Um sistema de gerenciamento de propriedades (PMS) é um pacote de software de gerenciamento de hotéis que proprietários de propriedades e funcionários da recepção usam para gerenciar seus negócios coordenando reservas, disponibilidade de reservas on-line, pagamentos e relatórios em um local central. O Hotel PMS simplifica as operações para a equipe da recepção e serviços aos hóspedes em um negócio de hotel para fazer check-in e check-out de hóspedes, ver a disponibilidade dos quartos, fazer ajustes em reservas existentes e até mesmo ter funcionalidade de back office (programar limpeza ou manutenção). Com um sistema central, os hoteleiros podem gerenciar e monitorar melhor as principais métricas necessárias para administrar seus negócios (por exemplo, tarifa média diária, ocupação e RevPAR).

O software de gerenciamento de propriedades ou PMS de hotéis é a espinha dorsal das operações do setor de hospitalidade; o PMS elimina overbookings dispendiosos gerenciando a disponibilidade de quartos, coordena com quaisquer gerentes de canais conectados para melhorar a ocupação dos quartos, aceita pagamentos e executa funções importantes do dia a dia, como transferência de hóspedes, atualização de tarifas de quartos e gerenciamento de tarefas de limpeza. O PMS pode automatizar e melhorar as operações comerciais de um hotel fornecendo inteligência competitiva, ajustando automaticamente os preços com base na disponibilidade e fornecendo funcionalidade de análise e relatórios. O PMS aprimora a experiência do hóspede lembrando as preferências do cliente e enviando comunicações pré e pós-estadia. Muitos sistemas PMS também podem se integrar a outras tecnologias, como sistemas de ponto de venda, processadores de pagamento, fabricantes de hardware e software de experiência do hóspede.

Tipos de PMS de hotel:

Existem certos tipos de sistemas de gestão de propriedades (PMS) usados ​​em hotéis que têm características, funcionalidades e vantagens importantes. Entendê-los é crucial ao considerar a escolha certa de tecnologia para ajudar a gerenciar efetivamente as operações do hotel e a satisfação do hóspede.

Aqui estão dois tipos principais de PMS de hotel:

• PMS de hotel no local: é instalado em servidores localizados no hotel e está disponível em todos os computadores dos quais os hoteleiros podem acessar o PMS. Ele fornece a segurança dos dados armazenados no local, mas sua manutenção e segurança são atribuídas ao hotel. Manutenção contínua e suporte técnico da equipe de TI do hotel serão necessários para manter a funcionalidade

• PMS de hotel baseado em nuvem: Um PMS baseado em nuvem simplifica todas as tarefas do dia a dia porque a equipe do hotel pode acessar o sistema de qualquer lugar com uma conexão de internet, então os dados estão sempre atualizados. O mais conveniente é que os custos de manutenção são baixos

Gerenciar um hotel não é tarefa fácil, mas graças à tecnologia, os hoteleiros agora podem contar com sistemas de gerenciamento de propriedades hoteleiras (PMS) para tornar as operações diárias mais eficientes e simplificadas. Um PMS é uma solução de software que oferece uma gama de recursos para gerenciar as operações de recepção de um hotel, status de quartos, solicitações de manutenção e relatórios financeiros.

Um dos recursos mais críticos de um PMS de hotel é a automação. Um PMS pode automatizar muitas operações diárias, como check-in, check-out e processamento de pagamentos. Esse recurso pode economizar tempo e reduzir erros, o que pode ser crucial para oferecer uma excelente experiência ao hóspede.

Integrações são outro recurso importante de um PMS de hotel. Um PMS pode se integrar a outros sistemas, como gerenciadores de canais, mecanismos de reserva e gateways de pagamento. Essa integração pode ajudar a gerenciar canais de distribuição, pagamentos on-line e reservas diretas, o que pode ser crucial para maximizar a receita.

O gerenciamento de receita também é um recurso vital de um PMS de hotel. Um PMS pode oferecer funcionalidade de gerenciamento de receita para ajudar a definir preços e maximizar a ocupação. Esse recurso pode ajudar os hoteleiros a tomar decisões baseadas em dados para otimizar a receita, o que pode ser crucial para melhorar o desempenho financeiro de um hotel.

Mensagens e notificações são outros recursos importantes de um PMS de hotel. Um PMS pode oferecer mensagens e notificações para hóspedes e funcionários, o que pode ajudar a melhorar a experiência do hóspede e agilizar a comunicação. Um aplicativo móvel também é um recurso valioso de um PMS de hotel. Um aplicativo móvel pode permitir que a equipe gerencie as operações diárias de seus smartphones, o que pode ajudar a equipe a trabalhar de forma mais eficiente e responder às necessidades dos hóspedes em tempo real.

Modelos personalizáveis ​​são outro recurso essencial de um PMS de hotel. Um PMS pode oferecer modelos personalizáveis ​​para fluxos de trabalho, gerenciamento de limpeza, ordens de serviço e relatórios financeiros. Esse recurso pode ajudar os proprietários de imóveis a adaptar o software às suas necessidades específicas.

A facilidade de uso e a interatividade também são características importantes de um PMS de hotel. Um PMS deve ter uma interface intuitiva e recursos fáceis de usar que podem ajudar a equipe a aprender rapidamente o software e reduzir a curva de aprendizado.

Dados em tempo real são outro recurso essencial de um PMS de hotel. Um PMS deve fornecer dados em tempo real sobre status de quartos, ocupação e métricas financeiras. Esse recurso pode ajudar os hoteleiros a tomar decisões baseadas em dados e responder a mudanças em tempo real.

Concluindo, um sistema de gerenciamento de propriedades hoteleiras (PMS) é uma ferramenta indispensável para gerenciar operações diárias no setor de hospitalidade. Uma solução de software PMS para hotéis deve ter recursos-chave como automação, integrações, gerenciamento de receita, mensagens, aplicativo móvel, modelos personalizáveis, interface amigável, dados em tempo real, atualizações de manutenção e feedback pós-estadia. Ao usar um PMS para hotéis, os hoteleiros podem melhorar a experiência do hóspede, maximizar a receita e otimizar suas operações diárias.

1. Interface amigável Treine sua equipe rapidamente e pode reduzir a probabilidade de erros. As melhores soluções de PMS hoje são de autoatendimento e ajudam a agilizar as operações, permitindo que empresas de hospitalidade façam o check-in dos hóspedes mais rapidamente. Muitas plataformas modernas podem até ser operadas de um dispositivo móvel por meio de aplicativo móvel.
2. Faça check-in/check-out dos hóspedes e modifique as reservas dos hóspedes - Acompanhe os perfis dos hóspedes e mova-os conforme necessário para manter você no controle de suas reservas e reduzir a probabilidade de overbookings.
3. Painel central - Veja o que está acontecendo, o que precisa ser feito hoje e monitore suas principais métricas. ;Visualize detalhes do gerenciamento de reservas na sua solução PMS.
4. Impostos, taxas e políticas personalizadas - Personalize impostos, taxas e políticas de cancelamento na combinação que melhor se adapta ao seu negócio.
5. Conformidade governamental - Cumpra com os requisitos e regulamentações locais de relatórios fiscais.
6. Comunicação com os hóspedes - Melhore a experiência dos hóspedes com comunicações automatizadas antes e depois da estadia.
7. Conjunto de relatórios - Gere relatórios detalhados de produção e financeiros para melhorar as operações comerciais. Ajuda os gerentes de propriedade a entender os canais de reserva.
8. Processamento de pagamentos - Capacidade de aceitar pagamentos com cartão de crédito em conformidade com os padrões regulatórios locais e globais.
9. PMS baseado em nuvem: uma solução de software PMS hospedada na nuvem para permitir acesso remoto e flexibilidade no gerenciamento.
10. Recepção e check-in: Um recurso que agiliza o processo de check-in e fornece à equipe da recepção uma interface amigável para gerenciar as operações diárias do hotel.
11. Gerenciador de canais e canais de distribuição: uma ferramenta que se integra a vários canais de reserva, como OTAs, GDS e o site do hotel para maximizar a ocupação e a receita.
12. Sistema de gestão de preços e receitas: Um recurso que automatiza a gestão de preços e estoque para otimizar a receita e o RevPAR.
13. Experiência do hóspede e upselling: uma função que permite a integração de mensagens e aplicativos móveis para fornecer opções de autoatendimento, vender comodidades adicionais e personalizar a experiência do hóspede.

Os preços para produtos PMS baseados em nuvem são normalmente baseados em quantos quartos ou propriedades utilizam esse sistema. Muitos produtos PMS têm calculadoras em seus sites que ajudarão você a entender melhor o que esperar em termos de preços. Tenha cuidado, pois alguns sistemas PMS cobrarão taxas adicionais além das taxas mensais. Essas taxas adicionais podem incluir comissão percentual sobre reservas diretas, taxas de implementação/configuração, taxas de interface para conectar-se a sistemas de terceiros, etc.

Um PMS econômico começa em cerca de US$ 50 por mês e aumenta com base na ocupação e/ou número de quartos. O preço premium para um PMS começa em cerca de US$ 200 por mês para as menores propriedades e aumenta com base na ocupação e/ou número de quartos.

Para a maioria dos sistemas baseados em nuvem, a implementação pode levar de uma a três semanas, dependendo de: quantas reservas precisam ser importadas e quem está importando os dados (alguns PMS oferecem serviços para fazer isso para você), o número de propriedades e quartos que você tem e quaisquer personalizações que você gostaria de adicionar.

A implementação normalmente começa com a configuração do aplicativo - configurando quartos, tipos de quarto, adicionando tarifas e importando/adicionando reservas existentes e futuras. Um coach ou representante de implementação pode trabalhar com você durante o processo de configuração e verificar sua configuração. Por fim, você conectará seus canais ou gerente de canais para começar a aceitar reservas. Feito corretamente, não há tempo de inatividade entre a troca de sistemas. Um bom PMS também fornecerá acesso a uma biblioteca de treinamento em vídeo e base de conhecimento de seus recursos para ajudar novos usuários a começar.

Uma implementação bem-sucedida requer um investimento inicial em tempo para configurar sua propriedade adequadamente - é um investimento que tem um impacto direto na eficiência de suas operações mais tarde. Por exemplo, configurar sua política de cancelamentos agora permitirá que você aplique essa política mais tarde.

Como sei quando é hora de meu hotel migrar para um novo PMS na nuvem?A compra de um novo PMS é um investimento em tempo e recursos; no entanto, há um custo de oportunidade considerável que precisa ser considerado. O PMS certo pode melhorar a experiência do cliente reduzindo erros como overbookings, melhorar as taxas de ocupação conectando seu inventário disponível ao seu mecanismo de reservas e gerentes de canal e ajudar a ganhar mais dinheiro permitindo que você ajuste suas tarifas rapidamente - em todos os seus canais com base nas condições de mercado. Em média, nossos clientes desfrutam de um aumento médio na margem de lucro de 15% após apenas três meses. Isso mais do que paga o investimento e o esforço envolvidos na migração para um novo sistema.

Graças ao desenvolvimento constante da tecnologia PMS (Property Management System) de hotéis, os hoteleiros poderão aproveitar inúmeras inovações no futuro, como novas funções e módulos de otimização, que aumentam drasticamente a eficiência operacional. O objetivo final é facilitar significativamente as operações diárias e melhorar a experiência do hóspede.

Portanto, as próximas tendências em software de gerenciamento de propriedades para hotéis mudarão a maré dos negócios e, assim, facilitarão a vida dos hoteleiros.

As tendências referem-se especificamente ao seguinte:

1. Tecnologias API

As tecnologias de API referem-se a plataformas de API abertas e à transição para a nuvem, o que permite acesso mais fácil, melhor conexão de vários módulos e transferência de dados mais rápida.

As APIs permitem que os hotéis gerenciem dados em tempo real por meio da integração do sistema de gerenciamento de propriedades (PMS) com ferramentas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) e provedores de serviços terceirizados. Assim, os hotéis fornecem aos seus hóspedes informações precisas sobre disponibilidade de quartos, preços e simplificam o gerenciamento de reservas em várias plataformas. Além disso, ao introduzir aplicativos móveis para acesso mais rápido aos serviços do hotel, os hóspedes podem ter processos de check-in/check-out mais fáceis.

2. IA e Ciência de Dados

A inteligência artificial (IA) e a ciência de dados automatizarão e facilitarão amplamente as tarefas diárias dos hoteleiros, como reservas, check-ins e check-outs, alocação de quartos, gestão de receitas, serviços aos hóspedes (chatbots e e-concierges) e previsão de demanda.

O poder da tecnologia está em algoritmos avançados de aprendizado de máquina que analisam quantidades massivas de dados e, assim, permitem que os computadores aprendam com os dados, identifiquem padrões e façam previsões. Além disso, chatbots e assistentes virtuais desempenham um papel vital na indústria hoteleira, pois oferecem suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana.

3. Tecnologias inteligentes

Tecnologias inteligentes como controles de quarto, reconhecimento facial baseado em IoT (Internet das Coisas) e a implementação de sensores e outros dispositivos inteligentes que são conectados uns aos outros são um elo inextricável com o principal centro de operações do hotel, pois permitem monitoramento e gerenciamento em tempo real. Por exemplo, inovações baseadas em IoT podem tornar o processo de check-in muito mais fácil e podem fornecer segurança com acesso sem contato a quartos e comodidades.

Há também os benefícios dos celulares que desempenham um papel fundamental no trabalho diário dos hoteleiros, pois eles podem se comunicar diretamente com os hóspedes e fazer reservas em apenas alguns cliques. Fácil para os funcionários e ainda mais para os hóspedes.

Certamente, o futuro prevê uma maneira muito mais fácil de trabalhar, como essas tecnologias comprovam.