Wat is Workforce Management-software?

Als u nog nooit hebt gehoord van software voor personeelsbeheer, bent u misschien bekend met software voor arbeidsbeheer. Beide termen verwijzen naar een systeem dat u de tools geeft om uw bedrijf effectief te bemannen, van planning en prognoses tot tijdregistratie en salarisadministratie. Na verloop van tijd, met inputs zoals bezettingsgraad en nachtproductie, zal een personeelsbeheersysteem personeelsprognoses en aanbevelingen geven die u helpen de arbeidskosten te verlagen, overuren te verminderen en overbezetting te voorkomen, terwijl u dezelfde standaard van gastervaring behoudt.

Waarom is Workforce Management-software nodig voor hotels?

Misschien hebben u of uw managers de planning handmatig ingesteld en werkt dat proces behoorlijk goed. Waarom zou u nu overwegen om over te stappen op software voor personeelsbeheer? De manier waarop mensen tegenwoordig willen werken, is heel anders dan in het verleden, en software voor personeelsbeheer kan u helpen relevant en concurrerend te blijven op de arbeidsmarkt.

Met de groei van de gig-economie hebben veel servicemedewerkers de mogelijkheid om hun eigen uren in te stellen als ze werken als aannemers van bedrijven zoals Uber, Instacart of DoorDash. Horecabedrijven moeten concurreren met deze reuzen van de gig-economie, en horecamedewerkers willen meer flexibiliteit in de planning en een beter evenwicht tussen werk en privé. Op dezelfde manier zijn de voorkeuren van werknemers verschoven naar onmiddellijke betaling - uw medewerkers willen geen week of twee wachten op hun salaris. Workforce Management-software biedt moderne, flexibele payroll-opties die uw werknemers meer controle geven over hun financiën.

Daarnaast hebben veel horecabedrijven te maken met personeelstekorten en moeten ze dezelfde gastervaring bieden met minder medewerkers. Hoteliers zoals u moeten uw personeel effectief plannen om de vaardigheden die u op een bepaald moment aan het werk hebt, te maximaliseren. Software voor personeelsbeheer biedt u de tools om niet alleen werknemers in te plannen voor diensten, maar ook om werknemers met de beste vaardigheden en ervaring in te plannen voor elke unieke dienst.

Belangrijkste voordelen van Workforce Management-software

Nu we begrijpen waarom software voor personeelsbeheer actueel is en welke voordelen het biedt voor werknemers, vraagt u zich misschien af welke voordelen het kan hebben voor uw hotelactiviteiten en uw bedrijfsresultaten. Deze technologie kan op verschillende manieren waarde toevoegen:

• Het netto bedrijfsresultaat verhogen: Hotels kunnen de arbeidskosten met 3-5% verlagen door software voor personeelsbeheer te gebruiken, en die kostenverlaging leidt tot een stijging van de bedrijfswinsten.

• Efficiënter planningsproces: managers kunnen minder tijd besteden aan planning, aangezien de personeelsbeheersoftware de planningsbehoeften voorspelt op basis van de arbeidsnormen die u instelt en uw voorspelde bezetting.

• Voorkom personeelsproblemen voordat ze zich voordoen: Software voor personeelsbeheer kan inefficiënties opsporen, zodat u deze kunt aanpakken voordat u te maken krijgt met overbezetting of onnodige extra arbeidskosten.

• Verbeter GOP en GOPPAR: het verminderen van overuren en het strategisch inzetten van aannemers kan uw brutobedrijfswinst per beschikbare kamer laten groeien.

• Hogere productiviteit: Workforce Management-software geeft u inzicht in productiviteitsstatistieken, zoals het aantal minuten dat per kamer wordt besteed aan schoonmaakbeurten, opgesplitst naar kamertype en schoonmaaktype, zodat u mogelijkheden kunt vinden voor uw personeel om efficiënter met hun tijd om te gaan.

• Hogere intrinsieke waarde: elke stijging van het netto bedrijfsresultaat verhoogt op zijn beurt de intrinsieke waarde van uw hotel, een maatstaf die eigenaren en vermogensbeheerders nauwlettend in de gaten houden.

Kenmerken van Workforce Management Software

Software voor personeelsbeheer kan een aanzienlijke waarde toevoegen aan uw hotel, maar hoe doet het dat? Dit zijn de belangrijkste kenmerken van software voor personeelsbeheer:

• Arbeidsnormen: net zoals uw vastgoedbeheersysteem verblijfsregels kan accommoderen, zoals maximale bezetting en minimale verblijfsduur, kan uw personeelsbeheersoftware werken met uw unieke personeelsvereisten. De software maakt het meestal eenvoudig om deze vereisten toe te voegen via een wizard-achtig menu.

• Integratie van operationele gegevens: om nauwkeurige prognoses en planningen te maken, maakt uw personeelsbeheersoftware verbinding met externe bronnen van bedrijfsinformatie, zoals uw vastgoedbeheersysteem of uw boekhoudsoftware. Deze gegevens zorgen ervoor dat de planningsaanbevelingen van de software het meest efficiënt zijn en in lijn zijn met uw voorspelde bezettingsniveaus.

• Dagelijks overzicht van planningen: Managers kunnen in één oogopslag een snel beeld krijgen van de personeelsbezetting en planningen dankzij de dashboards van de personeelsbeheersoftware - kunnen indien nodig gemakkelijk wijzigingen aanbrengen. Algemene managers, eigenaren of leiders op portfolioniveau kunnen ook dashboards van meerdere hotels tegelijk beheren.

• Integratie van tijdregistratie en salarisadministratie: door uw tijd- en aanwezigheidssysteem te koppelen, kunt u overuren, afwezigheden, ongepaarde stoten en te laat komen in realtime volgen, zodat u meteen actie kunt ondernemen.

• Benchmarking: met vergelijkingen met externe gegevensbronnen kunt u de prestaties van uw hotel contextualiseren met marktgemiddelden en trends van concurrenten. Op dezelfde manier kunnen managers die met een hotelportfolio werken de prestaties tussen accommodaties vergelijken.

• Mobielvriendelijkheid: werken met uw arbeidsbeheersoftware is niet beperkt tot uw desktopcomputer; de meeste software is mobielvriendelijk, zodat u uw personeelsbezetting en productiviteit in de gaten kunt houden, zelfs wanneer u niet aan uw bureau zit of niet op uw terrein aanwezig bent. Bovendien kunnen uw medewerkers gemakkelijk toegang krijgen tot hun planningen en verlof aanvragen vanaf hun mobiele apparaten. De meeste moderne oplossingen voor personeelsbeheer (wfm) hebben een mobiele app voor het beheer van menselijk kapitaal onderweg, wetende dat tijdklokken

• Hotelspecifieke functionaliteit: het gebruik van een systeem dat is ontworpen voor horecabedrijven versnelt training, onboarding en dagelijks beheer.

Topsystemen voor personeelsbeheer die worden gebruikt in de horeca

Lijkt een personeelsbeheersysteem geschikt voor uw hotel? Niet alle systemen zijn gelijk gemaakt en sommige hebben meer functionaliteit (en een hoger prijskaartje) dan andere. Begin uw onderzoeksproces door te kijken naar deze topsystemen voor personeelsbeheer:

Een personeelsbeheersysteem kiezen?

Voordat u de definitieve beslissing neemt over een personeelsbeheersysteem voor uw hotel, wilt u enkele belangrijke vragen stellen en een demo doen met een verkoopvertegenwoordiger. Sommige systemen bieden ook gratis proefversies, wat een geweldige manier is om een idee te krijgen van hoe het systeem presteert. Houd tijdens je onderzoeks- en selectieproces rekening met deze vragen:

• Hoe ziet het installatieproces eruit? Hoe lang duurt het en hoeveel werk wordt er van je gevraagd? Er moeten minimale implementatiekosten zijn en de installatie moet binnen 30 dagen kunnen worden voltooid.

• Welke opleidingsmiddelen zijn er? Idealiter zou het systeem on-demand resources in uw eigen tempo moeten bieden die u kunt gebruiken voor de initiële training en voor toekomstige nieuwe medewerkers.

• Zijn er horeca-specifieke arbeidssjablonen beschikbaar? Zelfs als u een systeem kiest dat niet specifiek voor de hotelsector is ontworpen, moet een generiek systeem voor werkplekbeheer sjablonen hebben voor een groot aantal verschillende bedrijven, waaronder hotels. Deze sjablonen zullen u tijd besparen bij het configureren van het systeem.

• Welke rapportage wordt er gegeven? Beheerders moeten rapporten met realtime gegevens kunnen aanpassen en plannen.

Klaar om de arbeidskosten te verlagen en de operationele efficiëntie te verhogen en tegelijkertijd de werknemerservaring in uw hotel te verbeteren? Software voor personeelsbeheer kan een uitstekende manier zijn om de bedrijfswinst te verhogen, de productiviteit te verhogen en waarde te creëren voor eigenaren.