O M3 beneficia a gestão hoteleira luminosa através do poder de sua solução de contabilidade hoteleira mais bem avaliada

Muitos hotéis enfrentam problemas administrativos que sobrecarregam as equipes de gerenciamento. A solução correta de contabilidade específica para hotelaria pode ajudar a mitigar muitos problemas, incluindo validação de dados, entrada manual, sistemas financeiros não integrados e gerenciamento de caixa.

Com um portfólio de quatro hotéis e em crescimento, a Luminous Hotel Management (LHM) é uma empresa de gestão hoteleira de serviço completo com propriedades na Virgínia e Virgínia Ocidental. Atualmente gerenciando as marcas Wyndham e IHG, a LHM é responsável pelas estratégias de gestão de ativos e receitas, operações, vendas e marketing, contabilidade e finanças, relatórios financeiros e planejamento tributário para seu portfólio de hotéis.

Após mais de uma década de parceria com a M3, a LHM optou por implementar uma solução diferente de contabilidade e relatórios em 2021. No entanto, após a implementação do outro software, Jadhav percebeu várias ineficiências. Por exemplo, o novo fornecedor de software não conseguia escalar à medida que a empresa crescia, tinha integrações limitadas com sistemas PMS, gerenciamento de caixa e reconciliações complicados e não oferecia relatórios personalizados.

O método de upload de faturas no novo software exigia que o LHM digitalizasse as faturas no sistema de computador antes de serem carregadas no software, o que era uma etapa extra do que o M3 oferecia. Além disso, as faturas podiam ser inseridas para qualquer empresa, o que causaria confusão, pois havia a oportunidade de as faturas serem postadas no hotel errado e os relatórios de vencimento se tornariam imprecisos.

Além dessas ineficiências, Jadhav também ficou frustrado com o processamento de pagamentos na nova plataforma, especificamente a emissão manual de cheques. A LHM também tinha uma necessidade crítica de processar pagamentos ACH para agilizar ainda mais seu processo de Contas a Pagar, que era praticamente inexistente na solução que eles optaram por usar.

"Facilidade de uso, funcionalidade e escalabilidade foram alguns dos grandes obstáculos que estávamos enfrentando. À medida que crescemos e adicionamos mais propriedades, precisávamos reavaliar nossas necessidades contábeis", disse Jadhav.

A solução

Meses depois de deixar a M3, a LHM decidiu retornar à M3, a solução de contabilidade e relatórios nº 1 no setor de hospitalidade que atende a mais de 50% das principais empresas de gerenciamento de hotéis nos EUA, conforme classificado pela revista Hotel Business e pela revista Hospitality Upgrade.

A LHM atualmente utiliza o Accounting Core, o principal produto da M3, e o e-Pay, uma solução de Contas a Pagar de última geração voltada para hoteleiros.

"A decisão de voltar para o Accounting Core da M3 nos deu o controle e a capacidade de adaptar o software às necessidades de nossa empresa. Criar e modificar relatórios personalizados, executar relatórios consolidados em qualquer marca ou região, digitalizar faturas rapidamente e referenciar facilmente os faturas nos ajudaram a ficar mais organizados e agilizados em nossas práticas contábeis diárias. Os relatórios customizáveis têm grande utilidade e impacto nas operações hoteleiras e no planejamento tributário. Além disso, toda vez que recebemos um ticket de suporte, há uma resposta 24 horas e um forte acompanhamento diário, incluindo fins de semana, uma vez que as operações do hotel são críticas todos os dias da semana."

Um recurso benéfico que a M3 pôde oferecer ao LHM através do uso do Accounting Core foi a possibilidade de as faturas serem digitalizadas diretamente na plataforma. As faturas só podem ser inseridas para a empresa em que você está trabalhando, o que não resulta em erros ou confusão. O M3 ajuda os clientes a se manterem organizados e cria um processo simplista para fazer o upload sem erros.

A solução e-Pay da M3 oferece ao LHM a capacidade de pagar fornecedores por meio de cheque, pagamentos ACH ou cartão de crédito virtual, que ganham descontos, criando um novo fluxo de receita utilizando fluxo de trabalho eletrônico e inteligência artificial. O processo é contínuo, aprimora a automação e ajuda a eliminar o trabalho manual e o erro humano.

Os resultados

Com o retorno do LHM ao M3, sua equipe conseguiu ter a facilidade de uso, funcionalidade e escalabilidade que desejavam. Sua equipe não está mais sofrendo com a duplicação de esforços de upload de faturas ou o potencial de faturas sendo postadas no hotel incorreto, o que resultou em relatórios de envelhecimento do LHM agora precisos, permitindo que eles tenham dados acionáveis.

"Já vejo uma mudança no nosso dia a dia voltando ao M3, é aí que entra o impacto, do nível macro, e como operamos. Não há dúvida de que o M3 é mais ágil, mais eficiente, e está impulsionando positivamente nossos resultados", disse Fair.

Usando o e-Pay da M3, a LHM não desperdiça mais capital humano cortando cheques, e não há mais preocupação com a aplicação de cheques em faturas e contas incorretas. Além disso, com o poder de automação de pagamentos do e-Pay, o LHM agora pode eliminar os muitos custos de Contas a Pagar, como taxas bancárias, toner MICR, envelopes e postagem.

Em parceria com a melhor solução de contabilidade e relatórios do setor, criada para hoteleiros por hoteleiros, o LHM agora pode ver economias de tempo e mão de obra por meio do poder do Accounting Core do M3 combinado com e-Pay. Esses recursos agora podem ser alocados para o que é importante: os hóspedes do hotel.