É dia de folha de pagamento em um resort movimentado. A equipe financeira está imersa em planilhas, conferindo dados de ponto de vários departamentos. O gerente do spa enviou acidentalmente o arquivo de cartão de ponto errado. A equipe de alimentos e bebidas sinalizou três entradas de horas extras que não parecem corretas. A equipe de limpeza esqueceu completamente de enviar suas horas.
Agora a folha de pagamento está atrasada. Os gerentes de departamento estão correndo. E os relatórios trabalhistas da semana passada? Incompletos.
É isso que acontece quando seu sistema de controle de ponto não se integra à sua plataforma de gestão financeira. E em um negócio onde a mão de obra é um dos maiores custos, uma integração deficiente é mais do que uma dor de cabeça operacional – é um passivo financeiro.
Por que a integração de controle de ponto e frequência é importante
Cada hora trabalhada – e como ela é monitorada, alocada e reportada – afeta os resultados financeiros de resorts, hotéis boutique e entidades multipropriedade. Quando seus dados de ponto e frequência são isolados do seu sistema de gestão financeira, isso cria um efeito cascata:
A preparação da folha de pagamento se torna um trabalho manual. As equipes financeiras perdem horas digitando novamente os registros de ponto e formatando dados de planilhas. Esse trabalho manual apresenta o risco de erros e consome tempo valioso que poderia ser investido em análise e estratégia.
Os erros se multiplicam. Com os dados sendo tocados e transferidos diversas vezes, até mesmo pequenas discrepâncias – como uma casa decimal mal colocada ou um código de departamento incorreto – podem causar grandes problemas. Esses erros muitas vezes passam despercebidos até que seja tarde demais, resultando em funcionários frustrados, cheques reemitidos e fechamentos atrasados.
Os relatórios de mão de obra em nível departamental estão atrasados ou imprecisos. Quando os dados de tempo não fluem diretamente para o seu sistema de relatórios, suas métricas de mão de obra ficam aquém do desempenho real. Esse atraso dificulta que os gerentes de departamento tomem decisões de pessoal em tempo hábil ou se ajustem à demanda em tempo real.
A conformidade com a USALI é mais difícil de manter. Sem integração, o mapeamento dos custos de mão de obra para as categorias padronizadas da USALI torna-se um processo manual e sujeito a erros. Isso compromete sua capacidade de gerar relatórios consistentes em todas as propriedades e atender às expectativas do setor.
O risco de conformidade com salários e horas trabalhadas aumenta. Controles de ponto inconsistentes e erros na folha de pagamento podem levar ao descumprimento das leis trabalhistas. Isso abre caminho para auditorias, penalidades ou até mesmo disputas legais com os funcionários.
Uma maneira melhor: integração perfeita em ação
Agora imagine um cenário diferente.
É dia de folha de pagamento. Os dados de ponto de cada ponto de venda já foram capturados, validados e inseridos diretamente no seu sistema financeiro. Horas trabalhadas, horas extras e valores de pagamento são atribuídos corretamente aos departamentos corretos – sem necessidade de digitação repetida. Sua equipe financeira clica em alguns botões e executa uma prévia limpa da folha de pagamento.
Os custos com mão de obra já estão sendo contabilizados no seu livro-razão, então seus relatórios de fim de mês são mais rápidos – e precisos. Você pode até detalhar a mão de obra por propriedade, departamento ou turno para identificar tendências antes que elas se tornem problemas.
Esse é o poder da integração perfeita de controle de ponto com o seu sistema de gestão financeira. E é exatamente isso que ferramentas como o Data Plus oferecem.
Como funciona o software de gestão financeira de hotéis
O Software de Gestão Financeira Hoteleira integra-se diretamente com os sistemas de ponto e frequência utilizados na hotelaria, obtendo horas, tarifas e codificando dados em tempo real ou em lote. Seja gerenciando um grande resort, um único hotel boutique ou uma operação com múltiplas propriedades, nossa integração:
Sincroniza dados trabalhistas com a folha de pagamento e relatórios financeiros. Os dados de ponto e pagamento são transferidos automaticamente do seu sistema de controle de ponto para a sua plataforma financeira, eliminando entradas manuais. Isso garante que a folha de pagamento e os relatórios sempre reflitam números atuais e precisos.
Mantém a conformidade com a USALI. Os dados trabalhistas são mapeados para as categorias corretas da USALI, possibilitando relatórios padronizados e transparentes. Isso torna as auditorias mais fluidas e as comparações financeiras entre propriedades mais significativas.
Suporta análises detalhadas por ponto de venda. Você pode detalhar os custos de mão de obra por departamento, ponto de venda ou até mesmo turno para ver onde os recursos estão sendo super ou subutilizados. Essa análise ajuda gerentes de departamento e líderes financeiros a tomar decisões de pessoal e orçamento baseadas em dados.
Adapta-se à sua equipe e à sua infraestrutura tecnológica. Seja usando um único sistema de controle de ponto ou vários, em uma ou várias propriedades, nossa integração se adapta às suas necessidades. Você nunca ficará sem funcionalidade – ela cresce com você.
O que você ganha com a integração perfeita
Quando os sistemas de controle de ponto são devidamente integrados aos sistemas financeiros, os operadores de hospitalidade ganham:
Ciclos de preparação e fechamento de folha de pagamento mais rápidos. A automação significa que a folha de pagamento e o fechamento financeiro não ficam presos à espera de dados atrasados ou incorretos. As equipes financeiras podem agir com mais rapidez e com maior confiança de que seus números estão corretos.
Menos erros e menos trabalho manual. Eliminar a entrada de dados duplicada reduz significativamente a chance de erros que exigem correções dispendiosas. Sua equipe pode mudar o foco da correção de erros para a entrega de insights.
Alocação precisa de custos de mão de obra entre propriedades e departamentos. Os custos são alocados corretamente na primeira vez, alinhando os gastos com mão de obra com o desempenho real. Isso fornece aos chefes de departamento o feedback preciso necessário para gerenciar a equipe de forma eficaz.
Visibilidade em tempo real das suas maiores despesas. Quando os dados de mão de obra fluem automaticamente, você pode monitorar as tendências de mão de obra conforme elas acontecem – e não semanas depois. Isso possibilita uma tomada de decisão proativa e melhores previsões.
Confiança na conformidade e prontidão para auditoria. Com dados de ponto e pagamento devidamente monitorados e mapeados, você está pronto para revisões internas, auditorias externas e inspeções regulatórias. É mais fácil demonstrar precisão e conformidade com as leis trabalhistas e os padrões de relatórios.
Não deixe que sistemas desconectados esgotem seus recursos
O setor de hospitalidade depende de pessoas. E os sistemas que você usa para monitorar o tempo delas devem funcionar a seu favor, e não contra você. Se você ainda depende de exportações manuais, planilhas ou ajustes posteriores, é hora de corrigir essa desconexão.
