תפעול המלון כרוך בכמות עצומה של עבודת תיאום.

הצוות עונה לשאלות האורחים, מבצע ניתוח ניקיון ותחזוקה, מתיישב הזמנות בין מערכות, מעבד חשבוניות ומפרש נהלים פנימיים. כל משימה אולי נראית קטנה, אך יחד הם מייצגים חלק גדול מעומס העבודה היומיומי בתוך בתי מלון.

רבים מהחידושים התפעוליים שהוצגו ב-ITB ברלין מתמקדים באוטומציה של שכבה אדמיניסטרטיבית זו.

חלק מהכלים מתרגמים את משוב האורחים ישירות למשימות תפעוליות כגון בקשות ניהול משק בית או תחזוקה. אחרים מספקים לצוות תשובות מיידיות לשאלות פנימיות על ידי שליפת מידע ממדריכים ונהלים. מערכות פיננסיות הופכות את תהליכי העבודה של חיוב ותשלום לאוטומטיים. טכנולוגיות הפונות לאורחים מפחיתות את הצורך באינטראקציות שגרתיות בדלפק הקבלה.

המטרה אינה לבטל תפקידי צוות. אלא להפחית את כמות הזמן שהצוותים מקדישים לתיאום תהליכים שגרתיים כדי שיוכלו להתמקד במתן שירות ובאינטראקציה עם האורחים.

עבור מפעילים המנהלים נכסים עם צוותים רזים, כלים אלה מספקים דרך לשמור על עקביות תפעולית תוך הפחתת עומס העבודה הידני.

טכנולוגיית ניהול הכנסות התמקדה זה מכבר בחיזוי ביקוש ובהמלצות על התאמות תמחור. מבחינה היסטורית, תובנות אלו נמסרו באמצעות דוחות שמנהלי הכנסות סקרו לפני עדכון התעריפים.

הכלים החדשים ביותר שהוצגו ב-ITB ברלין מקרבים את האותות הללו לרגע בו מתקבלות החלטות התמחור.

במקום מחזורי ניתוח תקופתיים, מערכות רבות מעריכות כיום את תנאי הביקוש באופן רציף. הן מנתחות תמחור של מתחרים, קצב הזמנות, אותות ביקוש בשוק והתנהגות אורחים כדי לזהות הזדמנויות להשפיע על הביקוש.

חלק מהפלטפורמות מציגות איתותים יומיים המצביעים על מתי קמפיינים שיווקיים צפויים להמרה. אחרות מטמיעות המלצות תמחור ישירות בתוך מערכות תפעוליות שבהן הצוות כבר מנהל הזמנות ותעריפים.

התוצאה היא זרימת עבודה שבה תובנות תמחור מופיעות מהר יותר וקלות יותר לפעולה על פיהן.

עבור מפעילים המנהלים מספר נכסים, הדבר מפחית את התלות בניתוח ידני תוך מתן אפשרות לתגובות מהירות יותר לתנאי ביקוש משתנים.

מסע גילוי האורחים מתרחב על פני ערוצים חדשים.

יותר ויותר מטיילים מוצאים מלונות דרך פידים חברתיים, פלטפורמות מסרים, עוזרי בינה מלאכותית וסביבות חיפוש שיחות. ברבות מהסביבות הללו, תהליך ההזמנה המסורתי באתרי האינטרנט של מלונות רחוק בכמה שלבים מהרגע בו מופיעה התעניינות ראשונה.

ספקי טכנולוגיות שיווק מגיבים על ידי בניית כלים המקרבים את פונקציונליות ההזמנות לרגעי הגילוי הללו.

חלק מהפלטפורמות מאפשרות למלונות להציג מחירים בזמן אמת ישירות בתוך מודעות במדיה חברתית. אחרות מטמיעות פונקציונליות הזמנה בממשקי שיחה או בעוזרי נסיעות מבוססי בינה מלאכותית. טכנולוגיות אתרים מתפתחות גם הן, עם כלים שמתאימים אישית מסרים באופן דינמי או ממטבים אתרי אינטרנט של מלונות לנראות בסביבות חיפוש בינה מלאכותית מתפתחות.

חידושים אלה מקצרים את המרחק בין גילוי להזמנה, תוך שהם מסייעים למלונות לשמור על קשרים ישירים עם האורחים במקום להסתמך אך ורק על פלטפורמות הפצה של צד שלישי.

מכירות קבוצתיות ואירועים נותרות אחת מתהליך העבודה הידני ביותר להכנסות בתוך מלונות.

כאשר מתכנני פגישות מעריכים מקומות, הם לעיתים רחוקות מחכים לתשובה אחת. בקשות להצעות מחיר נשלחות בדרך כלל למספר מלונות בו זמנית. צוותי מכירות חייבים לסקור את הבקשה, לבדוק זמינות מקום, לתאם עם הנהלת ההכנסות את התמחור, לאסוף תיעוד ולהחזיר הצעה.

אפילו צוותים יעילים דורשים לעתים קרובות שעות או ימים כדי להשלים תהליך זה.

ספקים מכוונים יותר ויותר לזרימת עבודה זו מכיוון שלמהירות התגובה יש השפעה ישירה על שיעורי ההמרה. ככל שמקום יכול להחזיר הצעה ברורה עם תמחור וזמינות מהר יותר, כך גדל הסיכוי שהוא יישאר בבחינה.

מערכות חדשות נועדו להפוך את השלבים המוקדמים של תהליך זה לאוטומטיים. כלים קולטים כעת פניות, מפרשים דרישות אירועים, בודקים זמינות במערכות שונות, מחשבים תמחור ומייצרים הצעות באופן אוטומטי.

התוצאה היא פער קצר יותר בין פנייה לתשובה וצוות מכירות שיכול להתמודד עם נפחי פניות גבוהים משמעותית מבלי להרחיב את מספר כוח האדם.