إذا كنت تمتلك مطعمًا وتستضيف فعاليات للعملاء، فإن إدارة الفعاليات بشكل صحيح أمر ضروري لجذب العملاء وتعظيم الإيرادات. أصبحت حلول برامج إدارة الفعاليات المتخصصة متاحة لأصحاب المطاعم الذين يتطلعون إلى تبسيط العمليات وتعزيز رضا العملاء وزيادة الأرباح
في هذه المقالة، سنلقي نظرة على خمسة من أفضل خيارات برامج إدارة الفعاليات الخاصة بالمطاعم لعام 2025، ونناقش ميزاتها وفوائدها ولماذا تعتمد المطاعم عليها لعقد فعاليات مذهلة.
ما هو برنامج إدارة فعاليات المطاعم؟
برنامج إدارة فعاليات المطاعم هو أداة رقمية مصممة لتبسيط التخطيط وتنفيذ الفعاليات داخل المطعم. تتضمن وظائفه الأساسية ما يلي:
إدارة الحضور: التعامل بكفاءة مع قوائم الضيوف، والتسجيل، والردود على الدعوات، والطلبات الخاصة.
ترتيبات الجلوس على الطاولة: قم بتحسين خطط الجلوس بناءً على أحجام الحفلات وأنواع الأحداث، مما يضمن استيعاب الضيوف بشكل مريح مع تحقيق أقصى استفادة من المساحة المتاحة.
تخصيص القائمة: إنشاء قوائم مخصصة لتناسب القيود والتفضيلات الغذائية.
معالجة الدفع: إدارة المدفوعات والفواتير الخاصة بالأحداث بشكل آمن، مما يجعل المعاملات بسيطة لكل من المطعم وضيوفه.
- تتبع البيانات: مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) مثل معدلات الحضور والإيرادات الناتجة عن الأحداث.
انضم إلى أكثر من 100 ألف مسؤول تنفيذي من العلامات التجارية الفندقية الرائدة في العالم واحصل على أحدث الأفكار التي يتم تسليمها إلى صندوق الوارد الخاص بك مرة واحدة في الأسبوع
أفضل 5 برامج لإدارة فعاليات المطاعم
من بين خيارات منصات إدارة الفعاليات المتنوعة المتاحة في عام 2025، تبرز خمس منصات عن الباقي.
المكان المثالي
يوفر Perfect Venue منصة سهلة الاستخدام مثالية لإدارة الأحداث الخاصة. ومن بين ميزاته البارزة لوحة معلومات مركزية تتيح للمستخدمين تتبع جميع الاستفسارات والتوافر والاتصالات في مكان واحد.
كما تقدم Perfect Venue تطبيقًا للجوال يتيح لمنظمي الفعاليات إدارة الفعاليات أثناء التنقل. كما تقدم أيضًا معالجة دفع متكاملة، مما يجعل من الملائم للضيوف الدفع مباشرة من خلال المنصة.
مقعد ثلاثي
تشتهر Tripleseat بميزاتها المصممة خصيصًا للمطاعم وأماكن الضيافة. ومن أفضل ميزاتها نموذج العملاء المحتملين القابل للتخصيص والذي يلتقط بكفاءة المعلومات الأساسية من العملاء المحتملين. كما تقدم تتبع التوافر في الوقت الفعلي، مما يوفر معلومات دقيقة لتجنب الحجوزات المزدوجة وغيرها من المضايقات
يتضمن Tripleseat أيضًا أدوات تسويق متكاملة تسمح للمطاعم بالترويج للأحداث من خلال الحملات عبر البريد الإلكتروني مباشرة من المنصة.
كبسولة التخطيط
توفر Planning Pod أدوات تخطيط شاملة للأحداث تمنح المالكين سيطرة كاملة على الحدث. ومن أهم مزاياها أدوات تسجيل الأحداث، والتي تبسط عملية التسجيل للضيوف من خلال نماذج سهلة الاستخدام.
كما أنها توفر إمكانيات إدارة المحتوى التي تسمح للمطاعم بإنشاء مواقع ويب مخصصة للأحداث تعرض العروض وتفاصيل الحدث.
سبع غرف
تتميز SevenRooms بمنصتها التسويقية والعملياتية الشاملة المصممة خصيصًا لمؤسسات الضيافة. لا تقدم هذه المنصة مجرد تخطيط للأحداث؛ بل إنها تتكامل بسلاسة مع الأنظمة الحالية مثل منصات نقاط البيع وإدارة علاقات العملاء وتعمل على أتمتة الحملات التسويقية لجذب المزيد من الضيوف من خلال رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية ذات المحتوى المخصص.
إيفنت برايت
Eventbrite عبارة عن منصة متعددة الاستخدامات ومناسبة لأنواع مختلفة من الأحداث التي تتجاوز مجرد تجارب تناول الطعام. تتيح واجهتها سهلة الاستخدام إعدادًا سهلاً لصفحات الأحداث التي يمكن تخصيصها لتعكس هوية العلامة التجارية للمطعم.
كما تقدم Eventbrite أيضًا أدوات ترويجية تستفيد من تكامل وسائل التواصل الاجتماعي لتعزيز رؤية الحدث ومبيعات التذاكر بشكل كبير.
كيف يعمل نظام إدارة الفعاليات في المطاعم على تعزيز مبيعات الفعاليات
يمكن لبرامج إدارة الفعاليات أن تزيد بشكل كبير من مبيعات الفعاليات من خلال تبسيط العمليات وتعزيز رضا العملاء. وتكمن إحدى الفوائد الرئيسية في أتمتة المهام المتكررة لتقليل الأعباء الإدارية على منظمي الفعاليات الذين قد يقضون وقتًا ثمينًا في إدارة الخدمات اللوجستية يدويًا.
كما تعمل الاتصالات الشخصية مع العملاء على تحسين المشاركة من خلال إبقاء الحضور على اطلاع طوال كل مرحلة من مراحل عملية التخطيط للحدث. ويمكن أن يؤدي هذا إلى ارتفاع معدلات الرضا وزيادة تكرار العمل من العملاء السعداء الذين يقدرون تقديم الخدمة اليقظة.
يمكن أن تساعد تحليلات الأحداث في الوقت الفعلي أصحاب المطاعم أيضًا على اتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على الأداء السابق. وهذا يسمح بتخطيط أفضل للأحداث المستقبلية مع التركيز على تعظيم رضا العملاء وولائهم.
الميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها في برنامج إدارة الأحداث للمطاعم
عند اختيار برنامج إدارة الأحداث المصمم خصيصًا لعمليات المطاعم، يجب على أصحاب المطاعم مراعاة الميزات التالية:
واجهة سهلة الاستخدام: يجب أن يكون للبرنامج تصميم بديهي يسمح بالتنقل بسهولة دون تدريب مكثف. وهذا يساعد الموظفين على الشعور بالراحة عند استخدام النظام فور التنفيذ.
خيارات التخصيص: ابحث عن برنامج يوفر وظائف مخصصة لتلبية المتطلبات المحددة لمؤسستك. يضمن التخصيص أقصى قيمة من استثمارك.
إمكانيات التكامل: التحقق من التوافق مع الأنظمة الحالية، مثل نقاط البيع وإدارة المخزون. يسهل التكامل السلس الانتقال السلس بين الأقسام المختلفة المشاركة في إدارة الأحداث.
أدوات إعداد التقارير الشاملة: تأكد من أن البرنامج يوفر مقاييس أداء مفصلة تسمح للمديرين بتتبع التقدم بشكل فعال وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين بناءً على تعليقات الضيوف.
دعم العملاء الموثوق به: أعط الأولوية للموردين الذين يقدمون دعمًا موثوقًا للعملاء. يضمن الوصول إلى المساعدة في حل مشكلات استكشاف الأخطاء وإصلاحها الحفاظ على العمليات السلسة باستمرار، بغض النظر عن الظروف غير المتوقعة.
كيفية اختيار برنامج إدارة الأحداث المناسب للمطاعم
يتطلب اختيار برنامج إدارة الأماكن المناسب مراعاة عدة عوامل مهمة. إليك كيفية اختيار برنامج الأحداث المناسب لمؤسستك:
تقييم احتياجات مطعمك للفعاليات
قم بتقييم ما يحتاجه مطعمك لتنظيم فعاليات ناجحة على مدار العام. ضع في اعتبارك عوامل مثل حجم ونوع مطعمك وعدد حجوزات الفعاليات التي تستقبلها سنويًا وكيفية عمل موظفيك أثناء الحدث. ستساعدك هذه العوامل في تحديد الوظائف التي تحتاج إليها أكثر لتلبية متطلبات حجز الحدث على أفضل وجه.
مقارنة أسعار وميزات البرامج
قارن بين هياكل التسعير والميزات التي تقدمها برامج الأحداث المختلفة. حدد الخيار الذي يوفر أفضل قيمة مع تلبية احتياجاتك المحددة لتجنب دفع مبالغ زائدة مقابل ميزات غير ضرورية. يمكن أن يساعدك تحليل هياكل التسعير في الالتزام بميزانيتك مع تعظيم عائد الاستثمار.
التحقق من تكامل البرامج مع الأنظمة الحالية
تأكد من أن أي برنامج تفكر في استخدامه يمكن دمجه بسهولة مع الأنظمة الموجودة في مطعمك. يمكن أن يشمل هذا التوافق مع أنظمة نقاط البيع أو أنظمة إدارة المطاعم أو تطبيقات إدارة المخزون التي لديك بالفعل.
ما هي التكاملات التي يجب أن يدعمها برنامج الأحداث المخصصة للمطاعم؟
يجب أن يكون برنامج إدارة الأحداث الجيد قادرًا على التكامل مع الأنظمة الحالية لتحسين الوظائف. فيما يلي التكاملات التي يجب أن تبحث عنها:
أنظمة نقاط البيع: يمكن لبرنامج الأحداث الذي يتكامل مع نظام نقاط البيع الحالي لديك تبسيط عملية معالجة الدفع مع تتبع بيانات المبيعات المتعلقة بالأحداث. وهذا يضمن دقة مقاييس التقارير عبر جميع الأحداث التي يتم استضافتها.
إدارة علاقات العملاء (CRM): يتيح تكامل CRM لبرامج الأحداث في المطاعم تعزيز رضا العملاء من خلال الاتصالات الشخصية واستراتيجيات التسويق.
منصات البريد الإلكتروني: يتيح الاتصال بمنصة البريد الإلكتروني لبرنامج إدارة الأحداث الرد على الاستفسارات وطلبات الحجز تلقائيًا، مما يحافظ على ارتفاع معدل الاحتفاظ بالعملاء.
برنامج الحجز وقائمة الانتظار: يجب أن يكون نظام إدارة الأحداث الجيد قادرًا على الاتصال ببرنامج حجز المطاعم وبرنامج قائمة الانتظار لتسهيل الحجز بسهولة وكفاءة.
كم تكلفة نظام إدارة الفعاليات في المطاعم؟
يمكن أن تختلف التكلفة المرتبطة بشراء أنظمة إدارة الأحداث المخصصة للمطاعم بشكل كبير بناءً على عدة عوامل:
نماذج التسعير: تقدم معظم شركات تقديم برامج تنظيم الفعاليات في المطاعم مجموعة من الأسعار المختلفة، حيث تتراوح الخطط من حوالي 59 إلى 159 دولارًا شهريًا لكل موقع. كما تقدم العديد من هذه الشركات عروضًا توضيحية أو ميزات مجانية للسماح للمستخدمين بتجربة خدماتهم قبل الالتزام بالشراء.
مجموعة الميزات: كلما زادت الميزات التي تحتاجها لفعالياتك، زادت التكلفة. اعتمادًا على الخطة التي تشتريها، يمكن أن توفر هذه البرامج أدوات أساسية لتتبع الأحداث مثل بوابات الضيوف ونماذج التسجيل إلى ميزات متقدمة مثل تخطيط الطابق وإدارة المهام.
حجم الأحداث: ستحتاج الأحداث الأصغر حجمًا إلى ميزات أقل للعمل بشكل فعال، بينما قد تحتاج الأحداث واسعة النطاق إلى المزيد من الأدوات للحفاظ على سير الأمور بسلاسة.
الحكم النهائي: أفضل برنامج لإدارة فعاليات المطاعم
من بين الخيارات الخمسة التي تمت مناقشتها أعلاه، يعد Perfect Venue أفضل حل لإدارة الأحداث المتاحة. فهو يتمتع بخطة دفع مرنة، مع مستوى مجاني يوفر أدوات أساسية لإدارة الأحداث مقابل رسوم معالجة بنسبة 1.9% على المدفوعات التي تتم من خلال المنصة.
في حين أن الخيار المجاني لـ Perfect Venue قد يكون رائعًا للمطاعم أو الأماكن الصغيرة، فإن خططه الأفضل توفر ميزات أكثر تقدمًا، مثل تقويمات الأحداث وإدارة الأماكن المتعددة وتتبع مهام الموظفين. كما أن التكيف مع المنصة سهل أيضًا، مع توفر الدعم عبر الهاتف طوال اليوم والتدريب للخطط الأعلى مستوى.
علاوة على ذلك، يوفر هذا البرنامج التكامل مع مجموعة متنوعة من أنظمة نقاط البيع والخدمات الأخرى، مثل Google Tag Manager، والذي يسمح للمالكين والمديرين بتتبع أرقام الحضور وعائد الاستثمار في الإعلانات وتحليلات وسائل التواصل الاجتماعي بدقة وبشكل فوري.
كما تقدم Perfect Venue تقنية أتمتة البريد الإلكتروني بمساعدة الذكاء الاصطناعي، مما يعزز الاحتفاظ بالعملاء من خلال الردود السريعة والجدولة التلقائية، مما يقلل من عبء المهام الإدارية على المالكين والموظفين.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن لبرنامج إدارة الفعاليات التعامل مع الحجوزات وطلبات تقديم الطعام؟
نعم، يمكن لبرامج إدارة الفعاليات المتكاملة التعامل مع الحجوزات وخدمات تقديم الطعام من خلال توفير منصة مركزية لإدارة كافة التفاصيل بكفاءة. وهذا يبسط التواصل بين أعضاء الفريق الذين يتعاملون مع جوانب مختلفة من الحدث.
هل هناك خيارات بأسعار معقولة للمطاعم الصغيرة أو المستقلة؟
نعم، تقدم العديد من حلول إدارة الأحداث نماذج تسعير قابلة للتطوير تلبي احتياجات المطاعم الصغيرة أو المستقلة. غالبًا ما تتضمن هذه الخيارات تجارب مجانية أو خطط تسعير أولية مصممة لتناسب الميزانيات المحدودة مع توفير الميزات الأساسية اللازمة لإدارة حدث بشكل فعال.
هل برنامج إدارة الفعاليات مخصص للمطاعم الكبيرة فقط؟
لا، لا يقتصر استخدام برامج إدارة الفعاليات على المطاعم الكبيرة فقط. إذ يمكن للمؤسسات من جميع الأحجام التي تستضيف الفعاليات الاستفادة من هذا البرنامج، مما يسمح لأي مطعم بالحفاظ على كفاءة العمليات وتحسين تجارب الضيوف.
هل يمكن لبرامج إدارة الأحداث تتبع ربحية الحدث؟
نعم، تم تجهيز معظم أنظمة إدارة الفعاليات الحديثة بميزات تسمح بتتبع المقاييس المالية المتعلقة بالفعاليات الفردية. تتيح هذه القدرة لمديري المطاعم تحليل الربحية من خلال مراقبة الدخل الناتج ومقارنته بالنفقات المتكبدة من حدث ما.
