لنبدأ من البداية: ما هو نموذج تفويض بطاقة الائتمان؟ إذا حجزت ضيف غرفة لنفسها على موقع الويب الخاص بك ، فيمكنها إدخال رقم بطاقة الائتمان الخاصة بها على شاشة الخروج الخاصة بك ، وسيتم تشفير رقم البطاقة هذا وتمريره بأمان إلى نظام معالجة الدفع الخاص بك. ولكن ماذا عن الحجز الذي يجب تقسيمه بين بطاقتي ائتمان أو حجز تم حجزه نيابة عن شخص آخر؟ في أي وقت يحتاج فندقك إلى جمع معلومات بطاقة الائتمان يدويًا ، تحتاج إلى إرسال نموذج تفويض بطاقة الائتمان لأن معايير الصناعة للأمان تمنع الموظفين من جمع معلومات بطاقة الائتمان بطريقة غير آمنة ، مثل عبر الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني. يعد نموذج تفويض بطاقة الائتمان طريقة آمنة لجمع معلومات بطاقة الائتمان لتقليل مخاطر الاحتيال أو خرق الأمان ولحماية البيانات الشخصية للضيوف. في الماضي ، كانت نماذج CCA تُرسل عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس ، ولكن في السنوات الأخيرة أصبحت نماذج CCA الرقمية أكثر شيوعًا.

يجب أن يجمع نموذج CCA جميع المعلومات التي يحتاجها موظفو الحجز أو المحاسبة لديك لتحصيل رسوم الحجز بشكل صحيح. تتضمن هذه المعلومات تفاصيل حول حامل بطاقة الائتمان ، والبطاقة نفسها ، وأنواع الرسوم المزمع وضعها على البطاقة. يجب أن يتضمن نموذج التقييم القطري المشترك الفعال ما يلي:

• تفاصيل حامل البطاقة: نظرًا لأنه ، في كثير من الحالات ، ليس الشخص الذي يرسل CCA هو نفس الشخص مثل صاحب الحجز ، فمن المهم جمع الاسم الكامل لحامل البطاقة بالإضافة إلى اسم الضيف في نموذج CCA. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون الشخص الذي يرسل نموذج CCA ويدفع مقابل الحجز منظم اجتماعات ، في حين أن الشخص الذي يقيم بالفعل في الغرفة يمكن أن يكون متحدثًا في المؤتمر.

• فئات الرسوم : في بعض الأحيان يتم تقسيم مدفوعات الحجز بين بطاقات متعددة ، لذلك ستحتاج إلى تضمين قسم في نموذج CCA الخاص بك حيث يمكن للضيوف (أو الأشخاص الذين يدفعون للحجز) تحديد أنواع الرسوم التي يجب وضعها على بطاقة الائتمان الخاصة بهم. يمكن أن تشمل الفئات سعر الغرفة والضرائب ، وميني بار ، وخدمة الغرف ، وخدمات السبا ، ومواقف السيارات ، والمزيد. على سبيل المثال ، قد تدفع شركة الضيف سعر الغرفة والضرائب ومواقف السيارات ، ولكن ليس مقابل الميني بار أو رسوم خدمة الغرف.

• تفاصيل بطاقة الائتمان: بالطبع ، يجب أن يتضمن نموذج CCA الخاص بك قسمًا لإدخال تفاصيل بطاقة الائتمان ، بما في ذلك اسم حامل البطاقة ونوع البطاقة (Visa و Mastercard وما إلى ذلك) ورقم بطاقة الائتمان و CVV وتاريخ انتهاء الصلاحية وعنوان إرسال الفواتير.

• توقيع حامل البطاقة : في الجزء السفلي من نموذج CCA الخاص بك ، تأكد من تضمين مربع التوقيع حيث يمكن لحامل البطاقة تفويض فندقك لشحن بطاقته.

إذا كان فندقك يرسل نماذج تفويض بطاقة الائتمان بتنسيق PDF عبر البريد الإلكتروني ، أو ربما إذا كنت ترسلها عبر الفاكس ، فلماذا التغيير؟ هناك عدد قليل من المخاطر الخطيرة لاستخدام نماذج CCA الورقية أو PDF ، وتكون عملية التقييم القطري المشترك بأكملها أقل كفاءة عند استخدام هذه الأنواع من النماذج. تقدم نماذج الورق و PDF فرصة لصوص الهوية المحتملين لسرقة أرقام بطاقات الائتمان لأن رقم البطاقة مرئي بدون أي نوع من التشفير. حتى إذا قمت بتخزين نماذج CCA المكتملة في خزانة ملفات آمنة أو في مجلد على جهاز كمبيوتر ، فلا يزال هناك خطر من وقوع البيانات الشخصية الخاصة بضيوفك في الأيدي الخطأ.

بالإضافة إلى ذلك ، لا تقدم نماذج الإدخال اليدوي هذه ميزة تفويض بطاقة الائتمان أو التحقق منها ، لذلك يمكن لأي شخص نظريًا كتابة رقم بطاقة "1111 1111 1111 1111" في نموذج وإرساله ، مما يؤدي إلى إنشاء عمل إضافي لفريقك. ولكن حتى إذا قام الضيف أو جهة اتصال الفوترة بإدخال معلومات بطاقة الائتمان الصحيحة في المرة الأولى ، فإن العملية لا تزال غير مثالية لموظفيك ، لأنهم يحتاجون إلى نقل رقم البطاقة وتفاصيل الفوترة يدويًا إلى نظام PMS أو نظام معالجة الدفع ، الأمر الذي يتطلب الوقت ولديه احتمال وجود أخطاء يدوية. كما أنها ليست تجربة رائعة لضيوفك ، الذين لا يرغبون في قضاء وقتهم في إكمال الأعمال الورقية ومعرفة كيفية إرسال النموذج المكتمل إليك مرة أخرى.

إذا لم يكن إرسال نماذج CCA بتنسيق PDF أو ورقي أمرًا مثاليًا ، فما الحل إذن؟ في السنوات القليلة الماضية ، اكتسبت أشكال CCA الرقمية قوة دفع كبديل مقنع لإصدارات المدرسة القديمة. من خلال عملية رقمية بالكامل ، يمكن لوكلاء الحجز الخاصين بك إرسال رابط فريد إلى جهة اتصال الفوترة التي توجههم إلى صفحة متوافقة مع الجوّال حيث يمكنهم إدخال تفاصيل الدفع بأمان. يتم تشفير معلومات بطاقة الائتمان وتمريرها إلى نظام معالجة الدفع الخاص بك بطريقة متوافقة تمامًا مع PCI ، مما يقلل بشكل كبير من خطر حدوث خرق أمني. يمكن أن تُظهر أنظمة CCA الرقمية حتى نماذج CCA التي تم إرسالها ولكن لم تكتمل ، مما يساعد على توفير وقت فريقك في مطاردة المدفوعات. ويقدم بعض البائعين خدمة كشف الاحتيال المتكاملة التي تعمل بشكل استباقي لتقليل بطاقات الائتمان غير الصالحة وعمليات رد المبالغ المدفوعة.

يجب أن تستفيد الفنادق من البرامج لتنفيذ عمليات تسجيل الوصول بدون تلامس للضيوف باستخدام نماذج تفويض بطاقة الائتمان الرقمية بدلاً من العمليات الورقية واليدوية لأنها توفر طريقة أكثر كفاءة وأمانًا للتعامل مع معلومات الضيف وتفويض الدفع.

نموذج تفويض بطاقة الائتمان هو مستند يسمح للفندق بخصم الرسوم من بطاقة ائتمان الضيف مقابل المصروفات النثرية وأي رسوم معلقة يتم تكبدها أثناء إقامته. يتضمن عادةً اسم الضيف وتواريخ الوصول والمغادرة ورقم التأكيد وتفاصيل حجز الفندق ونوع بطاقة الائتمان (Visa و Mastercard و Amex) ورقم بطاقة الائتمان وتاريخ انتهاء الصلاحية ورمز الأمان وعنوان إرسال الفواتير ورقم الهاتف.

تقليديًا ، تطلب الفنادق من الضيوف ملء نموذج تفويض بطاقة الائتمان الورقية وتقديم توقيع حامل البطاقة عند تسجيل الوصول. ومع ذلك ، فإن هذه العملية تستغرق وقتًا طويلاً وتزيد من مخاطر الأخطاء والاحتيال.

من خلال الاستفادة من البرامج ، يمكن للفنادق تبسيط عملية تسجيل الوصول وتقليل الحاجة إلى المعالجة اليدوية لمعلومات بطاقة الائتمان. يمكن للضيوف إكمال النموذج رقميًا ، بما في ذلك مربعات الاختيار للرسوم النثرية مثل خدمة الغرف والميني بار ، وإرسالها بشكل آمن عبر الإنترنت. يمكن بعد ذلك تخزين النموذج المكتمل والوصول إليه إلكترونيًا بواسطة مكتب الاستقبال.

توفر نماذج تفويض بطاقة الائتمان الرقمية أيضًا طبقة إضافية من الأمان من خلال التخلص من الحاجة إلى المستندات الورقية التي يمكن أن تُفقد أو تُسرق. إنها تسمح بإذن الدفع لمرة واحدة ، مما يقلل من مخاطر الرسوم غير المصرح بها لحساب بطاقة ائتمان الضيف.

توفر الاستفادة من البرامج لتنفيذ عمليات تسجيل الوصول بدون تلامس باستخدام نماذج تفويض بطاقة الائتمان الرقمية طريقة أكثر كفاءة وأمانًا للفنادق للتعامل مع معلومات الضيف وتفويض الدفع ، مما يحسن تجربة الضيف بشكل عام.