الريادة المالية في مجال الضيافة - ما هو النظام؟
عندما نقوم بإنشاء قيادة مالية في فندقنا ، فإننا نركز على النظام الذي نستخدمه. عندما أقول "نظام" في هذا السياق ، فأنا لا أتحدث عن نظام كمبيوتر. قد نستخدم جهاز كمبيوتر وبرنامجًا عندما نبني التوقعات والميزانيات. ما أتحدث عنه في هذا المقال هو نظام الاتصالات المالية. ما هو نظامي لإنشاء المعلومات المالية في فندقي؟ كيف يعمل وكيف يمكنني تحسين النظام والحصول على نتيجة أفضل؟ تركز هذه المقالة على إنشاء وصيانة نظام أعمال فعال في فندقك.
"الأنظمة هي كل شيء بالنسبة للأعمال التجارية. لا تغير الناس. تغيير النظام ". - ستيف تشاندلر
عندما يفهم الناس نظام العمل ويستخدمونه جيدًا ، نحصل على نتيجة ممتازة. عندما لا يفهم الناس نظام الأعمال ولا يستطيعون اتباع نظام الأعمال نحصل على نتيجة سيئة. ما هو نظام العمل في فندقك؟
بحكم التعريف ، ينتج النظام شيئًا ما. في مجال الأعمال الفندقية ، لدينا الكثير من الأنظمة التي نقوم بإنشائها وإدارتها واتباعها. في العمليات ، لدينا العديد من الأمثلة الرائعة للأنظمة التي نستخدمها للإدارة الفعالة. أحد الأمثلة الجيدة على ذلك هو استخدام نظام التدبير المنزلي لقلب المنزل. نستيقظ كل يوم مع مئات من الغرف المشغولة المتسخة وننتقل عبر نظامنا للتحقق من هذه الغرف وتنظيفها ، وفي النهاية نبيعها مرة أخرى بعد بضع ساعات. إنه ليس علم الصواريخ ولكن هناك نظام يجب اتباعه ؛ لإدارة وضمان صحتها المستمرة أمر بالغ الأهمية لازدهارنا. يتم إنشاء مخزون الغرف ، وتعيين الأقسام ، ونشر الموظفين ، ويتم التنظيف ، واحدة تلو الأخرى تعود الغرف ، ربما نقوم بفحصها ونحن جاهزون للضيف التالي. في كل يوم نعمل فيه على النظام ، نتعلم ما نجح ونعدل ونبتكر حيث لم ينجح.
لا أستطيع أن أقول ما إذا كانت الأمور ستتحسن إذا تغيرنا ؛ ما يمكنني قوله هو أنهم يجب أن يتغيروا إذا أرادوا أن يتحسنوا ". - Georg C. Lichtenberg مع القطعة المالية في فندقنا ، لا نرى بطبيعة الحال العملية كنظام يمكننا تطويره وتطويره. السبب في أننا لا نرى ذلك بسهولة هو أن النظام مخفي ولا يستخدمه معظم القادة. لا تصدر معظم الفنادق توقعات شهرية ولا تجعل مديريها يشاركون في النظام المالي. النظام المعمول به في معظم الفنادق هو أن المراقب أو مدير المالية يصدر التوقعات ويراجعها مع المدير العام ثم يتم إرسالها إلى الشركة.
في بعض الحالات ، تتم مشاركة أرقام الأقسام مع مديري العمليات على أمل أن يتطلعوا إلى تحقيق هذه الأهداف. نادرًا جدًا ما نجد فنادق لديها تنبؤات وميزانيات تم إنشاؤها بواسطة المديرين المباشرين. إنشاء هذا المدير المباشر هو المستوى الذي يجب أن تطمح إليه في فندقك. تخيل أن مديري القسم لديك يعرفون مقدار الإيرادات المتوقعة هذا الشهر. في الوقت نفسه ، يعرفون بالتفصيل النفقات المقابلة المخطط لها لنفس الفترة من قاعدة الصفر. من خلال كشوف رواتبهم ، يعرفون صيغة التوظيف ومكوناتها الثابتة والمتغيرة. أخيرًا ، تخيل أن مديرك يتتبعون إيراداتهم في الشهر على مدار الشهر ، ثم يقومون بدورهم بتعديل نفقاتهم وكشوف المرتبات للتحكم في تدفقهم.
عندما لا يكون لدينا نظام لمتابعة هذا الأمر مستحيل وينتج عنه هز الذيل للكلب. عندما نواجه شهرًا مليئًا بالتحديات ، من حيث الإيرادات ، فإننا غير قادرين إلى حد كبير على الرد. نحن غير قادرين على الرد لأنه لا أحد يعرف ما هو وسط تصريحاته. ربما كنت تقرأ هذا وتهز رأسك. لماذا هذا هو الحال؟ لماذا يصعب للغاية جعل الفنادق ومديري الأقسام لديهم يعرفون أرقامهم؟
الجواب: ليس لديهم نظام يتبعونه. لا يوجد نظام جيد للاتصالات المالية في الفندق. نرمي النرد كل شهر. نرمي النرد على أمل أن تتحقق الإيرادات وعندما يفعلون ذلك نتوقع ظهور صورة ربح معينة. عندما يحدث هذا شيء عظيم عندما لا يحدث ذلك ، نتفاجأ. ماذا حدث للإيرادات ولماذا التكاليف باهظة؟ ألم يتوقع أي شخص هذا قادمًا ولم يتفاعل أحد؟ الإجابة 19 مرة من أصل 20 هي ، هذا صحيح ، لا أحد يعرف ما الذي يحدثه فريق هوكي الهوكي المزدوج LL ماليًا في فندقهم. لا يعرف مديرو الأقسام ما إذا كانوا يحققون إيراداتهم أم لا ، وليس لديهم خطة لليوم الذي يتوقف فيه الهاتف عن الرنين.
كل هذا لأن الفندق ليس لديه نظام قيادة مالي. لم يقم التنفيذيون بإنشاء النظام في الفندق. لا يمكنك شراء هذا النظام. يجب أن يتم إنشاؤه وصيانته من قبل ؛ المدير العام ، مدير المالية والمديرين التنفيذيين وكل مدير إدارة. لا توجد وسيلة أخرى. إن الاهتمام بهذا النظام هو وظيفة يومية مستمرة يجب أن تكون هاجس الفريق بأكمله بقيادة المدير العام. من الضروري لصحة الفندق أن تكون مهووسًا بخدمة الضيوف الرائعة والمشاركة المتميزة للموظفين. بدون هذا الهوس المالي ، المريض ، الفندق وحده ، متروك للصدفة. الصدفة هي تطور الأحداث في غياب أي تصميم.
أنشئ نظام قيادة ماليًا في فندقك. يبدأ مع التوقعات الشهرية. يشارك كل قائد ينتج إيرادات ، ويستهلك المصروفات وجدولة العمالة في إنشاء التوقعات. يتم إنتاج التوقعات من قبل مديري الأقسام ويتم توحيدها من قبل مدير المالية. حتما ستكون هناك حاجة إلى تغييرات في تفاصيل التوقعات للوصول إلى الأهداف المالية الرئيسية للفندق. عندما يحدث هذا ، لا يمكننا إجراء تغييرات وإضافة القليل من الإيرادات هنا وضغط القليل من النفقات وكشوف المرتبات هناك. يجب على القادة إجراء هذه التغييرات على توقعاتهم لضمان أي شراء. في حالة عدم وجود هذا الشراء ، فإن قادتك يوجهون أصابعهم الوسطى إليك. لا ترتكب هذا الخطأ الفادح. تأكد من أن جميع القادة يبدأون الشهر بمعرفة ما هي أعدادهم والتأكد من أنهم صنعوا أرقامهم الخاصة. لا ترتكب الخطأ الفادح الذي يرتكبه الكثيرون ويتخطوا هذه الخطوة.
الجزء الثاني من النظام هو أننا نعطي الأرقام صوتًا وصوتًا صحيحًا ونضمن أن يسمعها الجميع كل يوم. لا أستطيع أن أخبرك بعدد المرات التي أذهب فيها إلى فندق وأسأل المديرين عن إيرادات الغرفة التي تأتي على مدار هذا الشهر أو عن عائدات الحفلات. نظروا إلي كما لو أنني سألتهم كيف كان درس الباليه. يحتاج القادة المرتبطون ماليًا إلى معرفة أرقامهم وللمساعدة في ذلك ، نجعل الأرقام لا تقل أهمية عن خدمة الضيوف ومشاركة الزملاء في جميع اتصالاتنا اليومية. يحتاج القادة إلى معرفة التخفيضات كل يوم بالأمس والشهر حتى الآن للغرف والأطعمة والمشروبات. إنهم بحاجة إلى معرفة الالتقاط في كلا المنطقتين والجسر لتحقيق الإيرادات المتوقعة للشهر. نتأكد من أن كل اجتماع وتشكيلة اتصال تتضمن التحديث المالي. إن معرفة مكانة أعمالنا من نقطة الإيرادات كل يوم أمر بالغ الأهمية لفريق القيادة لدينا بالكامل.
يعد تتبع بناء الإيرادات في الشهر أمرًا ضروريًا لأنه يسمح للقادة الذين خططوا لنفقاتهم وكشوف المرتبات بتعديل إنفاقهم وفقًا لكيفية ظهور صورة الإيرادات. يعد تعديل كشوف المرتبات والنفقات هو الإجراء الجوهري الذي نريد أن يتمكن قادتنا من تحقيقه. إن التمحور عندما نكون أقل بنسبة 10٪ في السطر العلوي للتنبؤ هو الخطوة التي نتدرب عليها. إذا لم نعلم مديرينا تعديل إنفاقهم وفقًا للإيرادات المتوقعة في الشهر ، فإننا نفقد القدرة على إدارة التدفق من خلاله. من غير المناسب تمامًا ترك الأمر لشخص آخر لدق جرس الإنذار. من غير المبرر أن تلقي نظرة في منتصف الشهر وترى كيف "تسير الأمور". نحتاج إلى سماع الأرقام يوميًا ، والشاحنة الصغيرة ، والجسر ، وآخر التوقعات حتى نتمكن من تعديل إنفاقنا في الشهر الذي نحن فيه. في شهر هذا الشهر هو صرخة معركتنا!
الجزء الرابع هو مراجعة البيانات المالية لنهاية الشهر من قبل نفس القادة والمديرين الذين وضعوا التوقعات ، وتتبعوا تقدمهم وأجروا تعديلاتهم. يقومون بمراجعة تفاصيل الأرباح والخسائر ودفتر الأستاذ العام المطبوع حديثًا للتأكد من أن سطورهم تحتوي على القيم التي يديرونها وليس بعض الأرقام الأخرى. هذا يضمن أننا نكمل الدائرة وأن كل مدير وقائد لديه الأدوات والعمليات لامتلاك الجزء الخاص به من عمليتنا المالية. هذه الملكية هي مفتاح التمرين المالي الشهري المستمر الذي نقوم به.
الجزء الأخير من نظام القيادة المالية في الفندق هو أن كل مدير وقائد يشارك في النظام يكتب تعليقه الخاص ، ويوضح بالتفصيل تخطيط وتنفيذ جزء من التوقعات وأعمال الشهر. لاحظ ما الذي نجح وما لم ينجح. تعلم كل شهر واعلم أن المهمة لن يتم إجراؤها أو إتقانها أبدًا.
إدارة الجزء المالي التشغيلي في فندقك ليس بالأمر الصعب. ما يجعل الأمر صعبًا هو وجود العديد من الأشخاص والإدارات المشاركة والوقت يسير على قدم وساق. لمكافحة ذلك ، نحتاج إلى نظام بسيط وفعال للقيادة المالية. نحن بحاجة إلى نظام اتصالات القيادة المالية للضيافة.
ماذا تنتظر؟
للحصول على نسخة من وصفة القيادة المالية الخاصة بي "F TAR W" ، أرسل لي بريدًا إلكترونيًا على [email protected]
للحصول على نسخة من ورقة الغش Flow Thru الخاصة بي ، أرسل لي بريدًا إلكترونيًا على
قم بزيارة موقع الويب الخاص بي اليوم للحصول على نسخة مجانية من كتابي الإرشادي "الأسرار السبعة لإنشاء فريق قيادة منخرط ماليًا في فندقك" www.hotelfinancialcoach.com
اتصل أو اكتب اليوم وقم بترتيب مناقشة مجانية حول كيفية إنشاء فريق قيادة مشارك ماليًا في فندقك.
اتصل بـ David على (415) 696-9593. البريد الإلكتروني: [email protected] www.hotelfinancialcoach.com
