS
- hotsoft by planet
- HS/3 (acq Mews)
- HUGO
- Hune Door Lock
- ibelsa.rooms
- ICG Fronthotel
- IDB PMS
- Inaxel
- Indra TMS
- Infor HMS
- Innfinity
- InnGenius
- innRoad
- InovGuest
- iPro Software
- Isidoro
- ISTES
- isystems
- Jaras
- Jazhotel
- Jonas Chorum
- Kross Booking
- KrossBooking
- kwentra
- Lean Hotel System
- Lightspeed Galaxy
- LiveRez
- LMPM
- Lobbi Hotel Software
- Lodgable
- Lodgical Solution
- Lodging System
- Lodgit Desk Hotelsoftware
- Logiciel Chloe
- Logus by Libra Hospitality
- Logus PMS by Libra Hospitality
- lucid
- Maestro PMS (Northwind)
- Masteryield
- Maxial
- Medialog
- Mefisto
- Merlin Software for HOA Resorts
- Mews PMS
- MillenniumSoft
- MiniHotel
- Mister Booking
- Misterbooking (PMS)
- MIWA Lock Co.
- Modotel PMS
- Molo Marina Management
- My vr
- my-bookings
- myCloud Hospitality PMS
- ncm Rezeptionsassistent
- Nehops
- NewBook (PMS)
- Newway
- Nitesoft PMS
- NiteVision by MSI
- Noovy PMS
- Oasis PMS
- Occupancy Plus
- Octorate (Property Management System)
- OnRes PMS
- OpenHotel PMS
- Opera
- Ophelia GmbH & Co. KG
- Optima PMS
- Oracle OPERA PMS
- Otelia
- Passepartout
- Passpartout
- Persefone
- protel PMS
- PMS hotelizer
- PMS Link
- Pod.Camp
- Portfolio HMS
- Power Pro Hotel Solution
- Preno
- Previo
- Prologic First
- Prostay
- protel PMS (by Planet)
- PT. Supranusa Sindata
- PYLON Hybrid
- Pyxis
- Quohotel PMS
- RDPWin
- reconline AG
- Redforts
- Rentlio
- ResHarmonics
- Resly PMS
- ResNexus PMS
- Resort Data
- Rezcontrol PMS (by Avon Data)
- Rezovation
- Rhapsody
- RIO
- RMS
- RNS
- Roombler
- RoomBoss PMS
- RoomKey PMS
- roommaster PMS
- RoomRaccoon PMS
- RoomRack
- Roomsy
- SabeeApp Property Management System
- Scidoo
- Sedna PMS
- Seekda PMS
- Selfie
- Semper
- Sentec PMS / POS / Finance
- Shalom PMS
- Shiji Daylight PMS
- Siesta extranet
- Sigh Ulyses
- Sign Request
- SIHOT
- Simplelinkup
- Sirvoy
- SiTec
- SkyTouch Technology
- Skyware Systems
- Slope
- SMS Host
- Softstar
- Soraso
- Spectra PMS
- Springer Miller
- Stayntouch
- Suite 8: CSV
- Suitech Cloud
- SuperControl
- sysdat
- Tesipro
- Thais-Soft
- The Alpha
- Theova UHS
- ThinkReservations PMS
- Timon Hotel
- TK System
- TMS (by Minsait)
- Tokeet
- Topsys
- Travel Tripper
- TTLock
- Uplisting
- V12.Net
- VHP Sindata
- VIPS PMS
- Visual Hotel
- Vreasy
- WavePM
- WebBookingPro PMS
- Weboni PMS
- WebRezPro
- Welcome PMS
- Welcome Systems
- WINCLOUD
- Winhotel
- WinksHotel
- Winner PMS (acquired by Mews)
- Xenion
- Xenus
- xenus hotelsoftware
- Yanolja Property Management System
- Yohobeds
- Zavia ERP
- ZEUS
- ZHARA
- Zimmersoftware
Event Management Software Features & Comparison
100 HT-score
96 HT-score
89 HT-score
75 HT-score
82 HT-score
Ontdek populaire vergelijkingen
Beste Software voor evenementenbeheer beoordelingen voor hotels
Alles wat je moet weten over eventmanagementsoftware
Weet je niet waar je moet beginnen met eventmanagementplatformen? Deze sectie is je spoedcursus. We leggen uit wat eventmanagementsoftware precies doet, welke functionaliteiten het belangrijkst zijn voor sales en operations, hoe prijsstelling doorgaans werkt en welke integraties cruciaal zijn (denk aan PMS, CRM en POS). We bespreken ook de belangrijkste voordelen, veelvoorkomende valkuilen en de trends die bepalen hoe hotels groepsboekingen en evenementen beheren. Het is alles wat je nodig hebt om je weg te vinden – gebaseerd op praktijkervaringen van hotelteams die evenementen van elke omvang organiseren.
Wat is eventmanagementsoftware?
Vergaderingen en evenementen verlopen niet meer zoals tien jaar geleden, en in het post-pandemische tijdperk hebt u software nodig die u helpt te navigeren, te concurreren en succesvol te zijn in deze dynamische sector. De huidige eventmanagementsoftware is innovatief en intuïtief; u vindt er een complete reeks functies waarmee u de gehele evenementcyclus – van het werven van potentiële klanten tot het versturen van de laatste bedankbrief – binnen één app kunt beheren. Eventmanagementsoftware stimuleert de samenwerking tussen de afdelingen verkoop, banketten, financiën en zaalbeheer, en ontsluit omzetpotentieel door automatisering en optimalisatie.
Belangrijke kenmerken om op te letten bij het kiezen van software voor evenementenbeheer
Software voor evenementenbeheer is geëvolueerd van eenvoudige tools voor planning en diagrammen naar uitgebreide platforms die verkoop-, plannings- en uitvoeringsprocessen met elkaar verbinden. Wat voorheen via spreadsheets en e-mail werd beheerd, is nu gecentraliseerd in systemen die realtime inzicht bieden in teams en afdelingen.
Voor hotelmanagers zijn deze functies belangrijk, omdat de organisatie van evenementen inherent complex is. Het coördineren van verkoop, catering, banketten en gastenservice vereist gestructureerde workflows, heldere communicatie en accurate gegevens. Het juiste platform vermindert handmatige overdrachten, minimaliseert fouten en zorgt ervoor dat elk detail – van de eerste aanvraag tot de uiteindelijke facturering – wordt bijgehouden en correct wordt uitgevoerd.
Moderne oplossingen spelen ook een directe rol in omzetgeneratie en operationele efficiëntie. Door integratie met kernsystemen zoals het PMS, CRM en POS, maken ze betere prognoses, snellere reactietijden en effectievere upselling mogelijk. Het verschil tussen basistools en geavanceerdere platforms zit hem vaak in de mate waarin ze workflows automatiseren, data koppelen en besluitvorming ondersteunen.
Functie-evaluatietabel
Capaciteitsgebied | Functie | Beschrijving |
|---|---|---|
Ervaring van gast en planner | Online boeken en beschikbaarheid | Hiermee kunnen planners de beschikbaarheid controleren en direct evenementenruimte boeken, waardoor heen en weer gecommuniceerd wordt en er ook buiten kantooruren vraag naar evenementenruimte kan worden opgevangen. |
Digitale offertes en contracten | Hiermee kunnen teams offertes elektronisch opstellen en versturen, waardoor goedkeuringen sneller verlopen en de klantervaring verbetert. | |
Tools voor samenwerking met klanten | Biedt een gedeelde interface voor planners om details te bekijken, wijzigingen aan te vragen en in realtime met hotelteams te communiceren. | |
Hulpmiddelen voor het aanpassen van evenementen | Biedt ondersteuning voor op maat gemaakte evenementconfiguraties, waaronder lay-outs, pakketten en speciale verzoeken, waardoor de flexibiliteit voor unieke evenementen wordt vergroot. | |
Operationeel beheer en workflowbeheer | BEO (Banquet Event Order) Management | Genereert gedetailleerde evenementdocumenten die alle afdelingen op één lijn brengen wat betreft de uitvoeringsvereisten, waardoor miscommunicatie wordt verminderd. |
Taaktoewijzing en workflowautomatisering | Taken en updates worden automatisch doorgestuurd naar de juiste teams, waardoor de coördinatie verbetert en handmatige opvolging wordt verminderd. | |
Functieruimteplanning | Beheert de beschikbaarheid van vergaderruimtes en evenementenlocaties om dubbele boekingen te voorkomen en het gebruik te optimaliseren. | |
Middelen- en voorraadbeheer | Houdt de benodigde apparatuur, personeel en andere middelen voor evenementen bij en zorgt voor beschikbaarheid en een juiste toewijzing. | |
Wijzigingen bijhouden en versiebeheer | Houdt een overzicht bij van updates van evenementdetails, zodat teams altijd met de meest recente informatie werken. | |
Omzet en commerciële impact | Lead- en pijplijnbeheer | Registreert en volgt evenementaanvragen gedurende het verkoopproces, waardoor de conversieratio's verbeteren en er meer inzicht in de vraag ontstaat. |
Dynamische prijsstelling en verpakking | Biedt flexibele prijsmogelijkheden voor evenementenlocaties, catering en diensten, wat bijdraagt aan omzetoptimalisatie. | |
Upselling & Add-On Management | Hiermee kunnen teams extra diensten aanbieden, zoals eten en drinken, audiovisuele apparatuur of upgrades, waardoor de totale kosten van het evenement stijgen. | |
Omzetprognoses en -rapportage | Biedt inzicht in toekomstige boekingen, conversieratio's en omzetprestaties voor een betere planning. | |
Integraties en gegevens | PMS-integratie | Synchroniseert groepsboekingen, kamerblokken en gastgegevens met het PMS, waardoor consistentie tussen systemen wordt gewaarborgd. |
CRM-integratie | Verbindt klant- en verkoopgegevens ter ondersteuning van relatiebeheer en herhaalde aankopen. | |
POS- en cateringintegratie | Koppelt evenementgerelateerde bestellingen voor eten en drinken aan kassasystemen voor nauwkeurige facturering en operationele coördinatie. | |
Integratie van boekhouding en facturering | Automatiseert facturering en financiële afstemming, waardoor handmatig werk voor financiële teams wordt verminderd. | |
Rapportage- en analysedashboards | Centraliseert operationele en financiële gegevens, waardoor inzicht wordt verkregen in de prestaties van evenementen en teams. |
Deze structuur weerspiegelt hoe eventmanagementsoftware in de praktijk wordt gebruikt: het verbindt verkoop en operationele zaken, verbetert de coördinatie tussen afdelingen en stelt hotels in staat meer inkomsten te genereren uit groeps- en evenementenboekingen, terwijl ze de controle over de uitvoering behouden.
- Contactbeheer/CRM
- Contactbeheer/CRM
- Leadformulieren
- Leadformulieren
- Aanpasbare BEO-, voorstel- en contractdocumenten
- e-handtekeningen
- Inhoud- en bestandsbeheer
- Diagrammen en plattegronden
- Aanpasbare BEO-, voorstel- en contractdocumenten
- e-handtekeningen
- Inhoud- en bestandsbeheer
- Diagrammen en plattegronden
- Taakbeheer (Taken & Herinneringen)
- Klantcommunicatieportaal
- Inhoud- en bestandsbeheer
- Taakbeheer (Taken & Herinneringen)
- Klantcommunicatieportaal
- Inhoud- en bestandsbeheer
- e-handtekeningen
- Aanpasbare BEO-, voorstel- en contractdocumenten
- Contactbeheer/CRM
- Diagrammen en plattegronden
- e-handtekeningen
- Aanpasbare BEO-, voorstel- en contractdocumenten
- Contactbeheer/CRM
- Diagrammen en plattegronden
- Klantcommunicatieportaal
- Reisschema afdrukken
- Inhoud- en bestandsbeheer
- Berichten voor deelnemers
- Contactbeheer/CRM
- Klantcommunicatieportaal
- Reisschema afdrukken
- Inhoud- en bestandsbeheer
- Berichten voor deelnemers
- Contactbeheer/CRM
- PCI-conforme betalingen
- PCI-conforme betalingen
- Evenement inchecken beheer
- Contactbeheer/CRM
- Maaltijdplanning
- Stoelbeheer
- Evenement inchecken beheer
- Contactbeheer/CRM
- Maaltijdplanning
- Stoelbeheer
- Maaltijdplanning
- Stoelbeheer
- Diagrammen en plattegronden
- Maaltijdplanning
- Stoelbeheer
- Diagrammen en plattegronden
Wat zijn de voordelen van eventmanagementsoftware?
Centraliseert alle evenementinformatie. Een boekingskalender en klantendatabase zorgen ervoor dat uw belangrijke informatie georganiseerd en veilig blijft. De kalender stelt teams in staat om te zien welke evenementen er voor een bepaalde datum gepland staan en snel de beschikbaarheid van de evenementenruimte te bevestigen voor aanvragen.
Het biedt structuur voor de gehele verkoopcyclus. Het eventmanagementsysteem is uw partner van begin tot eind. U kunt prospectiegesprekken registreren, contracten opstellen en versturen, bestellingen voor banketten samenstellen, taken en herinneringen toewijzen aan verschillende medewerkers en betalingen innen. Bovendien kan het EMS sommige van deze taken voor u automatiseren. Het kan bijvoorbeeld automatische herinneringen versturen als een contract nog niet is getekend, zodat u dit niet handmatig hoeft te doen.
Meet de verkoop en de prestaties van evenementen. Een krachtige analysemodule helpt u de ware dynamiek van uw evenementenbedrijf te begrijpen, doordat deze conversie, omzet, terugkerende klanten en meer meet.
Maakt het verkoopproces en de evenementenplanning efficiënter. Automatisering is hier de sleutel. Verzamel leads, stel contracten op, verstuur menu's, volg vragen op en print uitnodigingen met één druk op de knop - dit alles levert enorme tijdsbesparingen op (en vermindert de kans op handmatige fouten!) voor uw verkoop- en cateringteam.
Het systeem fungeert als dé betrouwbare bron voor alle details over elk evenement. Geen afhankelijkheid meer van spreadsheets, e-mailconversaties of papieren documenten. Het evenementenbeheersysteem is de bron van alle informatie die u nodig heeft over elk evenement. Het is bovendien toegankelijk voor alle relevante afdelingen, dus als de keuken een vraag heeft over een BEO (Bring Your Own) of het valet-team een vraag heeft over parkeren voor een evenement, kunnen ze direct de juiste antwoorden vinden.
Biedt inzicht in trends en omzetkansen. Door boekingspatronen, ruimtebenutting en zelfs de populairste menu-items te analyseren, kunt u uw bedrijfsvoering optimaliseren om winstgevender en efficiënter te worden.
Essentiële integraties voor software voor evenementenbeheer
Bij het evalueren van eventmanagementsoftware is het gemakkelijk om te verdwalen in lange lijsten met integraties. Maar in de praktijk wegen niet alle integraties even zwaar. De belangrijkste vraag is of het platform de kernprocessen tussen verkoop, planning en uitvoering kan verbinden zonder datasilo's te creëren of handmatige oplossingen te vereisen.
Uw eventmanagementsysteem moet minimaal naadloos kunnen integreren met de systemen die de dagelijkse bedrijfsvoering van uw hotel ondersteunen:
✅ PMS voor het beheren van kamerblokken, groepsboekingen en gastprofielen
✅ CRM voor het bijhouden van leads, klantrelaties en verkoopactiviteiten
✅ Kassasysteem voor het afhandelen van catering-, F&B-bestellingen en evenementgerelateerde kosten
✅ Boekhoud- of financiële systemen voor facturering en omzetafstemming
Deze integraties mogen niet afhankelijk zijn van handmatige export of vertraagde synchronisatie. Idealiter zijn ze realtime en bidirectioneel, zodat updates in één systeem worden doorgevoerd in de gehele technologie-stack. Sommige platforms maken gebruik van middleware of eenvoudige integraties, dus het is belangrijk om te begrijpen hoe gegevens stromen en waar er hiaten kunnen bestaan.
Zodra deze basisverbindingen tot stand zijn gebracht, helpt de volgende laag integraties de waarde van het platform uit te breiden door rapportage, automatisering en coördinatie tussen uw bredere commerciële en operationele systemen te ondersteunen.
Software voor evenementenbeheer wordt doorgaans verkocht als een SaaS-oplossing, waarbij de prijs is afgestemd op de grootte van het evenement, het aantal gebruikers of de benodigde functionaliteit. De meeste leveranciers bieden abonnementsmodellen aan, maar de kosten kunnen aanzienlijk variëren, afhankelijk van of het platform alleen de uitvoering van evenementen ondersteunt of de volledige levenscyclus van verkoop tot operationele processen.
Hotels moeten verder kijken dan alleen de basisabonnementskosten en de totale eigendomskosten evalueren. Factoren zoals PMS- en CRM-integraties, onboarding en training, en het aantal afdelingen dat het systeem gebruikt, kunnen allemaal van invloed zijn op de totale kosten. Geavanceerdere platforms kunnen ook extra modules bevatten voor catering, rapportage of beheer van meerdere vestigingen, wat de prijs kan verhogen.
Schaalbaarheid is een andere belangrijke overweging. Een systeem dat werkt voor één locatie kan duur of operationeel beperkend worden wanneer het wordt uitgebreid naar meerdere locaties. Inzicht in hoe de prijsontwikkeling verloopt naarmate het aantal evenementen, de teamgrootte of het portfolio groeit, is cruciaal bij het nemen van een beslissing voor de lange termijn.
Gangbare prijsmodellen
Prijsmodel | Hoe het werkt | Typische kostenoverwegingen |
|---|---|---|
Abonnement per object | Vaste maandelijkse of jaarlijkse kosten per hotel dat gebruikmaakt van het platform. | De kosten stijgen met elke extra woning; kan basisvoorzieningen met optionele extra's omvatten. |
Prijs per gebruiker | De kosten worden berekend op basis van het aantal medewerkers dat toegang heeft tot het systeem. | Grotere teams binnen verkoop, catering en operationele zaken kunnen de totale kosten aanzienlijk verhogen. |
Gelaagde SaaS-abonnementen | Verschillende prijsniveaus op basis van toegang tot functies of het aantal evenementen. | Lagere abonnementen missen mogelijk essentiële functionaliteit, waardoor upgrades nodig zijn naarmate de behoeften toenemen. |
Prijsstelling op basis van modules | Kernplatform plus extra betaalde modules (bijv. catering, analyses, tools voor meerdere vestigingen) | De kosten kunnen snel oplopen, afhankelijk van welke functies nodig zijn. |
Gebruiksgebaseerde prijsstelling | De prijs is gekoppeld aan het aantal verwerkte evenementen, boekingen of transacties. | Kan meeschalen met de vraag, maar kan tijdens piekperioden onvoorspelbare maandelijkse kosten met zich meebrengen. |
Enterprise-/Portfolio-prijsstelling | Prijs op maat voor groepen met meerdere vestigingen of hotelketens. | Het omvat vaak gecentraliseerde beheermogelijkheden, maar vereist onderhandeling en langere contracten. |
Wat heeft de grootste invloed op de prijsvorming?
Grootte van de locatie en evenementvolume: Grotere evenementvolumes en grotere evenementenruimtes vereisen doorgaans geavanceerdere functionaliteit en een hogere prijsklasse.
Aantal gebruikers en afdelingen: Het uitbreiden van de toegang voor verkoop-, catering- en operationele teams verhoogt de licentiekosten.
Integratiecomplexiteit: Koppeling met PMS-, CRM-, POS- en boekhoudsystemen kan extra installatiekosten of doorlopende kosten met zich meebrengen.
Uitgebreide functionaliteit en modules: Geavanceerde mogelijkheden zoals rapportage, automatisering of beheer van meerdere panden worden vaak als extra opties aangeboden.
Het rendement van investering (ROI) evalueren
Bij het evalueren van de ROI (Return on Investment) moeten hotels zich richten op hoe het platform de efficiëntie gedurende de gehele evenementcyclus verbetert en extra inkomsten genereert uit groepsboekingen. Het juiste systeem vermindert handmatige coördinatie, verbetert de conversieratio's en zorgt voor een nauwkeurige facturering en uitvoering. Op de lange termijn wegen deze voordelen doorgaans op tegen de abonnementskosten, doordat de omzet toeneemt en operationele frictie wordt verminderd.
Het opzetten van een evenementenmanagementsysteem kan al in één dag geregeld zijn, maar voor complexere locaties met een lange geschiedenis kan het ook een paar weken duren. De grootste taak tijdens de implementatie is het invoeren van de gegevens over uw evenementenruimtes, menu's, prijzen, contracten en ander materiaal dat in het verkoopproces wordt gebruikt. Als u migreert vanaf een bestaand systeem, bieden sommige evenementenmanagementsystemen (tegen betaling) ondersteuning voor gegevensoverdracht, wat het proces aanzienlijk kan versnellen. Anders zult u menu's handmatig moeten samenstellen en contracten handmatig moeten uploaden. Als u uw locatie al een tijdje beheert, is het ook raadzaam om uw klantendatabase te uploaden, zodat u toegang behoudt tot contactgegevens en de geschiedenis van uw evenementen.
Zodra al uw gegevens in het systeem staan, kunt u uw personeel trainen en het evenementenmanagementsysteem integreren in uw dagelijkse processen. Een goede voorbereiding voordat u volledig live gaat, is het boeken van een testevenement: doorloop alle stappen, van het versturen van een contract tot het afdrukken van de BEO's, om te controleren of alles werkt zoals u verwacht. Het laatste wat u wilt, is een echt evenement als proefkonijn gebruiken!
De toekomst van eventmanagementsoftware
Moderne platformen voor evenementenbeheer raken steeds meer verbonden met de bredere technologische infrastructuur van hotels, met name met systemen voor verkoop, CRM en PMS. Deze verschuiving maakt een realtime gegevensstroom tussen afdelingen mogelijk, waardoor silo's worden verminderd en de coördinatie gedurende de gehele evenementencyclus wordt verbeterd.
In plaats van leads, boekingen en de uitvoering ervan in aparte tools te beheren, kunnen hotels nu vanuit één systeem werken waarin verkoop en operationele processen dezelfde gegevens delen. Dit zorgt voor meer consistentie, vermindert handmatige overdrachten en verbetert het inzicht in de prestaties van groepsboekingen.
Dit zou het volgende kunnen betekenen voor uw hotel:
Betere afstemming tussen verkoop en operationele processen. Teams kunnen een gebeurtenis van aanvraag tot uitvoering volgen zonder van systeem te hoeven wisselen, waardoor fouten worden verminderd en conversiepercentages worden verbeterd.
Nauwkeurigere prognoses en rapportages. Dankzij gecentraliseerde data krijgen hotels een beter inzicht in de prestaties van de orderportefeuille, de bezettingsgraad en de omzetontwikkeling.
Minder wrijving in de bedrijfsvoering. Door dubbele gegevensinvoer en handmatige coördinatie te elimineren, komt er tijd vrij voor medewerkers en verbetert de consistentie van de uitvoering.
Automatisering wordt een kernfunctionaliteit in eventmanagementsoftware, met name op het gebied van taakroutering, goedkeuringen en communicatie. Naarmate de complexiteit van evenementen toeneemt, vormt handmatige coördinatie een knelpunt, waardoor de vraag naar systemen die repetitieve processen kunnen stroomlijnen, toeneemt.
Moderne platforms automatiseren nu belangrijke workflows zoals BEO-updates, taaktoewijzingen en communicatie tussen afdelingen. Dit vermindert de afhankelijkheid van e-mail en spreadsheets en zorgt ervoor dat teams op één lijn blijven.
Dit zou het volgende kunnen betekenen voor uw hotel:
Snellere reactietijden op klantverzoeken. Geautomatiseerde workflows helpen teams snel te reageren op veranderingen, waardoor de plannerervaring verbetert.
Verbeterde nauwkeurigheid bij de uitvoering. Gestandaardiseerde processen verkleinen het risico op het missen van details of miscommunicatie tussen afdelingen.
Lagere operationele werkdruk. Medewerkers besteden minder tijd aan coördinatie en meer tijd aan het leveren van hoogwaardige dienstverlening.
Er is een groeiende trend waarbij planners evenementen digitaal kunnen onderzoeken, configureren en boeken, zonder volledig afhankelijk te zijn van verkoopteams. Deze trend is met name sterk bij kleinere bijeenkomsten en gestandaardiseerde evenementpakketten.
Platformen voor evenementenmanagement bieden steeds vaker online boekingsmogelijkheden, digitale offertes en realtime beschikbaarheid, waardoor hotels efficiënter kunnen inspelen op de vraag en het boekingsproces soepeler verloopt.
Dit zou het volgende kunnen betekenen voor uw hotel:
Hogere conversieratio voor eenvoudige evenementen. Planners kunnen snel boeken zonder te hoeven wachten op handmatige reacties, waardoor ze vraag genereren die anders verloren zou gaan.
Efficiëntere verkoopteams. Medewerkers kunnen zich richten op waardevolle, complexe evenementen in plaats van op routinematige vragen.
24/7 inkomsten genereren. Digitale boekingssystemen stellen hotels in staat om ook buiten de standaard openingstijden inkomsten uit evenementen te genereren.
Hoteliers vragen ook
Sales revenue: An event management system should help your team book more events and pull them off more successfully, so you should see revenue growth after implementing one. Tracking your sales revenue, especially year-over-year, will help you determine the impact of this technology partner.
Client satisfaction: Sending surveys after your events is a great way to collect client satisfaction data, and you can monitor this data to spot trends and determine if your current processes are working. Ideally, client satisfaction will increase after you implement an event management system.
An event management system is a software application with all the tools necessary for events professionals to sell, contract, plan, and execute a function. Key features include a booking calendar, task management, payment processing, and banquet event order creation.
In the events industry, EMS is an abbreviation for Event Management System, which is software that sales and catering managers use to plan events and coordinate activities among the team executing the event.
The 7 P’s is a framework to use when planning an event with as much value to the attendees as possible. The 7 P’s are Purpose (why does the event exist?), Place (where will you meet?), Partners (who will help you pull it off?), Plan (how will you pull it off?), Practice (ensuring everything runs smoothly), Promote (securing attendance), and Post-Show (thanking attendees and continuing to nurture relationships after the event ends).
In addition to an event management system, which is the most comprehensive type of software in the events business, sales managers might also use catering management software and project management apps. Catering managers or meeting planners might also leverage registration software, fundraising apps, and platforms for attendee engagement (like polling apps) when executing events.
Kleinere hotels kunnen er baat bij hebben, maar alleen als het systeem aansluit bij hun operationele behoeften. Lichtgewicht tools met automatisering en eenvoudige workflows zijn vaak effectiever dan grootschalige platforms. De sleutel is het verminderen van handmatig werk zonder onnodige complexiteit te introduceren die kleine teams mogelijk moeilijk kunnen beheren.
Het bevindt zich doorgaans tussen verkoopsystemen en operationele tools en fungeert als coördinatielaag voor groepsactiviteiten. Het verbindt klantgegevens, evenementdetails en uitvoeringsworkflows en deelt informatie met systemen zoals PMS en POS. Dit draagt bij aan consistentie tussen afdelingen en verbetert het algehele operationele inzicht.
Er is een balans tussen beide. Standaardisatie zorgt voor consistentie en vermindert fouten, vooral in omgevingen met een hoog volume. Hotels die op maat gemaakte of unieke evenementen organiseren, hebben echter flexibiliteit nodig om werkprocessen en aanbod aan te passen. De beste systemen bieden structuur waar nodig, terwijl ze tegelijkertijd een op maat gemaakte evenementervaring mogelijk maken.
Een veelgemaakte fout is het kiezen op basis van een lijst met functies in plaats van op basis van de operationele geschiktheid. Hotels onderschatten soms ook het belang van acceptatie door het team, met name binnen de verkoop en de operationele afdeling. Een ander probleem is het selecteren van een systeem dat niet aansluit bij de complexiteit van evenementen, wat kan leiden tot onderbenutting of operationele frictie.
De beslissing hangt doorgaans af van het aantal evenementen en de operationele complexiteit. Locaties met aparte verkoop- en cateringteams profiteren van complete platformen, terwijl kleinere teams wellicht de voorkeur geven aan eenvoudigere tools die zich richten op de uitvoering of de boekingen. Het kiezen van de verkeerde mate van complexiteit kan leiden tot onnodige overheadkosten of een beperkt inzicht in de groepsomzet.
De grootste impact komt voort uit verbeterde reactietijden, beter inzicht in de verkooppijplijn en consistentere opvolging. Wanneer verkoopteams aanvragen en offertes effectiever kunnen volgen, verbeteren de conversiepercentages doorgaans. Aan de operationele kant helpen gestructureerde workflows bij het vastleggen van alle factureerbare diensten, waardoor gemiste omzetkansen tijdens de uitvoering worden verminderd.
Hotels gebruiken deze platforms doorgaans om handmatige coördinatie te verminderen, miscommunicatie tussen afdelingen te voorkomen en meer inzicht te krijgen in evenementdetails. Als teams sterk afhankelijk zijn van spreadsheets, e-mailketens of losgekoppelde tools, moet software workflows centraliseren en ervoor zorgen dat iedereen in realtime met dezelfde informatie werkt.
Gebruiksgemak is cruciaal omdat meerdere afdelingen met het systeem werken. Verkoopteams, cateringpersoneel en de operationele afdeling moeten allemaal toegang hebben tot evenementgegevens en deze kunnen bijwerken. Als de workflows niet intuïtief zijn, kunnen teams terugvallen op handmatige processen, waardoor de effectiviteit van het systeem afneemt en de kans op fouten toeneemt.
LAATST BIJGEWERKT
APPS GETEST
BIJDRAGEN VAN EXPERTS
Ontvang gepersonaliseerde productaanbevelingen
Adviseur productaanbevelingen
