Um sistema de gestão hoteleira é um software que agiliza diversas operações hoteleiras. Incluem reservas e ajustes de reservas, cobrança, limpeza, tarefas administrativas e outras atividades essenciais para uma gestão hoteleira eficiente.
Os sistemas de gestão hoteleira costumavam focar-se principalmente nas transações financeiras, reduzindo eficazmente os erros manuais e aumentando a produtividade nesta área.
Nomeadamente, actualizam e apresentam regularmente as informações mais recentes sobre a ocupação actual dos quartos, bem como a elegibilidade dos hóspedes para descontos e promoções especiais.
Contudo, os criadores de software reconheceram recentemente a necessidade dos hoteleiros de que os sistemas de gestão hoteleira incluam actividades mais amplas.
Como resultado, os sistemas de gestão hoteleira incorporam agora uma gama mais ampla de tarefas para lidar com as operações internas e externas do hotel.

Quais são os benefícios do software de gestão hoteleira?

O software de gerenciamento hoteleiro é normalmente usado em propriedades menores, como pousadas e pousadas, para agilizar funções de recepção, como gerenciamento de propriedades , check-in, tarefas de back-office e funções de PDV (ponto de venda), quando a equipe é menor. Esta é uma solução de gerenciamento hoteleiro não personalizável que geralmente combina a funcionalidade principal do sistema de gerenciamento de propriedades hoteleiras com gerenciamento de canais totalmente integrado (evita overbookings e conecta-se a agentes de viagens como Expedia), mecanismo de reservas on-line, site do hotel, portal de atendimento ao hóspede, serviço de limpeza, manutenção, eventos gerenciamento, marketing por e-mail, mensagens de texto, relatórios personalizados, pesquisas, gerenciamento de taxas, preços dinâmicos, geração de leads de vendas, ponto de venda, gateway de pagamento e muito mais.

• Aumentar ADR (aumentar receita): A utilização cruzada dos principais componentes do HMS permite que as propriedades rastreiem o comportamento atual e passado dos hóspedes e alvo de upgrades, complementos e pacotes do mercado através do processo de reserva/reserva on-line (processamento de cartão de crédito), bem como através de campanhas de marketing direcionadas. Os relatórios de tendências de ocupação anteriores podem ser utilizados para aplicar metodologia de preços dinâmicos para aumentar o ADR para períodos de alta demanda e pernoites. A capacidade de aplicar preços baseados em restrições em seu gerenciador de tarifas, que se integra perfeitamente à conectividade integrada do gerenciador de canais, aumenta de maneira fácil e eficiente o ADR para períodos de ocupação mais elevados.

• Aumentar a ocupação : Para aumentar a ocupação, o seu sistema deve ser capaz de se adaptar de forma rápida e ágil às tendências de reservas. Um verdadeiro HMS All-in-1 fornece relatórios de variações de ritmo para que a propriedade possa identificar áreas de baixa ocupação e fazer alterações de preços que fluem imediatamente para todos os canais, além de enviar rapidamente campanhas de marketing por e-mail direcionadas para atrair mais clientes durante os períodos mais lentos . A capacidade de criar rapidamente pacotes para aumentar a ocupação e o interesse nas datas previstas é igualmente importante.

• Economize tempo e dinheiro: os fornecedores de software de hospitalidade completo reúnem várias ferramentas e serviços de automação em uma solução para ajudar a unificar os sistemas em uma solução de gerenciamento integrada e completa, economizando tempo da equipe e proporcionando mais visibilidade em todas as operações do hotel. Os melhores provedores da categoria oferecem um gerenciador de canais integrado com conexões diretas bidirecionais ao vivo para todos os principais OTAs e GDSs. Isso economiza tempo e dinheiro das propriedades, eliminando o intermediário. O inventário de quartos é ativo no OTA/GDS correspondente, sem necessidade de intermediário, como um CRS. Dito isto, muitos provedores de HMS multifuncionais também se conectam com plataformas CRS de primeira linha.

As principais funcionalidades e tarefas principais a serem realizadas em um sistema de gestão hoteleira (HMS) são cruciais para que os hoteleiros do setor hoteleiro simplifiquem suas operações diárias e melhorem a experiência dos hóspedes. Um software de gestão hoteleira moderno, muitas vezes baseado na nuvem e fácil de usar, inclui vários módulos e recursos:

1. Sistema de gerenciamento de propriedades (PMS): um hub central de reservas e operações de recepção que automatiza os processos de check-in, gerenciamento de reservas e check-out de hóspedes em tempo real.

2. Motor de Reservas: Um motor de reservas online integrado ao site do hotel para permitir reservas diretas e maximizar a ocupação.

3. Channel Manager : Gerencia diversas agências de viagens online (OTAs) e outros canais de distribuição, evitando overbookings e garantindo consistência de preços.

4. Gerenciamento de receita: ajuda no gerenciamento de taxas e estratégias de preços para maximizar a lucratividade.

5. Ponto de venda (POS): Lida com o processamento de pagamentos e faturamento de vários serviços hoteleiros, incluindo oportunidades de upsell.

6. Gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) : gerencia as informações dos hóspedes e auxilia nas mensagens personalizadas e no suporte ao cliente.

7. Integração: integrações perfeitas com OTAs, mídias sociais e soluções de software de terceiros, como Expedia, Airbnb e outros.

8. Aplicativo móvel : oferece um aplicativo móvel intuitivo para hóspedes e funcionários do hotel, melhorando a experiência do hóspede e proporcionando facilidade de uso.

9. Solução multifuncional : fornece uma solução completa para atender diferentes tipos de propriedades, incluindo hotéis, motéis, pousadas, albergues, B&Bs, aluguéis por temporada, campings e até redes de hotéis.

10. Baseado em nuvem: utiliza tecnologia de nuvem para acessibilidade e atualizações em tempo real de qualquer lugar, permitindo que os hoteleiros gerenciem suas propriedades remotamente.

11. Experiência do Hóspede : concentra-se em melhorar a experiência do hóspede por meio de processos eficientes de check-in, mensagens e recursos de reserva on-line.

12. Front Office e Back Office: gerencia operações de recepção, bem como tarefas de back-office, como gerenciamento de estoque e contabilidade.

13. Processamento de pagamentos: Garante transações seguras com cartão de crédito e processamento de pagamentos.

14. Integração de mídia social: ajuda no marketing e no envolvimento com os hóspedes por meio de plataformas de mídia social.

15. Reservas Diretas: Incentiva os hóspedes a fazerem reservas diretamente pelo site do hotel, reduzindo as taxas de comissão para OTAs.

16. Facilidade de uso: oferece interfaces fáceis de usar para que funcionários e hóspedes do hotel naveguem sem esforço.

17. Maximizar a lucratividade: visa aumentar a receita e a lucratividade por meio de operações eficientes e estratégias de preços.

18. Atualizações: Permite atualizações e personalização fáceis do sistema para se adaptar às necessidades crescentes dos negócios hoteleiros.

19. Faturamento: Gera faturas de diversos serviços e acompanha pagamentos.

20. Central de Reservas: Fornece um sistema centralizado para gerenciamento de reservas em diferentes canais.

Os hoteleiros utilizam estas funcionalidades para agilizar as operações, aumentar as reservas diretas e, em última análise, proporcionar uma experiência excecional aos hóspedes, independentemente do tipo e tamanho da sua propriedade. Soluções líderes de software de gestão hoteleira, como Cloudbeds, Little Hotelier, WebRezPro e outros, oferecem soluções abrangentes para a indústria hoteleira.

Aqui estão algumas outras características e recursos importantes a serem observados:

Interface intuitiva e fácil de usar: Uma interface amigável é o fator mais importante na escolha de um software de missão crítica para um hotel. Se o software do seu hotel for complexo e confuso, mais erros serão cometidos, custando-lhe mais dinheiro. Tarefas comuns não devem levar muito tempo e etapas, pois isso atrasa sua equipe e limita sua capacidade de crescer rapidamente – daí a necessidade de um poderoso sistema de software de gestão hoteleira.

Otimizado para celular e tablet: quando seu gerente, equipe de limpeza e outros membros da equipe precisam verificar rapidamente os detalhes de uma reserva, eles não precisam voltar correndo para o escritório. Qualquer sistema que você usar deve não apenas ser acessível, mas também otimizado para uso em celulares e tablets. Melhor ainda, seu proprietário poderá verificar o desempenho durante as férias.

Visibilidade clara da grade: adicionar eventos especiais que estão acontecendo na região, destacar os hóspedes que retornam e identificar os hóspedes que ainda não pagaram suas contas são recursos que sua grade deve ativar por padrão. Sua grade deve permitir que você veja de forma rápida e fácil as principais informações sobre seus convidados.

Perfis de hóspedes: você está trabalhando para fidelizar os hóspedes? Os perfis dos hóspedes armazenam as informações de contato, o histórico de estadia e até mesmo as preferências dos seus hóspedes, para que você possa oferecer uma experiência mais personalizada durante a próxima estadia. Melhor ainda, um perfil de convidado com CCs armazenados do seu convidado tornará ainda mais fácil o retorno dos hóspedes.

O preço do software de gerenciamento hoteleiro (HMS) geralmente varia com base nos recursos, no tamanho da propriedade e no segmento de mercado que atende. A maioria dos softwares de gerenciamento hoteleiro custa por quarto e por mês, com vários níveis com base nos requisitos de recursos, integrações e muito mais. Em um nível elevado, o preço típico de um software de gerenciamento hoteleiro varia de US$ 4 a US$ 10 por quarto por mês.

Muitos players de software de gerenciamento hoteleiro também trouxeram o processamento de pagamentos internamente, o que pode aumentar os custos para esse fornecedor; no entanto, usar um processamento de pagamento nativo do seu PMS normalmente é mais barato do que trabalhar com um processador de pagamento de terceiros adicional.

Aqui está uma ampla visão geral dos preços de mercado:

Sistemas de nível básico

• Faixa de preço típica: $ 90 - $ 400 por mês
• Mercado-alvo: propriedades menores
• Recursos: Funcionalidades básicas como gerenciamento de reservas, gerenciamento de canais e ferramentas de comunicação com hóspedes.

Sistemas de médio a alto padrão

• Faixa de preço típica: US$ 300 – vários milhares de dólares por mês
• Mercado-alvo: propriedades e redes hoteleiras de médio a grande porte
• Recursos: Recursos avançados, maior personalização, integrações extensas e suporte robusto.

Principais fatores que afetam os preços

• Conjunto de recursos: recursos mais avançados e abrangentes aumentam o custo.
• Escalabilidade: Sistemas projetados para propriedades maiores com necessidades complexas tendem a ser mais caros.
• Suporte e Implementação: Sistemas de ponta geralmente incluem serviços de suporte e implementação mais extensos, contribuindo para custos mais elevados.

Os HMS de nível básico são mais acessíveis e adequados para propriedades menores, enquanto os sistemas de médio a alto padrão são voltados para propriedades maiores com requisitos mais complexos, refletidos em seus preços mais elevados.

Um HMS que consegue uma integração rápida e eficiente de novas propriedades é adepto da partilha de todo o âmbito do projeto de implementação na chamada inicial e da comunicação eficaz com os principais decisores. O fornecedor deve garantir que os principais decisores estejam disponíveis para cada uma das seguintes chamadas e que compreendam como o seu papel é vital para o sucesso da implementação. Importar dados do sistema atual, configurar conexões de gateway e construir quartos, tarifas e conexões de terceiros exige diligência. Trabalhar com um sistema de gestão de hospitalidade que possa transportar dados de experiências anteriores de hóspedes e reservas de hotéis ajudará a encurtar o processo de integração, além de fornecer dados históricos para fins de relatórios. Propriedades menores podem planejar um período de integração de três semanas, enquanto propriedades maiores com integrações mais complexas devem planejar mais de quatro semanas de implementação.