يرمز BEO إلى أمر حدث الولائم ، وهو العقد الذي يحتوي على جميع التفاصيل الخاصة بالحدث على النحو المتفق عليه بين العميل وفريق المبيعات أو تقديم الطعام. يعتمد الفريق في الفندق أو مساحة الحدث ، بما في ذلك طاقم المطبخ ومديري التموين وأطقم الإنتاج ووكلاء مكتب الاستقبال وحراس الأمن ، على BEO كمصدر للحقيقة لجميع المعلومات المتعلقة بالحدث.

كل حدث أو وظيفة لها BEO الخاص بها ، ويمكن أن تحتوي بعض الأحداث على BEOs متعددة. على سبيل المثال ، قد يتضمن حفل الزفاف عشاء بروفة وحفل استقبال ووجبة فطور وغداء بعد يوم ، وكلها تتطلب BEOs منفصلة. وبالمثل ، قد يتضمن المؤتمر عرضًا تقديميًا رئيسيًا و 8 جلسات جانبية مختلفة ، وكلها تحتاج إلى BEOs الخاصة بها. بشكل عام ، مطلوب BEO واحد لكل حدث لكل مساحة وظيفة. يقوم طاقم تقديم الطعام بتجميع حزمة BEO التي تحتوي على جميع BEO لحدث أو تاريخ معين ، ثم يقومون بتوزيعها على الأقسام المختلفة قبل أيام قليلة.

لقد أثبتنا أن BEO يحتوي على جميع التفاصيل المهمة حول حدث ما ، ولكن ما هي تلك التفاصيل بالضبط؟ ما هي المعلومات المحددة التي يمكنك العثور عليها في BEO؟

• تفاصيل إدارة الحدث الأساسية. في الجزء العلوي من BEO ، يمكنك العثور على أهم المعلومات حول الحدث: اسم الحدث ، ومكان الحدث ، والتاريخ ، ووقت الإعداد / تاريخ الحدث ، ووقت البدء ، ووقت الانتهاء ، والموقع (عادةً ما يكون اسم الحدث مساحة الوظيفة أو غرفة الاجتماعات) ، والعدد المتوقع للضيوف ، والاسم ومعلومات الاتصال لمدير التموين المسؤول عن تنسيق الحدث.
• متطلبات الأطعمة والمشروبات. إذا كان الحدث يقدم أي مرطبات ، من جرة القهوة إلى بوفيه الذواقة أو عناصر قائمة من 5 أطباق ، فسيتم إدراجه في BEO - بالتفصيل. سيصف قسم المأكولات والمشروبات في BEO بالضبط الأطباق والمشروبات التي اختارها العميل ، بالإضافة إلى طريقة الخدمة (البوفيه ، والمقبلات ، وما إلى ذلك).
• تجهيز الغرفة. قسم آخر مهم في BEO هو إعداد الغرفة ، والذي يحدد الأثاث والمعدات اللازمة للحدث وكيف يجب تهيئته. على سبيل المثال ، قد يتطلب حفل زفاف عدة طاولات مستديرة لكل منها 8 مقاعد ، وطاولة رأس بها 6 مقاعد ، وقاعة رقص ، وطاولات بوفيه ، وطاولة للدي جي ، ونظام مكبر صوت ، وميكروفونات ، والمزيد. الندوة ، من ناحية أخرى ، قد تتطلب ببساطة بضعة طاولات لإعداد نمط الفصل الدراسي. الاحتياجات التكنولوجية موضحة هنا أيضًا ، بما في ذلك جميع المتطلبات الصوتية والمرئية. من الأهمية بمكان أن يحتوي BEO على الكثير من التفاصيل في هذا القسم ، بما في ذلك العدد الدقيق للكراسي أو أنواع البياضات أو موضع المعدات ، بحيث يمكن لموظفي الحدث تهيئة الغرفة وفقًا لمواصفات العميل.
• متطلبات وقوف السيارات. إذا كان الحاضرون يقودون سياراتهم إلى الحدث ، فأين سيوقفون سيارتهم؟ سوف يلاحظ BEO ما إذا كان الحدث يتضمن موقفًا ذاتيًا أو خدمة صف السيارات وما إذا كان وقوف السيارات مجانيًا أو مقابل رسوم. يجب أن يحدد BEO أيضًا عددًا تقديريًا من المركبات حتى تتمكن أقسام خدمة صف السيارات والأمن من التخطيط وفقًا لذلك.
• احتياجات التوظيف وعدد الموظفين. الحدث لن يدير نفسه! يحدد BEO عدد الموظفين المطلوبين من الإدارات المختلفة. يمكن لموظفي الحدث أن يشملوا خوادم الكوكتيل أو تناول الطعام ، والسقاة ، وموظفي وقوف السيارات ، وموظفي الأمن ، والحاضرين في المنطقة العامة.
• معلومات الاتصال للبائعين. إذا كان العميل قد استأجر أي بائعين خارجيين ، مثل بائع الزهور والقطع المركزية ، أو الفرقة ، أو حتى متعهد خارجي ، فيجب على BEO تضمين معلومات الاتصال للبائعين في حالة احتياج الموظفين للتنسيق معهم.
• جدول الحدث وترتيب الأحداث. مع وجود العديد من الأجزاء المتحركة ، من الضروري أن يتم تشغيل الحدث وفقًا للجدول الزمني ، وعادةً ما يُفصل BEO جدول أعمال الحدث حتى اللحظة. سيساعد الجدول الزمني على تنظيم الحدث بسلاسة ويضمن حدوث كل خطوة ، مثل بدء تشغيل الموسيقى أو قص كعكة الزفاف ، في الوقت المحدد وبالترتيب الصحيح.
• معلومات التسعير والفواتير. BEO عبارة عن عقد ، بعد كل شيء ، وتحتوي العقود على تفاصيل التسعير والفواتير ذات الصلة التي يتفق عليها الطرفان. قد يتم عرض الأسعار على BEO كرسوم لكل شخص ، لبوفيه ، على سبيل المثال ، أو رسوم ثابتة للسماعات / والمعارض أو تأجير مساحة مناسبة. سيذكر BEO أيضًا كيف سيتم التعامل مع الدفع - هل دفع العميل مقدمًا أم سيتم تحصيل الدفعة في نهاية الحدث؟
• أي مرفقات ذات صلة وعملية التخطيط. عندما يتعلق الأمر بمعلومات محددة حول حدث ما ، فالمزيد هو الأكثر! قد يقدم العميل أو مدير التموين مستندات إضافية مثل مخططات الطوابق والقوائم المطبوعة وجداول الأعمال وتوقعات الإكراميات والطلبات الخاصة والموردين الخارجيين وتفاصيل العقد الملزمة وصور الشخصيات المهمة.

في معظم الحالات ، يقوم مدير التموين أو مدير المبيعات المسؤول عن الحدث بإنشاء BEO. جنبًا إلى جنب مع العميل ، ينظم مدير التموين تفاصيل الحدث ويعد عرض أسعار. في هذه المرحلة ، يعتبر الحدث مؤقتًا. قد يبدأ مدير التموين مسودة BEO في هذه المرحلة لتخزين المعلومات حول الحدث في مكان مركزي واحد.

بعد موافقة العميل والتوقيع على عرض الأسعار ، يعتبر الحدث مؤكدًا. يتم تأكيد بعض الأحداث مقدمًا لعدة أشهر (أو حتى سنوات!) ، بينما يمكن أن تكون أحداث أخرى في اللحظة الأخيرة. في كلتا الحالتين ، يقوم مدير التموين عادة بوضع اللمسات الأخيرة على BEO قبل أيام قليلة من الحدث. عند اكتمال BEO ، سيرسله مدير التموين إلى العميل للحصول على الموافقة النهائية ، ثم يقوم بتوزيعه على الإدارات ذات الصلة في الفندق.

من المهم أن نلاحظ أن مدير التموين عادة لا يكتب بخط اليد هذه BEOs ؛ بدلاً من ذلك ، غالبًا ما تستخدم مكاتب المبيعات التكنولوجيا لجعل عملية BEO أكثر كفاءة وخالية من الأخطاء. تسهل برامج المبيعات وتقديم الطعام إدخال المعلومات الخاصة بالحدث في قوالب ترتيب أحداث المأدبة التي تحتوي بالفعل على تفاصيل ثابتة لا تختلف بين الأحداث. يمكن لهذه الأنظمة أيضًا تخزين القوائم والتسعير ومعلومات إعداد الغرفة ، مما يسهل توصيل القوائم المعدة مسبقًا وتكوينات الغرف لتلقي عرض أسعار محدث تلقائيًا. بالإضافة إلى مجرد إنشاء BEOs ، فإن برامج المبيعات والتموين تمكن أيضًا موظفي المبيعات من إدارة قاعدة بيانات العملاء بسهولة ، وتحديث الأسعار ، ومشاركة المعلومات مع أقسام الفنادق الأخرى والعملاء أنفسهم.

هل تريد تجربة صنع BEO بنفسك؟ تحقق من قوالب BEO المجانية هذه!