5 قراءة دقيقة

16 سمة رئيسية للبحث عنها في برنامج التدبير المنزلي بالفندق

الصورة الرمزية

Luka Berger في عمليات

آخر تحديث يناير 26, 2022

وصف الصورة

عند اختيار حل تقني جديد للفنادق ، فإن برنامج التدبير المنزلي هو بالتأكيد أكثر تعقيدًا وحساسية. إنه يؤثر على القسم الذي يمثل أهم مركز لتكاليف التشغيل وفي نفس الوقت يكون له تأثير على جودة الخدمة الأكثر أهمية في الفندق - النظافة. علاوة على ذلك ، قد لا يتمتع الموظفون الذين يستخدمون برامج التدبير المنزلي بالذكاء التكنولوجي مثل الآخرين ، مما يعني أن الحل المختار يجب أن يكون سهل الاستخدام للغاية. المفتاح هنا هو العثور على برنامج التدبير المنزلي الذي ، في المقام الأول ، يلبي احتياجات مدبرات المنازل لتسهيل عملهم مع تقديم جميع مؤشرات الأداء الرئيسية اللازمة للفندق وإدارته. مع وضع ذلك في الاعتبار ، دعنا نلقي نظرة على 16 ميزة رئيسية يجب أن يقدمها برنامج التدبير المنزلي الذي اخترته.

1. جداول التدبير المنزلي اليومية: إنشاء جداول التدبير المنزلي اليومية هو المهمة الأولى التي يجب على كل مدير تدبير منزلي القيام بها في الصباح. إنها أيضًا واحدة من أكثر المهام استهلاكا للوقت والتي يمكن أن تستغرق ما يصل إلى ساعة و 30 دقيقة في اليوم. لوضع جدول يومي لتنظيف الغرف ، يجب على مديري التدبير المنزلي التوفيق بين أنواع الغرف المختلفة ، والإشغال ، والضيوف ، ورغباتهم الإضافية. ثم يتعين عليهم توزيع كل هذا التعقيد بطريقة تضمن أن مدبرات المنزل تقطع عملهم بالتساوي فيما بينهم. إنها مهمة يمكن تشغيلها آليًا وتنفيذها في ثانية واحدة فقط بواسطة برنامج تدبير منزلي جيد ، مما يوفر ما يصل إلى 100٪ من الوقت.

2. الجدولة المستقبلية لموظفي التدبير المنزلي وجداولهم الزمنية: يعد قسم التدبير المنزلي أحد أهم المساهمين في جانب التكاليف في الأرباح والخسائر ، لذا فإن تحسين جداول التدبير المنزلي الخاصة بك والتخطيط لها للمستقبل أمر حيوي. سيغطي برنامج التدبير المنزلي الجيد هذا الأمر وسيمكنك من جدولة مدبرات المنزل والجداول اليومية تلقائيًا في المستقبل بقدر ما قمت بحجزه.

3. تحديثات في الوقت الفعلي حول الحجوزات والضيوف: تعد التحديثات في الوقت الفعلي حول التغييرات التي تطرأ على الحجوزات والضيوف أجزاء أساسية من المعلومات التي يحتاجها مدبرة المنزل. إذا كان الضيوف يتنقلون بين الغرف ، أو يقصرون أو يطيلون إقامتهم ، أو يقومون بتسجيل الوصول أو الخروج من الغرفة ، فكل هذا يحتاج إلى إبلاغ مدبرة المنزل على الفور. بهذه الطريقة لن يضيعوا الوقت بالانتقال في أرجاء الفندق لمعرفة الغرفة التي يمكنهم تنظيفها بعد ذلك. والأهم من ذلك ، أنهم يزعجون الضيوف من خلال إجراءات التشغيل الموحدة الشهيرة التي تتضمن: طرق ، طرق ، تدبير منزلي.

4. صور التدريب وقوائم المراجعة وإجراءات التشغيل الموحدة بالفيديو: إذا كنت ترغب في الحفاظ على معايير وجودة عالية لعمل فريق التدبير المنزلي الخاص بك ، فعليك تزويدهم بالمعرفة. الصور ، إجراءات التشغيل القياسية للتدبير المنزلي الرقمي وقوائم المراجعة هي ثلاثة من أهم أدوات التدريب وأكثرها فاعلية التي يمكنك تزويد مدبرات المنزل بها. مرة أخرى ، سيوفر برنامج التدبير المنزلي الجيد كل هذه الأدوات ، مما يسهل على مدبرة المنزل التحقق مرة أخرى مما إذا كانوا قد أكملوا جميع المهام الضرورية على أعلى مستوى.

5. إدارة المفقودات: ينسى الضيوف الأشياء في كل وقت. هذا يعني أنه يتعين على موظفي الفندق ، وخاصة مدبرة المنزل ، إدارة العناصر المفقودة والعثور عليها طوال الوقت. يمكن أن يكون تسجيل المعلومات المتعلقة بالأشياء المفقودة والعثور عليها وتخزينها وإدارتها وتحديثها عملية تستغرق وقتًا طويلاً ، أو يمكن أن تكون سهلة من خلال أداة برمجيات التدبير المنزلي.

6. القدرة على الإبلاغ عن مشكلات الصيانة بسهولة: تعتبر مدبرة المنزل مصدر المعلومات الحاسم المطلق للقبض على مشكلات الصيانة وإصلاحها في غرف الفنادق على الفور. الفرق بين تسهيل أو صعوبة الإبلاغ عن هذه المشكلات على مدبرة المنزل يمكن أن يعني الفرق بين الضيف السعيد وغير السعيد. ولكن أيضًا الفرق بين تكاليف الصيانة (الوقائية) المرتفعة والمنخفضة. يعد الإبلاغ عن مشكلات الصيانة بسرعة وسهولة إحدى الميزات الحيوية المطلقة التي يحتاجها موظفو التدبير المنزلي والصيانة لديك للوصول إلى برنامج التدبير المنزلي.

7. تواصل الفريق من أجل التحديثات اليومية والمهام الإضافية: كما هو الحال في أي مؤسسة أخرى ، يحتاج فريق الفندق (بما في ذلك قسم التدبير المنزلي) إلى التواصل للبقاء على اطلاع دائم بالأحداث اليومية الجارية والقيام بعملهم بكفاءة. علاوة على ذلك ، تحتاج مدبرات المنزل إلى تقديم العديد من طلبات خدمة الضيوف المخصصة ، مثل المناشف الإضافية والوسائد وهدايا أعياد الميلاد وما إلى ذلك. تغطي ميزة إدارة المهام والاتصال الجماعي في الوقت الفعلي هذه المنطقة تمامًا ، ويجب أن تكون جزءًا من برنامج التدبير المنزلي المختار.

8. فحص غرفة التدبير المنزلي قبل الوصول: هذا هو الإجراء الأكثر أهمية لضمان الجودة لنظافة الغرفة وما يترتب على ذلك من رضا النزيل. يمكن أن يحتوي الفحص التفصيلي للغرفة بسهولة على أكثر من مائة خطوة للتحقق للتأكد من أن الغرفة نظيفة. قوائم المراجعة الرقمية تصنع الفرق هنا. عندما يحتاج شيء ما إلى الإصلاح ، سيرسل برنامج التدبير المنزلي مهمة تلقائية إلى الشخص المسؤول دون الحاجة إلى عمل ملاحظات إضافية أو مكالمات هاتفية. أفضل جزء هو أن كل فحص تقوم به يتم تحويله تلقائيًا إلى تحليلات مفصلة وقابلة للتنفيذ لتحسين تدريب الموظفين والعمليات والجودة الشاملة للعمل.

9. العد الآلي للبياضات: في حالة اعتماد نهج إدارة الكتان الخاص بك على حساب عدد البياضات والمناشف التي ذهبت إلى غرفة الغسيل ، عليك البحث عن ميزة العد الآلي للبياضات. إنها واحدة من أسهل الطرق وأكثرها فعالية لجعل هذه العملية أكثر دقة وكفاءة وتوفير الكثير من الوقت لفريق التدبير المنزلي (حتى ساعتين في اليوم)

10. إعداد تقارير الميني بار: ميزة أخرى تعمل على زيادة الكفاءة وتوفير التكاليف وهي تمكين مدبرة المنزل من إرسال استهلاك الميني بار مباشرةً إلى حسابات الضيوف. إنه يثبت تدفق المعلومات حول استهلاك الميني بار ، ويجعل إعادة تخزين الثلاجة الصغيرة أكثر سهولة وفعالية ، والأهم من ذلك - يقلل من قيمة الترحيلات المفقودة. إنها أيضًا واحدة من أسرع الطرق وأسهلها للحصول على تحليلات حول سلوك ضيوفك وتفضيلاتهم المتعلقة بقائمة الميني بار الخاص بك.

11. الترجمة اللغوية المتكاملة للتواصل مع الموظفين: كلما زاد حجم الفندق ، زاد عدد الجنسيات المختلفة في فريق التدبير المنزلي. التحدي الذي يأتي مع ذلك هو أن مديري التدبير المنزلي ليس لديهم طريقة للتواصل مع مدبرات منازلهم ، الذين لا يتحدثون اللغة المحلية في كثير من الأحيان. لذا فإن وجود ميزة ترجمة لغة متكاملة تترجم أي مهمة أو رسالة إلى اللغة الأم لمدبرة المنزل هو ضرورة مطلقة لأي حل برمجيات التدبير المنزلي الحديث. 12. تكامل PMS ربما يكون دمج برامج التدبير المنزلي ونظام إدارة الممتلكات (PMS) أحد أكثر عمليات الدمج ذات القيمة المضافة في صناعة برامج الفنادق. يوفر PMS برامج التدبير المنزلي مع تحديثات منتظمة فيما يتعلق بالحجوزات والضيوف ، مما يمكّن فرق التدبير المنزلي من زيادة أدائهم إلى الحد الأقصى. وبالعكس ، فإن برنامج التدبير المنزلي هو مصدر التحديثات على جميع العمليات اليومية ، ويعيدها إلى نظام PMS وفريق المكتب الأمامي. إنه تكامل يمكّن فريق الفندق بأكمله من البقاء على اطلاع دائم والعمل بكفاءة أكبر.

13. تكامل الغرفة الذكي: إذا كان لديك نظام ذكي في مكانه يتيح لك معرفة وقت وجود الضيف في الغرفة ، أو إذا كانت النافذة مفتوحة ، أو حتى المزيد من المعلومات ، فتأكد من أن برنامج التدبير المنزلي الذي اخترته يمكن أن يتكامل معه. يمكن أن تعني مثل هذه البيانات أن فريق التدبير المنزلي الخاص بك سيزيد من تحسين عملية العمل اليومية ويضمن عدم إزعاج الضيوف أبدًا.

14. واجهة المستخدم الموجهة نحو مدبرة المنزل: غالبًا ما لا يكون العاملون في مجال التدبير المنزلي من أكثر الأشخاص ذكاءً من الناحية التقنية لأن منصبهم الوظيفي لا يتضمن الكثير من التكنولوجيا. لهذا السبب من المهم جدًا أن يكون برنامج التدبير المنزلي الذي يستخدمونه بسيطًا قدر الإمكان. يجب أن يجعل عملهم أسهل ويوفر لهم الوقت. في كثير من الأحيان ، يتعين على مدبرة المنزل القيام بخطوات إضافية فقط لتحديث حالة الغرفة. ولكن إذا كان الحل المختار لا يلبي احتياجات مدبرات المنازل ، فلن يعرفوا كيفية استخدامه ، أو ما هو أسوأ من ذلك ، لن يرغبوا في استخدامه. هذا يعني أن فندقك لن يحصل على جميع الفوائد من البرنامج وستكون هناك حالة خاسرة. ضع في اعتبارك مدبرة المنزل وتأكد من أن برنامج التدبير المنزلي لديك يحتوي على واجهة سهلة الاستخدام تجعل حياتهم أسهل.

15. تحديثات حالة الغرفة: عند الانتهاء من كل الأعمال - ضع علامة على الغرفة على أنها نظيفة. أو كما تم تفتيشها. أو أي حالة أخرى إذا كان لديك عملية تنظيف متعددة الخطوات. بالطبع ، إنها ميزة افتراضية لأي برنامج تدبير منزلي.

16. (قابلة للتنفيذ) تحليلات التدبير المنزلي: لا تتعلق تحليلات التدبير المنزلي فقط بمعرفة المدة التي يستغرقها تنظيف الغرفة. يحتاجون إلى تقديم معلومات مفصلة من جميع الزوايا الممكنة لفهم الأداء الفعلي لقسم التدبير المنزلي الخاص بك. على سبيل المثال ، لا يخبرك الوقت الذي يستغرقه تنظيف الغرفة كثيرًا إذا كنت لا تعرف أيضًا عدد الضيوف الذين يقيمون في تلك الغرفة ، أو من أين أتوا إذا كان لديهم أطفال صغار معهم ، أو استخدموا وسائل راحة إضافية . وأيضًا ، من كانت مدبرة المنزل تنظف الغرفة ، وما هي أكثر أخطاء التنظيف شيوعًا؟ وبعد ذلك تحتاج إلى تلقي كل هذه المعلومات في شكل تقارير استباقية ودقيقة ، مما يتيح لك فهم أي من موظفيك بحاجة إلى مزيد من التدريب ، وما هي وسائل الراحة المطلوبة بشكل متكرر ، ومن لا يقوم بعمله ، وبشكل أساسي - إلى أي مدى يكون جيدًا عملياتك تؤدي.

صورة المؤلف
Luka Berger
CEO @ Flexkeeping
Luka is the founder and CEO of Flexkeeping, a hotel housekeeping and staff collaboration software. Combining his experience from working as a housekeeper, ongoing enthusiasm for tech and passion for hospitality, he takes an active role in discussions regarding the future of tech in the hospitality industry.