تم تصميم وحدة المحاسبة في Inn-Flow لتكون حلاً شاملاً يمكّن أصحاب الفنادق من النجاح وسط التحديات الفريدة للمحاسبة ومسك الدفاتر في صناعة الضيافة. وقد استثمرت الشركة مؤخرًا في بعض الميزات الجديدة والحالية التي تفتح المزيد من القيمة لعملائها - وتستمر في الابتكار والتكرار. دعونا نلقي نظرة على الميزات الرئيسية التي ستجدها في Inn-Flow.

غالبًا ما يكون التعامل مع الحسابات المستحقة الدفع مسؤولية شاقة ومرهقة، والتي يمكن أن تتضمن الكثير من إدخال البيانات يدويًا والتواصل مع أصحاب المصلحة الآخرين في الفندق. يحتوي Inn-Flow على بعض الميزات الجديدة التي تعمل على تبسيط عملية AP:

• استخراج بيانات الفاتورة: بعد مسح فاتورة أو تحميلها، يقوم Inn-Flow تلقائيًا بسحب المعلومات من الفاتورة (مثل رقم الفاتورة والمبلغ المستحق وأوصاف البند) ومطابقتها مع البائع في نظامك. يمكن لفريقك مراجعة هذه الإدخالات لتجنب الأخطاء، الأمر الذي يستغرق وقتًا أقل بكثير من إدخال جميع تفاصيل الفاتورة يدويًا. يوفر Inn-Flow أيضًا تخزينًا مجانيًا للمستندات لفواتيرك في "المكتبة" حتى تتمكن من الوصول إليها بسهولة في المستقبل.

• التعيين التلقائي لشهادة توثيق البرامج: تقوم ميزة الاستخراج في Inn-Flow تلقائيًا بتعيين أوصاف الفاتورة المعترف بها لإدخالات مخطط الحسابات السابقة، مما يؤدي إلى تبسيط تصنيف النفقات. بالنسبة للعناصر الجديدة، ما عليك سوى كتابة الوصف، وسيقترح النظام شهادة توثيق البرامج المناسبة بناءً على الاستخدام الأخير.

• إعدادات الموافقة على الفاتورة: بالإضافة إلى العملية القياسية لمشرف AP للموافقة على الفواتير، يمكنك تكوين الإعدادات المخصصة التي تطالب موافقين إضافيين بناءً على البائع أو مخطط الحساب أو المبلغ بالدولار. على سبيل المثال، قد ترغب في أن يوافق مدير المأكولات والمشروبات لديك على فواتير المأكولات والمشروبات التي تزيد قيمتها عن 5000 دولار أمريكي، ولكنها لا تحتاج إلى رؤية كل فاتورة أصغر. كل هذا ممكن من خلال إعدادات الموافقة على الفاتورة المخصصة.

• الدفع الإلكتروني: لا يعد الدفع للبائعين إلكترونيًا، بدلاً من إرسال شيك ورقي بالبريد، أسرع وأكثر كفاءة فحسب، بل إنه أيضًا أكثر أمانًا (لا يكشف عن أرقام حسابك، على عكس الشيك الورقي) ويأتي بدون رسوم بريدية أو رسوم معالجة. يدعم Inn-Flow الدفعات الإلكترونية السريعة إلى جانب خيارات الدفع التقليدية مثل ACH اليدوي وبطاقة الائتمان والشيكات.

• أتمتة التسوية: يمكن أن تكون تسوية المعاملات واحدة من أكثر المهام الشاقة التي يتعين على الإدارة المالية القيام بها. تعمل وظيفة التشغيل الآلي في Inn-Flow على تقليل العمل اليدوي المطلوب للحفاظ على حساباتك في حالة جيدة - ويمكن إجراء التسوية اليومية ببضع نقرات فقط بدلاً من الاضطرار إلى تسجيل الدخول إلى كل حساب مصرفي يدويًا. إن التسوية في أقرب وقت ممكن من الوقت الفعلي تسمح للمديرين الماليين بالبحث عن التناقضات على الفور بدلاً من الانتظار حتى نهاية الشهر.

يعد وجود جميع بياناتك المالية في مكان واحد أمرًا رائعًا، ولكن القيمة الأكبر تأتي عندما يمكنك بسهولة إنشاء التقارير وجمع الرؤى وفهم ما يحدث في الوقت الفعلي. أشاد أحد مستخدمي Inn-Flow، وهو مدير مالي لشركة كبيرة لإدارة الفنادق، بوظيفة إعداد التقارير في Inn-Flow، قائلًا: "إن القدرة على التنقل بسهولة إلى المكان الذي يأتي منه الرقم بنقرة على الفأرة تجعل المراجعة سهلة للغاية."

• التقارير الآلية: لا تقلق بشأن تشغيل التقارير يدويًا في كل مرة تريد فيها الحصول على لمحة عن البيانات المالية لفندقك؛ يمكن لـ Inn-Flow إنشاء التقارير وإرسالها تلقائيًا عبر البريد الإلكتروني وفقًا لأي جدول تحدده.
• الامتثال الخاص بالصناعة: جميع التقارير المالية الرئيسية التي يصدرها Inn-Flow متوافقة مع الإصدار الحادي عشر من USALi.
• فنادق متعددة في تقرير واحد: ستقدر السلاسل ومجموعات الإدارة القدرة على مقارنة أداء فنادق متعددة في نفس التقرير بدلاً من الحل البديل الممل المتمثل في تشغيل عدة تقارير ودمجها في Excel. تفتقر العديد من أنظمة المحاسبة الخاصة بالفنادق إلى هذه الميزة، مما يجعلها ميزة تنافسية لـ Inn-Flow.

نظرًا لأن برنامج Inn-Flow ليس هو البرنامج الوحيد الذي يستخدمه فندقك على الأرجح، فستحتاج إلى التأكد من إمكانية تكامله مع الأنظمة الأخرى الموجودة في الموقع، وخاصةً نظام إدارة الأداء (PMS) الخاص بك. يدعم Inn-Flow عمليات التكامل مع العديد من الأنظمة:

• تكاملات PMS: تأكد من وجود خط أنابيب سلس للبيانات من وإلى PMS الخاص بك من خلال تكامل PMS. يتكامل Inn-Flow مع أنظمة إدارة الأداء مثل نظام OnQ من هيلتون ومنصة Synxis من Sabre.
• تكامل التطبيقات المالية: يمكنك بسهولة توصيل Inn-Flow بالبنك الذي تتعامل معه لمزامنة جميع معاملاتك في الوقت الفعلي. وهذا يجعل التسوية في الوقت الفعلي أمرًا سهلاً ويسمح برؤية أكبر للأرصدة والمعاملات. بالإضافة إلى ذلك، يتكامل Inn-Flow مع برنامج الكشف عن الاحتيال والعديد من أنظمة معالجة كشوف المرتبات .

• عمليات التكامل الأخرى: استكمل مجموعة خدمات Inn-Flow من خلال عمليات التكامل مع برامج إدارة السمعة، مثل Medallia، ومصادر البيانات القياسية الصناعية.

تستثمر Inn-Flow في جعل نظامها سهل الاستخدام قدر الإمكان، ومن الواضح أنها استمعت إلى تعليقات أصحاب الفنادق عند إجراء تحسينات على المنتج. الواجهة نظيفة ويمكن التنقل فيها بسهولة من شريط القائمة الموجود على الجانب الأيسر. تظل الشاشة مرتبة نسبيًا، حتى عند تحميل المستندات مثل الفواتير. بدلاً من فتح المستندات في نوافذ جديدة، تظهر فاتورتك التي تم تحميلها في جزء على جانب النافذة نفسها، مما يعني أنك لا تحتاج إلى العمل في علامات تبويب أو نوافذ متعددة لإنجاز مهمة ما. وفي حديثه عن سهولة استخدام Inn-Flow، ذكر منسق المحاسبة في أحد المنتجعات الكبيرة في ريتشموند بولاية فيرجينيا أنه "من السهل تعلم هذا البرنامج واستخدامه. من السهل تعليم الآخرين كيفية استخدام البرنامج." وسيكون من دواعي سرور مالكي ومشغلي السلاسل أو مجموعات الفنادق معرفة أن Inn-Flow يدعم عمليات فنادق متعددة ضمن نظام واحد؛ ما عليك سوى التبديل بين الفنادق أو حتى تشغيل التقارير التي تتضمن بيانات من عدة فنادق. على الرغم من أن Inn-Flow مُحسّن حاليًا للاستخدام على سطح المكتب، إلا أنه يمكن الوصول إليه عبر متصفحات الهاتف المحمول. بالإضافة إلى ذلك، ترقبوا - هناك تطبيق جوال مخصص مصمم لتحسين إدارتك أثناء التنقل قيد التطوير وسينضم إلى مجموعة ميزات Inn-Flow قريبًا.

يمكن لعملاء Inn-Flow الاستفادة من الدعم عالي الجودة طوال فترة استخدامهم للبرنامج. بعد حصولك على شهادة دعم العملاء العالمية من HotelTechReport، يمكنك أن تتوقع خدمة من الدرجة الأولى من ممثلي الدعم في Inn-Flow. بالنسبة لموارد الخدمة الذاتية، يقدم Inn-Flow قاعدة معرفية عبر الإنترنت ومقاطع فيديو تدريبية وتلميحات أدوات مفيدة عبر تطبيق الويب. لمزيد من الدعم المخصص، يتوفر ممثلو Inn-Flow عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والدردشة المباشرة. للحفاظ على شعور العملاء بالدعم، يقوم Inn-Flow أيضًا بجدولة تسجيلات وصول ربع سنوية للتأكد من أن كل شيء يسير على ما يرام وتوفير منتدى للأسئلة.

بالإضافة إلى ذلك، تستمع Inn-Flow باستمرار إلى العملاء، وتدمج هذه التعليقات في خريطة الطريق الخاصة بهم، وتطلق ميزات جديدة تضيف قيمة. يقول أحد عملاء Inn-Flow، وهو مدير الشؤون المالية في أحد الفنادق الصغيرة في سياتل، "يعجبني حقًا أن الشركة تعمل باستمرار على التحديث وإضافة ميزات جديدة." يمكن للعملاء إرسال طلبات الميزات في أي وقت من خلال مركز المساعدة.

إذا كنت تبحث عن برنامج محاسبة فندقي مع خيار تضمين خدمات مسك الدفاتر الكاملة التي يمكن أن تقلل من العمل اليدوي، وتقلل من مخاطر الأخطاء البشرية، وتركز العمليات المالية، فإن Inn-Flow يعد خيارًا رائعًا للفنادق الفردية ومجموعات الفنادق المتنامية . تجعل ميزات الأتمتة الرائعة واتساع عمليات التكامل من Inn-Flow إضافة قوية إلى مجموعتك التقنية. على الرغم من أنها قد لا تحظى بشعبية كبيرة مثل بعض الأنظمة ذات الأسماء الكبيرة المحايدة للصناعة، إلا أن الوظائف الخاصة بالفندق الموجودة في Inn-Flow يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا في التغلب على التحديات الفريدة التي تواجهها الفنادق في المجال المالي.

تم إنشاء هذه المقالة بالتعاون بين Inn-Flow وHotelTechReport