Um sistema de gerenciamento de propriedades (PMS) é um conjunto de software de gerenciamento de hotéis que os proprietários e funcionários da recepção usam para gerenciar seus negócios, coordenando reservas, disponibilidade de reservas on-line, pagamentos e relatórios em um local central. O Hotel PMS agiliza as operações da equipe de front office e atendimento ao hóspede em uma empresa hoteleira para fazer check-in e check-out de hóspedes, consultar a disponibilidade de quartos, fazer ajustes em reservas existentes e ainda pode ter funcionalidade de back office (agendar limpeza ou manutenção). Com um sistema central, os hoteleiros podem gerir e monitorizar melhor as principais métricas necessárias para gerir o seu negócio (por exemplo, taxa média diária, ocupação e RevPAR).

O software de gerenciamento de propriedades ou PMS de hotéis é a espinha dorsal das operações da indústria hoteleira; o PMS elimina overbookings dispendiosos gerenciando a disponibilidade de quartos, coordenando-se com quaisquer gerentes de canais conectados para melhorar a ocupação dos quartos, aceita pagamentos e executa funções importantes do dia a dia, como transferência de hóspedes, atualização de tarifas de quartos e gerenciamento de tarefas de limpeza. O PMS pode automatizar e melhorar as operações comerciais de um hotel, fornecendo inteligência competitiva, ajustando automaticamente os preços com base na disponibilidade e fornecendo funcionalidades analíticas e de relatórios. O PMS melhora a experiência do hóspede, lembrando as preferências do cliente e enviando comunicações pré e pós-estadia. Muitos sistemas PMS também podem ser integrados a outras tecnologias, como sistemas de ponto de venda, processadores de pagamento, fabricantes de hardware e software de experiência do hóspede.

Gerir um hotel não é uma tarefa fácil, mas graças à tecnologia, os hoteleiros podem agora contar com sistemas de gestão de propriedades hoteleiras (PMS) para tornar as operações diárias mais eficientes e simplificadas. Um PMS é uma solução de software que oferece uma variedade de recursos para gerenciar as operações da recepção de um hotel, status dos quartos, solicitações de manutenção e relatórios financeiros.

Uma das características mais críticas de um PMS de hotel é a automação. Um PMS pode automatizar muitas operações diárias, como check-in, check-out e processamento de pagamentos. Esse recurso pode economizar tempo e reduzir erros, o que pode ser crucial para proporcionar uma excelente experiência ao hóspede.

As integrações são outra característica importante de um PMS de hotel. Um PMS pode ser integrado a outros sistemas, como gerenciadores de canais, mecanismos de reservas e gateways de pagamento. Esta integração pode ajudar a gerir canais de distribuição, pagamentos online e reservas diretas, o que pode ser crucial para maximizar as receitas.

A gestão de receitas também é uma característica vital de um PMS de hotel. Um PMS pode oferecer funcionalidade de gerenciamento de receitas para ajudar a definir preços e maximizar a ocupação. Esta funcionalidade pode ajudar os hoteleiros a tomar decisões baseadas em dados para otimizar as receitas, o que pode ser crucial para melhorar o desempenho financeiro de um hotel.

Mensagens e notificações são outros recursos importantes de um PMS de hotel. Um PMS pode oferecer mensagens e notificações aos hóspedes e funcionários, o que pode ajudar a melhorar a experiência do hóspede e agilizar a comunicação. Um aplicativo móvel também é um recurso valioso de um PMS de hotel. Uma aplicação móvel pode permitir aos funcionários gerir as operações diárias a partir dos seus smartphones, o que pode ajudar os funcionários a trabalhar de forma mais eficiente e a responder às necessidades dos hóspedes em tempo real.

Modelos personalizáveis ​​são outro recurso importante de um PMS de hotel. Um PMS pode oferecer modelos personalizáveis ​​para fluxos de trabalho, gerenciamento de tarefas domésticas, ordens de serviço e relatórios financeiros. Esse recurso pode ajudar os proprietários a adaptar o software às suas necessidades específicas.

A facilidade de uso e a interatividade também são características importantes de um PMS de hotel. Um PMS deve ter uma interface intuitiva e recursos fáceis de usar que possam ajudar a equipe a aprender rapidamente o software e reduzir a curva de aprendizado.

Os dados em tempo real são outro recurso essencial de um PMS de hotel. Um PMS deve fornecer dados em tempo real sobre o status dos quartos, ocupação e métricas financeiras. Este recurso pode ajudar os hoteleiros a tomar decisões baseadas em dados e responder às mudanças em tempo real.

Concluindo, um sistema de gestão de propriedades hoteleiras (PMS) é uma ferramenta indispensável para a gestão das operações diárias na indústria hoteleira. Uma solução de software PMS de hotel deve ter recursos importantes como automação, integrações, gerenciamento de receitas, mensagens, aplicativo móvel, modelos personalizáveis, interface amigável, dados em tempo real, atualizações de manutenção e feedback pós-estadia. Ao utilizar um PMS de hotel, os hoteleiros podem melhorar a experiência dos hóspedes, maximizar a receita e agilizar as suas operações diárias.

1. Interface amigável Treine sua equipe rapidamente e reduza a probabilidade de erros. As melhores soluções PMS atuais são de autoatendimento e ajudam a agilizar as operações, permitindo que as empresas de hotelaria façam o check-in dos hóspedes com mais rapidez. Muitas plataformas modernas podem até ser operadas a partir de um dispositivo móvel por meio de um aplicativo móvel.
2. Faça check-in/check-out de hóspedes e modifique reservas de hóspedes - Acompanhe os perfis dos hóspedes e mova-os conforme necessário para mantê-lo atualizado sobre suas reservas e reduzir a probabilidade de overbookings.
3. Painel central – Veja o que está acontecendo, o que precisa ser feito hoje e monitore suas principais métricas. ;Veja detalhes de gerenciamento de reservas em sua solução PMS.
4. Impostos, taxas e políticas personalizadas - Personalize impostos, taxas e políticas de cancelamento na combinação que melhor se adequa ao seu negócio.
5. Conformidade governamental - Cumpra os requisitos e regulamentos locais de relatórios fiscais.
6. Comunicação com os hóspedes - Melhore a experiência dos hóspedes com comunicações automatizadas antes e depois da estadia.
7. Conjunto de relatórios - Gere relatórios financeiros e de produção detalhados para melhorar as operações de negócios. Ajuda os gerentes de propriedades a entender os canais de reserva.
8. Processamento de pagamentos - Capacidade de aceitar pagamentos com cartão de crédito em conformidade com os padrões regulatórios locais e globais.
9. PMS baseado em nuvem: Uma solução de software PMS hospedada na nuvem para permitir acesso remoto e flexibilidade no gerenciamento.
10. Recepção e check-in: um recurso que agiliza o processo de check-in e fornece à equipe da recepção uma interface amigável para gerenciar as operações diárias do hotel.
11. Gerenciador de canais e canais de distribuição: Uma ferramenta que se integra a vários canais de reserva, como OTAs, GDS e o site do hotel para maximizar a ocupação e a receita.
12. Sistema de gerenciamento de preços e receitas: um recurso que automatiza o gerenciamento de preços e estoque para otimizar a receita e o RevPAR.
13. Experiência do hóspede e upsell: uma função que permite a integração de mensagens e aplicativos móveis para fornecer opções de autoatendimento, upsell de comodidades e personalizar a experiência do hóspede.

Os preços dos produtos PMS baseados em nuvem normalmente são baseados em quantos quartos ou propriedades utilizam esse sistema. Muitos produtos PMS possuem calculadoras em seus sites que o ajudarão a entender melhor o que esperar dos preços. Tenha cuidado, pois alguns sistemas PMS cobrarão taxas adicionais além das taxas mensais. Essas taxas adicionais podem incluir comissão percentual sobre reservas diretas, taxas de implementação/configuração, taxas de interface para conexão com sistemas de terceiros, etc.

Um PMS econômico começa em cerca de US$ 50 por mês e aumenta com base na ocupação e/ou número de quartos. O preço premium para um PMS começa em torno de US$ 200 por mês para as propriedades menores e aumenta com base na ocupação e/ou número de quartos.

Para a maioria dos sistemas baseados em nuvem, a implementação pode levar de uma a três semanas, dependendo de: quantas reservas precisam ser importadas e quem está importando os dados (alguns PMS oferecerão serviços para fazer isso para você), o número de propriedades e quartos que você tem e quaisquer personalizações que você gostaria de adicionar.

A implementação normalmente começará com a configuração do aplicativo – configurando quartos, tipos de quartos, adicionando tarifas e importando/adicionando reservas existentes e futuras. Um treinador ou representante de implementação pode trabalhar com você durante o processo de configuração e verificar sua configuração. Por fim, você conectará seus canais ou gerenciador de canais para começar a aceitar reservas. Feito corretamente, não há tempo de inatividade entre a troca de sistemas. Um bom PMS também fornecerá acesso a uma biblioteca de treinamento em vídeo e uma base de conhecimento de seus recursos para ajudar novos usuários a começar.

Uma implementação bem sucedida requer um investimento inicial de tempo para configurar adequadamente a sua propriedade - é um investimento que tem um impacto direto na eficiência das suas operações posteriormente. Por exemplo, configurar sua política de cancelamento agora permitirá que você aplique essa política mais tarde.

Como posso saber quando é hora de meu hotel migrar para um novo PMS na nuvem? Adquirir um novo PMS é um investimento de tempo e recursos; no entanto, há um custo de oportunidade considerável que precisa ser considerado. O PMS certo pode melhorar a experiência do cliente, reduzindo erros como overbookings, melhorar as taxas de ocupação conectando seu inventário disponível ao seu mecanismo de reservas e aos gerentes de canais, e ajudar a ganhar mais dinheiro, permitindo que você ajuste suas tarifas rapidamente - em todos os seus canais com base nas condições de mercado. Em média, nossos clientes desfrutam de um aumento médio de margem de lucro de 15% após apenas três meses. Isto mais do que compensa o investimento e o esforço envolvidos na migração para um novo sistema.